面向可追溯管理的檔案運(yùn)用研究

徐辛酉 張珺超

可追溯管理即事后的追查、追究與再審視。這源于特定時(shí)空下人們認(rèn)識(shí)能力的有限，或事物本身發(fā)展存在的不確定性，決定了人們往住不能完全掌控事物的發(fā)展軌跡，只能事后追溯，如通過事后追溯原因，尋找對策，以盡量彌補(bǔ)損失或防止下次出現(xiàn)類似問題。從這個(gè)意義上講，可追溯管理就是一種事后控制的治理方式，是人們選取的一種合理的管理控制模式，它能彌補(bǔ)人們認(rèn)識(shí)能力的不足，并有效指導(dǎo)和控制后續(xù)事物的發(fā)展。這其中，檔案作為人類實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，天然成為人們開展可追溯管理的權(quán)威依據(jù)和可信參考。但在追溯活動(dòng)中，檔案適用可追溯管理的內(nèi)在機(jī)理是什么，其適用可追溯管理的表現(xiàn)方式又是什么，尚需進(jìn)一步厘清。本文擬對上述問題展開研究，以期為人們開展相關(guān)治理活動(dòng)提供啟發(fā)與借鑒。

一、檔案用于可追溯管理的可能性

如前所述，可追溯管理是在事后研究問題，通過再回頭的方式尋找到不足的原因，以此指導(dǎo)和控制現(xiàn)在或?qū)硎挛锏囊豁?xiàng)活動(dòng)。所以，可追溯管理要求對“以往”的事物進(jìn)行分析。但由于“以往”呈現(xiàn)為過去，不能重現(xiàn)，只能以間接手段對“以往”留下來的證據(jù)進(jìn)行審查。這其中，因檔案是對“以往”的一種記錄信息，其適用于可追溯管理具備天然優(yōu)勢。

優(yōu)勢之一在于，一般意義上認(rèn)為檔案系一種歷史的記錄，是相對于時(shí)間的界定，表示對以往事物的記錄。所以，其可成為事物可追溯的分析對象。如機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案室保管的檔案，其針對的事物有相當(dāng)一部分就是在前一年發(fā)生的，是記錄在文件中并于第二年歸檔的。再如一些特殊形式檔案，如會(huì)計(jì)檔案，往往是在生成后三四年才歸檔。特別是根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，屬于中央級(jí)、省級(jí)或設(shè)區(qū)的市級(jí)檔案館，其接收的檔案材料是立檔單位自檔案形成之日起滿20 年才移交；而縣級(jí)國家檔案館的檔案，其接收時(shí)間是立檔單位檔案形成之日起滿10 年移交。也就是說，檔案的留存，實(shí)際是對以往事物的留存，是以檔案記錄的方式留存的，具有一定的滯后性，但這也往往成為其能對“以往”事物進(jìn)行可追溯分析的依據(jù)。如公司的財(cái)務(wù)審計(jì)，基本要對歷年的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行追溯分析，以用于分析問題與發(fā)現(xiàn)機(jī)遇，從中指導(dǎo)并控制未來的財(cái)務(wù)管理。

優(yōu)勢之二在于，檔案的原始記錄性為事物的可追溯提供權(quán)威憑證。如前所述，檔案是人們在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的信息記錄，所以具有相對較高的憑證性與可信度。“從使用檔案的心理根源及實(shí)踐需求角度講，檔案實(shí)際上是人類追求信息的確定性、可靠性的產(chǎn)物，是社會(huì)實(shí)踐必須有確定、可靠的信息支撐方能有效進(jìn)行的現(xiàn)實(shí)需要的產(chǎn)物。”[1]所以，其用于事物的追溯，相對來說，可信、可用，屬于一種必不可少的媒介。可使事物的可追溯建立在相對真實(shí)的信息基礎(chǔ)上。

二、可追溯管理中的檔案運(yùn)用方式

人們開展可追溯管理活動(dòng)，是因具體原由或需求引起的，它可以是為了發(fā)現(xiàn)問題、追究責(zé)任、探求思路等。或者說，可追溯管理活動(dòng)的產(chǎn)生，一般有明確的待解決對象。對象明確，追溯才有方向與目的。所以，檔案適用可追溯管理的表現(xiàn)方式是圍繞具體事物展開的。

