檔案數字化背景下智慧服務策略研究

劉 瑛

在任何單位的經營管理過程中，檔案的管理都是其中的一個重要內容。當前，數字化技術已然開始滲透到了我們生活、生產的方方面面，很多行業都在和數字化技術進行充分的融合發展，并且取得了較好的效果。目前，在檔案管理領域，一些單位已經開始嘗試運用數字化技術來改變檔案管理方式，即檔案數字化。數字化技術運用到檔案管理方面，不僅能夠改善檔案管理模式，同時也能夠提高檔案管理效果。

近年來，數字化技術成為一個熱門詞匯，不僅因為數字化技術作為一項新的科技內容快速滲透到了各行各業，同時數字化技術所顯現出的優勢也推動了各行各業的現代化發展。在數字化技術被廣泛運用于各行各業的同時，檔案管理領域目前對于數字化技術的運用總體而言還是比較淺顯，但是已經有一些有先見之明的單位開始嘗試運用數字化技術來創新檔案管理方式，而數字化技術的運用，不僅能夠改善檔案管理模式，同時也能夠提高數字化技術效果。本文主要就如何在檔案管理數字化時代加快智慧服務進行分析。

一、我國檔案管理工作的歷程回顧

新中國成立以后，隨著我國各項事業的不斷推進，檔案管理工作也隨之跟上，國家為此建立了專門的檔案管理機構，負責檔案的收集、保存和管理，同時國家為了推動檔案管理人才隊伍的不斷完善，在很多高校都建立起了檔案管理專業。進入到20世紀80年代，隨著我國改革開放不斷深入，經濟實力有了明顯提升，檔案管理工作有了較好的物質條件支撐，從中央到地方基本都建立起了相應的管理機構，并且檔案管理工作也充分適應了國家經濟建設的發展和科學技術的進步。21世紀，在數字化快速發展的背景之下，我國檔案工作也與時俱進，開始朝著線上檔案管理的目標邁進，數字化檔案管理成為了這個時代鮮明的標志，同時數字化檔案管理的發展也推動了包括數字化檔案管理系統、數字化檔案管理技術等方面的一系列協同發展。目前，在我國絕大多數檔案管理機構中，基本上都實現了檔案的數字化管理，同時一些比較大型的主流企業也逐步開始采用數字化的方式管理和利用檔案。

二、數字化技術的內涵及檔案數字化特征

1.數字化技術的科學內涵。數字化技術是網絡信息化時代的產物，其概念最早由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶提出，又稱為巨量資料。與傳統數據的靜態化不同，數字化技術呈現出動態化特征，運用高決策力、高洞察力、高優化能力的云計算、分布式處理技術、存儲技術和感知技術，對多樣化數據資料進行收集、管理、處理[1]。

2.檔案數字化的基本特征。目前，在檔案實際管理工作中，隨著客觀形勢變化，對于檔案管理工作的基礎能力和現代化水平都提出了較高要求，這也要求在檔案管理工作方面要更加重視針對性、科學性，在數字化技術幫助下，能有效促進這一目標實現，并借此推動數字化背景下智慧檔案服務工作的構建。檔案數字化的基本特征可以表現在幾個方面。首先是能夠為更大范圍的用戶群體提供檔案服務。目前，全球三分之二以上的人口都是互聯網的直接使用者，每個個體、團體都可成為信息輸入者、傳播者和接收者，以云為依托，浩瀚如海、數量龐大，巨量資料也由此得名[1]。其次是檔案信息傳播能夠更加高速。檔案數字化主要是依托互聯網技術而發展，而互聯網在信息傳播上又有著高效快速的特點。正因為信息傳播的高速化，才能實現數據間的高效交流。最后是多樣性。檔案數字化升級后，檔案內容的發生源來自于各個層級、各個主體，由其所創造出來的資源同樣是多樣性的，并且檔案數字化所能夠服務的群體也涵蓋方方面面、各行各業，同樣具有多樣性。

