芻議如何提升高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平

鄢仁嘉

摘要：教學(xué)秘書是高校教學(xué)工作最基礎(chǔ)的管理者，教學(xué)秘書工作能力的高低將直接影響教學(xué)管理的過程，對教學(xué)運行正常、順利地進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊伍的重要成員之一，處于學(xué)院教務(wù)管理的重要崗位，是聯(lián)系校系與師生工作的橋梁，是學(xué)院各種政策和制度落實的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，在教學(xué)管理中肩負(fù)著極其重要的職責(zé)。因此，做好教學(xué)秘書的工作，努力提升教學(xué)秘書的工作能力和工作水平，是維持和保障學(xué)院、學(xué)校教學(xué)工作正常運行的重要前提。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué);秘書教學(xué);管理水平

引言

高校教學(xué)秘書是高校設(shè)置在各二級學(xué)院的教學(xué)管理人員。隨著院校二級管理的深入，教學(xué)秘書已成為高校教學(xué)管理中的基層管理單元，在維持教學(xué)秩序、保障教學(xué)運行上發(fā)揮著重要作用。筆者作為一名二級學(xué)院的教學(xué)秘書，在與其他同人的交流過程中發(fā)現(xiàn)，由于工作性質(zhì)、薪酬待遇及職業(yè)發(fā)展等原因，教學(xué)秘書普遍處于職業(yè)倦怠中，極大地影響了工作效能，進(jìn)而影響了高校教學(xué)管理的質(zhì)量與水平。

一、高校教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)

（一）做好上級部門通知的傳達(dá)和后續(xù)工作的反饋

學(xué)校教務(wù)處下達(dá)各項教學(xué)工作的通知，作為高校的教學(xué)秘書，準(zhǔn)確地篩選、分類、提煉工作內(nèi)容，并正確無誤地傳達(dá)給學(xué)院相關(guān)的老師和學(xué)生，是至關(guān)重要的。例如新學(xué)期教學(xué)計劃的核對、選課工作的安排、各類考試的通知以及各類獎項的申報等工作，都涉及全院所有的教師和學(xué)生。因此，在收到上級部門下達(dá)通知的第一時間，教學(xué)秘書應(yīng)盡快詳細(xì)地閱讀并理解文件要求，按照工作對象、工作內(nèi)容、工作要求、時間截點等分類，并詳細(xì)地下發(fā)通知。在工作完成的時間截點之前做好提醒工作，再次通知相關(guān)教師和學(xué)生盡快按照文件要求在截止日期前提交材料。隨后，教學(xué)秘書匯總學(xué)院各部門上報的材料，呈報教學(xué)院長閱覽并確認(rèn)無誤后，方可將文件上報至教務(wù)處。因此，做好上傳下達(dá)的工作，是高校教學(xué)秘書重要的工作內(nèi)容之一。

（二）教務(wù)管理工作

主要包括：新學(xué)期教材的領(lǐng)取及發(fā)放、下學(xué)期教材的征訂工作、匯總授課計劃并核對上報、各類考試的安排及通知（期末考試、補考（考試安排、試卷印刷）、四六級考試）、編排新學(xué)期的課表（核對教學(xué)計劃、確認(rèn)教學(xué)進(jìn)程）、專業(yè)選修課/公共選修課的選課工作通知、各類教學(xué)工作量的統(tǒng)計及報送、學(xué)期各類教學(xué)資料的歸檔及報送、學(xué)生加課/退課/課程置換等工作。教務(wù)管理工作是教學(xué)運行工作的重中之重，關(guān)系到教學(xué)工作是否能正常、有序地進(jìn)行，是保障學(xué)校、學(xué)院教學(xué)秩序穩(wěn)步推進(jìn)的基礎(chǔ)。

（三）教學(xué)質(zhì)量及監(jiān)控工作

主要包括：每月課堂教學(xué)質(zhì)量評價表的整理/匯總及報送、各類教學(xué)問題的對接、期中教學(xué)檢查工作、各類教學(xué)材料的檢查工作、學(xué)生/教師評教等工作。教學(xué)質(zhì)量及監(jiān)控工作是監(jiān)督教師教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)成果的重要環(huán)節(jié)，是提升教師教學(xué)能力、促進(jìn)教師教學(xué)水平的基礎(chǔ)與保障。因此，高校教學(xué)秘書應(yīng)及時向?qū)W院教師反饋上級部門的各類教學(xué)問題，有助于快速提升學(xué)院的教學(xué)水平。除了常規(guī)的教學(xué)工作之外，在日常教學(xué)運行過程中，協(xié)助教學(xué)院長做好以下工作：教學(xué)過程各環(huán)節(jié)的具體事物及日常管理工作、制定學(xué)院教學(xué)管理制度、教學(xué)工作計劃、做好全院教學(xué)質(zhì)量的檢查/考核/評估等具體的組織與安排工作。組織各類教學(xué)檢查，及時匯總檢查結(jié)果并反饋至學(xué)院各教學(xué)單位，督促教學(xué)單位根據(jù)反饋意見有效整改，確保教學(xué)質(zhì)量。根據(jù)檢查結(jié)果，協(xié)助教學(xué)院長，不斷完善學(xué)院教學(xué)監(jiān)督工作的制度、提升教學(xué)監(jiān)督工作的水平。

