論電子商務系統項目的范圍管理

◇武漢光谷職業學院 李 康

作為IT信息系統項目管理者，在管理大型電商系統項目的建設過程中，必須做好項目的范圍管理。良好的范圍管理可以明確項目邊界，防止項目范圍發生蔓延，提高干系人的滿意度和項目的成功率，反之范圍管理不當則會對項目成本，進度和質量造成嚴重影響。本文以電子商務系統項目的范圍管理為例，重點闡述了規劃范圍管理、收集項目需求、定義項目范圍、創建工作分解結構、確認項目范圍和控制項目范圍六個過程及每個過程用到的工具方法和技術。

在電子商務系統項目建設過程中必須重視項目的范圍管理，范圍管理不僅是甲方關注的焦點，更是項目管理的核心工作，其執行質量和執行效果將直接決定項目的成敗。項目的成本管理計劃、進度管理計劃、人力資管理計劃、質量管理計劃等都依賴于范圍基準來制定和細化。良好的項目范圍管理可以明確項目邊界，防止項目范圍發生蔓延，進而提高干系人的滿意度和項目的成功率。反之范圍管理不當則會對項目成本，進度和質量造成影響，嚴重時導致項目失敗。下面結合項目實踐，重點闡述大型電商系統建設過程中范圍管理的六個主要過程及每個過程用到的工具方法和技術。

一、規劃范圍管理

規劃范圍管理即定義在項目執行過程中將如何定義項目范圍、驗收項目范圍和管理項目范圍的過程，在規劃范圍階段，項目經理需要依據項目章程和項目管理計劃，結合電商系統的特點和項目實際情況，邀請項目組核心成員和相關領域專家通過專題會議進行范圍管理計劃和需求管理計劃的制定，從而為后期的范圍管理提供了指南和方向。

二、收集項目需求

收集項目需求即向項目所有干系人采用科學的方法進行需求和需要收集的過程，需求獲取的完整與否將直接影響項目的范圍和后期范圍的變更，需求收集不全面是導致項目執行過程中范圍不斷蔓延的常見原因之一，因此全面系統的收集項目需求，是項目范圍管理中至關重要的工作之一。在進行需求收集時，要根據不同干系人的特點充分利用訪談、引導式研討會和觀察法進行需求的收集，最終形成需求文件和需求跟蹤矩陣。例如對于甲方項目發起人和該電子商務系統的主要負責人，可以采用訪談的方式一對一獲取他們的需求。對于電商企業下運營部、客服部、供應鏈管理部等不同部門的需求獲取可以采用引導式研討會的方式。而對于電子商務系統中業務流程復雜的模塊可以采用觀察法深入業務一線觀察數據的獲取、處理的整個流程，保證需求識別的正確性。

三、定義項目范圍

定義范圍是制定項目和產品詳細描述的過程。在定義范圍階段，項目經理需要根據需求文件和項目章程中進行產品分析，范圍定義。項目經理需要明確產品和服務的邊界，從需求文件中選取最終的項目需要，確定項目的產品范圍描述、驗收標準、可交付成果、除外責任、制約因素和假設條件等。

四、創建工作分解結構。

創建工作分解結構（wbs）的目的是將項目的可交付成果分解為較小，更便于管理組件的過程，在創建wbs的過程中可以采用樹型或表格型的方式對項目的可交付成果和項目工作進行自上而下分解。例如可以將ERP系統、CRM系統、WMS系統和CallCenter系統等主要可交付成果作為wbs的第二層，然后逐層分解，直至分解到工作包。分解過程中需要遵循8/80原則，并為每個工作包安排負責人，將缺乏詳細進度活動當下無法分解的活動放入規劃包，待后期進行分解，最終完成wbs和wbs詞典的制定。經批準后，將項目范圍說明書，wbs和wbs詞典納入范圍基線，最后由PMO將范圍基準發送給所有干系人。

五、確認項目范圍

確認范圍是正式驗收已完成的可交付成果的過程，通過驗收每個可交付成果提高最終項目范圍驗收的可能性。項目經理需要注意是各階段提供的可交付成果都應經過質量控制和質量檢測，在保證可交付成果質量的前提下進行階段性范圍確認和最后范圍確認。對于階段性的范圍確認，主要由客戶方和監理方進行檢查，評審和測試。對于最終范圍的確認，主要由客戶方邀請第三方專家小組進行評審，驗收。

六、控制項目范圍

為控制項目范圍蔓延，提高項目成功率，項目經理需要重視項目的范圍控制，監督項目和產品范圍的狀態，做好范圍基準的變更的管理工作。范圍變更是范圍管理中經常會遇到的問題，引起項目范圍變更的因素主要包括：①需求獲取不全面或者沒有與客戶進行范圍確認；②項目經理沒有對項目范圍進行任何有效的管理，導致項目范圍的無序變更；③政策法規和外部環境的變化也有可能會導致項目范圍的變化。因此需要做好如下工作：在項目前期，必須做好需求獲取，范圍定義和工作分解結構的創建等工作。需求的準確獲取，范圍的明確定義，有助于減少后期范圍的變更。為加強范圍管理，項目經理首先需要建立了范圍基準，其次需要成立了變更控制委員會，制定變更控制流程，保證所有變更都有據可查，有史可查。電商項目的范圍變更需要由甲方統一遞交，由項目經理初審，然后提交CCB進行決策。同時項目經理還應做好團隊的管理工作，避免出現團隊成員鍍金行為，造成不必要的項目范圍擴大。

良好的范圍管理不僅需要使項目團隊成員知道為達到預期目標需要完成哪些具體的工作，還需要清楚、詳細的界定各項目相關方在每項工作中的分工和責任，確定項目的邊界和可交付成果，并做好項目范圍的驗收和范圍控制工作，只要這樣才能保證項目總建設目標的實現。