旅游管理專業實訓室信息化管理研究

胡 燕

（廈門海洋職業技術學院 海洋文化與旅游學院，福建 廈門 361000）

引言

旅游管理專業人才培養越來越注重專業理論知識與實踐操作及社會生產實際相結合，目標是培養出契合社會發展規律的應用型、管理型、專業型人才[1]。高職院校設立的旅游管理專業更加注重學生的實踐能力，高職院校大多數專業的實踐教學環節所占比例都超過50%，實訓室承擔了絕大部分的教學任務，實訓室對學生專業技能訓練和職業習慣養成具有不可替代的作用，實訓室是高職院校開展實踐教學、教科研的重要場所，是實現創新人才培養目標的重要保障[2-3]。隨著旅游管理專業實訓室的逐漸完善，所屬實訓室數量不斷增加、規模不斷擴大、面積不斷增加，實訓室內的資產規模及低值易耗品也在不斷累加，在實訓室內開展的與實訓相關的課程、比賽、培訓也越來越多，在實訓管理人員不足的前提下，傳統的人工和紙質的管理模式已經無法提高管理水平，管理效率逐漸下降。隨著“智慧校園”建設的不斷推進，高職院校“雙高計劃”建設的有序開展，高職院校的教科研和創新創業等實踐活動逐年增多，利用信息化手段構建基于信息化平臺建設的實訓室管理系統是高效、科學管理實訓室的趨勢，是解決高校日益增長的實踐創新活動和教科研發展的良好方案[4]。

一、目前現狀

目前廈門海洋職業技術學院旅游管理專業實訓室共有7間，分別為餐飲實訓室、客房實訓室、酒吧實訓室、形體實訓室、導游實訓室、前廳實訓室、茶藝評茶實訓室；其中資產數量已經超過500件，低值耐用品數量已經超過200件，實訓室耗材每年采購數量隨著學生人數的增加也在不斷增加。

目前旅游管理專業實訓室仍采用紙質、手工等方式進行實訓室的日常管理，信息化管理程度落后，導致管理水平難以提高、效率低下。實驗員需要處理繁雜的開關門及衛生打掃工作，需要耗費大量精力處理紙質材料的收集、整理和歸檔，實訓室資產的盤點、報廢，實訓室耗材的采購、入庫、領用、出庫，實訓室6S管理、日常安全巡查、設備檢修及上報等工作，通常實驗員還兼任實訓課程指導教師。

1.實訓室管理人員不足

旅游管理專業7間實訓室目前專職管理人員僅有1名，查閱資料發現，不僅本校實訓室存在實驗人員身兼多職的情況，其他高校此種情況也較為常見。如浙江同濟科技職業學院的實驗實訓室管理人員具有高校教師、管理者、專業技術人員三重身份，還有高校實驗員兼任教學秘書、輔導員等崗位。實驗員的工作包括日常的實訓室管理（開關門、衛生、6S管理等）、資產設備的管理、耗材的采購及庫存管理、安全管理等外，還兼任職業技能競賽的指導老師、職業鑒定的工作人員、實訓室建設的參與者等[5]。目前本校也在積極進行信息化教學工作，建立了OA辦公系統，教務系統中也考慮設置了實驗教學欄目，但目前暫時未投入使用。高職院校應適應行業發展趨勢，加強實訓基地信息化平臺建設，提高實訓基地的信息化水平[6]。

2.耗材管理難度大

旅游管理專業實訓室中的酒吧實訓室、茶藝評茶實訓室、餐飲實訓室及形體實訓室，在實訓課環節，都需要消耗一定數量的低值易耗品來達到實踐教學的效果。所謂低值易耗品泛指單價在500元以下，且物品或器件的使用期限低于一年，能夠多次使用或一次消耗掉而基本保持實物形態的勞動資料[7]。這4間實訓室所需采購的低值易耗品的品類和數量各不相同，如酒吧實訓室由于開設酒水的需要，需要采購大量調酒的酒水、一次性器具以及新鮮水果；茶藝評茶實訓室由于茶藝課程的開設以及中茶茶藝大賽的要求，需要采購大量的茶葉、茶具、茶席及道具等；餐飲實訓室由于開設餐飲服務與管理課程及餐飲服務大賽的要求，需要采購大量的易損餐具、酒具、水果等，形體實訓室由于形體與化妝課程的設置，需要采購大量化妝品、化妝工具及形體訓練工具等，總結這些低值耗材的特點，其主要特點為種類繁雜、價格較低、用量大、采購清點過程煩瑣等，導致在針對這些耗材的管理過程中會出現相應的問題，如庫存臺賬不清及無法動態查看、浪費現象存在等。

