檔案文獻編纂成果集成管理平臺的構建

劉雨珊 張佳佳

一、前言

我國檔案集成管理研究最早始于對文檔一體化管理的理論關注和實踐探索。2002年，航空企業開始了技術圖檔動態管理電子化集成系統框架模型的構建和實踐探索[1]13。2003年，安小米教授主持的國家自然科學基金項目“城市建設文件、檔案信息的集成管理與集成服務研究”，主要針對城建檔案信息的持續發展進行學術理論研究，將信息集成服務與集成管理的概念融入到城建檔案管理與建設中，提出城市建設文件檔案信息的集成管理與集成服務模式。蘇珊珊的《我國檔案集成管理研究現狀述評》對2012年之前的我國檔案集成管理研究進行了詳細述評，她認為我國檔案集成管理大致可分為兩個階段：2002年至2003年是檔案集成管理的萌芽時期，是集成管理在檔案研究領域的初步探索與應用；2004年至2011年是檔案集成管理的初步發展時期，檔案管理部門及其研究人員在檔案集成管理的實踐探索基礎之上進行經驗總結，并開展了關于檔案集成管理概念的內涵與外延、原則與方法、標準與規范、集成系統構建模型等眾多方面的熱烈討論[2]14。在此基礎上，2012年至今有關檔案集成管理的文章研究更加細化，研究客體涉及大型工程、少數民族、企業人力資源、地質科技、方言數字檔案等多個方面。

1988年，吳寶康最先在《檔案學概論》一書中明確指出：“檔案是貯存和傳播知識的一種形式。”這一論斷揭示了檔案的傳播性是其重要屬性和要求。自此，檔案學界開始將傳播學原理和方法引入檔案信息傳播領域。當前，對于檔案信息傳播的相關研究主要集中在傳播模式、檔案信息傳播媒介（尤其是網絡媒介）、傳播功能分析等方面[3]16。

檔案集成管理與檔案信息傳播的研究隨著時代的發展不斷地創新，但是缺乏借助集成管理模式推進檔案文獻編纂成果傳播的相關研究。本文在當前檔案集成管理與檔案信息傳播研究的基礎上，將檔案集成管理與檔案信息傳播融于一體，并具體作用在檔案文獻編纂成果上，構建檔案文獻編纂成果集成管理平臺，實現檔案文獻編纂成果效益最大化。

二、檔案文獻編纂成果集成管理平臺構建的必要性

1.檔案文獻編纂成果是向社會傳播檔案信息高效優質的方式。陳永生在其文章《從信息傳播的角度看檔案編研的意義》中說道：“一般說來，檔案信息可通過三種主要渠道傳播給利用者：一是移動檔案原件本身，即包括閱覽服務、外借服務和舉辦展覽三種形式；二是以照相、靜電復印或者其他方法進行復制；三是檔案文獻編纂成果。”[4]24通過閱覽服務，利用者可以與檔案原件或經過數字化處理的檔案圖像進行直接接觸，利用者可以獲得真實性最大的信息，但是檔案信息只有在利用者到館情況下才能被發掘使用，這種渠道下檔案信息傳播受到很大局限。受資金、人力、場所等因素的限制，展覽的檔案信息可能不夠全面。而檔案文獻編纂成果是以提供客觀的檔案信息為基本出發點的產物，經過編者所做的查選、考訂、加工等一系列工作之后，檔案信息的整合度較高且更容易利用，而且檔案文獻編纂成果是檔案機構主動向社會提供利用的重要方式。

