高校檔案管理數(shù)字化及檔案管理創(chuàng)新

晉曉輝

高校檔案是高校依法履行自身招生、教學(xué)、科研、管理等一系列職責(zé)，所產(chǎn)生的文件、計(jì)劃、方案、學(xué)籍、學(xué)歷、成果、論文等材料的總和。在傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，管理人員需要利用紙質(zhì)文件記錄大量信息內(nèi)容，因而浪費(fèi)了大量的空間與資源，并且在查詢資料過程中會消耗大量的時間。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案信息只能用于查詢，無法發(fā)揮出信息的多樣化作用，嚴(yán)重制約了高校發(fā)展與學(xué)生成長的腳步。而在數(shù)字化技術(shù)的加持下，高校管理工作發(fā)生了天翻地覆的變化，高校檔案管理人員利用數(shù)字化的優(yōu)勢，通過組織、計(jì)劃、指揮、協(xié)調(diào)等行為，利用高校檔案內(nèi)容，合理地整合學(xué)校資源，讓信息內(nèi)容發(fā)揮出更深層次的價(jià)值，以最小的投入為學(xué)校師生提供最大化的利益。同時，高校檔案是以資源共享、信息共享為建設(shè)核心，利用數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)，開展的網(wǎng)絡(luò)線上資源共享平臺建設(shè)，消除檔案存儲與調(diào)閱需要的時間與空間阻礙，為高校師生學(xué)習(xí)、科研、教學(xué)、管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重要性

1.高校檔案數(shù)字化發(fā)展的必然性。數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)成為高校管理未來發(fā)展的主要趨勢，只有在高校完善數(shù)字化檔案信息平臺的建設(shè)，才能有效整合各類教學(xué)資源，讓檔案信息能夠更好地應(yīng)用于其他工作過程中[1]113。在高校數(shù)字信息平臺系統(tǒng)建設(shè)過程中，不僅學(xué)校各個部門可以定期查找學(xué)校教育資源、傳閱文件、安排活動等信息，還可以讓學(xué)生利用高校數(shù)字信息平臺系統(tǒng)上交個人研究作業(yè)、檔案資料、申請報(bào)告以及團(tuán)隊(duì)活動資料，并按照學(xué)校要求給予學(xué)生專業(yè)的引導(dǎo)意見。建立高校檔案管理數(shù)字信息平臺最大的優(yōu)勢，就是可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，減少高校各個部門之間傳遞資料、審核信息的過程，實(shí)現(xiàn)線上統(tǒng)一審核、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一布控，讓高校內(nèi)部檔案審核工作能夠更加透明、公正，進(jìn)而提升高校內(nèi)部管理力度。對于學(xué)生而言，利用自身學(xué)號與密碼可以隨時查閱線上檔案內(nèi)容，查看自己的學(xué)分、學(xué)時以及各種獎勵的落實(shí)力度，讓學(xué)生能夠隨時了解自身檔案狀態(tài)，端正自己的學(xué)習(xí)態(tài)度，避免過于懶散無法達(dá)到學(xué)校管理預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)[2]10-11。

與此同時，學(xué)校還可以通過線上教學(xué)信息檔案管理平臺，對學(xué)生生活狀態(tài)與學(xué)習(xí)狀態(tài)進(jìn)行控制。例如，學(xué)生在寢室生活時，若發(fā)生重大錯誤，寢室管理人員可以通過自身權(quán)限，將對學(xué)生的懲罰記錄在學(xué)生的檔案里，讓學(xué)生能夠記住此次問題，避免下次繼續(xù)犯錯。而其他教職人員也可以通過學(xué)生檔案記錄學(xué)生學(xué)習(xí)狀態(tài)，了解學(xué)生的個人生活情況，并對學(xué)生綜合品質(zhì)作出合理的評價(jià)[3]93-94。