1.用于問題可追溯。問題可以表現(xiàn)為出現(xiàn)了意外、失敗或其他造成損失或毀壞的事故。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，為避免重復(fù)發(fā)生，人們一般需追溯問題原因，尋找對策，并用于合理指導(dǎo)并控制下次的類似活動(dòng)。如通過分析歷史上“非典”、汶川地震、玉樹地震的相關(guān)檔案，可追溯其中的得與失，以啟發(fā)后續(xù)可能的公共危機(jī)的處理，如最近的新冠疫情防控[2]。

檔案是以往活動(dòng)的記錄，自然可用于分析以往活動(dòng)的相關(guān)情況，以此分析事物進(jìn)展背后的動(dòng)力或失誤，并汲取教訓(xùn)或經(jīng)驗(yàn)。而事實(shí)也如前所述，借助檔案的分析，從中可發(fā)現(xiàn)事物的規(guī)律、異常或不合常規(guī)的疑點(diǎn)。這些均是問題追溯需掌握的線索或關(guān)鍵點(diǎn)。如科學(xué)管理之父泰勒在研究工作效率低下問題時(shí)，其依據(jù)的材料是數(shù)千次的有關(guān)工時(shí)研究記錄、指示卡、工人表現(xiàn)記錄、產(chǎn)品記錄等試驗(yàn)中的檔案材料，并從中尋找方法與規(guī)律，用于指導(dǎo)后續(xù)的生產(chǎn)管理活動(dòng)。在泰勒的這一行為中，用席酉民的話解釋：“從知識(shí)管理的角度看，運(yùn)用組織的文檔資料保存經(jīng)過整理、分類、匯總的顯性知識(shí)的做法，是實(shí)現(xiàn)有效的組織學(xué)習(xí)的另一個(gè)關(guān)鍵步驟。”[3]這里他把檔案看成是人的隱性知識(shí)顯性化的載體，可以借以實(shí)現(xiàn)對待解決問題的追溯分析，并從中尋找更合理的方法，以此指導(dǎo)實(shí)踐，以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)過程中產(chǎn)量增長、工作效率提高的效果。

可以認(rèn)為，對問題的追溯可以實(shí)現(xiàn)從以往活動(dòng)中尋找科學(xué)方法或有效經(jīng)驗(yàn)，并避免類似失誤或錯(cuò)誤，以更好地指導(dǎo)和控制社會(huì)實(shí)踐。而其中，檔案相當(dāng)程度上可以記錄和反映以往活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)。

由于人類仍面臨諸多疑問和待解決的問題，所以人類一直在探索。探索的過程就是不斷總結(jié)并不斷改進(jìn)的過程。其中，檔案就是一種對人類探索過程予以記錄的材料，自然成為問題中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)或教訓(xùn)避免的分析對象。這一過程就體現(xiàn)為對人類以往探索智慧的追溯，并以此指導(dǎo)和控制人類后續(xù)的探索活動(dòng)。

2.用于責(zé)任可追溯。這是與問題可追溯相伴產(chǎn)生的另一種可追溯管理的類型。因?yàn)閱栴}的出現(xiàn)往往伴隨著對相關(guān)當(dāng)事人或部門的追責(zé)，這在規(guī)范化管理與法治時(shí)代體現(xiàn)得尤為明顯。它源于社會(huì)日益強(qiáng)調(diào)質(zhì)量、誠信和透明，這需對事件相關(guān)人或部門予以有效約束。其手段之一就是以檔案方式鎖定相關(guān)責(zé)任人或部門的權(quán)責(zé)，以用于事后追責(zé)。如2015 年10 月1 日起正式施行的《中華人民共和國食品安全法》第42 條規(guī)定：在社會(huì)逐步建立統(tǒng)一的食品安全追溯制度，實(shí)施對食品生產(chǎn)的全程管理。其借助的手段之一即建立食品安全檔案，用于對食物供應(yīng)鏈中出現(xiàn)相關(guān)問題的追責(zé)與治理。

