從高校畢業(yè)生檔案的“失”與“補”看檔案意識的重要性

王根健

高校學生檔案是學生在學習過程中形成的、全面反映成長情況的材料，包括進入高校之前的所有歸檔的學習和其他材料，是高校對學生進行了解、培養(yǎng)、管理的記錄和依據(jù)，為學生升學或參加工作等提供參考依據(jù)，高校學生檔案是高校畢業(yè)生人事檔案的最初階段[1]90-114。文中所述的高校學生檔案和高校畢業(yè)生檔案均指高等學歷教育學習期間形成的檔案，高校畢業(yè)生檔案專指高校學生檔案轉化為畢業(yè)后個人人事檔案期間的檔案實體而言。

高校畢業(yè)生檔案全面反映了畢業(yè)生本人在主要學習特別是學歷教育階段的綜合表現(xiàn)和評價，是畢業(yè)生走向社會后形成的人事檔案的重要組成部分。隨著高校畢業(yè)生的繼續(xù)學歷教育或參加工作，成為用人單位考察和了解畢業(yè)生知識能力和思想品德的重要憑證。

一、高校畢業(yè)生檔案實體管理中存在的安全隱患

高校畢業(yè)生檔案實體在其形成、轉遞、保管和利用過程中，會涉及高校、高校畢業(yè)生和檔案接收單位等，由于各方面檔案知識的有限和檔案意識的薄弱，使得高校畢業(yè)生檔案經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料不全、檔案難以查找甚至檔案丟失等諸多問題。從高校畢業(yè)生檔案的“遺失”和“補辦”（或補辦證明）來看，這與當前社會上普遍存在的“棄檔”現(xiàn)象息息相關[2]91。主要由于高校畢業(yè)生認識不足造成的頻繁“棄檔”現(xiàn)象，必須引起高校學生檔案管理部門和社會檔案管理機構的重視。

1.高校畢業(yè)生檔案的“遺失”和“補辦”問題。如果高校畢業(yè)生檔案遺棄或遺失，那么補辦檔案或補辦檔案材料證明必然存在。圍繞高校畢業(yè)生檔案的“失”與“補”，高校會出現(xiàn)難題：一是僅憑一紙證明，很難確定檔案到底丟沒丟；二是檔案材料補辦費時費力，即使是檔案證明也涉及多方考證；三是很明顯是“棄檔”，而以“遺失”為由辦理檔案證明，存在人事管理上的風險和隱患。

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)形式的多樣性，很多單位特別是民營企業(yè)對畢業(yè)生的個人檔案問題要求不嚴，很多單位也不具備管理人事檔案的資質(zhì)或條件。如果社會檔案意識缺失，從“棄”到“丟”只是時間長短區(qū)別而已。大多數(shù)高校畢業(yè)生認為，丟了再補，孰知補檔案哪是一句話的事情，況且有的只是檔案證明而已[3]19-20。

2.高校畢業(yè)生檔案形成轉遞過程中存在的風險。高校畢業(yè)生檔案的“失”與“補”，許多是因為檔案在其管理過程中不規(guī)范造成的。由于高校檔案管理模式各有不同，很多高校都是學生助理參與學生檔案的整理，使得高校畢業(yè)生檔案在內(nèi)容的齊全完整性上有著地區(qū)和學校的差異性，有些在形成時就存在不齊全、不完整的情況。畢業(yè)時高校畢業(yè)生檔案的轉遞和接收方式又不盡相同，即使是同一省份甚至同一地區(qū)，都有不同的畢業(yè)生檔案接收處置辦法。以前，高校畢業(yè)生檔案都是通過機要轉遞，現(xiàn)在基本都是通過快遞投遞，如果投遞和接收雙方檔案意識不強，“丟失”的幾率會大大增加。

