以優(yōu)化利用為導(dǎo)向的基層防疫防控檔案對策研究

李偉旭

新型冠狀病毒發(fā)生以來，舉國上下，眾志成城，共克時艱，各基層部門、企事業(yè)單位及社區(qū)、居委會等迅速行動，全力投入到防疫防控工作中來，各部門統(tǒng)籌推進，各行業(yè)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，科學(xué)組織，有效控制，打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)。其中形成的關(guān)于防疫防控工作的文字、圖表、音頻、視頻及實物等檔案資料，成為黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊新冠肺炎和穩(wěn)定經(jīng)濟社會發(fā)展的真實記錄，成為基層黨組織防疫防控工作的組織動員能力和執(zhí)行落實能力的直接見證，也對正在進行的防疫防控工作和今后可能發(fā)生的重大災(zāi)害的防治工作具有重要查考和借鑒價值。同時，在其他國家防疫形勢日漸嚴峻的當前，對今后世界歷史中體現(xiàn)中國特色社會主義制度的獨有優(yōu)勢，弘揚民族正氣，傳遞中國精神,彰顯中國力量，具有重要的保存和利用意義。因此，以理清利用需求、拓展利用媒介、優(yōu)化利用模式為導(dǎo)向，扎實做好基層防疫防控檔案工作，更有效地發(fā)揮檔案信息價值，是當前我們應(yīng)當認真學(xué)習研究的實際問題。

一、當前基層組織和部門防疫防控檔案工作現(xiàn)狀

疫情發(fā)生以來，各地各級基層組織和部門高度重視，迅速行動，有許多值得借鑒宣傳的好方法、好舉措，但有些地區(qū)也存在著這樣或那樣的問題。

1.認識不足，重防疫輕檔案。此次新冠肺炎疫情防疫防控工作涉及的范圍之廣、人員之多、力度之大，是前所未有的，各基層組織和部門都迅速組織人力、物力，積極投入到防疫防控工作中來。有些基層組織或部門由于認識不足，重視不夠，出現(xiàn)重防疫輕檔案的現(xiàn)象，認為只要防疫防控到位，不出問題即可，檔案人員未能深入到一線，無法直接得到第一手資料，而一線防疫人員缺乏檔案意識，錯失許多寶貴資料，導(dǎo)致防疫防控檔案工作不到位、不完善。

2.經(jīng)驗不足，防疫防控建檔處于摸索階段。應(yīng)對突發(fā)的新冠病毒防疫防控工作，基層組織和部門無現(xiàn)成的工作模式或經(jīng)驗可借鑒，一切處于摸索階段，防疫防控建檔工作更缺乏統(tǒng)一的標準、規(guī)范和要求，工作開展隨意性大，受人為因素影響大，水平各異，不能做到全面歸檔、應(yīng)存盡存。

3.主動不足，檔案信息價值未能充分發(fā)揮。檔案人員對防疫防控檔案工作的主動性不足，流于應(yīng)付，對于檔案的深入開發(fā)利用不夠，導(dǎo)致檔案的信息價值有所流失，有些先進有效的防疫防控工作經(jīng)驗或弘揚民族正氣的典型事例等未得到推廣和發(fā)揚。

4.模式保守，檔案利用不夠方便快捷。有些基層組織或部門的檔案利用模式比較保守，工作方法單一，有些部門或組織仍沿用上門查閱的方式，缺乏對新技術(shù)的應(yīng)用和探索，導(dǎo)致疫情期間檔案利用不夠便捷。

二、基層防疫防控檔案優(yōu)化利用導(dǎo)向分析

基層防疫防控檔案的利用，是檔案服務(wù)于基層防疫防控工作和服務(wù)于民的最終體現(xiàn)形式。以優(yōu)化檔案利用為導(dǎo)向，開展防疫防控檔案工作將使檔案工作者提前明確工作目標、努力方向、需要達到的工作成效，從而推導(dǎo)出切合實際的檔案工作方案和具體推進時間節(jié)點，進一步優(yōu)化檔案利用渠道，發(fā)揮主觀能動性，提升檔案價值。

