面向可追溯管理的檔案運用研究

徐辛酉 張珺超

可追溯管理即事后的追查、追究與再審視。這源于特定時空下人們認識能力的有限，或事物本身發展存在的不確定性，決定了人們往住不能完全掌控事物的發展軌跡，只能事后追溯，如通過事后追溯原因，尋找對策，以盡量彌補損失或防止下次出現類似問題。從這個意義上講，可追溯管理就是一種事后控制的治理方式，是人們選取的一種合理的管理控制模式，它能彌補人們認識能力的不足，并有效指導和控制后續事物的發展。這其中，檔案作為人類實踐活動的原始記錄，天然成為人們開展可追溯管理的權威依據和可信參考。但在追溯活動中，檔案適用可追溯管理的內在機理是什么，其適用可追溯管理的表現方式又是什么，尚需進一步厘清。本文擬對上述問題展開研究，以期為人們開展相關治理活動提供啟發與借鑒。

一、檔案用于可追溯管理的可能性

如前所述，可追溯管理是在事后研究問題，通過再回頭的方式尋找到不足的原因，以此指導和控制現在或將來事物的一項活動。所以，可追溯管理要求對“以往”的事物進行分析。但由于“以往”呈現為過去，不能重現，只能以間接手段對“以往”留下來的證據進行審查。這其中，因檔案是對“以往”的一種記錄信息，其適用于可追溯管理具備天然優勢。

優勢之一在于，一般意義上認為檔案系一種歷史的記錄，是相對于時間的界定，表示對以往事物的記錄。所以，其可成為事物可追溯的分析對象。如機構內部檔案室保管的檔案，其針對的事物有相當一部分就是在前一年發生的，是記錄在文件中并于第二年歸檔的。再如一些特殊形式檔案，如會計檔案，往往是在生成后三四年才歸檔。特別是根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，屬于中央級、省級或設區的市級檔案館，其接收的檔案材料是立檔單位自檔案形成之日起滿20 年才移交；而縣級國家檔案館的檔案，其接收時間是立檔單位檔案形成之日起滿10 年移交。也就是說，檔案的留存，實際是對以往事物的留存，是以檔案記錄的方式留存的，具有一定的滯后性，但這也往往成為其能對“以往”事物進行可追溯分析的依據。如公司的財務審計，基本要對歷年的會計檔案進行追溯分析，以用于分析問題與發現機遇，從中指導并控制未來的財務管理。

優勢之二在于，檔案的原始記錄性為事物的可追溯提供權威憑證。如前所述，檔案是人們在社會實踐活動中直接形成的信息記錄，所以具有相對較高的憑證性與可信度。“從使用檔案的心理根源及實踐需求角度講，檔案實際上是人類追求信息的確定性、可靠性的產物，是社會實踐必須有確定、可靠的信息支撐方能有效進行的現實需要的產物。”[1]所以，其用于事物的追溯，相對來說，可信、可用，屬于一種必不可少的媒介。可使事物的可追溯建立在相對真實的信息基礎上。

二、可追溯管理中的檔案運用方式

人們開展可追溯管理活動，是因具體原由或需求引起的，它可以是為了發現問題、追究責任、探求思路等。或者說，可追溯管理活動的產生，一般有明確的待解決對象。對象明確，追溯才有方向與目的。所以，檔案適用可追溯管理的表現方式是圍繞具體事物展開的。

1.用于問題可追溯。問題可以表現為出現了意外、失敗或其他造成損失或毀壞的事故。當問題出現時，為避免重復發生，人們一般需追溯問題原因，尋找對策，并用于合理指導并控制下次的類似活動。如通過分析歷史上“非典”、汶川地震、玉樹地震的相關檔案，可追溯其中的得與失，以啟發后續可能的公共危機的處理，如最近的新冠疫情防控[2]。

檔案是以往活動的記錄，自然可用于分析以往活動的相關情況，以此分析事物進展背后的動力或失誤，并汲取教訓或經驗。而事實也如前所述，借助檔案的分析，從中可發現事物的規律、異常或不合常規的疑點。這些均是問題追溯需掌握的線索或關鍵點。如科學管理之父泰勒在研究工作效率低下問題時，其依據的材料是數千次的有關工時研究記錄、指示卡、工人表現記錄、產品記錄等試驗中的檔案材料，并從中尋找方法與規律，用于指導后續的生產管理活動。在泰勒的這一行為中，用席酉民的話解釋：“從知識管理的角度看，運用組織的文檔資料保存經過整理、分類、匯總的顯性知識的做法，是實現有效的組織學習的另一個關鍵步驟。”[3]這里他把檔案看成是人的隱性知識顯性化的載體，可以借以實現對待解決問題的追溯分析，并從中尋找更合理的方法，以此指導實踐，以實現生產過程中產量增長、工作效率提高的效果。