隨著高校畢業(yè)生就業(yè)形式靈活多樣化，選擇社會檔案代理機構管理人事檔案的畢業(yè)生越來越多，一方面，檔案代理機構管理不到位；另一方面，高校畢業(yè)生個人和就業(yè)單位不能很好地補充其個人檔案歸檔材料，造成高校畢業(yè)生人事檔案材料的嚴重缺失和不完整[4]91-95。另外，我國現(xiàn)行行政規(guī)章尚未明確規(guī)定流動人員人事檔案的所有權歸屬，直接或間接導致實踐工作中出現(xiàn)“棄檔”“死檔”“自留檔案”“單位扣留檔案”等諸多問題”[2]87。

3.高校畢業(yè)生檔案利用需求得不到滿足。高校畢業(yè)生在創(chuàng)業(yè)或就業(yè)之后的檔案利用，因為諸多原因很難得以實現(xiàn)。有的是檔案托管部門不愿為其提供檔案利用，有的是沒有合適的證明，有的認為直接回母校利用會更方便等等。這樣一方面給高校檔案利用工作增加了難度，另一方面也為其人事檔案成為“死檔”或“棄檔”埋下了伏筆，高校畢業(yè)生檔案的作用自然而然地“失效”了。

很多高校畢業(yè)生自主創(chuàng)業(yè)或走向了中小微型企業(yè)，對個人人事檔案關注度較小，使得檔案意識越來越薄弱。但是后期如果考公務員或應聘到大型企事業(yè)單位，再函調(diào)個人檔案材料可能就難以查找了，或者會出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。這會使得個人的信息準確度、完整度和可信度大打折扣，對于檔案價值會造成無法彌補的損失和影響。

二、檔案意識在高校畢業(yè)生檔案管理中的重要性

首先高校畢業(yè)生畢業(yè)后要及時報到，掌握檔案去向。其次是那些暫時還未就業(yè)，檔案轉遞到檔案托管機構的高校畢業(yè)生，更要關注其個人檔案信息。托管機構要完善檔案管理制度，檔案托管機構的檔案管理水平是遏制高校畢業(yè)生檔案“遺失”或“棄檔”的關鍵，真正丟失在流轉過程中的檔案是少之又少的。再次是高校，要加強宣傳教育，切實提高自身和畢業(yè)生的檔案意識。

1.貫徹落實依法管檔的迫切需要。對于高校學生檔案的轉入和畢業(yè)生檔案的轉出，國家都有明確的規(guī)定，高校要確保檔案材料的齊全完整和規(guī)范轉遞，收檔單位必須進行核對，填寄回執(zhí)單，以防檔案丟失。由于高校畢業(yè)生很難如期找到正規(guī)的企事業(yè)單位就業(yè)，或就業(yè)單位對檔案審核要求不嚴格等原因，加之很多高校畢業(yè)生不再回原籍就業(yè)或創(chuàng)業(yè)，最終造成自身檔案的難以查找或“丟失”。對于檔案托管機構，那些沒按規(guī)定辦理報到手續(xù)的高校畢業(yè)生，多年后要求為其準確提供高校畢業(yè)生檔案，有些肯定是無從查找了[1]90-114。

高校要依法依規(guī)把完整的畢業(yè)生檔案準確地轉遞到派遣單位，做好轉遞單和回執(zhí)單的保管，以便查找利用。高校畢業(yè)生要按時到報到單位履行報到手續(xù)，并進行檔案材料是否如期轉遞到達信息的咨詢。檔案保管或托管機構要認真填寫檔案接收回執(zhí)單，在高校畢業(yè)生報到后及時做好檔案材料的登記備案工作。目前，各級人才服務中心是我國法定保管流動人員人事檔案的機構，承擔著管理為數(shù)眾多的高校畢業(yè)生、自主創(chuàng)業(yè)、外企私企人員等流動人員人事檔案的責任[2]92。高校、檔案接收機構、畢業(yè)生三者如能建立良好的信息化交流溝通平臺，相互督促履行好自身的職責和義務，那么檔案丟失或稱“棄檔”“死檔”現(xiàn)象將會大大減少。