1.理清防疫防控檔案的重點利用需求。基層組織和部門在開展防疫防控工作的同時，檔案工作者首先要思考哪些防疫防控檔案具有高度的利用價值，收集整理的目的和意義何在。要理清防疫防控檔案的重點利用需求，如防疫防控工作的各項數(shù)據(jù)，將為整體防控工作提供基礎(chǔ)測算支撐；防疫防控工作的組織實施方法，將成為今后或其他地區(qū)指導(dǎo)工作開展的重要參考；防疫防控工作的典型事跡、各行各業(yè)的先進做法，將成為重要宣傳素材，為動員全國積極防疫提供精神鼓舞和示范。明確了主要利用需求后，將有助于檔案工作者以利用需求為導(dǎo)向，提前建立防疫防控檔案的重點收集類目，明確收集范圍、收集方法和收集渠道、信息化程度等，制訂工作方案并具體落實；明確檔案收集后的利用渠道和編研方向，對檔案信息進行整合加工，在第一時間滿足利用需求，提升利用價值[1]1。

2.拓展防疫防控檔案利用媒介。在當前抗擊新型冠狀病毒特殊要求下，在5G 技術(shù)逐步推廣普及的技術(shù)形勢下，基層組織和部門檔案工作者要從防疫防控檔案利用需求出發(fā)，不斷創(chuàng)新工作方法，積極尋求新媒體途徑，探索便捷靈活的檔案利用方法，切實發(fā)揮檔案的信息指導(dǎo)作用。一是有意識地提高防疫防控檔案的信息化程度。在檔案收集整理的過程中，要充分利用信息化設(shè)備，形成優(yōu)質(zhì)的新媒介檔案資源，為新媒介的檔案利用提供數(shù)據(jù)支持。二是積極拓展檔案利用媒介。當前可利用的檔案媒介主要有互聯(lián)網(wǎng)、微信公眾平臺、現(xiàn)有的新媒體政務(wù)傳播體系等。而基于智能手機的普遍應(yīng)用，微信公眾平臺因其零成本、高效率、定向性及無須面對面接觸的信息服務(wù)優(yōu)勢，更符合基層防疫防控檔案的利用需求，并貼合公眾利用習慣。因此，基層業(yè)務(wù)部門要充分利用微信公眾平臺的功能和優(yōu)勢，重點探索應(yīng)用微信公眾平臺開展防疫防控檔案利用工作。

3.優(yōu)化防疫防控檔案利用模式。在通過微信平臺實現(xiàn)防疫防控檔案利用時，基層組織和部門一是建立微信工作群，定向聯(lián)絡(luò)溝通，發(fā)布工作通知、公告等內(nèi)容，收集數(shù)據(jù)和工作情況，實現(xiàn)防疫防控檔案信息的定向傳輸；二是結(jié)合當前本地區(qū)的熱點關(guān)注問題，將防疫防控相關(guān)數(shù)據(jù)、經(jīng)驗及進展情況等，通過微信公眾平臺的訂閱號或服務(wù)號向檔案利用者及民眾實現(xiàn)定期信息傳輸；三是聯(lián)合現(xiàn)有的新媒體政務(wù)系統(tǒng)，由檔案部門牽頭，對本地區(qū)基層防疫防控檔案進行信息整合，統(tǒng)籌安排，多方轉(zhuǎn)載，實現(xiàn)聯(lián)動傳播，擴大防疫防控檔案信息利用范圍。微信公眾平臺的介入，將大大提高防疫防控檔案利用的便捷性和信息利用效率，在傳播推廣檔案信息的基礎(chǔ)上，還可以發(fā)揮防疫防控檔案信息的全面性和權(quán)威性優(yōu)勢，面向公眾公開相關(guān)數(shù)據(jù)和情況，同時起到防疫宣傳和輿論導(dǎo)向的積極作用，為防疫防控檔案提供便捷、靈活、節(jié)約、精準的利用方式[2]36。

三、基層防疫防控檔案工作的策略分析

1.統(tǒng)一認識，納入總體安排部署。各基層組織和部門要充分認識到，防疫防控檔案是對黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實記錄和見證，對工作查考研究和經(jīng)驗借鑒具有重要價值，在思想上高度重視，提高站位，認清工作形勢，結(jié)合實際情況，將疫情防控檔案工作納入總體安排部署，確保防疫防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。要綜合考慮各方面的因素，積極采取有效措施，保障檔案各項工作正常運轉(zhuǎn)。要加強日常檢查和安全防護工作，確保防疫防控檔案的實體和信息安全，確保檔案工作人員的防疫安全。基層部門的檔案工作者要進一步提高工作的主動性和責任感，明確工作職責和目標，不斷改進工作方法，創(chuàng)新工作模式，在做好自身防疫防護的情況下，為黨和國管好檔案，為民搞好服務(wù)，用自己的力量為抗擊新冠疫情作出貢獻。