可以認為，對問題的追溯可以實現從以往活動中尋找科學方法或有效經驗，并避免類似失誤或錯誤，以更好地指導和控制社會實踐。而其中，檔案相當程度上可以記錄和反映以往活動的經驗。

由于人類仍面臨諸多疑問和待解決的問題，所以人類一直在探索。探索的過程就是不斷總結并不斷改進的過程。其中，檔案就是一種對人類探索過程予以記錄的材料，自然成為問題中的經驗總結或教訓避免的分析對象。這一過程就體現為對人類以往探索智慧的追溯，并以此指導和控制人類后續的探索活動。

2.用于責任可追溯。這是與問題可追溯相伴產生的另一種可追溯管理的類型。因為問題的出現往往伴隨著對相關當事人或部門的追責，這在規范化管理與法治時代體現得尤為明顯。它源于社會日益強調質量、誠信和透明，這需對事件相關人或部門予以有效約束。其手段之一就是以檔案方式鎖定相關責任人或部門的權責，以用于事后追責。如2015 年10 月1 日起正式施行的《中華人民共和國食品安全法》第42 條規定：在社會逐步建立統一的食品安全追溯制度，實施對食品生產的全程管理。其借助的手段之一即建立食品安全檔案，用于對食物供應鏈中出現相關問題的追責與治理。

這樣，當問題出現時，相關責任人或部門可能因檔案記錄被追責。從科學管理視角看，該種追責行為，既有利于規范管理與法治推行，也可以警醒、威懾和啟發后人。而現實中，檔案，尤其是載有責任關系的檔案，是事故追責的直接依據。如檔案記錄中的事物法定承擔方或主辦方，或基建檔案中的施工單位、監理單位的確認等。這些檔案在需要時，直接成為追責的依據。

3.用于記憶可追溯。檔案作為人類社會實踐活動的歷史記錄，丁海斌認為，它“具有一種可供追溯歷史事實的特殊意義”[4]。這種“可供追溯”的特點，就表現為人們借助檔案達到對過往事物的識記、再現或再認，或者說是對過往事物的再記憶。由于過往不能重現，所以對過去的認識與記憶只能通過間接手段，如檔案。所以在一定意義上，檔案甚至就代表著人們對過往的認識和記憶，可用于對過往記憶的可靠追溯。用福柯的話分析，由于檔案的這種對歷史記錄的不可否認性，其對人們的社會記憶就發揮著可追溯的功能。

事實上，有關檔案與記憶可追溯的關系，歷來受到人們的關注。如時任國際檔案理事會主席的布萊邦在第一屆國際檔案大會上就指出，檔案屬于一個國家的“記憶”。中國人民大學在2001 年11 月舉辦的“中國首屆檔案學博士論壇國際學術研討會”，其主題是“21 世紀的社會記憶”。同樣的，于2004 年在奧地利舉辦的第十五屆國際檔案大會，其主題也是“檔案、記憶與知識”。

至于檔案如何用于社會記憶可追溯，一般的方式包括[5]，通過留存、提供和展示與社會主流價值觀、意識形態相符合的檔案記憶信息，以形成可追溯的社會記憶。如現實中，通過制定體現國家意志的檔案收集與管理辦法，用以規范檔案移交范圍與檔案保管期限的劃分，并最終用以指導有選擇的重點留存國家相關機構或認為有重要價值的文件，并長期保存以供人們的記憶可追溯。如《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》第三條明確要求收集的范圍是“本行政區內重大活動、重要事件形成的、涉及民生的專業檔案”。“重大”“重要”“民生”等評判標準的背后，就是與當時社會主流的思想或意識相關，與此相關的檔案得以留存，自然人們對社會的記憶可以從這些檔案中得以喚起與追溯。

與之相反，反映某段歷史的檔案材料的缺乏或不完整，很大程度將影響對當時社會記憶的可追溯，形成歷史記憶的空白。如歷史上缺乏對夏朝的記憶，即是因為無可考證的檔案材料記錄。

類似記憶可追溯的提法還可以包括歷史可追溯。因為對記憶的追溯，從某種意義上講，也是對記憶中反映的某段歷史的追溯，所以才有了檔案是沒有摻過水的史料的說法。

三、結語

由于社會存在無序現象，社會問題或事故也層出不窮，人們在某種程度上也無法避免上述問題的發生。所以人們只能通過不斷地開展可追溯管理活動，或尋找原因，或追索改進手段，或留存經驗記憶，以盡可能改善后續事物的管理行為，減少錯誤與損失，同時保證記憶的有效存續。其中，檔案以其原始記錄性，在人們的可追溯管理中發揮著獨特的作用，需引起人們的重視與肯定。借助檔案用于人們的可追溯管理，可以成為人類開展社會治理活動的有效手段。