2.維護高校畢業(yè)生檔案利用的有力手段。高校畢業(yè)生檔案丟失后的影響主要有個人信息難以確定、社會活動需求受限、個人權益保障出現(xiàn)問題、個人檔案出現(xiàn)斷檔、補辦檔案耗時難辦、個人信譽受損等方面[5]24-27。高校就業(yè)管理部門要讓畢業(yè)生了解個人檔案的重要作用和檔案丟失的不利影響，以便高校畢業(yè)生更好地維護自身權益。作為相關人事部門、勞動部門及社會保障部門，要構建高校畢業(yè)生檔案的規(guī)范管理體制機制[4]91-95。高校畢業(yè)生檔案對其就業(yè)、創(chuàng)業(yè)和各種社會活動都有很多方面的重要憑證作用，是人事管理工作的重要依據(jù)，具有很強的現(xiàn)實效用[6]255-270。社會檔案管理機構要滿足高校畢業(yè)生正當?shù)臋n案利用需求，不得以各種理由拒絕提供檔案利用服務。

對于流動人員人事檔案的管理和利用問題，如待業(yè)的高校畢業(yè)生的人事檔案，轉遞的人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉出。根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行辦法》等相關文件規(guī)定，人才流動服務機構要做好流動人員檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、轉遞等管理工作[6]269。

3.遏制濫用畢業(yè)生檔案證明的有效辦法。高校要規(guī)范畢業(yè)生檔案的補辦和檔案證明的出具，一是會造成高校畢業(yè)生直接回畢業(yè)院校利用其人事檔案的錯誤檔案意識；二是利用的必要性和合法性學校無法準確把握；三是補辦畢業(yè)生個人檔案存在人事檔案管理上的漏洞。實際上造成了高校畢業(yè)生個人檔案的利用價值喪失，更為嚴重的是，時間一長其個人檔案丟失或人為丟失的可能性大大增加[7]206-216。對于高校而言，出現(xiàn)濫用檔案證明或多頭補辦畢業(yè)生檔案的現(xiàn)象。

人事檔案利用向來規(guī)范嚴格，不僅僅是因為其涉及個人信息，還因為是干部人事管理的需要。作為高校畢業(yè)生，他們的檔案都屬于干部人事檔案的一部分，對于這些檔案材料的查閱都應該履行相應的審批手續(xù)。高校出具本應由畢業(yè)生人事檔案管理機構提供的檔案證明，造成干部人事檔案利用程序的不規(guī)范，其實個人檔案材料所有權并不是屬于畢業(yè)生本人，利用也必須得到其人事管理權所屬單位審批才可[6]255-270。

三、檔案意識是解決高校畢業(yè)生檔案“失”與“補”問題的關鍵

社會檔案意識的強弱，對于高校畢業(yè)生檔案的管理尤為重要。高校規(guī)范管理，檔案流轉才能無漏洞。畢業(yè)生檔案意識強，才能及時掌握檔案所在地。檔案托管或管理機構增強責任意識，才能管理利用到位。高校畢業(yè)生棄檔原因主要有檔案意識淡薄、用人單位不重視、保管機構保管不善、依法管檔治檔制度不健全等[5]24-27。

1.認識高校畢業(yè)生檔案的價值。所謂的檔案遺失，準確地說應該是“棄檔”或“死檔”，主要歸結于畢業(yè)生本人及其檔案托管機構的檔案意識問題。當前高校畢業(yè)生流動性比以前大，短期內(nèi)檔案價值得以體現(xiàn)的機會較少。高校畢業(yè)生對檔案價值認識不足，雖然一般高校就業(yè)通知書（或稱報到證）都明確了高校畢業(yè)生檔案寄往單位和報到時限等信息，仍然有很多高校畢業(yè)生根本不加以關注。當然這與高校宣傳重視不到位、社會檔案管理部門責任意識不強有著一定的關系，歸根到底，如果社會檔案意識普遍提高，這些問題都會迎刃而解。

現(xiàn)在高校畢業(yè)生檔案一般情況下都會派送回生源地，很多畢業(yè)生不了解其個人檔案的重要價值，在規(guī)定的期限內(nèi)不去報到登記，而要檔案托管部門長時間去管理這些無人問津的人事檔案是有難度的，這種“兩不管”現(xiàn)象是造成人事檔案“死檔”或“缺失”的主要原因。一旦個人檔案缺失，將會給高校畢業(yè)生今后的工作、學習、就業(yè)和社會保障等方面帶來許多麻煩，有些甚至是無法彌補的損失。