3.檔案數字化的實現形式。在檔案數字化實現過程中，主要是利用影像平臺來實現對傳統檔案的升級管理。一般來說，用于檔案數字化管理的影像平臺都比較龐大，有幾千G空間，安全性能良好，主要是通過對傳統紙質檔案進行掃描的形式，轉化成電子圖像。在傳統檔案經過數字化轉換并被收集到平臺以后，用戶如果需要調閱檔案，可以直接通過平臺提供的用戶界面進行檢索、調閱、下載等行為，平臺則會在后臺系統中記錄下用戶在操作過程中的一系列信息，包括用戶名、使用日期、調閱內容、下載情況等，同時界面還能為用戶提供檔案圖片的縮小、放大、共享等功能[2]。可以看出，檔案數字化管理不僅不再需要占用一定物理保存場所，同時利用檔案數字化較好地解決了過去在檔案管理上對于傳統紙張材料的依賴，不僅使得檔案保存管理所需成本變得更低，同時數字化檔案相較于以紙張載體的傳統檔案，也更安全，在檔案調閱的效率提升和管理優化方面也有比較突出的表現。

三、“檔案數據”對智慧服務的影響

在檔案數字化背景下，“檔案數據”是進入新時代檔案管理工作的重要變革和進步。所謂檔案數據，是將原有的紙質文檔轉換為相應的數據信息，再將相應的內容傳入到計算機，這一過程保證檔案內容能夠原原本本地被傳輸進電腦。同時，電子檔案在歸檔方面，可以通過計算機程序進行歸檔，不僅速度大大提高，準確性也能夠有所保障，不需要用人工方式進行繁瑣費力的歸檔操作；在檔案呈現的時候，也能夠清晰直觀地在電腦屏幕上進行顯現，提高利用效果。而檔案數據，又對智慧服務有著重要影響，具體表現在以下幾方面。

1.檔案數據對檔案存放的智慧化影響。在檔案管理過程中，一個重要的環節就是檔案資源的保存形式，過去，通常是以紙質形式進行保存，而這也帶來了一定的問題。首先，隨著檔案資源開發工作的不斷進行，會形成越來越多的檔案材料，由于傳統形式的紙張檔案材料本身的物理屬性，如易燃、易潮等特點，在檔案以紙質形式存放的過程中[3]，往往存在安全隱患。同時，隨著檔案的不斷增多，原有的物理空間也受到了一定的挑戰。其次是紙質檔案資源調閱效率不高。紙質檔案資源的存放、查找、翻閱都受到一定的物理條件限制，同時紙質檔案在調閱過程中，往往需要經過多個環節的申請、報批，也需要一定時間，并且如果一次不能夠調閱完所有需要的檔案，還需要再次來回。這些都使得檔案資源的調閱效率受到了嚴重影響[2]，進而影響檔案資源的利用效率。最后是在社會各項事業不斷發展的過程中，檔案存放場所空間越來越緊張，給未來的檔案資源存放帶來了一定的不利影響。而檔案數據的一個特點就是以信息技術為基礎，實現對檔案的電子化管理，不僅可以通過很小的儲存硬件存放較大容量的檔案資源，同時也能夠提供更加方便的調閱途徑，能夠使得檔案資源的存放效率得到顯著提升。

2.檔案數據對檔案調閱服務的智慧化影響。我國新修訂的《檔案法》第四章第二十七條明確規定，縣級以上各檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。而我國絕大多數檔案早就已經超過了這一期限，已經符合向公眾開放的條件，但是目前很多普通民眾對于檔案館還是存在一定的神秘感，往往絕大多數檔案館是“高高在上”“不可逾越”的地方，也因此即便是當需要一些檔案資源的時候，也不會輕易踏進檔案館。但是實際上，我們在開展檔案資源開發工作的過程中，一個重要目標就是通過對檔案資源的探尋、發掘、整合，使其能夠為社會發展、為民眾生產生活帶來一定的積極作用，而民眾對于檔案館的隔閡感，又制約了這一價值的發揮。然而，檔案管理數字化的背景下，在傳統檔案資源經過數字化轉換并被收集到平臺以后，普通民眾在條件許可的情況下，可以直接通過平臺提供的用戶界面進行檢索、調閱、下載等行為，平臺則會在后臺系統中記錄下用戶在操作過程中的一系列信息，包括用戶名、日期、調閱內容、下載情況等，同時還能為用戶提供檔案圖片的縮小、放大、共享等功能[2]，大大提升了檔案資源的開放效率，使得檔案資源開發工作的價值得到了顯現。

