新《檔案法》背景下的高校檔案信息化建設

賈 正 李璞金

一、我國檔案信息化及高校檔案信息化的發展情況

國家對檔案信息化非常重視，不斷推動檔案信息化的發展。1996年國際檔案大會在北京召開，檔案領域率先關注電子文件，同年國家檔案局成立電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組，其聯合多方力量開展了理論研究與業務實踐，取得許多研究成果，制定了相關標準規范，比如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）等。2006年，國家提出了“十一五”規劃的戰略概念，國家檔案局發布《檔案事業發展“十一五”規劃》，在“指導思想”中提出“以檔案信息化建設為重點”，在“總體目標”中指出“建設較大規模的全國性、系統性、分布式、規范化的檔案信息資源庫群，建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享”，并在“主要任務”中明確提出“檔案信息化建設”的具體任務。2009年至2010年《電子文件管理暫行辦法》（39號文）出臺，國家標準化管理委員會成立了國家電子文件管理標準體系協調推進組及工作組。2010年至2011年，國家電子文件管理專家委員會制定五年規劃。2012年至2015年，制定國家ERM標準體系，設立部委和央企試點。2016年至今，制定GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。國家檔案局于2016年4月發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》談到，“有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點”，發布《電子檔案管理系統基本功能規定》（檔辦發〔2017〕3號）、《財政部、國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）、《國家檔案局、國務院辦公廳電子政務辦公室、國家電子文件管理部際聯席會議辦公室關于開展電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理試點工作的通知》（檔發〔2020〕2號），設立上海大數據中心、浙江省大數據局等第一批試點單位……單軌制、單套制逐步推進，修訂通過的新《檔案法》中增設“檔案信息化建設”專章。

在我國檔案信息化發展、推進的過程中，一些高校勇于進取，取得不俗成績。1996年清華大學推出THDA-MIS，2000年南京大學研制出“南大之星”，2003年清華大學研制出通用檔案管理信息系統，2004年上海交通大學提出建設數字檔案館，2009年重慶大學數字檔案館項目通過驗收，2015年上海交通大學提出建設智慧檔案館，2016年清華大學提出電子成績單單套可信管理，2019年清華大學建立學校電子檔案管理系統。

二、新《檔案法》中檔案信息化的相關內容

據中華人民共和第四十七號國主席令，“《中華人民共和國檔案法》已由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議于2020年6月20日修訂通過”，并自2021年1月1日起施行。新《檔案法》的修訂與頒布具有重大的意義，是新的歷史時期檔案事業發展的需要，體現了“依法治檔”的新要求，是國家和社會文明、進步的大事。新《檔案法》站在了更高、更新的平臺和高度上，體現了嚴謹的立法精神和態度，體現了權利與義務的統一，展示了檔案立法水平的進步，內容更豐富、操作性更強、創新點更多。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設”專章，具體內容有7條。包括對各地政府的要求：第一，將檔案信息化納入當地信息化發展規劃中。第二，要保障電子檔案資源安全保存和有效利用。對各個單位的要求：第一，須推進電子檔案管理信息系統建設。第二，要求檔案系統與辦公自動化系統、各業務系統相互銜接。對電子檔案工作的規定：第一，“三要求”，即來源可靠、程序規范、要素合理。第二，“四性檢測”，即真實性、完整性、可用性以及安全性。第三，通過安全的網絡和載體移交檔案館。第四，重要電子檔案要異地備份保管。第五，電子檔案與傳統檔案具有同等效力，可做憑證使用；要推進傳統檔案的數字化，原件妥善保管；檔案館要負責檔案數字資源的收集、保存以及提供利用；要逐步建設數字檔案館；由國家推進“檔案信息資源共享服務平臺”建設，推動檔案數字資源的跨區域、跨部門共享利用。

三、新《檔案法》背景下的高校檔案信息化建設

高校檔案信息化是落實國家政策的必然舉措，是促進學校發展的不二之選，具有重要意義。高校檔案門類廣泛，一般包括教學檔案、人事檔案、科研檔案、財會檔案、文書檔案、實物檔案等，利用率高。比如，記錄學生個人信息的教學檔案利用頻繁，畢業生報考學校、找工作、學歷證明等很多情況下都會用到，若對其進行信息化，能有效減少紙質檔案的磨損，提高檔案工作的效率，并極大地方便畢業生的查詢，不需要畢業生再千里迢迢回到母校檔案館復印紙質檔案原件，只需在網上遠程操作即可，極大地節省了人力、物力，方便了生活。這種便捷、高效的檔案利用方式已是大勢所趨。

