高校建筑工程檔案信息化建設和規范管理途徑

王 慧

在大數據時代背景下，建設工程領域對檔案管理信息化建設和規范管理愈加關注，逐漸深刻認識到推進建設工程檔案信息化建設和規范管理在保障工程項目檔案資料的及時性、完整性和安全性，以及提升檔案管理水平和業務工作效率方面的重要意義，需要積極探索信息化、數字化改革創新之路。

一、高校建筑工程檔案管理現狀和問題

1.從管理要求上來講，高校檔案涉及黨務、政務、教學、科研、后勤保障等各個方面，內容極其龐雜且保存年代久遠，建筑工程檔案并未因其專業性、特殊性和重要性而得到特別關注。與其他檔案不同，工程建設從前期立項到施工建設再到竣工驗收，整個運行過程都不斷產生資料甚至賴以資料推動，已竣工的工程檔案也經常被調閱，尤其在遇到后續維修改造、評價審計等，需要查看檔案原件，因此其管理更注重“用”而非“存”。學校檔案管理部門和工程主管部門僅僅把資料保存好、登記好是遠遠不夠的，而應該探索如何利用數字平臺和新技術把檔案管理好，更有利于調閱和查找。

2.從管理隊伍上來講，工程檔案雖然由多個部門移交，但難以實現人人參與、人人負責的管理模式。工程檔案也是建設項目的重要內容，但往往由一般管理人員兼職收集和管理，項目管理人員只負責職責范圍內的具體工作，缺乏檔案管理意識。工程檔案管理員在傳統模式下，無法起到數據資源平臺管理者的核心作用，接收到什么資料就存什么資料，難以體現工程檔案資料的價值。

3.從創新動力上來講，工程檔案大多數時候被視為業務工作的附屬品，實際上任何對項目本身的推進和評價都有賴于工程資料的采集和整理，創新動力不足主要體現在理念落后和投入不足等方面。高校工程管理部門更注重工作實績，對項目后期管理投入不積極，對保障工程資料管理的投入有待進一步提高，數據信息不能充分發揮應有價值。高校相關管理部門應通過引入新技術手段，創新管理方法來充分挖掘工程檔案的價值。

二、高校建筑工程檔案信息化建設可鑒經驗

高校檔案管理部門一般能參考城建檔案館要求，根據學校基本建設和維修工作的實際情況，制定存檔范圍和存檔年限，要求校內各單位每年按統一格式統一移交檔案。而高校工程管理部門通常按項目完成實際情況整理并移交檔案，已竣工驗收項目資料移交學校檔案管理部門后，反而面臨調閱程序復雜、時間跨度大的資料難找、管理人員調整等因素，常常讓業務人員多跑腿、多操作，直接影響工作效率。工程檔案管理信息化建設可有效解決這樣的問題，部分高校已經理念先行，在此方面進行了有益探索，積累了許多值得借鑒的管理經驗。

1.統一思想，增強檔案管理現代化理念。高校基本建設和維修工程項目檔案與一般房屋建筑和市政基礎設施工程檔案一樣，涉及前期立項、招標和合同簽訂、施工、竣工驗收等各個環節，包含建設工程勘察、設計、施工和監理等過程中形成的文字、圖紙等各類資料。檔案管理人員可利用數字化平臺在檔案管理系統中建立項目基本信息，根據項目實際情況制定管理流程圖，按照項目計劃收集每個環節資料，逐步建立項目數據庫，做好原始資料的棄、存、用。

2.引入新技術手段，增強信息服務意識。許多高校搭建校園數字化平臺，在建設智慧化校園方面進行了有益探索與積極實踐，信息管理系統也涵蓋了教學科研、行政管理和服務師生等多個方面，利用物聯網、數據集成、文檔加工、遠程管理等新技術，打破信息壁壘，進行檔案智能管理系統的設計與開發。比如，山東建筑大學在新校區建設初期，引入物聯網理念，在工程檔案管理信息化建設方面進行了積極的探索和實踐，有效促進了學校的基本建設工作。“將物聯網的射頻識別技術和無線傳感技術應用到工程檔案管理中，即構成了一個由無數檔案條目節點組成的在線數據庫”[1]，他們把每一份工程檔案都設置了電子標簽，通過無線傳感網上傳到檔案云數據平臺。這類工程檔案管理方面的創新嘗試，在高校工程管理方面也實現了信息管理和遠程服務，大大提高了工作效率。

