高校智慧檔案館創新服務方式研究

李曉紅

近年來，隨著高等院校的增加，信息管理技術在高校檔案管理中被廣泛應用。傳統的檔案管理和簡單的面對面查詢制約了檔案工作效率的提高，難以適應學校內外各方面對高校檔案利用要求的不斷提高。信息化建設的快速發展推動了智慧檔案館的建設進程[1]。目前，我國許多高校檔案館已建成“國家示范性智慧檔案館”，并通過了國家檔案局組織的測試。隨著國內智慧檔案館建設的不斷推進，中山大學、浙江大學、南京大學等高校的智慧檔案館建設也在不斷發展。高校檔案館擁有豐富的檔案資源，但是高校智慧檔案館的建設存在差異，我國高校智慧檔案建設步伐不一致，在創新服務工作中也存在一些問題。

一、高校智慧檔案館創新服務的主要問題

信息化技術的發展給建立和發展智慧校園帶來了新的挑戰，但也為學校智慧檔案館的運作提供了新機遇，高校檔案管理人員應更新自己的觀念和知識體系，抓住發展機遇率先學習，解決高校智慧檔案館創新服務的主要問題。

1.解決資金和機構協調問題。智慧檔案管理是由檔案系統軟件來實現的。為實現智慧檔案館管理服務創新工作，高校管理層需要建立服務器和網絡，這就需要投入大量資金[2]。高校智慧檔案館建設不僅需要解決資金問題，還要整合學校的檔案系統和辦公系統的信息資源，這也需要一定的人力投入。

2.復合型智慧檔案管理人才不足。在學校管理系統中，檔案信息雖然覆蓋學校各個角落的主要工作，但這些檔案信息在不同時間呈現不同內容。檔案資源失去了時效性，容易被忽視，在整理過程中需要專業人才隊伍。但是我國高校檔案管理人才嚴重短缺，擁有計算機信息系統專門知識的復合型人才十分稀缺。除了應具備豐富的檔案管理技能，高校知識平臺的開發也需要專門的技術人員負責，這將有助于滿足當前高校智慧檔案創新管理工作需要。

3.檔案管理系統不銜接，檔案信息資源共享不足。檔案工作是全校的一項基礎性工作，然而檔案管理系統往往是孤立的，成為一個獨立的隔離系統。尤其是在高校服務人員不足的情況下，傳統檔案管理方式造成資源使用率很低，一些辦公系統的檔案信息不能銜接到檔案管理系統中，造成檔案歸檔不及時[3]。智慧檔案管理平臺搭建了統一的個人信息門戶，用戶可直接登錄訪問，使檔案系統集成到智慧檔案管理平臺中，提高了檔案系統的便捷性。

4.進一步降低檔案信息收集的難度。每個檔案管理員都有義務收集檔案信息。高校的行政、教學、科研、學生等檔案信息資源分屬于多個部門，收集的范圍和難度都很大。對于檔案意識薄弱的個人或基層檔案工作者來說，往往會丟失一些重要信息。高校檔案部門的業務系統是一個數據源，這些數據源使異構的智慧檔案館的建設需要進一步降低這一難度，實現自動采集歸檔數據。

二、高校智慧檔案館服務的特征

1.立體互聯。高校智慧檔案館服務應該進一步利用信息網絡，使之發揮更大的作用，成為一個全方位、立體化的網絡。互聯網不僅打破了圖書館現有的模塊化管理模式，而且檔案館與高校其他部門之間的跨部門聯系，尤其是包括物理環境的連接：檔案、部門、樓層、機器、儲存等之間的連接，也被打破。

從本質上講，主體（檔案館、檔案用戶）之間的立體聯系，體現了信息的深度交流、立體互聯，實現檔案一體化管理、互動管理；檔案信息與檔案管理環境的立體聯網與協同，實現了檔案服務的現代化和觀念的轉變，使檔案使用者通過一個“門戶”即可了解高校資源的全貌。

2.無線泛在。人們通過克服信息障礙和消除信息隔離，創造了一種無線環境，在這種環境中，檔案服務可以在完全互聯和共享的基礎上實現。由初期的檔案用戶通過互聯網獲得信息，發展到現在任何人在任何時間、任何地點都可以通過無線網絡獲取使用檔案。

檔案利用的需求千差萬別，檔案使用者的認識也不平衡，一部分用戶可以獨立完成檔案的使用，仍有一部分用戶需要檔案工作人員的幫助。這就要求智慧檔案館不僅要將復雜的檔案管理利用無線泛在，將工作整合成若干簡單可行的方案，而且要具備并滿足個性化的交互，從而有效地幫助用戶使用檔案。