2.檔案文獻編纂成果更加豐富。隨著社會的發展以及社會信息需求的擴大，檔案文獻編纂成果不斷豐富。首先，檔案文獻編纂成果的內容形式不再局限于文字與圖片，以音視頻、紀錄片等形式傳播的檔案文獻編纂成果日益增多，檔案文獻編纂成果的內容表現形式不斷呈現出豐富化、多樣化的趨勢。其次，檔案文獻編纂成果的表現形式不再局限于傳統印刷型檔案文獻出版物，音像型與數字型出版物的數量逐年上升。最后，檔案文獻編纂成果的載體由圖書、期刊、報紙等紙質載體發展到廣播、電視等電子媒介載體，再到包括網絡、移動端、新媒體在內的新型載體形式。檔案文獻編纂成果從形式到載體都得到了極大豐富，但是當前檔案文獻編纂成果仍需依賴出版商、新聞媒體等傳播形式，傳播結果不盡如人意，耗費時間、人力、物力編纂出來的檔案文獻成果引起關注與評價的范圍較小。

3.檔案文獻編纂成果的傳播是檔案文獻編纂學學科價值訴求的體現。檔案文獻編纂成果是整個編纂工作的核心，直接關系到整個編纂工作和編纂學研究的價值實現。在以往檔案文獻編纂學的體系內，透過教材中“出版傳播”類似章節以及文獻計量的分析，不難發現編纂成果的傳播研究常常被認為是可有可無的存在，在其內容、價值乃至是否屬于檔案文獻編纂學研究任務上，仍無清晰的理論認識和足夠的學科自信[5]112。再加上檔案文獻編纂成果在傳播實踐中受到市場運行機制等因素影響，傳播效果以及對社會貢獻度無法衡量，由此檔案文獻編纂學的學科價值受到了一定的影響。檔案文獻編纂成果集成管理平臺的建構可以根據相應的績效評估體系與傳播體系，對檔案文獻編纂成果的傳播與評價進行數據統計與分析，通過數據分析檔案文獻編纂成果的社會影響力，通過檔案文獻編纂成果的傳播驗證并提升檔案文獻編纂學的學科價值。

4.集成管理平臺的構建是我國檔案事業總體規劃的要求。2011年，《全國檔案事業發展“十二五”規劃綱要》提出：利用先進技術，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務；加強檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，開發、提煉檔案信息產品，出版檔案史料匯編，使“死檔案”變成“活資料”，努力把“檔案館”建成具有特色的“思想庫”。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求各檔案館（室）加大檔案信息資源開發力度，實現檔案價值最大化；拓展服務渠道，緊緊圍繞黨委、政府、本單位和其他單位及人民群眾的需要，主動開發檔案資源，積極提供檔案信息服務，通過報送或推介相關檔案信息、編輯出版檔案選編、舉辦檔案展覽、制作電視節目、發布網絡視頻、發行音像制品、送檔案信息進農村和社區等多種形式，全方位為社會提供檔案信息服務。2016年，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，創新服務方式，多渠道開發檔案資源，不斷向社會推出精品力作和舉辦受公眾歡迎的活動。以上《綱要》與《意見》中均提及檔案資源的開發利用，而檔案文獻編纂成果是檔案資源開發利用最有效的方式，檔案文獻編纂成果集成管理平臺的建構是為了更高效地傳播檔案文獻編纂成果，從而促進檔案資源的開發利用。

三、構建檔案文獻編纂成果集成管理平臺的制約因素

1.檔案文獻編纂成果數量較少。檔案文獻編纂是對檔案信息進行深度開發、客觀呈現、科學加工的復雜的系統工程，該項工作的開展受到機構人員設置、人員知識結構、經費等多項因素的影響。檔案文獻編纂工作對于人員的知識結構有較高要求，需要相關人員具備歷史文獻學、文書學、傳播學、校勘學、計算機等多學科的知識體系。檔案文獻編纂從選題至出版傳播都需要經費的投入，而檔案館作為事業單位，經費受限于國家與當地政府的投入。受到以上多種因素的影響，加之檔案文獻編纂工作難度較大、耗時較長，因此檔案文獻編纂的成果數量較少。

