以優化利用為導向的基層防疫防控檔案對策研究

李偉旭

新型冠狀病毒發生以來，舉國上下，眾志成城，共克時艱，各基層部門、企事業單位及社區、居委會等迅速行動，全力投入到防疫防控工作中來，各部門統籌推進，各行業協調運轉，科學組織，有效控制，打贏疫情防控阻擊戰。其中形成的關于防疫防控工作的文字、圖表、音頻、視頻及實物等檔案資料，成為黨和政府領導人民抗擊新冠肺炎和穩定經濟社會發展的真實記錄，成為基層黨組織防疫防控工作的組織動員能力和執行落實能力的直接見證，也對正在進行的防疫防控工作和今后可能發生的重大災害的防治工作具有重要查考和借鑒價值。同時，在其他國家防疫形勢日漸嚴峻的當前，對今后世界歷史中體現中國特色社會主義制度的獨有優勢，弘揚民族正氣，傳遞中國精神,彰顯中國力量，具有重要的保存和利用意義。因此，以理清利用需求、拓展利用媒介、優化利用模式為導向，扎實做好基層防疫防控檔案工作，更有效地發揮檔案信息價值，是當前我們應當認真學習研究的實際問題。

一、當前基層組織和部門防疫防控檔案工作現狀

疫情發生以來，各地各級基層組織和部門高度重視，迅速行動，有許多值得借鑒宣傳的好方法、好舉措，但有些地區也存在著這樣或那樣的問題。

1.認識不足，重防疫輕檔案。此次新冠肺炎疫情防疫防控工作涉及的范圍之廣、人員之多、力度之大，是前所未有的，各基層組織和部門都迅速組織人力、物力，積極投入到防疫防控工作中來。有些基層組織或部門由于認識不足，重視不夠，出現重防疫輕檔案的現象，認為只要防疫防控到位，不出問題即可，檔案人員未能深入到一線，無法直接得到第一手資料，而一線防疫人員缺乏檔案意識，錯失許多寶貴資料，導致防疫防控檔案工作不到位、不完善。

2.經驗不足，防疫防控建檔處于摸索階段。應對突發的新冠病毒防疫防控工作，基層組織和部門無現成的工作模式或經驗可借鑒，一切處于摸索階段，防疫防控建檔工作更缺乏統一的標準、規范和要求，工作開展隨意性大，受人為因素影響大，水平各異，不能做到全面歸檔、應存盡存。

3.主動不足，檔案信息價值未能充分發揮。檔案人員對防疫防控檔案工作的主動性不足，流于應付，對于檔案的深入開發利用不夠，導致檔案的信息價值有所流失，有些先進有效的防疫防控工作經驗或弘揚民族正氣的典型事例等未得到推廣和發揚。

4.模式保守，檔案利用不夠方便快捷。有些基層組織或部門的檔案利用模式比較保守，工作方法單一，有些部門或組織仍沿用上門查閱的方式，缺乏對新技術的應用和探索，導致疫情期間檔案利用不夠便捷。

二、基層防疫防控檔案優化利用導向分析

基層防疫防控檔案的利用，是檔案服務于基層防疫防控工作和服務于民的最終體現形式。以優化檔案利用為導向，開展防疫防控檔案工作將使檔案工作者提前明確工作目標、努力方向、需要達到的工作成效，從而推導出切合實際的檔案工作方案和具體推進時間節點，進一步優化檔案利用渠道，發揮主觀能動性，提升檔案價值。

1.理清防疫防控檔案的重點利用需求。基層組織和部門在開展防疫防控工作的同時，檔案工作者首先要思考哪些防疫防控檔案具有高度的利用價值，收集整理的目的和意義何在。要理清防疫防控檔案的重點利用需求，如防疫防控工作的各項數據，將為整體防控工作提供基礎測算支撐；防疫防控工作的組織實施方法，將成為今后或其他地區指導工作開展的重要參考；防疫防控工作的典型事跡、各行各業的先進做法，將成為重要宣傳素材，為動員全國積極防疫提供精神鼓舞和示范。明確了主要利用需求后，將有助于檔案工作者以利用需求為導向，提前建立防疫防控檔案的重點收集類目，明確收集范圍、收集方法和收集渠道、信息化程度等，制訂工作方案并具體落實；明確檔案收集后的利用渠道和編研方向，對檔案信息進行整合加工，在第一時間滿足利用需求，提升利用價值[1]1。

2.拓展防疫防控檔案利用媒介。在當前抗擊新型冠狀病毒特殊要求下，在5G 技術逐步推廣普及的技術形勢下，基層組織和部門檔案工作者要從防疫防控檔案利用需求出發，不斷創新工作方法，積極尋求新媒體途徑，探索便捷靈活的檔案利用方法，切實發揮檔案的信息指導作用。一是有意識地提高防疫防控檔案的信息化程度。在檔案收集整理的過程中，要充分利用信息化設備，形成優質的新媒介檔案資源，為新媒介的檔案利用提供數據支持。二是積極拓展檔案利用媒介。當前可利用的檔案媒介主要有互聯網、微信公眾平臺、現有的新媒體政務傳播體系等。而基于智能手機的普遍應用，微信公眾平臺因其零成本、高效率、定向性及無須面對面接觸的信息服務優勢，更符合基層防疫防控檔案的利用需求，并貼合公眾利用習慣。因此，基層業務部門要充分利用微信公眾平臺的功能和優勢，重點探索應用微信公眾平臺開展防疫防控檔案利用工作。

