新《檔案法》背景下推動(dòng)高校廉政檔案信息化建設(shè)的思考

周 矗

2020年6月20日，修訂通過(guò)的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱“新修訂《檔案法》”）增加了“檔案信息化建設(shè)”專門(mén)章節(jié)，首次從國(guó)家立法的高度明確了檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容和法律效力，為高校高質(zhì)量推動(dòng)廉政檔案的建設(shè)信息化和管理現(xiàn)代化提供了實(shí)現(xiàn)路徑和法律保障。

一、新修訂《檔案法》背景下高校廉政檔案信息化建設(shè)面臨的機(jī)遇

1.為高校廉政檔案信息化建設(shè)提供了法律遵循。《干部檔案工作條例》（1991年）規(guī)定干部檔案管理部門(mén)工作職責(zé)之一就是要“推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)”；《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（2004年）提出“要?jiǎng)?chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平”[1]；《干部人事檔案工作條例》第二十三條、第二十六條明確提出檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化管理的相關(guān)要求。目前，高校在干部人事檔案信息化理論和實(shí)踐研究方面已經(jīng)取得一定的成果，但在廉政檔案信息化建設(shè)方面的探索還比較少，大部分高校仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方式建設(shè)管理干部廉政檔案，只有少數(shù)高校在干部廉政檔案信息化建設(shè)工作方面進(jìn)行了探索。新修訂《檔案法》的頒布，首次將“檔案信息化建設(shè)”寫(xiě)入國(guó)家法律，將推進(jìn)檔案信息化作為新時(shí)代檔案工作的重要內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范、提倡，為高校加快推動(dòng)廉政檔案信息化建設(shè)提供了法律遵循。

2.為高校廉政檔案信息化建設(shè)明確了工作方向。近年來(lái)，少數(shù)已經(jīng)開(kāi)展廉政檔案信息化探索的高校，在實(shí)踐中往往采用“電子+紙質(zhì)”雙軌制歸檔模式，但隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，雙軌制重復(fù)操作、工作量大、程序復(fù)雜等弊端日益突出。新修訂《檔案法》規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，明確了電子檔案的憑證作用，確認(rèn)了電子檔案的法律效力，為高校深入推進(jìn)廉政檔案信息化提供了有力支撐。新修訂《檔案法》還對(duì)如何建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)，做好電子檔案移交和保障檔案信息安全等內(nèi)容作出了明確規(guī)定[2]，把檔案信息化作為接下來(lái)一段時(shí)期檔案事業(yè)改革和發(fā)展的重要工作，為高校加快推進(jìn)廉政檔案信息化建設(shè)指明了工作方向，具有重要的指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。

二、以新修訂《檔案法》為遵循，推動(dòng)高校廉政檔案信息化建設(shè)

1.加大廉政檔案軟硬件的投入。廉政檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)對(duì)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高度依賴的系統(tǒng)工程。新修訂的《檔案法》規(guī)定：“按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。”一方面，為妥善保存、方便使用廉政檔案電子數(shù)據(jù)及相關(guān)材料，需要購(gòu)置或租用計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、檔案柜、服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備等必不可少的硬件設(shè)施，提供符合檔案保存標(biāo)準(zhǔn)的辦公室或庫(kù)房；另一方面，為真正實(shí)現(xiàn)廉政檔案數(shù)字化、信息化、智能化，將信息化技術(shù)深度運(yùn)用到廉政檔案管理全過(guò)程，就必須開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)技術(shù)先進(jìn)、操作便利、性能穩(wěn)定的廉政檔案信息管理軟件或系統(tǒng)服務(wù)，從技術(shù)上提高廉政檔案收集整理、查詢調(diào)閱的效率，拓寬廉政檔案資料收集的類型、檔案利用的范圍。因此，高校必須在資金和政策等方面的加大支持與投入[3]，夯實(shí)廉政檔案信息化建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)。