3.注重數據共享和部門協同，提升工作效率。高校工程檔案信息化建設主要側重于項目數據庫開發、網絡平臺搭建和管理系統建設。高校工程管理部門辦公網站一般作為對外進行信息傳播和業務服務的互聯網平臺，而檔案的信息化建設更有賴于管理系統的建設。當前，高校積極推進無紙化辦公，建立和利用辦公系統實現日常行政事務管理。各參建單位也有各自職責范圍內的管理系統，但這些系統通常只運行在獨立的局域網，相互之間也可能不兼容，資源難以共享。工程立項后即可在系統上新建項目庫，按建設階段，對校外參建單位開通數據上報端口，通過工作流程采集信息，管理員審批通過才算真正實現歸檔；按部門職責，對校內參建單位開通信息鏈接端口，及時將立項手續、規章制度、合同、招標中標信息、會議紀要、施工日志、審計報告、驗收報告等文件內容共享，提高工作效率和工程管理透明度。

三、加強規范管理和開拓創新途徑的建議

1.加大信息化投入，搭建數字化平臺。第一，2017年，國家檔案局頒布了《紙質檔案數字化規范》，為新時期檔案信息化管理提出規范要求。“作為信息化轉型的關鍵支撐，紙質檔案數字化是數字檔案館和智慧檔案館的核心內容之一，是‘互聯網+’時代檔案工作的必然選擇。”[2]尤其在大數據時代，數字檔案的采集效率和數據分析功能是紙質化檔案無可比擬的。高校是科學研究和教育教學的前沿機構，在適應大數據、智慧化、區塊鏈、物聯網、云計算等方面具有前瞻性，在學校基建和維修管理上也應加大信息化建設資金、技術和人力物力的投入，做好工程信息化設計建設和長遠規劃。第二，推進工程檔案信息化，要為工程項目數據庫的先期建立提供可靠的硬件和軟件保障，將投入重點放在新技術的研發和完善上。大部分高校現有信息技術和硬件設備基本能滿足檔案數字化的要求，需要利用計算機、復印機、掃描設備、存儲設備、鏈接校園網或學校信息網絡中心設備等，還要配備辦公用房滿足檔案（紙質和電子）存放、查閱和日常管理等需要。軟件平臺方面，高校可根據實際情況自主研發，也可通過招標采購方式委托給軟件系統開發公司具體負責工程檔案信息系統的設計、應用管理和后期維護服務。第三，高校管理隊伍不乏各層次人才，隊伍建設要及時跟進，做好培訓工作，使管理專員熟悉并可以充分運用信息技術做好工程檔案數字化平臺和網絡系統管理工作。工程管理人員應及時跟進最新政策要求和技術標準，業務上接受城建檔案管理部門、建設行政主管部門及監督檢查部門的指導，適應新時期國家對工程建設和檔案管理的新要求。只有工程檔案由專員管理、人人參與，環環相扣、層層審批，才能讓檔案用起來，管理活起來。

2.構建網絡化系統，以資料控業務。第一，工程檔案資料是伴隨項目整個運行過程的原始記錄，是把控工程質量、工程施工和支出進度的重要依據。通過檔案管理數字化平臺和網絡系統，將工程資料和項目管理緊密結合，“構建一種工程檔案管理和工程項目管理同步運行、相互支持、相互促進的新型管理模式，以實現文件流控制業務流、業務流促進文件流的目標”[3]。第二，高校建設歷史數據資源豐富，檔案數據庫的建立基礎比較好。可建立數據庫，分為歷史數據和在建項目數據兩部分，歷史數據通常由已經竣工驗收的工程項目提供，直接將紙質檔案數字化進行保存、利于查找即可；數據庫建立主要目標還應在于為在建項目的管理上。將在建工程項目參建單位獨立系統連接起來，按建設階段和管理范圍設置身份驗證和使用權限，通過系統主腦對施工現場、設備材料、招標采購、咨詢服務、工程監理、財務審批等方面進行控制，實現工程質量和進度的發展動態管理和項目的全過程監督。但在主腦的權限控制方面一定要注意網絡安全問題，要不斷更新完善信息技術和系統管理。