二、高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)

（一）不斷學(xué)習(xí)，善于創(chuàng)新，具備較強的業(yè)務(wù)能力

要做好教學(xué)秘書的工作，必須具有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用一直都是不可或缺的。但是，長期以來，人們經(jīng)常低估教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，甚至認(rèn)為教學(xué)秘書的職位是做一些簡單機械的勞動。事實上，這種觀念已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下高校教學(xué)管理工作。為了更好地勝任教學(xué)秘書工作，教學(xué)秘書不能停下學(xué)習(xí)的腳步，知識的框架結(jié)構(gòu)要繼續(xù)豐富;學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代信息技術(shù)來有效學(xué)習(xí)，并在創(chuàng)新創(chuàng)造上多下功夫。此外，還應(yīng)該了解秘書的工作，掌握教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的知識，這都有利于提高管理工作效率和業(yè)務(wù)技能。

（二）較強的邏輯思維能力

高校教學(xué)秘書的工作極為繁雜，工作量大、任務(wù)繁重、范圍較廣，且對時效性要求較高。因此，簡化、分解、高效地處理并完成工作非常重要。具有較高的邏輯思維能力，則會擁有較強的信息處理能力，能快速分析并對工作進(jìn)行分類，進(jìn)而階段性地完成并匯總工作。因此，不斷鍛煉并提高邏輯思維能力，大大有助于做好教學(xué)管理工作。

三、提升高校教學(xué)秘書工作能力的建議

（一）建立健全高校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)

一些高校并未特別重視教學(xué)秘書的工作，因此，關(guān)于高校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)并不明確，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書在部分工作中無規(guī)則可循，甚至不清楚自身工作的范圍及職責(zé)，這將嚴(yán)重影響教學(xué)工作的管理和改善。因此，建立并健全高校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，對加強教學(xué)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)、提升教學(xué)工作的管理水平、推進(jìn)教學(xué)改革的穩(wěn)步發(fā)展有著極其重要的意義。

（二）基于多層次辦學(xué)體系創(chuàng)新教學(xué)秘書工作環(huán)境

為了進(jìn)一步完善高校教學(xué)秘書工作，提出基于多層次辦學(xué)體系下，創(chuàng)新教學(xué)秘書工作環(huán)境的方式，對教學(xué)相關(guān)工作進(jìn)行管理。基于教學(xué)秘書核心工作而言，外部環(huán)境對于其影響是十分關(guān)鍵的。因此，高校在此方面的首要工作是提供高校教學(xué)秘書更加良好的工作環(huán)境，例如，在工作場所及工作空間層面，高校應(yīng)致力于為教學(xué)秘書提供更加良好的工作環(huán)境與工作設(shè)備。并在此基礎(chǔ)上，及時獲取校內(nèi)各個教學(xué)秘書對工作的意見，掌握教學(xué)秘書在生活中與工作中的各方面需求，使此相關(guān)方面的工作更加細(xì)致化與高效化。

（三）建立并完善培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度

高校的教學(xué)模式不斷創(chuàng)新、辦學(xué)模式不斷豐富，新時代下的教學(xué)秘書不但要熟練運用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，還要懂心理、懂管理。單一的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)和適合新時代的發(fā)展潮流，綜合發(fā)展才是應(yīng)時之舉。高校之間的經(jīng)驗教訓(xùn)交流要做到互通有無，教學(xué)和討論機會要做到積極創(chuàng)設(shè)，不斷在教學(xué)秘書的專業(yè)水平上下一番苦功夫。“先培訓(xùn)后上崗”的作法還是要沿襲下去的，當(dāng)下的部分教學(xué)秘書缺少實踐經(jīng)驗，在進(jìn)行了培訓(xùn)以后，效果往往更加令人滿意。

四、高校秘書的前景

高校秘書每天面對冗雜而乏味的工作，既要協(xié)助各分院院長制訂教學(xué)計劃，又要對學(xué)生們的就業(yè)問題進(jìn)行指導(dǎo)。所以，高校秘書要有堅定的政治方向，既要約束自己按規(guī)矩處理事情，做到對所有同學(xué)一視同仁，又要積極貫徹和落實改革創(chuàng)新的政治方針，將所學(xué)的知識應(yīng)用到社會實踐中去，積極鼓勵畢業(yè)生創(chuàng)業(yè)。要以身作則，提升自己的能力，學(xué)習(xí)新思想，并投入到教育事業(yè)中，為國家培養(yǎng)全方位應(yīng)用型人才。

結(jié)束語

在中國改革開放的第十五年，我國教育產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與建設(shè)迎來了一個新的轉(zhuǎn)折，在此種社會背景下，國家教育委員會聯(lián)合市場內(nèi)相關(guān)辦學(xué)單位制定了全新的教學(xué)文件，并將文件出臺于教育市場。后期的相關(guān)工作中，高校需要不斷對此進(jìn)行完善。以期通過此種方式，樹立社會對教學(xué)秘書工作崗位的正確認(rèn)知，提升教學(xué)秘書在崗工作的積極性，發(fā)揮其崗位真實的作用與效能。

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