2.建立健全廉政檔案管理制度。新修訂《檔案法》規(guī)定：“檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用。”隨著信息化技術(shù)在高校廉政檔案建設(shè)與管理中的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)廉政檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度已經(jīng)不能滿足新的工作需要，必須建立健全更加科學(xué)有效，能夠適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化建設(shè)要求的管理制度。一方面，高校在起草制定廉政檔案信息化管理相關(guān)的規(guī)章制度和規(guī)范性文件時(shí)，必須堅(jiān)持以《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《中國(guó)共產(chǎn)黨紀(jì)律檢查機(jī)關(guān)監(jiān)督執(zhí)紀(jì)工作規(guī)則》《中國(guó)共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例》等法律、規(guī)定為遵循，確保制度的合法性、合規(guī)性；另一方面，更要結(jié)合本單位工作實(shí)際和信息化新技術(shù)的特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化和完善廉政檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確電子檔案的歸檔內(nèi)容與格式、查閱流程與權(quán)限、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與安全、使用方法與形式等，確保管理制度在契合新技術(shù)、新要求的情況下，對(duì)廉政檔案信息化建設(shè)與管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控。

3.確保廉政檔案信息真實(shí)可靠。檔案信息來(lái)源可靠、內(nèi)容真實(shí)是廉政檔案存在及發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和前提條件[4]。新修訂《檔案法》第三十七條、第三十九條對(duì)電子檔案的來(lái)源以及真實(shí)性等有著明確規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。”“檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。”因此，高校在推進(jìn)廉政檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要結(jié)合高校特點(diǎn)，采取有效措施嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保廉政檔案信息真實(shí)可靠。一方面，要加大對(duì)廉政檔案建設(shè)重要性及上級(jí)有關(guān)政策規(guī)定的宣傳，建立材料收集工作制度，要求干部本人嚴(yán)肅、真實(shí)對(duì)待個(gè)人事項(xiàng)填報(bào)工作，規(guī)范接收組織、紀(jì)檢、人事、審計(jì)等職能部門(mén)提供的檔案資料，嚴(yán)格材料審核環(huán)節(jié)，確保廉政檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、合規(guī)。另一方面，針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中可能出現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)缺失、錯(cuò)亂等情況。一是要嚴(yán)把數(shù)字化前紙質(zhì)檔案“質(zhì)量關(guān)”，對(duì)紙質(zhì)檔案的分類、組卷、編號(hào)、目錄、數(shù)量等逐件進(jìn)行檢查登記，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)規(guī)范處理，在源頭上保證檔案信息的可靠性；二是要保證數(shù)字化后電子檔案“真實(shí)度”，建立完善的紙質(zhì)檔案數(shù)字化核查體系，在保證數(shù)字化前后檔案數(shù)量一致的情況下，做到全部資料逐一核對(duì)，重要資料進(jìn)行二次抽查，在機(jī)制上保障廉政檔案轉(zhuǎn)換前后的一致性。

4.完善廉政檔案信息安全體系。電子檔案較紙質(zhì)檔案具有占用空間小、記錄形式多樣、整理分析方便、查詢調(diào)閱快速等優(yōu)勢(shì)，但在廉政檔案信息化建設(shè)與管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的應(yīng)用也會(huì)導(dǎo)致廉政檔案數(shù)據(jù)丟失、信息泄露等方面的安全風(fēng)險(xiǎn)加大。新修訂的《檔案法》明確要求“加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”。廉政檔案工作具有較強(qiáng)政治性、紀(jì)律性和保密性，高校在推進(jìn)廉政檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，更要把檔案信息安全作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，建立嚴(yán)密的安全工作體系，確保干部廉政檔案安全。一是要切實(shí)加強(qiáng)安全技術(shù)保障，選擇專業(yè)的廉政檔案軟件開(kāi)發(fā)公司，在程序設(shè)計(jì)時(shí)就重點(diǎn)加強(qiáng)系統(tǒng)安全的防護(hù)，注重應(yīng)用電子簽名、USB安全密鑰等新技術(shù)，從而更好地防止廉政檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)或密碼被非法篡改，從技術(shù)上有效規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。二是要及時(shí)做好電子檔案?jìng)浞荩褦?shù)據(jù)備份作為檔案更新工作的必要環(huán)節(jié)，通過(guò)啟用多臺(tái)存儲(chǔ)設(shè)備同步更新、設(shè)立備用服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)同步等方式對(duì)電子檔案及時(shí)備份，防止因存儲(chǔ)硬件損壞、服務(wù)器故障等不確定因素造成廉政檔案數(shù)據(jù)丟失，有效降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。三是要嚴(yán)格控制系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限。一方面，從嚴(yán)控制管理賬戶的分配，并根據(jù)不同部門(mén)、不同用戶授予不同的管理權(quán)限；另一方面，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)使用過(guò)程的全面監(jiān)控，做到自動(dòng)對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)、修改等操作進(jìn)行詳細(xì)日志記錄，最大程度防止人為因素造成的信息泄露。