2.加強指導(dǎo)，明確檔案工作的標準和規(guī)范。各級檔案部門在疫情嚴峻的形勢下，要積極發(fā)揮工作主動性，充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，靈活采用電話、短信、網(wǎng)絡(luò)、微信、移動客戶端等適宜的方式，加強對各基層組織和部門的防疫防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，明確防疫防控檔案工作的具體標準和操作規(guī)范，厘清移交渠道，具體到文本材料、參與防疫人員信息記錄、實物檔案、音像視頻資料的收集方式、范圍和標準等，移交到哪些部門，由誰接收、由誰保管，明確責任人，讓各基層組織做到心中有數(shù)，知道收集哪些、如何歸檔、由誰負責，在實際防疫防控工作中隨時隨處做好檔案收集整理工作，避免遺漏丟失和過后應(yīng)付彌補，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，與防疫防控工作實時同步。

3.統(tǒng)籌兼顧，建立防疫防控檔案常態(tài)機制。檔案部門可建立防疫防控專題檔案工作組，落實專人，加強對防疫防控檔案的建檔指導(dǎo)；可選取先進典型作為示范，以點帶面，在基層組織或部門予以廣泛推廣指導(dǎo)。基層組織和部門要明確自身職責、高度重視、統(tǒng)籌部署，全面記錄和保存各地黨委和政府組織動員群眾抗擊疫情的工作風貌，防疫一線醫(yī)護人員勇于擔當、救死扶傷的歷史過程以及上下齊心、眾志成城、共克時艱的感人畫面；要加強溝通交流、強化保障、明確專人，主動做好防疫防控檔案征集和接收工作；要不斷豐富防疫防控檔案的形式和內(nèi)容，積極探索防疫防控檔案工作新方法，形成科學(xué)化常態(tài)化工作機制。

4.主動作為，加強防疫防控檔案編研。基層組織和部門在收集整理防疫防控檔案的基礎(chǔ)上，要增強工作的主動性，結(jié)合實際情況，加強防疫防控檔案編研。例如，對表現(xiàn)突出的防疫個人進行事跡宣傳，為各基層防疫工作者樹立先進典型；對科學(xué)先進的防疫組織管理工作形成先進經(jīng)驗做法，在相應(yīng)區(qū)域內(nèi)推廣應(yīng)用；對防疫防控重要數(shù)據(jù)要及時匯總分析，對歷史的防疫防控工作要進行總結(jié)提煉，提供參考借鑒等。要積極尋找關(guān)注度較為集中的檔案信息點，針對不同的利用需求進行防疫防控檔案的編研提煉，形成內(nèi)容精準、實用強性的防疫防控工作的檔案信息，用于對外發(fā)布或?qū)ι蠀⒖迹岣叻酪叻揽貦n案的信息應(yīng)用價值。

5.全面記錄，廣泛開展防疫防控檔案征集。基層組織和部門的檔案工作者，要結(jié)合本部門防疫防控工作開展情況，廣泛開展防疫防控檔案征集工作。一是明確范圍。將反映防疫防控工作的資料內(nèi)容列入征集范圍，并通過各種渠道將征集范圍通知到基層疫情工作者，做到全面留存防疫防控工作記錄。二是突出重點。面對社區(qū)、醫(yī)院、高速卡點、學(xué)校等重點疫情防治部門和防疫防控崗位，有針對性地征集各戰(zhàn)線的疫情防控檔案。三是主題征集。以防疫防控工作專題為主線，如體現(xiàn)防控宣傳、防疫執(zhí)勤、先進事跡、防疫舉措等情況的文字、組圖、音視頻資料等，進行分類征集。

6.加強宣教，培樹基層防疫人員檔案意識。基層防疫人員是基層防疫防控檔案一手資料收集的直接責任人，基層組織和部門要切實加強防疫防控檔案的宣傳教育，時時提醒防疫人員工作留痕、檔案留存，普及檔案的基本技能，培樹檔案意識，讓防疫人員掌握檔案收集方法，主動收集檔案，在防疫防控工作的同時，隨時收集記錄，留下真實歷程和寶貴瞬間。基層檔案工作人員可結(jié)合相關(guān)部門防疫基礎(chǔ)工作實際，將檔案收集的基本內(nèi)容和主要方法以文字形式通知到防疫人員，還可以梳理制作出文書、音視頻及實物檔案的具體標準或樣式，下發(fā)至各基層防疫點，并通過定期走訪或?qū)嵉刂笇?dǎo)，達到檔案宣教及檔案收集習慣培養(yǎng)的目的。