2.高校檔案數(shù)字化發(fā)展的要求。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案數(shù)字化建設(shè)也逐漸變得多樣化，學(xué)生與教師對檔案的使用要求不斷提升。首先，高校檔案內(nèi)容不斷增加，使用范圍也更加廣闊。在傳統(tǒng)高校檔案管理過程中，教職人員檔案一般較為簡單，無法展示出教職人員的綜合素養(yǎng)，但是在數(shù)字化技術(shù)的幫助下，教職人員任何的教學(xué)改革舉措與教育方法嘗試都能夠詳細(xì)地記錄在案，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也可以根據(jù)學(xué)校教職人員每年工作狀態(tài)與研究成果，為教職人員增加薪資待遇，讓校內(nèi)管理更加人性化。其次，在我國教學(xué)體制的推動下，高校招生人數(shù)不斷增加，生源背景更加復(fù)雜，教學(xué)方法與技能培養(yǎng)模式也發(fā)生了巨大的變化，為了能夠讓學(xué)生獲得更加良好的教學(xué)體驗(yàn)感，學(xué)校應(yīng)該通過數(shù)字化檔案管理模式，將學(xué)校各類教學(xué)資源進(jìn)行整合，收集學(xué)生檔案，將精準(zhǔn)的信息上傳至學(xué)校數(shù)字化檔案信息平臺，讓教師對于班級學(xué)生的特點(diǎn)了解更加深入。最后，現(xiàn)階段我國辦公模式多采用數(shù)字化辦公模式，教職人員所使用的資料多為圖片、表格、視頻等多媒體內(nèi)容，逐漸代替了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案內(nèi)容，一個虛擬文件中能夠存放更多的檔案內(nèi)容，即使學(xué)校檔案數(shù)量不斷增加，但是處理方式與處理時間反而加快，極大地減緩了教學(xué)檔案工作人員的工作壓力。從客觀上講，數(shù)字化高校檔案管理建設(shè)推動了高校檔案管理創(chuàng)新進(jìn)度[4]25-27。

二、加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

1.更新管理人員理念，適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展。高校領(lǐng)導(dǎo)在完成學(xué)校檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)后，檔案收集、審查、獲取、審批會發(fā)生極大的改變，新的工作模式更加復(fù)雜且困難，這必然會給高校檔案管理工作帶來問題。因此，高校管理人員必須建立一套完整的工作制度，并保證其能夠落實(shí)到位，促使每一個高校檔案管理工作人員能夠使用現(xiàn)代知識武裝自己的頭腦，進(jìn)而提升高校檔案管理工作人員綜合素質(zhì)[5]71-72。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要引導(dǎo)高校檔案管理人員開展自主學(xué)習(xí)活動，掌握多元化知識內(nèi)容，運(yùn)用先進(jìn)的理論基礎(chǔ)，結(jié)合高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實(shí)際情況，開展教育培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)的過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以邀請高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)編輯人員開展講座，對操作系統(tǒng)中的每一個階段進(jìn)行細(xì)化，讓高校檔案管理工作人員能夠熟知操作系統(tǒng)方法以及問題處理辦法。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)需要根據(jù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)操作需求，對每一名檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的考核。考核的內(nèi)容可以從基本常識、系統(tǒng)操作、問題處理三個方面入手，促使每一名工作人員能夠認(rèn)識到自身存在的不足，并加以改正，進(jìn)一步提升高校檔案管理工作人員對于知識理論的應(yīng)用能力[6]142-143。最后，高校領(lǐng)導(dǎo)需要將管理人員工作效率、工作狀況、操作實(shí)情與人員考核工作相融合，讓高校檔案管理工作人員能夠認(rèn)識到自身工作的重要性，為后期數(shù)字化檔案管理工作做好鋪墊[7]123-124。如此，才能更好地促使高校檔案管理人員適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，將傳統(tǒng)管理工作與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，為檔案管理服務(wù)提供更為廣泛的空間。

2.加強(qiáng)安全保護(hù)措施，培育數(shù)字化發(fā)展土壤。高校檔案信息是重要的社會資源，同時也會涉及學(xué)生、教師、教職人員的個人隱私以及國家機(jī)密，尤其是高校機(jī)密與行業(yè)檔案更容易被其他人所利用，因此高校領(lǐng)導(dǎo)要重視管理安全措施的應(yīng)用。高校檔案管理安全措施是指，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的高校檔案信息安全狀態(tài)與保護(hù)措施。就檔案信息而言，能夠保護(hù)自身安全和成功識別信息查閱者的資料就是最大的價(jià)值所在，一旦信息泄露，那么造成的消極影響是不可挽回的[8]190-191。但是令人失望的是，大部分高校都沒有維護(hù)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，采用的加密技術(shù)過于簡單，而進(jìn)行局域網(wǎng)管理則會喪失數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。針對這種問題，高校領(lǐng)導(dǎo)可以選擇與民營科技公司合作，通過協(xié)商讓科技公司派人定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，并且對高校數(shù)字化管理檔案系統(tǒng)狀態(tài)進(jìn)行24小時監(jiān)控，在受到互聯(lián)網(wǎng)攻擊時，科技公司技術(shù)人員可以代替管理人員進(jìn)行反擊維護(hù)，保障高校數(shù)學(xué)化檔案管理系統(tǒng)的安全。但是，高校領(lǐng)導(dǎo)在與科技公司簽署維護(hù)運(yùn)營協(xié)議的同時，還要簽署保密協(xié)議，避免發(fā)生監(jiān)守自盜的問題[9]15-16。信息安全是時代發(fā)展的大潮流，只有保障信息安全才能促使信息發(fā)展擁有更為廣闊的空間，激發(fā)高校檔案管理內(nèi)在潛力，使其能夠?yàn)楦咝熒峁└鼮閮?yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)一步滿足時代賦予的改革使命。