3.可持續發展。智慧檔案館面對師生共享檔案開放權限，為師生自主參與檔案管理工作提供了可能，體現了檔案管理開放創新、公共創新與協同創新的特性，為智慧檔案館持續性發展提供了契機。同時，智慧檔案館通過開放式管理提高了師生對檔案工作的認識，增強了數據資源的開放性，為檔案工作的進一步發展提供了持續動力，并為這一領域的不斷發展和改進提供了基礎。

智慧檔案館依托物聯網技術，具有智能感知功能，它不僅可以感知檔案管理的信息，還可以感知檔案工作的整體運作，實現了可持續發展的理念。此外，由于檔案資源間實現了共享，信息壁壘被打破，檔案信息的收集與聚合產生了1+1＞2 的效應。

三、高校智慧檔案館創新服務對策

1.加強智慧檔案館標準規范的建設。規范化指導下的智慧檔案建設，可以減少低層次重復建設的損失，促進后續數字檔案信息資源的共享和利用，對檔案管理系統的開發和維護也具有重要意義。由于各單位實際情況不同，除了參考國家制定的方針政策和相應的行業規范外，還需要從自身情況出發制定一套標準規范，來指導智慧檔案建設。標準規范的制定可以通過高校之間的溝通合作完成，突出共性，為高校檔案工作的一致性鋪路，還要綜合考慮建設要求，保持一段時間的相對穩定，并具有一定的動態特性和可擴展性。

建立管理標準為電子文件的后續工作奠定了良好的基礎，建立業務標準可以節省數字工作的時間和精力[4]。技術標準的制定是與檔案管理系統公司、數字公司溝通，提出自身要求的主要依據，如我們需要的功能、與其他系統對接的要求、數字化的質量。

2.檔案載體管理數據化。傳統的檔案收集模式，無論是法律或規章規定的，還是自發或自愿的，收集范圍十分有限。在智慧管理環境中，可以將各類電子檔案資源的收集放在前面，從文件或項目創建中收集元數據。大數據技術也有助于突破對存檔資源的空間限制，以更廣泛的方式設計“大型存檔”，從而盡可能收集全面和完整的數據，更加關注一些底層的、零散的、復雜的信息。

隨著物聯網技術的應用，智慧檔案存儲越來越多。隨著存儲自動化系統和RFID 系統的建設，包括存儲環境監控，存儲和管理越來越自動化、智能化，提升了高校的情報開發服務水平。智慧校園帶來的業務系統自動化和數據標準化為智能文件管理和智能服務以及大數據應用奠定了基礎。

3.提升智慧檔案人員管理素養。傳統檔案工作模式下，檔案員只需要學會手工操作。在智慧檔案管理工作中，他們不僅需要熟悉數據和電子文件，還需要熟悉其他類型的信息資源文件，學習新的操作系統，熟悉電子檔案管理流程，更重要的是，還要持續提升信息技術能力，更新現有服務方法。

隨著對高校檔案工作重要性整體認識的提高，高校對檔案工作的重視和支持力度越來越大，申請檔案數字化項目經費也越來越容易。目前，最大的問題是員工的信息技術水平普遍不高，網絡安全風險較大。調查結果表明，高校檔案館工作人員年齡偏高，人數偏少。老員工經驗豐富，熟悉業務工作，但新興技術在檔案工作中的應用對他們來說是一個巨大的挑戰。由于人員數量的限制，檔案工作者只能忙于現有的傳統檔案管理工作，對智慧檔案的建設關注甚少。因此，高校檔案館應加強檔案人才隊伍建設，適當引進檔案與計算機專業的生力軍。為高校檔案注入年輕力量，將更有利于推進智慧檔案建設。此外，高校檔案館要為工作人員提供更多的培訓和交流機會，高校檔案館工作人員要不斷學習和更新自己的知識體系，以適應智慧檔案建設的要求。

4.加強校際之間的信息共享和交流。系統的不規范和未來的不確定性，是高校智慧檔案館建設進展緩慢的重要原因。檔案管理系統與教務管理系統不能無縫銜接、數字化檔案難以鏈接、系統維護與更新不及時等問題是高校面臨的現實困難。在智慧檔案館建設過程中，各高校檔案館可以聯合對檔案管理系統進行評估，就數字化檔案工作的質量進行溝通，并及時交流使用檔案管理系統的經驗，讓后續高校建設智慧檔案館少走彎路。建設過程比較慢的高校，根據經驗向技術服務公司提出改進建議，如果公司不能使自己的需求得到基本滿足，就要及時更換公司，降低工作難度，減少低耗水平和重復施工。