3.紙質材料流轉煩瑣

旅游管理專業實訓室為了更好地進行日常管理，引入了6S管理制度，在實訓室上課時學生及教師都需配合填寫各種表格，如《實訓室使用學生責任書》《實訓室使用教師責任書》《實訓室使用日常登記表》《學生輪值登記表》等，每間實訓室每個教學日都會有很多教師及學生在上課，最終形成的紙質材料數量巨大。紙質材料在填寫、收集、整理及歸檔的過程中，容易出現填寫不規范、漏填、整理工作煩瑣、歸檔資料眾多等情況。在信息化技術如此發達的時代，實驗室很多工作流程還需要紙質化流轉，無形中增加了不少工作量，類似的紙質流轉工作流程還有很多，極大地影響了工作效率。而紙質臺賬統計耗時，也不便于各項數據的查詢、統計，年終核算教師實踐教學工作量也很不便[8]。

4.實訓室儀器設備運行狀態無法實時監控

旅游管理專業7間實訓室由于建設規劃等原因，并沒有設計在同一棟樓，分布在兩處，茶藝評茶實訓室單獨在一處，其他6間均在實訓3號樓，但不在同一層樓，分別分布在3-5樓，且目前實訓室內并沒有安裝監控設備，無法在實訓準備室實時查看實訓室內情況。在這種情況下，實驗員無法實時監控儀器設備的運行狀態，任課教師也無法實時反饋實訓室內設備運行情況。設備運行是否正常需要通過人工排查、任課教師及學生使用情況記錄、人員通訊溝通等方式獲知，經常出現反饋信息局限、人工判斷不準確、申報遺漏等問題，工作效率低，影響教學工作的順利開展[9]。

5.實訓室信息化管理程度低

5.1 實訓室未采用信息化管理方式。現在實訓室管理仍然采用傳統的管理方式，采用門鎖實體鑰匙的方式開關門，鑰匙都由實驗員集中保管，未采用更加智能的門禁卡系統，如遇到下班期間需要使用實訓室需進行繁瑣的申請借用程序，而且無法準確掌握實訓室開關門動態，實訓室在實驗員下班期間的安全無法得到保證。

5.2 實訓室未安裝信息化監控系統。大多實訓室內未安裝信息化監控系統，在實驗員人手不足、管理的實訓室數量多、設施設備種類及數量的繁多情況，實訓室動態無法實時掌握，容易出現實訓室耗材損壞、設備操作故障等未及時發現的情況。

二、實訓室信息化管理平臺的設計

結合旅游管理專業實訓室目前出現的情況，實訓中心計劃引入實訓室信息化管理平臺，通過將現有資源和技術手段進行綜合整合，既方便了實訓室管理人員的管理，又實現了學生實訓課程質量的實時監控，極大地提高了實訓監管效率，有助于教學目標的達成及教學效果的提升，并能為教學工作的改革提供精確的數據參考[10]。實訓室信息化管理平臺系統前期設計將分為如下模塊：實訓管理系統、門禁管理系統、資產管理系統、耗材管理系統、設備監測系統、數據分析系統等6個基礎模塊，在基礎模塊中細分子模塊，具體見圖1。

圖1 實訓室信息化管理平臺設計架構

1.實訓管理系統

下設子模塊，教學管理、競賽管理、考證管理。教學系統能滿足實訓室的日常使用登記，實訓室借用、實訓室開放申請等。競賽系統能支持導入競賽賽程及題庫、集訓計劃、培訓費用、歷年成績管理等，以及相關數據的統計查閱，目前旅游管理專業參加的各類競賽主要有中華茶藝大賽、導游服務大賽、餐廳服務大賽，分別需要使用茶藝評茶實訓室、導游實訓室、餐飲實訓室。考證管理能滿足本專業的模擬考試、考試報名、證書查詢及下載、考試機構信息管理等，以及相關數據的統計查閱。目前旅游管理專業在實訓室進行的考證項目主要有調酒師、茶藝師、評茶員以及1+X旅行策劃。

2.門禁管理系統

目前旅游管理專業實訓室門鎖采用傳統的鑰匙，進出實訓室需要實驗員開關門，其他時間開放需采用紙質申請借用鑰匙，而且由于實訓室貴重設備較多，無法實時查看實訓室進出記錄，存在一定的安全隱患，故考慮引進實訓室門禁系統，加入目前校園卡的身份識別系統，后臺設置門禁權限，根據情況設置門禁權限時長、可分為一次卡、短期卡和長期卡等，系統實時記錄實訓室進出時間。通過門禁卡的使用，可以實現實訓室在業余時間段的開放，特別是晚上和周末的正常開放，能有效提升實訓室的利用率。實訓室是學生學習和實踐的重要場所，很多操作在課堂上學習實踐無法完全掌握，對于部分需要課后進一步提高技能的學生，可以通過申請門禁卡進入實訓室；還有部分社團活動，也可以充分利用實訓室來進行開展，如本校特色的社團茶藝隊可以利用茶藝評茶實訓室開展各種茶藝和評茶活動，發揚傳統文化、進一步豐富大學生的文化藝術生活。