2.加強高校畢業(yè)生檔案的規(guī)范管理。高校要有依法管理畢業(yè)生檔案的強烈意識，建立健全高校畢業(yè)生檔案管理體制機制，當前各行各業(yè)的管理人員流動變化比以前頻繁，而做好類似高校畢業(yè)生這樣的檔案實體交接愈顯隨意。當然，“棄檔”是存在且找得到的，只是檔案涉及的具體人“棄之不理”或“棄之不要”了。高校要加大檔案宣傳力度，督促畢業(yè)生關注檔案常識，如檔案內(nèi)容及其價值、檔案轉遞方式和最終去處，畢業(yè)后應在規(guī)定的時限內(nèi)到檔案管理部門報到或登記，如果就業(yè)通知書（或報到證）標明的檔案管理部門未接收到畢業(yè)生的檔案，要及時查詢和進行信息反饋。要讓畢業(yè)生了解，就業(yè)單位不等同于檔案管理單位，只有有人事檔案管理權限的單位才能管理人事檔案，否則檔案會在當?shù)氐娜瞬沤涣髦行幕蚪逃姓芾聿块T或檔案托管部門保管。所有這些與高校學生檔案管理部門以及教學院系檔案知識的宣講和教育指導是密切相關的[8]6-7。

高校畢業(yè)生檔案管理部門要做到畢業(yè)生檔案的全程管理。一是事前告知高校畢業(yè)生檔案投遞地址，讓畢業(yè)生了解檔案的重要性和缺失的后果嚴重性。二是協(xié)調(diào)高校畢業(yè)生檔案接收或代管的人才交流中心或教育管理部門，對于在規(guī)定時間沒有前來登記報到的畢業(yè)生，通過催辦方式，督促當事人或檔案來源高校落實檔案登記等相關事宜。三是督促檔案管理機構規(guī)范高校畢業(yè)生檔案的管理，確保高校畢業(yè)生檔案件件有著落、事事有人管。

3.充分監(jiān)督監(jiān)管涉檔機構的檔案管理。本文側重于高校畢業(yè)生檔案實體在管理程序上的嚴謹性和規(guī)范性，規(guī)避檔案實體的丟失、遺棄和出具不必要的各種檔案證明，不針對畢業(yè)生檔案具體內(nèi)容加以論述和研究。做好高校檔案畢業(yè)生的檔案管理主要是增強高校和畢業(yè)生檔案意識，強化用人單位和人事代理機構檔案服務意識，同時要完善切實可行的檔案規(guī)章制度，加強有效問責的辦法和措施等[5]24-27。

在高校畢業(yè)生檔案管理整個過程中，高校、高校畢業(yè)生、高校畢業(yè)生檔案管理機構必須增強檔案意識，依法依規(guī)擔負起各自應該履行的職責和義務。避免因高校畢業(yè)生補辦檔案材料造成的不良后果，如可能其具有兩份同時有效的高校畢業(yè)生檔案材料，托管檔案機構可能管理著一份永遠用不上的檔案材料，高校補辦的檔案材料無法反映其整個學習階段的全面情況，檔案材料真實性的風險會增大等等[1]90-114。以“依法治檔”為前提，充分發(fā)揮各級各類檔案行政管理機構的監(jiān)督監(jiān)管作用，加強檔案管理的責任追究，遏制高校畢業(yè)生檔案管理聽之任之的現(xiàn)象。

高校畢業(yè)生檔案管理是人才人事管理的重要組成部分，必須規(guī)范高校畢業(yè)生檔案的收集整理和轉遞利用工作。各級人事部門要重視高校畢業(yè)生檔案的接收和管理工作，不能認為是包袱和負擔。只有管理者意識增強了，才能確保檔案實體的安全，盡可能保持與高校、畢業(yè)生之間的信息溝通，提高檔案利用率，讓高校畢業(yè)生檔案真正發(fā)揮其人事檔案的價值和作用。