四、檔案數字化背景下實現智慧服務的途徑

1.通過“云”技術開發智慧“掌上檔案柜”。正如前述，隨著我們事業的不斷發展，我們會形成越來越多的檔案，同時人民群眾對于檔案利用的要求也在不斷提升，但是目前傳統的檔案管理場所能夠提供的檔案調閱服務還是比較有限，雖然很多檔案管理機構會通過電子閱覽平臺上傳一些電子檔案，但是因為電子閱覽平臺儲存容量的有限，廣大用戶能夠利用的檔案較少，同時很多檔案管理人員上傳的資源想有效共享也十分不便。但是，云計算作為一種分布式計算系統，能夠對海量的信息進行存儲和共享服務，所以我們能夠運用云計算的存儲和共享功能，來開發智慧“掌上檔案柜”。比如，檔案管理機構可以將相關適合公開的檔案資源存儲到“云”空間后然后，給相關的人員提供鏈接和云盤密碼，供他們點擊下載。而用戶則可以利用手機終端下載或者和其他需求者分享這些網絡資源，隨時隨地調閱檔案，不受時間和空間的限制，這就是我們通常所說的“智慧無處不在”模式。

2.加強檔案數字化管理基礎建設。（1）要序時推進檔案數字化管理系統項目的持續更新建設，對檔案數字化管理系統的各項功能要不斷進行擴展和優化，要基于當前檔案管理技術的發展以及業內在電子檔案管理方面所形成的一些新思路、新經驗，不斷對系統進行優化升級，著力突破過去管理中的各項限制，實現檔案檢索、調閱、登記、歸還、維護、更新以及修改等一系列功能的升級，進一步提升其中的“智慧因子”，持續提升相關人員的使用體驗。（2）要適應當前移動智能終端普及的時代背景，加快檔案數字化管理系統的移動化開發進程，盡快實現移動管理功能，使得電子檔案的查詢、調閱等工作能夠通過APP或者是移動平臺實現。（3）在持續對信息化檔案管理系統進行更新升級的過程中，也要在配套設施上及時更新，相關硬件設施、人員配置、培訓、管理制度等保障措施要同步跟進。

3.加強相關人才隊伍建設。加強專業化人才隊伍建設，為檔案數字化提供強有力的組織和人力資源保證，是檔案數字化背景下智慧服務得以實現的重要條件。因此，作為檔案管理機構，要著重培養和建設專業的技術骨干隊伍，發現和選拔一批思想上認同檔案數字化建設，有志于投身智慧檔案服務事業的人才來充實人才庫。聚焦檔案數字化系統的開發、維護、管理，因地制宜、因人而異地開展針對性的業務培訓，結合實踐，運用梯隊人才培養原則和師徒帶教方式迅速提升人才對檔案數字化時代的適應能力。

在我們社會主義各項事業發展過程中，往往會形成相關的檔案，是我們方方面面事業的“成長記錄冊”，是我們在社會經濟建設中重要的痕跡載體,而檔案除了能夠記錄我們事業發展的足跡、活動的內容，也能夠為我們在各方面解決實際問題提供一些追根溯源的依據。隨著社會的不斷發展，檔案的價值也日益提升，這也對新時代檔案管理工作和檔案服務工作提出了更高的要求。要促進檔案管理工作和檔案服務工作的提升，尤其是促進檔案的智慧服務模式實現，檔案數字化無疑是最好的方式。它有效解決了檔案存放以及資源利用效率等方面的問題，大大提升了檔案服務中的智慧化因子，做好檔案數字化升級完善，將有助于促進檔案管理工作不斷前進，提升檔案本身的價值。在此過程中，還要積極創新，正確探索，做好基礎環節的工作，為檔案數字化背景下的智慧服務提供堅實有力的支撐。