深入貫徹落實《會計檔案管理辦法》持續提升國有企業會計檔案規范化管理水平

□ 遼寧省檔案局 王思婷

企業檔案工作是企業管理的基礎，直接反映了企業的整體管理水平。作為國有企業檔案的重要組成部分，會計檔案記錄和反映了國有資產在經營和發展過程中的關鍵數據和重要指標，是預算和財務收支計劃的重要憑證，也是經濟建設中寶貴的信息資源。提升國有企業會計檔案規范化管理水平，對于充分發揮其經濟檔案價值，有效反映企業經濟發展水平，為企業經營決策提供信息支撐具有重要作用。省檔案局以貫徹落實《會計檔案管理辦法》為契機，以開展行政執法檢查為抓手，以提升國有企業會計檔案規范化管理整體水平為目標，努力實現以檢查促規范、以規范促提升，持續推動國有企業檔案工作高質量發展。

一、我省國有企業《會計檔案管理辦法》貫徹落實情況

為進一步加強會計檔案管理，滿足新時期對會計檔案工作提出的新要求，國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》進行修訂，并以財政部、國家檔案局79 號令的形式于2016 年1 月發布實施。省檔案局以此為契機，連續三年將會計檔案規范化管理納入國有企業檔案工作執法檢查范圍，加快推動全省國有企業檔案基礎業務規范化建設進程。

一是深入解讀，及時宣貫。多次在全省范圍內舉辦集中培訓，深入解讀新時期會計檔案規范化管理的新標準新要求，并要求各市檔案局及時跟進學習，對標對表落實，指導全省國有企業做好新舊《會計檔案管理辦法》的平穩過渡和有效銜接。二是精準指導，主動服務。積極回應企業訴求，以線上溝通和實地調研相結合的方式，對企業進行點對點業務指導，針對不同企業的歷史和現實問題提供精準服務，幫助企業分析問題、總結經驗、理清思路、明確方向。三是督導檢查，促進提升。自2018 年起，將中央駐遼和省屬國有企業貫徹落實《會計檔案管理辦法》情況納入檔案行政執法檢查范圍。堅持依法行政，強化依法治檔，推進國有企業建立健全會計檔案管理體制，督促企業按照《檔案法》要求實現各種門類和載體檔案的集中統一管理。今年，按照“雙隨機、一公開”相關規定和省司法廳涉企行政執法檢查有關要求，將繼續對16 家有關企業開展行政執法檢查。

在省檔案局的持續推動下，各省屬國有企業均建立了行之有效的會計檔案管理體制，制定了會計檔案管理制度，會計檔案在企業生產經營、決策部署、權益維護等方面的作用日益凸顯。

二、我省國有企業會計檔案管理工作中存在的問題

在省檔案局和各有關國有企業的共同努力下，我省會計檔案規范化管理工作取得了一定成績。肯定成績的同時，對存在的問題也不容忽視。在業務指導和執法檢查過程中，我們看到了一些國有企業會計檔案管理工作中存在的問題。

一是對會計檔案管理的重視程度不夠。有些企業的財務部門缺乏檔案管理工作意識，對會計檔案管理沒有足夠的認識，認為財務工作只是通過資金核算來平衡收支的過程，而將會計檔案管理從財務管理工作中剝離出來，沒有給予財務管理工作其他環節同等的重視，導致會計檔案管理與財務管理工作相“脫節”。

二是會計檔案管理制度落實不到位。雖然制定了會計檔案管理各項制度，但在執行過程中沒有落實到位，存在落實制度“打折扣”現象。有的企業會計檔案沒有按照規定向檔案部門移交，而是由財務部門長期保管。還有的企業是“口頭”移交，并沒有辦理交接手續，或者雖然辦理了交接手續但并不完備。個別企業財務部門因審計跨年、業務移交、編制滾動預算等原因需要延期移交檔案，但并未經企業檔案部門審批同意即自行延期保管。

三是會計檔案管理能力還有進一步提升的空間。企業財務部門和檔案部門的溝通協作還不夠。財務部門相關人員沒有經過檔案基本知識與操作技能的專業培訓，整理過程中沒有嚴格按照標準進行整理。檔案部門沒有提前介入整理過程，接收時也沒有嚴格把控質量標準，導致已接收進檔案室多年的會計檔案存在整理不規范、整理責任劃分不清等歷史遺留問題。歸檔范圍不明晰，存在將會計決算報告納入文書檔案管理，或將移交清冊作為資料未納入檔案管理范疇等情況。個別企業還沒有做好新舊《會計檔案管理辦法》的銜接工作，檔案保管期限沒有按照新要求進行調整。