2.缺少系統性規劃。首先，近年來，國家和一些省市的檔案行政管理部門陸續出臺了有關檔案事業管理的一系列政策、制度和辦法，鼓勵檔案資源的開發利用，但有關檔案文獻編纂成果的整體規劃仍然較為缺乏。其次，長期以來各檔案館雖然建立了各種區域或者業務往來的合作關系，但是在檔案文獻編纂成果的展示方面卻無明確的合作關系，多數檔案館都是各自為政，基于本館館藏進行檔案文獻編纂工作，缺乏系統的檔案文獻編纂工作合作性的規劃。最后，檔案文獻編纂成果有與出版商合作出版的、與媒體合作公開播放的、借助官方網站傳送的、需要去檔案館主動查閱的，檔案文獻編纂成果的傳播方式各異，缺乏系統性規劃的整理與公開的平臺。

3.各檔案館檔案文獻編纂成果差異較大。我國各地區檔案信息化建設發展水平不均衡，西部地區受技術、資金、人才等因素制約，檔案信息化建設發展較慢，而檔案館信息化建設情況會影響編纂人員對檔案館館藏的認識，對自身館藏無全面認識與掌握則會影響檔案文獻編纂工作的進程與檔案文獻編纂成果的質量。

4.檔案人才隊伍建設機制不健全。檔案文獻編纂成果集成管理平臺的建構是一個涵蓋檔案文獻編纂成果、國家行政管理體系及各級檔案機構網絡體系的復雜的工程。這一工程涵蓋了收集、整合、發布、評價等各項業務工作，其后需要網絡連接技術、系統創建與更新技術等多項技術的支撐，而在業務工作開展與技術支撐的背后是專業型人才的組合。各專業型人才的高效組合與合理分工、人才的培訓與提升、人才管理方式等問題都需要逐步完善。

四、建構檔案文獻編纂成果集成管理平臺的策略

1.豐富檔案信息資源。豐富的檔案信息資源是開展檔案文獻編纂工作的前提，也是檔案文獻編纂成果質量的保證，各檔案部門應以實施《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》為契機，加大檔案資源收集力度，擴大檔案收集范圍，既要豐富資源內容，又要注重豐富資源特色，既要滿足當前需要，又要兼顧長遠利用，保證檔案信息資源充分而豐富。

2.加快各區域信息化建設的步伐。檔案文獻編纂成果集成管理平臺的構建離不開計算機技術、互聯網技術以及相應完善的基礎設備，只有在信息化技術設備齊全的基礎上，才能完善集成管理協作技術，將各檔案部門的成果通過統一技術導入到集成管理平臺當中，實現跨區域、一體化的檔案文獻編纂成果服務體系。

3.加強檔案人才隊伍建設。首先，應重視檔案人員繼續教育和職業發展，鼓勵高等院校、職業院校和檔案部門深入合作，豐富檔案人才隊伍的專業結構。其次，應啟動全國檔案教育培訓網建設，開展遠程網絡教育培訓，建立全國檔案教育培訓合作機制，提升檔案人員的業務能力和與時俱進的創新精神。最后，各級檔案館應不斷優化人才的管理方式，促進檔案人才隊伍建設。

4.檔案工作主管機構加強領導，統籌規劃。檔案行政管理部門應會同學者、檔案從業人員成立相應的研究小組，結合理論與各地區檔案文獻編纂成果傳播的需要，明確檔案文獻編纂成果集成管理平臺的發展目標，加速推進檔案文獻編纂成果集成管理平臺的體系建設，制訂有關檔案文獻編纂成果集成管理平臺構建方面的法規和技術標準，統籌規劃平臺的發展。

社會轉型浪潮下，檔案文獻編纂成果集成管理平臺的構建對于檔案文獻編纂成果的傳播、檔案文化的傳播以及提升檔案機構的社會價值等方面具有極大現實意義。社會公眾對于信息的需求不斷增加與先進技術的不斷更新也為集成管理平臺的建構提供了更多的可能性。以開放的姿態來集成檔案文獻編纂成果，用發展的眼光實現人才、資金等全方位的集成，用共享的思維來促進集成管理平臺的建設，就能為檔案文獻編纂成果搭建一個開放的平臺。