3.建立信息管理標準，避免網絡安全隱患。第一，工程檔案在利用信息化技術采集、歸檔和管理過程中涉及項目運行的多個環節，可能接觸招標代理、造價咨詢、施工、監理、跟蹤審計、財務、檔案管理部門等多個單位和部門，“在檔案管理信息系統構建過程中，主要面臨著數據泄露和被破壞的風險，尤其在信息化技術和工程建筑檔案管理不斷融合的背景下，信息安全風險隨之增大”[4]。為避免數字化平臺和網絡系統管理在工程檔案信息化建設過程中產生不確定性，高校工程管理部門必須建立安全標準，根據實際情況設置密級和網絡安全閥門，采取防護措施，規避因網絡安全、信息技術不成熟等影響因素帶來的數據丟失遺漏、黑客攻擊、信息竊取等各類安全隱患。第二，信息化建設從建立基本數據庫到構建數字化平臺，無論技術還是管理上都有很多不成熟的地方。當然我們不能因此放棄對工程檔案管理創新途徑的探索，而是應該在實踐過程中不斷總結經驗，通過建立信息管理標準實現規范化、精細化管理。比如，高度重視工程檔案信息化建設工作，選擇專業對口、學習能力強、職業道德好的檔案管理人員負責，確保專人推進此項工作；完善工程資料數據采集計劃圖標，設定重要環節資料歸檔時限，確保工程管理人員和參建單位及時對接、隨建隨收、存檔完整；設置項目資料審核關卡、環環相扣，使參建單位及時對接項目資料，保證入庫工程檔案的原始性、真實性和準確性；充分與數字化服務公司溝通，完善應用反饋和評價機制，通過適時調整入庫標準、后臺管理模塊、定期抽檢等技術手段，避免或改善審查遺漏、掛接錯誤、文不對題、查檔緩慢、加密不清等問題。

4.檔案數據集成化，實現資源共享。第一，任何信息化的建設和管理都依靠人來實現，權責明確、程序規范是做好檔案管理工作的前提。學校主管工程建設的職能部門應明確分管檔案部門領導責任，指派有責任心、業務能力強的專人負責工程檔案管理，明晰專員職責。在項目實施過程中及時采集有效信息，監督項目運行漏洞和薄弱環節，竣工驗收后按要求歸檔，避免項目資料缺失、整理不規范、超期存放等現象，資料移交后應繼續承擔日常查閱借閱、信息補充等管理工作。高校主管檔案的職能部門應在充分征求學校建設管理職能部門的意見基礎上，明確工程歸檔范圍、保管期限，指派熟悉工程管理的專人負責管理，確保工程檔案管理責任明確，入庫出庫程序規范、各項手續完備。以上兩個職能部門應能在同一信息平臺上進行無縫對接，共同管理，確保建設工程檔案管理延續性，不因時間跨度大造成資料缺失或查找困難，能夠實現校內多部門資源共享、信息互通。第二，高校基建和維修工程項目建設通常由學校工程管理部門具體牽頭實施，紀檢監察、財務、招標采購、審計、后勤、資產、安保等多個行政管理部門甚至教學管理等部門共同參與完成。除向上級管理部門報送文件、匯報信息等，在工程招標采購、資金來源和支出進度、國有資產管理、校園安全、全過程跟蹤審計、后勤服務配合等方面，校內各個部門之間也常常進行信息交互。通過數據集成和后臺權限管理，工程檔案網絡化系統根據項目實際情況和部門職責設置瀏覽查閱權限，將工程檔案網絡管理平臺與高校辦公系統、其他管理部門業務系統進行關聯，可以有效減少信息資源和人力物力浪費，大大提高部門協作能力和工作效率，還可以加強對工程項目的日常監督檢查，降低廉政風險，同時為學校審批決策提供充分依據。

高校基建維修管理和工程檔案信息化建設依托信息和網絡技術來實現，重點在于制度和運行規范的管理。在高校工程檔案信息化建設和規范化管理方面的理念創新和實踐應用，對高校工程業務管理和檔案信息化管理的跨越式發展都具有重要意義，需要在建設過程中不斷學習和探究。