實施清單式管理 促進機關檔案工作開好局

□ 遼寧省檔案局 劉薇薇

“十四五”時期，機關檔案工作面臨新的發展形勢、工作任務，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設任重道遠。當前，省直機關檔案部門應圍繞中心、服務大局，科學制定檔案工作任務清單和責任清單，精準施策、精準發力，確保任務逐項落實。

統籌推進脫貧攻堅檔案工作。脫貧攻堅檔案真實記錄了打贏脫貧攻堅戰的新時代偉大成就，系統完整地保存脫貧攻堅檔案意義重大。脫貧攻堅涉及領域廣泛，涵蓋行業部門多，脫貧攻堅檔案資料的收集整理工作需要統籌各方力量。一是明確檔案資源收集范圍。省脫貧攻堅領導小組各成員單位作為全宗立檔單位，要對照《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（國家檔案局令第16號）第十六條，確保歸檔文件與各單位編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的收集范圍一致，相互銜接。二是準確把握兩個時間節點。相關立檔單位于2020年年底以前形成的脫貧攻堅檔案均列入此次移交范圍，須在今年6月30日前完成檔案目錄的移交任務。三是嚴格遵守工作標準。鑒于脫貧攻堅檔案形成時間跨度大等現實情況，脫貧攻堅檔案可納入日常檔案管理，按照《遼寧省歸檔文件整理實施細則》（遼檔〔2017〕5號）和國家行業標準分類和整理，將全宗內所有脫貧攻堅檔案目錄進行歸集，建立專題目錄統一移交。有必要或有條件單位，可以建立脫貧攻堅專題檔案。

扎實做好疫情防控檔案工作。疫情防控檔案是抗疫斗爭取得重大戰略成果的重要記錄，將疫情防控檔案收集好、整理好是檔案人的時代責任。一是拓展檔案資源收集門類。截至目前，省疫情聯防聯控機制成員單位中35家共移交檔案1.9萬件，從檔案門類上來看，主要以文書檔案為主，較為單一。各成員單位要依據《新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍和檔案保管期限參考表》認真梳理全宗內疫情防控檔案的來源，保證在疫情防控過程中形成的照片、音視頻、實物等各載體、各形式的珍貴疫情防控檔案應收盡收、完整歸集，確保疫情防控檔案得到有效收集和安全保管。二是做好時間前后銜接。2021年6月30日前需移交2020年12月底前形成的疫情防控檔案目錄。已完成疫情發生以來至2020年上半年形成的疫情防控檔案整理和移交工作相關單位，只需將2020年下半年的檔案進行收集、整理。三是統一整理標準。疫情防控檔案需要按照《關于新冠肺炎疫情防控檔案向省檔案館移交的通知》（遼檔函〔2020〕30號）要求進行整理，全宗號、機構和問題等填寫要突出疫情防控檔案的特點，與其他檔案加以區分。

加速推進機構改革檔案處置。自2018年起省檔案局圍繞機構改革多次通過舉辦座談會、業務培訓、實地調研等方式對涉改單位檔案的歸屬、流向進行指導，工作取得了進展。為進一步保證檔案作為國有資產不散失、不流失，我們仍需持續用功用力。一是新官理好舊賬。改革后新組建單位，在對當前形成文件材料規范建檔同時，還要做好新接管存量檔案的保管，并對整理不規范、未開展數字化等瓶頸問題盡快出實策、抓落實，立行立辦。省直各單位及其所屬事業單位要對照《中共遼寧省委辦公廳遼寧省人民政府辦公廳關于認真貫徹落實廳字〔2018〕79號文件精神在機構改革中切實加強檔案工作的通知》《中共遼寧省委辦公廳關于做好省級機構改革涉及部門和單位檔案交接管理的意見》《遼寧省檔案局關于做好機構改革中檔案工作的意見》加快推進檔案標準化管理。二是要樹立時間觀念。要按照“新組建成立之日起6個月內完成檔案收集、整理、清點和交接工作”時間節點要求，提高工作效率，及時做好檔案交接工作并將交接文據交省檔案局備案。三是統籌形成合力。按照新修訂《檔案法》，機關、團體、企業事業單位和其他組織要對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。各單位要將管好檔案工作作為政治責任，一手抓單位自身檔案工作，一手抓直屬單位檔案處置。對于一些整合單位數量多、基礎條件差的部門，檔案局、館、責任單位則要一體謀劃、形成合力，對其存在問題摸清底數，做到科學施策心中有數。

依法推進檔案移交進館。檔案移交是機關檔案工作常項內容，也是重要一環，往往不能“畢其功于一役”，需要持之以恒、長耕不輟。一是充分認識移交檔案是法定義務。新修訂《檔案法》第十五條規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織應當按照國家有關規定，定期向檔案館移交檔案。省檔案局、館每年印發年度進館計劃，對省直各單位在立卷改革之前形成的具有永久保存價值的各種門類、各種載體的檔案，包括文書檔案、科技檔案、專門檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等進行接收。機構改革撤并單位所有室藏檔案按要求整理合格后可向省檔案館移交。二是移交檔案是現實工作需要。檔案資源體系建設是檔案事業持續發展的基礎，建立覆蓋人民群眾的檔案利用體系需要檔案資源作支撐。檔案移交并非某個單位的內部事務，而是事關檔案事業發展和服務國家發展、人民群眾的檔案需求的大事。同時，定期移交檔案也有利于解決部分單位的檔案庫房容量緊張困難，有利于檔案集中安全保管。三是牢固樹立責任意識。尚未完成移交任務的單位要知法守法，履行應盡義務，克服畏難情緒，科學制定檔案工作計劃，將檔案整理、數字化、開放鑒定工作任務分段分解，穩步推進檔案移交和館藏形成滿25年檔案的開放審核。并將大事記、全宗卷編制工作常態化，按照“增量部分標準整理，數字化同步展開”的節奏推進檔案工作依序高質完成。

全面推行三合一檔案管理制度。為進一步加強對檔案資源質量的管控，各機關、團體、事業單位要全面推行分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度。一是科學合理分類。制定分類方案應按照《機關檔案管理規定》通盤考慮全宗內檔案所涉及門類和載體，做到與歸檔范圍相互照應，注重保持檔案之間的有機聯系，為開展正確的分類工作提供依據，也為后續數字化和保管、移交等工作創造條件。同一全宗內同一時期切忌存在多種分類方式，否則會出現管理混亂的局面。分類方案制定得再好，也只有真正執行起來才能起到規范作用。二是適時合理調整。有的分類方案已很明顯不能適應當前制度的新要求，不但不能發揮應有作用，淪為擺設，反而妨礙了正常工作。因而，分類方案不能一成不變，要根據檔案管理的發展實施動態管理，用具體實踐對其進行校準，及時去除不科學、不切實際、不合理之處，使檔案工作在一個正確的軌道上發展，有效避免在檔案數字化和移交時出現檔號編制方式不一致或者銜接不暢等問題。三是歸檔范圍力求精準。建立完備的三合一歸檔制度，既便于文書部門、業務部門對檔案進行收集和整理，也利于檔案主管部門開展監督檢查。按照《遼寧省一體化政務服務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》要求，政務服務機構應該編制本部門一體化平臺電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表，以政務服務事項的最小細分項（如業務項）為單位，將業務辦理過程中形成的文件材料全覆蓋，完整記錄事項運行全過程。

機關檔案工作是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性工作，各單位應結合自身實際厘清工作思路，以“一張藍圖繪到底”的定力，強化落實、提高質效，積極探索推動檔案事業高質量發展的有效途徑。