事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)研究

滕玉波

我國的社會經(jīng)濟(jì)水平得到了大幅度的提升，事業(yè)單位面臨著更加深入和全面的改革，在這個階段，人員的信息管理工作非常重要，對于社會的發(fā)展起到了積極的推動作用。在對人才信息進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，檔案是最為主要的來源，可以更加全面地了解人員的基本情況，是選擇和引進(jìn)人才的重要依據(jù)。

一、事業(yè)單位檔案管理的作用

事業(yè)單位在最初成立的階段，檔案管理就已經(jīng)存在了，和事業(yè)單位未來的發(fā)展有著密切的關(guān)系。事業(yè)單位未來的運(yùn)營發(fā)展會受到檔案管理質(zhì)量的重要影響，檔案管理的質(zhì)量和事業(yè)單位未來的發(fā)展兩者之間存在著重要的聯(lián)系。通過提高檔案管理的質(zhì)量，能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位的工作效率，為今后的評估工作提供重要的信息依據(jù)。檔案管理工作會涉及科研工作、黨群工作等內(nèi)容，在事業(yè)單位經(jīng)營的過程當(dāng)中占據(jù)著舉足輕重的地位，肩負(fù)著事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行的責(zé)任。由此可見，做好事業(yè)單位檔案管理工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常重要的[1]。檔案管理工作和事業(yè)單位是共同發(fā)展起來的，兩者之間是相互影響相互推動的關(guān)系。通過建立更加完善和科學(xué)的檔案管理制度，能夠進(jìn)一步推動事業(yè)單位穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，有效提高事業(yè)單位的工作效率，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的制度基礎(chǔ)。黨群工作以及科學(xué)研究工作在整體開展的過程當(dāng)中，會涉及許多種類的檔案信息，檔案管理工作需要對這些種類繁多、形式多樣的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)的記錄以及合理的分類，確保可以為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供更加全面和科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中，不僅僅會涉及一些基礎(chǔ)性的資料，比如說工作人員的晉級、考察、調(diào)動、退休等，還會關(guān)乎每一位工作人員的切身利益，并且記錄著事業(yè)單位在發(fā)展過程當(dāng)中所面臨的一些階段性的問題、作出的重大決策。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.態(tài)度問題。站在事業(yè)單位的角度來分析問題，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容是非常繁多的，對于一些細(xì)節(jié)性的處理要求比較高。檔案管理的質(zhì)量將會直接影響事業(yè)單位的決策制定以及工作的整體水平，如果檔案管理部門能夠有效提高自身的工作質(zhì)量和工作效率，就會推動其他工作穩(wěn)步向前發(fā)展，方便相關(guān)工作人員對各個部門的資料進(jìn)行快速的查閱。檔案在調(diào)取以及查閱的過程當(dāng)中，為了進(jìn)一步快速準(zhǔn)確地找到所需要的資料，需要加大力度對檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)管，細(xì)化工作細(xì)節(jié)，劃清工作的范圍和職責(zé)。檔案管理工作在整理開展的過程當(dāng)中，大多數(shù)都是因為工作人員對于檔案管理工作沒有全面的認(rèn)識，并沒有意識到檔案工作的重要性，工作人員普遍地都會認(rèn)為檔案管理工作并非是事業(yè)單位發(fā)展當(dāng)中占有舉足輕重地位的工作[2]。工作人員的效率過低，無法在有限的時間內(nèi)對具體的檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的整理，經(jīng)常會存在著缺漏的問題，非常影響檔案在后期的查閱以及廣泛的應(yīng)用。

2.體系問題。事業(yè)單位若想得到穩(wěn)定可持續(xù)的發(fā)展，就需要加大力度對檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)管，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。現(xiàn)階段，大部分的事業(yè)單位在發(fā)展的過程當(dāng)中，并沒有設(shè)定科學(xué)全面的檔案管理體系，許多體系的建設(shè)存在著漏洞，影響后期工作標(biāo)準(zhǔn)的制定。事業(yè)單位的檔案管理模式大多數(shù)都比較單一，只是以賬目記錄和文本記錄為主，簡單地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的保存，這種工作模式是比較保守和落后的，會嚴(yán)重降低檔案管理工作效率，并不能夠滿足事業(yè)單位在現(xiàn)階段發(fā)展的需求。大多數(shù)的事業(yè)單位在開展檔案管理的過程當(dāng)中，都會涉及比較龐大的信息量管理工作，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的便捷性和科學(xué)性，需要針對不同的單位發(fā)展情況設(shè)定不同的檔案管理體系。

三、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建對策

1.端正工作態(tài)度。檔案管理部門的工作人員應(yīng)該重視檔案管理工作，盡最大努力保證檔案管理的質(zhì)量和效率，自身要樹立良好的工作態(tài)度，對自身的工作職責(zé)進(jìn)行精準(zhǔn)的定位，根據(jù)相關(guān)的規(guī)定來履行工作的具體內(nèi)容，不斷規(guī)范工作的流程[3]。上級部門要定期對檔案管理部門進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)管的考核，一旦發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中存在問題，要及時加以解決，防止出現(xiàn)不可預(yù)估的風(fēng)險。