3.資產管理系統

實訓室設備數量多、分類細化，統計工作煩瑣。傳統的資產管理方式容易出現賬物不符、紙質標簽掉落、實物核對困難等情況[11]。目前本校OA系統已經引入資產管理系統模塊，分為資產管理和低值耐用品管理兩個模塊，內容涵蓋資產名稱、型號規格、單價、數量、存放地點、保管人、購置日期等基本信息，方便實訓室資產的實時查詢及管理，后期考慮將該部分信息接入實訓室信息化管理平臺。但目前學校的資產管理，實訓中心沒有管理權限，只具有查看權限，對于一些資產的新增、報廢等變動，會存在一定的滯后情況，后期根據平臺架構，考慮設計實訓中心具有管理權限的資產系統，便于對資產進行更加動態、精細化的管理。

4.耗材管理系統

實訓室耗材包括實驗員日常辦公用耗材和實訓耗材，實訓耗材是實訓室用人才培養、科學研究的重要物資和物質基礎，包括酒水、化妝品、食品、玻璃器皿等易消耗、易損耗物品。實訓耗材使用數量大，以旅游管理專業中的酒吧實訓室為例，每學期均要采購調酒用的酒水、水果、工具等，且由于學生分組實操調酒，消耗量大。目前耗材采購、入庫后，實訓教師每次使用時將填寫耗材使用登記表，但在使用過程中手工填寫容易出現數量、容量等與實際庫存數據出現誤差的情況。實訓耗材模塊下設耗材庫存、耗材采購、耗材入庫、耗材領用四個子模塊，能動態監測實訓耗材的庫存情況，準確查看耗材采購程序及憑證，有效掌握耗材入庫及領用情況。耗材管理系統的引入，能有效的掌握耗材動態，對于下一學期采購計劃的制定提供非常有力的參考信息，能夠根據班級數以及班級人數的多少，預測耗材采購的數量，盡量能做到在保證學生實訓需求的同時又最大程度的減少耗材的浪費。

5.設備監測系統

設備監測系統不同于資產管理系統是對設備運行狀態的實時檢測，該系統下設設備信息、設備維修、設備使用三個子模塊。目前本校設備維修由物業負責處理，處理流程為：實驗員發現或收到教師反饋的問題—打電話報備物業—物業手工記錄報修申請—物業打電話給維修人員—維修人員電話聯系實驗員—上門進行維修—維修人員拍照反饋物業維修情況，整個過程均采用電話溝通，未形成報修可追溯流程，容易出現反饋后并沒有及時上門維修的情況，實驗員需多次打電話進行報修，無法對物業維修進度進行監督。引入設備檢測系統后，教師及實驗員可以在線填寫設備報修流程，全程跟蹤設備維修記錄，使維修程序可追溯、可監督。設備使用子模塊可實時監控設備使用開關機時間、使用時長等，便于實驗員及時掌握實訓室內設備使用運行情況。

6.數據分析系統

數據分析系統是在集成以上5個基礎模塊的數據后，專門用于數據提取、分析、統計的系統，學校及上級主管部門定期都會對各高職院校的實訓室信息進行采集，通過信息化平臺的引入能夠高效、準確地統計各類信息。數據分析系統除了能高效、準確統計各類信息外，還能用于發現和解決實訓室管理過程中出現的問題，如設備監測系統的數據可以反映出設備故障率，如果某類設備經常出現相同的問題或者在固定時間段出現問題，那就需要針對這臺設備或這個時間點重點去排查，可能會找到出現問題的原因進而得到有效的解決。

結語

筆者通過以廈門海洋學院旅游管理專業實訓室為例來分析目前實訓室管理中存在的問題，嘗試性構建了實訓室信息化管理平臺，包括實訓管理系統、門禁管理系統、資產管理系統、耗材管理系統、設備監測系統、數據分析系統等6個基礎模塊，在基礎模塊中細分子模塊，后期將嘗試性地與開發方合作，開發相應的系統，也將繼續探索其他基礎模塊的開發，達到讓實訓室管理更加合理化、高效化、人性化、可追溯化等目標，切實提高實訓室管理水平。