3.更新數(shù)字化設(shè)備，開展多樣化管理工作。為了能夠保障高校檔案數(shù)字化管理順利進(jìn)行，高校需要適當(dāng)引進(jìn)全新的數(shù)字化管理設(shè)備，將檔案管理室變成數(shù)字化檔案機(jī)房，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。首先，傳統(tǒng)檔案室管理人員要對檔案內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，尋找出價(jià)值較高的檔案進(jìn)行分類，對價(jià)值較高的內(nèi)容進(jìn)行篩選。同時，高校也要開始進(jìn)行檔案室建設(shè)工作，將其改造成信息化機(jī)房工作室，采取防塵、防靜電、防火等措施，保障機(jī)房線路能夠處于穩(wěn)定狀態(tài)，為后期設(shè)備的引進(jìn)做好充分的準(zhǔn)備。其次，高校要采購全新的智慧檔案館存儲設(shè)備，但必須保障其價(jià)格合理、質(zhì)量合格，并能夠滿足數(shù)字化發(fā)展的諸多實(shí)際需求，如智能設(shè)備后臺登錄需求、學(xué)生身份驗(yàn)證需求、學(xué)生信息壓縮處理需求、自動報(bào)備需求、云端處理更新需求，有條件的高校可以設(shè)置備用電源設(shè)備，保障在斷電之前能夠保障設(shè)備正常關(guān)機(jī)，以免影響設(shè)備對數(shù)據(jù)的保管[10]95-97。此外，在完成設(shè)備采購工作后，要與生產(chǎn)廠家簽訂維護(hù)協(xié)議與培訓(xùn)協(xié)議，保障設(shè)備能夠在一定時間內(nèi)得到廠家的直接維護(hù)，進(jìn)一步延長設(shè)備的使用壽命。開展培訓(xùn)工作的優(yōu)勢在于能夠引導(dǎo)高校檔案管理人員認(rèn)識到自身存在的不足之處，逐漸提升自身綜合素養(yǎng)，提高對于先進(jìn)設(shè)備的管理控制力度，滿足高校檔案數(shù)字化管理改革發(fā)展需求。最后，在完成設(shè)備引進(jìn)后，高校檔案管理人員要將檔案按照類型、科室、姓名、年份、評價(jià)、備注依次進(jìn)行分類，保障所有檔案都能夠在需要的時候快速被找到。而檔案室管理人員要將數(shù)字化檔案與高校網(wǎng)站相連接，學(xué)生可以根據(jù)自身學(xué)號、身份證與密碼進(jìn)行登錄，快速尋找到自己的檔案內(nèi)容，并有打印、復(fù)制的權(quán)利，滿足學(xué)生對于線上的檔案管理需求，減少檔案室工作壓力，提高檔案室工作效率[11]63-66。對于部分價(jià)值較高的教育類型經(jīng)驗(yàn)檔案或?qū)W年教案，檔案管理人員可以適當(dāng)?shù)亍敖饷堋保沟闷渌處熆梢詤⒄眨杉{其中價(jià)值較高的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高高校教師教學(xué)質(zhì)量。若部分高校教師抵觸教案分享，高校檔案室管理人員需要及時下架相關(guān)內(nèi)容。

總而言之，依照目前的形式來看，高校檔案管理工作尚處于初級階段，難以適應(yīng)當(dāng)下社會發(fā)展的實(shí)際需求。建設(shè)數(shù)字化、信息化、科學(xué)化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然選擇。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須重視相關(guān)數(shù)字化建設(shè)工作，加大數(shù)字化管理建設(shè)的投入，促使高校管理實(shí)現(xiàn)自動化、智能化，讓學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)更加完善。為了能夠達(dá)到這個目標(biāo)，學(xué)校必須重視提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，為學(xué)生、教師以及其他教務(wù)人員提供更加優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)、工作環(huán)境。