醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式探索

朱邕俊

廣西醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院教務部 廣西 南寧 530007

引言

在臨床醫(yī)學專業(yè)認證如火如荼開展的背景下，醫(yī)學院教學檔案成為衡量醫(yī)學院教學管理質量的關鍵指標，也是教學評估工作原始數據的載體。醫(yī)學院教學檔案整理是否規(guī)范有序、檔案收集是否齊全完整，均對臨床醫(yī)學專業(yè)認證結果具有較大的影響。而在醫(yī)學院教學檔案管理中引入信息化模式，可以有效提高檔案整理收集的規(guī)范性、完整性。因此，探索醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式就具有非常重要的意義。

1 醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式的應用必要性

臨床醫(yī)學專業(yè)認證內容涵蓋了內涵建設、硬件建設、教學工作優(yōu)勢、教學工作亮點、教學改革等模塊，需要海量的檔案原始數據作為佐證[1]。而醫(yī)學院教學檔案信息化管理，可以將源于教研室、教學實踐中的各種文字、圖表、音像記錄完整集成，并以教學工作內容→方法→效果的形式條理化呈現，保證臨床專業(yè)認證工作的順利開展。

2 醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式的應用方案

2.1 用戶需求分析

用戶需求分析是醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式應用的前期。當前醫(yī)學院現有學生共計人數達千余人，需要管理的資料對象較多、種類較多，每一種類別學生參與教學活動、自我提升要求也呈現出多元化趨勢[2]。再加上多數醫(yī)院同時承擔著院校理論課教學、實踐指導工作，導致所保存的教學檔案資料多種多樣，對檔案保存、管理載體的空間份額、運轉靈活度也具有較高要求。

在多數醫(yī)學院中，由于參與教學活動的人員類型復雜度較高，帶教對象也逐步采取了分層管理活動。比如，理論課教師、臨床實踐指導人員、生產實習人員等。而在帶教分層模式下，教與學雙方均產生了大量資料，比如，學生輪轉表、教案、教學檢查資料、教學實習計劃、考核表。相關資料不單單為紙質文件，還包括部分音頻文件和PPT，對教學檔案信息化管理系統接口多樣性、適應性、可擴展性均具有一定要求。

2.2 開發(fā)設計

根據上述教學檔案管理需求，可以利用自動化程度較高的OA系統，促使其適應醫(yī)學院檔案管理現代化需求。常見的OA系統開發(fā)方式為自主開發(fā)、聯合開發(fā)、委托開發(fā)。考慮到醫(yī)學院與企業(yè)存在較大差異，商業(yè)性軟件二次開發(fā)耗時過長，無法在短時間內聚集眾多與開發(fā)要求相符的人才；而市場層面針對企業(yè)檔案管理系統開發(fā)機構多種多樣，委托開發(fā)瓶頸較大。再加上醫(yī)學院教學檔案級別較多，商業(yè)性檔案管理系統升級維護難度較大。因此，醫(yī)院可以選擇聯合開發(fā)系統，指派對院校教學工作較為熟悉的人員入駐開發(fā)機構，促使開發(fā)機構可以選擇醫(yī)學院教學工作人員、檔案管理人員熟悉的語言進行開發(fā)。

2.3 功能錄入

實現信息資源集中管理、減少管理差錯、提高工作效率、節(jié)省成本空間，是醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式實踐的主要目標。基于上述目標，可以選擇便于擴展、易于維護的Web開發(fā)方式。綜合考慮設計開發(fā)集成，依據安全性、先進性原則，進行檔案收集→檔案錄入→檔案修改→檔案注銷等功能模塊運行流程的設計，以便解決用戶機、服務器配置矛盾，滿足使用者教學檔案的查找、利用要求。

為保證醫(yī)學院檔案管理對系統界面美觀性、響應速度快、數據準確性高、系統適應性強等要求，醫(yī)學院教學檔案信息化管理功能模塊可采取分布式存放的方式，根據程序結構排布特征，進行程序、功能結構的隨時修改。在功能錄入時，需要采取代碼形式，以自動備份的形式存儲，形成一個完整的模塊化功能程序。從當前醫(yī)學院教學檔案操作需求入手，系統可以劃分為教學檔案、文書檔案、學生檔案等幾個功能模塊[3]。其中教學檔案涉及了教學管理系統的獨立設計、研發(fā)，需要利用子系統模塊原有的錄入功能，對本系統內數據進行錄入、條件搜索、下載分享，體現系統的實用價值；而文書檔案需要根據功能需求，在子模塊下劃分案卷著錄、劃分目錄幾個單元。前者需要從部門子系統出發(fā)進行逐一劃歸；后者則需要在菜單目錄子系統處，進行部門管理內容目錄設置。部門管理內容目錄包括電子文件、紙質文件掃描等幾個模塊。

在功能實現過程中，檔案管理人員可以根據部門情況，進行部門案卷的順次錄入、搜索、打印，或者電子文件的刪除、新建、下載。對于教學文件信息標題或者發(fā)送機構等信息，可以選擇多點錄入的方式。比如，在案卷歸還模塊文件信息標題錄入時，就可以對接觸案卷的外界人員、單位進行逐一記錄，并設置約定期限案卷歸還的信息提示。若在案卷錄入時，因操作頻次過高引發(fā)數字準確率下降問題，可以進行案卷數據的重復整理；若在案卷錄入時出現遺漏錄入的情況，可以增設案卷插卷功能，以便順利將大量案卷根據類別差異制作為案卷。

3 醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式的應用保障

為了保證醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式順利實施，可以借鑒現行教學檔案管理機制中的歸檔制度，構建專門的教學管理電子文件歸檔體系。在約定期限內，對與教學相關的電子文件歸檔情況進行檢查，并將檢查結果添加到虛擬檔案庫附注模塊。定期匯總附注信息，梳理檔案室管理者、檔案提供者的任務，以及與檔案收集、按順序整理、統一編碼職責，落實責任到人方針。

4 結束語

綜上所述，醫(yī)學院教學檔案信息管理模式可以自動完成復雜細致的信息采集、檢索、共享任務，滿足臨床專業(yè)認證背景下信息決策需要。因此，在醫(yī)學院教學檔案信息化管理模式應用前，應全面剖析用戶需求，選擇恰當的開發(fā)環(huán)境，詳細劃分功能模塊，并將其合理排布在文化生產、檔案收集、歸檔的各個環(huán)節(jié)，促使檔案管理流程更加合理、辦公效率更加高效。