三、進一步提升國有企業會計檔案規范化管理水平的幾點建議

會計檔案之于企業的重要性不言而喻，要在鞏固取得成績的基礎上，在實踐中不斷發現問題、解決問題，在實現會計檔案規范化管理的道路上不斷前行。

第一，要提高認識，真正把會計檔案管理納入財務管理范疇。會計檔案是記錄企業生產經營活動的原始資料，能夠完整反映企業的經濟活動和經濟效果，既是會計監督、經營分析、發展決策和科學管理的重要依據，也是明確經濟責任和處理經濟糾紛的重要憑證，是企業經營發展中寶貴的、不可或缺的信息資源。財務部門在企業生產經營過程中形成和接收的會計資料，其本身是雜亂無章、聯系混亂的，無法進行精準的定位和統計，也很難系統地查閱和利用。只有經過科學整理，才能將其內容有序地展示出來，充分發揮其經濟檔案的重要價值，為提高企業的經營能力和管理水平提供支撐。因此，會計檔案管理作為財務管理工作的“閉環”，在整個財務管理工作中的重要性不容忽視。要將會計檔案管理與財務管理工作中的各個環節同部署、同落實，將會計檔案管理作為財務管理工作的必要內容，確保財務部門業務工作中形成的各項會計資料應收盡收、應歸盡歸、系統整理、科學管理。

第二，要依法依規，真正將會計檔案管理各項制度落實落細。制度有效性的關鍵在于執行和落實。各國有企業要在國家有關規定和標準的基礎上，統籌研究、細化措施，制定符合本企業實際、切實可行、具有可操作性的會計檔案管理制度。要將會計檔案收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等方面納入其中，建立健全檔案實體和信息安全保障機制，確保會計檔案能夠安全存放、妥善保管，防止損壞、丟失等情況的發生。要在制定制度的基礎上不折不扣地執行和落實，明確財務部門和檔案部門的會計檔案管理責任。財務部門作為會計檔案的臨時保管機構，臨時保管期滿后應及時向檔案部門移交，任何企業的財務部門都不能作為永久保管機構長期保管會計檔案。檔案部門要切實履行監督指導職責，督促財務部門按照要求定期移交檔案。要嚴格履行檔案移交程序，嚴把移交檔案質量關，確保移交進檔案室的會計檔案收集齊全、整理規范。

第三，要多點發力，真正提升會計檔案規范化管理能力。

一是企業本身要學深悟透會計檔案管理各項標準。企業財務部門和檔案部門都要認真學習《會計檔案管理辦法》及其他各項有關標準，將會計檔案規范整理和科學管理理念貫穿財務工作全流程。要明確會計檔案歸檔范圍、整理標準和保管期限，做好前端質量管控，劃分好會計業務管理和職能管理中形成的不同檔案門類，處理好室存會計檔案保管期限的鑒定和調整問題。

二是要促進企業財務部門和檔案部門的統籌協同。企業財務部門和檔案部門要進一步加強溝通協作，形成工作合力。要強化檔案部門在企業內部的監督指導職責，將會計檔案作為室存檔案的重要門類之一進行管理，將會計檔案規范化整理作為檔案業務指導的重要內容。財務部門要適時接受檔案部門在檔案業務方面的監督指導，確保會計檔案在形成過程中即符合規范化管理要求。檔案部門和財務部門要在會計檔案整理標準和管理方法上達成一致，將會計檔案規范化管理作為兩個部門分階段完成的共同目標任務來推進和落實。

三是要將財務部門和檔案部門共同納入業務培訓范圍。企業財務部門承擔了會計檔案的收集、整理和臨時保管，屬于整個會計檔案管理流程中的前端和基礎環節，這就對財務部門相關人員在檔案業務方面提出了更高要求。而檔案部門需要在會計檔案移交過程中對標相關標準履行質量把控職責，確保接收進檔案室的會計檔案符合規范化要求。因此，全面系統掌握會計檔案規范化管理標準，是財務部門和檔案部門共同的責任。各級檔案主管部門在開展會計檔案業務培訓過程中，要將財務部門和檔案部門同步納入培訓范圍，進一步加大培訓力度，切實提升會計檔案管理全流程涉及人員的業務能力水平，為企業檔案工作實現高質量發展奠定基礎。