2.完善工作體系。事業(yè)單位在開展工作的過程當(dāng)中需要構(gòu)建符合自身發(fā)展特色的檔案管理體系，不斷地對檔案的管理制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。通過多種渠道以及多種方式，有效地提高維持檔案工作的相關(guān)資金投入，制定更加嚴(yán)格的檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)制度。檔案管理工作在整體開展的過程當(dāng)中，事業(yè)單位要設(shè)定專項的維護(hù)資金，貫徹落實專款專用的原則，對于一些重要的信息進(jìn)行更加嚴(yán)格的管理，確保檔案的收集以及后期的分析工作能夠得到正常的開展，除此之外，還要確保虛擬重要信息的科學(xué)性和完整性。

3.優(yōu)化工作方式。信息技術(shù)在快速地向前發(fā)展，檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，紙質(zhì)的檔案管理工作模式存在著許多問題，不能夠滿足事業(yè)單位現(xiàn)階段的具體發(fā)展需求。紙質(zhì)檔案的保存力度有所欠缺，保管期過短，并不能夠滿足社會的發(fā)展需求，也不利于事業(yè)單位的快速發(fā)展[4]。現(xiàn)階段，在信息化技術(shù)快速發(fā)展的大背景之下，通過積極引進(jìn)信息技術(shù)，能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過建設(shè)信息化的檔案管理體系，靈活應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，可以有效推動事業(yè)單位檔案管理工作的快速發(fā)展。

4.強(qiáng)化檔案管理的先進(jìn)職業(yè)觀念。為了確保事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)定可持續(xù)地發(fā)展，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作管理模式，緊跟時代的步伐，樹立求實創(chuàng)新的職業(yè)觀念，加大力度對相關(guān)工作人員進(jìn)行思想政治方面的教育。檔案工作在整體開展的過程當(dāng)中，需要積極地融入社會主義核心價值觀，營造良好的工作氛圍，強(qiáng)化對工作人員的行為評價，新增工作態(tài)度考核機(jī)制，完善獎懲機(jī)制，強(qiáng)化工作人員的安全意識，營造更加積極向上的檔案管理工作氛圍[5]。檔案管理工作需要積極引進(jìn)新思想和新觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展理念，從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5.提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。事業(yè)單位的檔案管理工作在整體開展的過程當(dāng)中，要強(qiáng)化管理人員對于檔案工作的責(zé)任意識，提高主要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的重視程度。主管部門在設(shè)置績效考核指標(biāo)的過程當(dāng)中，要將檔案管理工作列入進(jìn)去，除此之外，還要針對檔案管理工作設(shè)定更加完善的工作計劃以及未來的工作計劃。事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)密關(guān)注檔案管理工作的具體進(jìn)程，定期向該部門的工作人員了解情況.除此之外，主要領(lǐng)導(dǎo)還需要向檔案管理工作人員進(jìn)行法律法規(guī)以及相關(guān)條例的講解，定期開展日常監(jiān)督和巡查工作。

6.提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。在長期發(fā)展的過程當(dāng)中，許多工作人員都認(rèn)為檔案管理工作是一項無關(guān)緊要的工作，也是一項無需具備扎實的專業(yè)知識和工作技能的崗位，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)也是這樣認(rèn)為，故此，在招聘的過程當(dāng)中會具有一定的隨意性。隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作的難度越來越大，事業(yè)單位越來越需要知識型的人才，以便于更好地開展檔案管理工作，滿足事業(yè)單位在發(fā)展的具體需求。為了進(jìn)一步提高工作人員的實踐操作能力，事業(yè)單位在培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才的過程當(dāng)中，一定要加強(qiáng)基礎(chǔ)素質(zhì)的培養(yǎng)，建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)比較高的檔案管理團(tuán)隊。

7.強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性建設(shè)。檔案管理工作在整體開展的過程當(dāng)中，為了進(jìn)一步確保檔案工作可以按照相關(guān)的規(guī)章制度來履行工作的具體內(nèi)容，需要相關(guān)管理人員加大力度對日常的管理工作進(jìn)行監(jiān)管。檔案管理工作的開展，必須要將法律法規(guī)作為工作的基本依據(jù)，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任心和道德感，構(gòu)建更加科學(xué)和完善的檔案工作管理模式[6]。事業(yè)單位的檔案管理工作在整體開展的過程當(dāng)中，要充分遵守相關(guān)的規(guī)章制度，制定更加完善的崗位職責(zé)，對工作人員的職責(zé)范圍以及工作內(nèi)容進(jìn)行明確的劃分，加大力度對檔案管理工作的制度進(jìn)行建設(shè)，提高工作的保密性，確保工作可以穩(wěn)定可持續(xù)地開展。

8.促進(jìn)檔案管理工作的制度化建設(shè)。檔案管理工作的體系在進(jìn)行建設(shè)的過程當(dāng)中，需要完善經(jīng)費(fèi)保障制度，提供更多的渠道和途徑，有效提高檔案管理工作的后期維護(hù)資金，對基礎(chǔ)性的設(shè)施費(fèi)用體系進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。為檔案管理工作設(shè)立專項的維護(hù)資金，確保對檔案當(dāng)中的一些重要機(jī)密和珍貴的檔案進(jìn)行后期的保護(hù)、收集、分類、儲存。通過保障珍貴檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景之下，事業(yè)單位的檔案管理工作要與時俱進(jìn)，緊跟時代的發(fā)展步伐，不斷對自身的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，確保滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展需求。檔案管理工作在整體開展的過程中，加大力度對一些基礎(chǔ)的制度進(jìn)行優(yōu)化和改革，統(tǒng)領(lǐng)全局，對各個部門加強(qiáng)管理。提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化工作人員的職責(zé)意識，積極引進(jìn)信息化技術(shù)，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。