這樣，當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，相關(guān)責(zé)任人或部門可能因檔案記錄被追責(zé)。從科學(xué)管理視角看，該種追責(zé)行為，既有利于規(guī)范管理與法治推行，也可以警醒、威懾和啟發(fā)后人。而現(xiàn)實(shí)中，檔案，尤其是載有責(zé)任關(guān)系的檔案，是事故追責(zé)的直接依據(jù)。如檔案記錄中的事物法定承擔(dān)方或主辦方，或基建檔案中的施工單位、監(jiān)理單位的確認(rèn)等。這些檔案在需要時(shí)，直接成為追責(zé)的依據(jù)。

3.用于記憶可追溯。檔案作為人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，丁海斌認(rèn)為，它“具有一種可供追溯歷史事實(shí)的特殊意義”[4]。這種“可供追溯”的特點(diǎn)，就表現(xiàn)為人們借助檔案達(dá)到對過往事物的識(shí)記、再現(xiàn)或再認(rèn)，或者說是對過往事物的再記憶。由于過往不能重現(xiàn)，所以對過去的認(rèn)識(shí)與記憶只能通過間接手段，如檔案。所以在一定意義上，檔案甚至就代表著人們對過往的認(rèn)識(shí)和記憶，可用于對過往記憶的可靠追溯。用福柯的話分析，由于檔案的這種對歷史記錄的不可否認(rèn)性，其對人們的社會(huì)記憶就發(fā)揮著可追溯的功能。

事實(shí)上，有關(guān)檔案與記憶可追溯的關(guān)系，歷來受到人們的關(guān)注。如時(shí)任國際檔案理事會(huì)主席的布萊邦在第一屆國際檔案大會(huì)上就指出，檔案屬于一個(gè)國家的“記憶”。中國人民大學(xué)在2001 年11 月舉辦的“中國首屆檔案學(xué)博士論壇國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”，其主題是“21 世紀(jì)的社會(huì)記憶”。同樣的，于2004 年在奧地利舉辦的第十五屆國際檔案大會(huì)，其主題也是“檔案、記憶與知識(shí)”。

至于檔案如何用于社會(huì)記憶可追溯，一般的方式包括[5]，通過留存、提供和展示與社會(huì)主流價(jià)值觀、意識(shí)形態(tài)相符合的檔案記憶信息，以形成可追溯的社會(huì)記憶。如現(xiàn)實(shí)中，通過制定體現(xiàn)國家意志的檔案收集與管理辦法，用以規(guī)范檔案移交范圍與檔案保管期限的劃分，并最終用以指導(dǎo)有選擇的重點(diǎn)留存國家相關(guān)機(jī)構(gòu)或認(rèn)為有重要價(jià)值的文件，并長期保存以供人們的記憶可追溯。如《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第三條明確要求收集的范圍是“本行政區(qū)內(nèi)重大活動(dòng)、重要事件形成的、涉及民生的專業(yè)檔案”。“重大”“重要”“民生”等評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)的背后，就是與當(dāng)時(shí)社會(huì)主流的思想或意識(shí)相關(guān)，與此相關(guān)的檔案得以留存，自然人們對社會(huì)的記憶可以從這些檔案中得以喚起與追溯。

與之相反，反映某段歷史的檔案材料的缺乏或不完整，很大程度將影響對當(dāng)時(shí)社會(huì)記憶的可追溯，形成歷史記憶的空白。如歷史上缺乏對夏朝的記憶，即是因?yàn)闊o可考證的檔案材料記錄。

類似記憶可追溯的提法還可以包括歷史可追溯。因?yàn)閷τ洃浀淖匪荩瑥哪撤N意義上講，也是對記憶中反映的某段歷史的追溯，所以才有了檔案是沒有摻過水的史料的說法。

三、結(jié)語

由于社會(huì)存在無序現(xiàn)象，社會(huì)問題或事故也層出不窮，人們在某種程度上也無法避免上述問題的發(fā)生。所以人們只能通過不斷地開展可追溯管理活動(dòng)，或?qū)ふ以颍蜃匪鞲倪M(jìn)手段，或留存經(jīng)驗(yàn)記憶，以盡可能改善后續(xù)事物的管理行為，減少錯(cuò)誤與損失，同時(shí)保證記憶的有效存續(xù)。其中，檔案以其原始記錄性，在人們的可追溯管理中發(fā)揮著獨(dú)特的作用，需引起人們的重視與肯定。借助檔案用于人們的可追溯管理，可以成為人類開展社會(huì)治理活動(dòng)的有效手段。