3.優化防疫防控檔案利用模式。在通過微信平臺實現防疫防控檔案利用時，基層組織和部門一是建立微信工作群，定向聯絡溝通，發布工作通知、公告等內容，收集數據和工作情況，實現防疫防控檔案信息的定向傳輸；二是結合當前本地區的熱點關注問題，將防疫防控相關數據、經驗及進展情況等，通過微信公眾平臺的訂閱號或服務號向檔案利用者及民眾實現定期信息傳輸；三是聯合現有的新媒體政務系統，由檔案部門牽頭，對本地區基層防疫防控檔案進行信息整合，統籌安排，多方轉載，實現聯動傳播，擴大防疫防控檔案信息利用范圍。微信公眾平臺的介入，將大大提高防疫防控檔案利用的便捷性和信息利用效率，在傳播推廣檔案信息的基礎上，還可以發揮防疫防控檔案信息的全面性和權威性優勢，面向公眾公開相關數據和情況，同時起到防疫宣傳和輿論導向的積極作用，為防疫防控檔案提供便捷、靈活、節約、精準的利用方式[2]36。

三、基層防疫防控檔案工作的策略分析

1.統一認識，納入總體安排部署。各基層組織和部門要充分認識到，防疫防控檔案是對黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄和見證，對工作查考研究和經驗借鑒具有重要價值，在思想上高度重視，提高站位，認清工作形勢，結合實際情況，將疫情防控檔案工作納入總體安排部署，確保防疫防控檔案應收盡收、應歸盡歸。要綜合考慮各方面的因素，積極采取有效措施，保障檔案各項工作正常運轉。要加強日常檢查和安全防護工作，確保防疫防控檔案的實體和信息安全，確保檔案工作人員的防疫安全。基層部門的檔案工作者要進一步提高工作的主動性和責任感，明確工作職責和目標，不斷改進工作方法，創新工作模式，在做好自身防疫防護的情況下，為黨和國管好檔案，為民搞好服務，用自己的力量為抗擊新冠疫情作出貢獻。

2.加強指導，明確檔案工作的標準和規范。各級檔案部門在疫情嚴峻的形勢下，要積極發揮工作主動性，充分利用現代通訊技術，靈活采用電話、短信、網絡、微信、移動客戶端等適宜的方式，加強對各基層組織和部門的防疫防控材料收集歸檔工作的業務指導，明確防疫防控檔案工作的具體標準和操作規范，厘清移交渠道，具體到文本材料、參與防疫人員信息記錄、實物檔案、音像視頻資料的收集方式、范圍和標準等，移交到哪些部門，由誰接收、由誰保管，明確責任人，讓各基層組織做到心中有數，知道收集哪些、如何歸檔、由誰負責，在實際防疫防控工作中隨時隨處做好檔案收集整理工作，避免遺漏丟失和過后應付彌補，做到應收盡收、應歸盡歸，與防疫防控工作實時同步。

3.統籌兼顧，建立防疫防控檔案常態機制。檔案部門可建立防疫防控專題檔案工作組，落實專人，加強對防疫防控檔案的建檔指導；可選取先進典型作為示范，以點帶面，在基層組織或部門予以廣泛推廣指導。基層組織和部門要明確自身職責、高度重視、統籌部署，全面記錄和保存各地黨委和政府組織動員群眾抗擊疫情的工作風貌，防疫一線醫護人員勇于擔當、救死扶傷的歷史過程以及上下齊心、眾志成城、共克時艱的感人畫面；要加強溝通交流、強化保障、明確專人，主動做好防疫防控檔案征集和接收工作；要不斷豐富防疫防控檔案的形式和內容，積極探索防疫防控檔案工作新方法，形成科學化常態化工作機制。

4.主動作為，加強防疫防控檔案編研。基層組織和部門在收集整理防疫防控檔案的基礎上，要增強工作的主動性，結合實際情況，加強防疫防控檔案編研。例如，對表現突出的防疫個人進行事跡宣傳，為各基層防疫工作者樹立先進典型；對科學先進的防疫組織管理工作形成先進經驗做法，在相應區域內推廣應用；對防疫防控重要數據要及時匯總分析，對歷史的防疫防控工作要進行總結提煉，提供參考借鑒等。要積極尋找關注度較為集中的檔案信息點，針對不同的利用需求進行防疫防控檔案的編研提煉，形成內容精準、實用強性的防疫防控工作的檔案信息，用于對外發布或對上參考，提高防疫防控檔案的信息應用價值。

5.全面記錄，廣泛開展防疫防控檔案征集。基層組織和部門的檔案工作者，要結合本部門防疫防控工作開展情況，廣泛開展防疫防控檔案征集工作。一是明確范圍。將反映防疫防控工作的資料內容列入征集范圍，并通過各種渠道將征集范圍通知到基層疫情工作者，做到全面留存防疫防控工作記錄。二是突出重點。面對社區、醫院、高速卡點、學校等重點疫情防治部門和防疫防控崗位，有針對性地征集各戰線的疫情防控檔案。三是主題征集。以防疫防控工作專題為主線，如體現防控宣傳、防疫執勤、先進事跡、防疫舉措等情況的文字、組圖、音視頻資料等，進行分類征集。

6.加強宣教，培樹基層防疫人員檔案意識。基層防疫人員是基層防疫防控檔案一手資料收集的直接責任人，基層組織和部門要切實加強防疫防控檔案的宣傳教育，時時提醒防疫人員工作留痕、檔案留存，普及檔案的基本技能，培樹檔案意識，讓防疫人員掌握檔案收集方法，主動收集檔案，在防疫防控工作的同時，隨時收集記錄，留下真實歷程和寶貴瞬間。基層檔案工作人員可結合相關部門防疫基礎工作實際，將檔案收集的基本內容和主要方法以文字形式通知到防疫人員，還可以梳理制作出文書、音視頻及實物檔案的具體標準或樣式，下發至各基層防疫點，并通過定期走訪或實地指導，達到檔案宣教及檔案收集習慣培養的目的。