當前高校檔案信息化建設還有待加強。主要存在的問題包括：第一，管理理念落后。在實際工作中，高校檔案管理人員存在缺乏創新意識、安于現狀的情況，滿足于檔案的日常收集、整理和提供利用，并不像高校教師那樣積極學習前沿理論、積極進行科研創新。第二，管理模式守舊。高校檔案管理的重要性日漸凸顯，高校檔案信息化建設也在逐步開展，但在實際工作中管理模式仍主要適合傳統檔案的管理，以對紙質檔案的接收、保管、利用為主，檔案管理人員對檔案信息化缺乏系統、清晰的認識，相關規章制度的制定不能全面考慮到電子文件管理的實際情況。第三，建設投入不足。檔案信息化建設需要配套的網絡環境、庫房設備等軟硬件條件，需要學校政策、資金的大力支持，實際情況是不少高校由于資金的不足，制約了檔案信息化的建設。第四，專業人才缺乏。檔案館人員的專業能力、綜合素養有待進一步提高，以適應檔案信息化建設的要求。目前普遍存在檔案管理人員所學專業不是檔案專業的現象，這部分工作人員需要不斷參加檔案專業培訓，以充實自己的專業知識儲備。在開展檔案信息化建設的大形勢下，全體檔案工作人員，不論年齡大小，必須進行信息化專業培訓，不斷學習，以滿足工作需要。

新《檔案法》為高校檔案信息化建設提供了良好的外部環境和有力的外部支持。從國家層面提出由國家推進“檔案信息資源共享服務平臺”的建設，來推動檔案數字資源的跨區域、跨部門的共享利用；從政府層面提出要將檔案信息化納入當地信息化發展規劃中，并要保障電子檔案資源能安全保存和有效利用；從單位層面提出須推進電子檔案管理信息系統建設，并要求檔案系統要與OA系統、各業務系統相互銜接。新《檔案法》的這些相關規定，是檔案信息化建設的政策保證，具體的實施需要各部門各單位認真貫徹執行。

從高校檔案館自身來看，檔案信息化建設需從檔案管理的主體即檔案人員，以及檔案管理的客體，包括檔案庫房、網絡環境、檔案規章制度等方面加強。首先，檔案人員的能力建設。檔案人員首先應具有責任意識、安全意識。電子檔案具有明顯的優勢，比如管理方便、節省存儲空間、可通過網絡共享等。同時，電子檔案的缺點也相伴而生，依賴計算機系統雖然便于管理，但是對操作技術有較高要求；雖不像傳統檔案那樣占據大量空間，但是電子檔案載體對儲存的溫濕度等環境條件有較高要求；雖可以通過網絡迅速大范圍地傳播，但是也對檔案的安全性提出更高的要求。新《檔案法》中對電子檔案工作的規定有“三要求”，即來源可靠、程序規范、要素合理，可見其安全性應覆蓋文件的生成、傳輸、運用、保存、銷毀等各環節，應對檔案管理人員進行檔案信息安全的培訓和檔案保密法規的學習，使其掌握信息安全技術，增強安全意識。要針對個人薄弱環節予以加強，根據不同崗位編排培訓內容，并對培訓結果進行考核，以增強檔案管理人員的責任意識和安全意識。

檔案人員還需具有電子文件管理能力。電子檔案具有與傳統檔案不同的特點、特性和管理方式，目前不少高校都將檔案信息化的工作外包給專業技術公司，也有高校購買了相應設備，由本校檔案館的工作人員對部分檔案原件進行掃描、錄入。外包給高校檔案館的工作帶來極大的便利，節省了檔案人員的時間、精力，不失為一種很好的選擇，在這種情況下，檔案人員要想對電子文件進行高效管理，還是要經過專門的培訓與學習，掌握相關知識。進行電子文件的歸檔、保存和利用，相應地要對檔案接收系統、檔案綜合管理系統以及檔案利用服務系統加以建設，《電子檔案管理系統基本功能規定》中明確提出對電子檔案管理系統的總體要求，包括開放性、可擴展性、靈活性等，檔案管理人員應對這些專業知識有了解，能熟練操作各種系統，以方便工作的展開。

另外，對于高校檔案規章制度、網絡環境和檔案庫房的建設，首先要明確本校檔案館檔案數字化要建設到什么程度，定下目標，然后逐步開展。在這個過程中，必須制定適合本校檔案館實際情況的檔案安全與保密辦法、風險預防與應急處理預案以及最終的數字檔案館實施辦法。相應的網絡環境必須安全，庫房的物理設施亦要到位，配備必要的網絡設施、服務器、存儲器等。