5.注重廉政檔案數(shù)據(jù)挖掘分析。廉政檔案全面記錄了高校干部本人及家庭情況、問(wèn)題線索及處置情況、執(zhí)行廉潔自律規(guī)定情況等廉政信息，是反映領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔從政的“第二身份證”，能夠?yàn)楫?huà)好領(lǐng)導(dǎo)干部廉政“畫(huà)像”，為分析研判“樹(shù)木”與“森林”的關(guān)系提供依據(jù)。新修訂《檔案法》規(guī)定：“檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身?xiàng)l件，為國(guó)家機(jī)關(guān)制定法律、法規(guī)、政策和開(kāi)展有關(guān)問(wèn)題研究，提供支持和便利。”同理，高校應(yīng)當(dāng)充分利用廉政檔案記錄的信息，進(jìn)行科學(xué)、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)挖掘分析，為推動(dòng)學(xué)校全面從嚴(yán)治黨向縱深發(fā)展提供參考。通過(guò)對(duì)廉政檔案記錄信息的充分挖掘與分析，一是能夠幫助學(xué)校對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部違紀(jì)違法、履職盡責(zé)不力等情況進(jìn)行全面梳理、分類，為學(xué)校用“身邊人”“身邊事”開(kāi)展警示教育提供了以案說(shuō)紀(jì)的“資源庫(kù)”。二是幫助學(xué)校更直觀、更準(zhǔn)確地掌握干部廉潔自律情況和二級(jí)單位的政治生態(tài)情況，為學(xué)校黨委、紀(jì)委進(jìn)一步做好干部提拔任用工作、做細(xì)做實(shí)監(jiān)督職責(zé)提供依據(jù)；三是幫助學(xué)校更全面、更系統(tǒng)地掌握監(jiān)督執(zhí)紀(jì)“四種形態(tài)”使用情況和立德樹(shù)人政治生態(tài)情況，為學(xué)校黨委、紀(jì)委精準(zhǔn)靈活運(yùn)用監(jiān)督執(zhí)紀(jì)“四種形態(tài)”、營(yíng)造風(fēng)清氣正的政治生態(tài)指明方向。

6.加強(qiáng)廉政檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。“國(guó)家加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)與技能。”新修訂《檔案法》的規(guī)定對(duì)檔案工作人員從業(yè)提出了明確的素質(zhì)要求，也體現(xiàn)了國(guó)家立法對(duì)檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)的高度重視。廉政檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)、理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平要求較高，針對(duì)目前高校廉政檔案管理人員絕大部分由紀(jì)委工作人員兼職擔(dān)任，存在業(yè)務(wù)知識(shí)不扎實(shí)、信息化技術(shù)不嫻熟的情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)廉政檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。一是要嚴(yán)把“入口關(guān)”，把“講政治、有信念，講規(guī)矩、有紀(jì)律”，并能熟練掌握信息化辦公技術(shù)，作為從事廉政檔案信息化管理工作人員選拔的必要條件。二是要加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，從檔案管理知識(shí)、紀(jì)檢監(jiān)察業(yè)務(wù)和信息化技術(shù)等方面全方位、立體化加強(qiáng)對(duì)廉政檔案工作人員的培訓(xùn)，注重政治意識(shí)、規(guī)矩意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)的教育，打造政治站位高、規(guī)矩意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力好的廉政檔案信息化管理專業(yè)隊(duì)伍。三是要完善人才培養(yǎng)制度，既要培養(yǎng)出廉政檔案信息化管理的復(fù)合型人才，更要搭建廣闊的個(gè)人成長(zhǎng)平臺(tái)，為廉政檔案管理人員在能力提升方面提供更多學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，在崗位任用、職務(wù)晉升等方面給予政策保障，保持管理隊(duì)伍的高效、穩(wěn)定。