關于事業單位檔案管理規范化及檔案利用探討

河北省地礦局第九地質大隊 蘇麗萍

事業單位作為重要的政府組織機構[1]，在推動服務民生、促進社會發展中發揮了重要作用。檔案記錄了社會發展、機構演變和個人成長三個維度的歷史，將檔案資料維護好，對社會發展具有重要的意義[2]。隨著信息技術的突飛猛進，事業單位迎來新的發展機遇和挑戰，事業單位檔案管理工作在單位發展過程中產生巨大的影響，在一定程度上決定著事業單位在社會進程中的發展水平[3]。隨著信息化水平日益提高，一系列國家標準、行業標準相繼出臺，檔案工作規范化、標準化體系成為研究熱點，也催生了檔案工作規范化、標準化理論研究和實踐利用研究[4]，這就要求事業單位檔案管理工作必須積極規范技術手段，進一步加強檔案管理工作的效率。但由于辦公條件、資金經費、重視程度等一系列問題，相關研究、政策并未落到實處。

一、核心概念界定

（一）檔案規范化

規范化就是在國家政策的指導下，按照一定的要求和標準，使管理工作達到一定的標準化、科學化水平[5]。檔案管理工作規范化就是指將檔案集中留存、保持文件聯系等經過實踐證明的原則和方法。根據《中華人民共和國檔案法》等檔案法規性文件，參考國家現代化建設水平和上級部門部署，最終使得檔案機構達到組織機構冗余低、檔案人員隊伍素質高、檔案基礎業務規范、檔案制度健全、檔案信息化建設水平高。

（二）檔案利用

國際檔案理事會起草的《檔案利用原則》，明確了檔案利用的相關理論依據，原則明確了公眾檔案利用的權利，檔案工作者的職責。事業單位檔案管理作為檔案管理工作的一部分，在立足原則的情況下，充分發揮主觀能動性，做好檔案利用，具體作用不容小覷：基于各項活動和行政管理連續的過程，長期積累的檔案數據，為單位發展提供可以前人資料、促進企業文化建設、形成精神財富，在單位生產經營反思中發揮著參考作用，在單位糾紛中發揮憑證作用[6]。對于事業單位的檔案管理來說，這是對事業單位內部資源的有效梳理，能夠為管理層、決策層提供準確的資料，進而在對事業單位的各項事業進行統籌安排時能夠更加游刃有余，合理分配資源，提高資源利用效率，實現資源的合理分配。

二、檔案管理現存問題

由于檔案管理的作用彰顯是需要相當長的一段時間，并且，在完善檔案管理體系的過程中，又需要投入大量時間、人力成本。對于一些事業單位的管理人員來說，檔案管理是一項投入大效益小的工程，在建設中積極性不強，投入不夠，造成了諸多問題。

（一）檔案保管設施落后

按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）要求，事業單位保管檔案的存儲場所須能夠存放未來15年的增量檔案，且場所應具備防熱、防潮、防強光等功能。而檔案庫房面積及恒溫恒濕配套設施嚴重不達標的情況在事業單位存在尤為嚴重。根據《會計檔案管理辦法》，諸多憑證的保管期限由15年延長至30年，已達到銷毀期限的需繼續保管15年，嚴重增加了檔案庫房的承載壓力。與此同時，紙質文檔擺放隨意、檔案電子化率低，用時找不到等現象在基層單位十分常見，增加了檔案損毀的風險。

（二）檔案管理案卷整理不規范

檔案管理人員的主要工作之一是對歸檔的文件材料進行系統整理，制作目錄，按序存放。而目前事業單位檔案管理中存在文件標題不完整、不準確、檔案遺失等諸多問題，導致檔案工作者和利用者在精確查詢檔案帶來很大的困難及重復的無效工作，影響了檔案的保管和查詢利用工作。檔案管理在方式上比較陳舊、單一，整體管理技術、管理水平比較低下，極大地制約了檔案儲存的規范化。

（三）檔案利用效率較低

事業單位管理檔案最終目的是最大化的利用檔案，使其能更好地服務于單位建設發展，但在工作中協同性不足，與其他部門的配合不夠，事業單位內部各職能部門在資料整理中，無論是質量和響應時間都不統一，一些部門甚至存在資料造假等問題，嚴重制約了事業單位檔案管理工作的順利進行，還存在檔案結構單一、利用手段落后等原因，很難滿足各部門查詢檔案的多樣性需要。同時隨著信息技術快速發展，事業單位雖然對辦公設備進行了升級換代，但是由于人員配備不夠、電子檔案目錄不完善等，未能實現檔案管理的信息化建設，檢索工具不夠智能，查詢利用方式仍然以手動查詢為主，缺乏系統開發，提供檔案信息資源的手段較為被動，軟件系統成果較少，造成檔案利用的手續、流程繁瑣并且效率低下，大大影響了信息資源的充分開發利用。

（四）檔案監管缺位

事業單位中檔案管理工作目前由于上級不重視，考核少的因素，工作監管嚴重缺位。在當下的事業單位職位結構中，大多數在崗人員的流動程度大，管理人員的文化程度落后，缺乏完整穩定的檔案管理項目，最終導致了檔案監管難以落在實處，使得檔案管理人員缺乏工作動力。即使存在檔案管理機構，往往也還存在檔案監管工作雜亂無章的問題，兵不知將，將不知兵的情況時有發生，甚至存在檔案監管人員對事業單位內部設定的檔案管理與建設規則的認識不足，實際的檔案標準化建設中出現低級錯誤，不能滿足當下新時期的檔案標準化與規范化建設的發展需要，不能將監管機構的作用發揮出來。

監管手段落后同樣制約了監管水平的提高，科技在社會發展的各個領域中的滲透與利用已經成為發展潮流，事業單位的檔案標準化與規范化建設工作中電子檔案歸檔勢在必行，由此看來我國的事業單位在建設檔案規范化與標準化的監管工作當中，也必須要求其使用電子文檔來開展相對應的檔案管理工作。但是，事業單位內部的監管設備較為落后，無法與檔案系統完成一體化對接，監管、存放兩套系統，大大弱化了檔案的透明性，監管力度薄弱，再加上電子存檔的檔案信息數據較為繁瑣，導致事業單位的檔案監管設施不能滿足檔案管理工作的需要。

三、檔案規范建設對策和建議

（一）提高檔案重視程度

想要提升規范化水平，首先要加強重視，就目前事業單位的發展現狀而言，有相當大的一部分人員沒有認識帶規范化管理的重要性，沒有認識到檔案管理的重要性。領導應積極主動學習檔案知識，提高的認識，把檔案管理工作規范化建設納入整體發展建設規劃和議事日程中，積極推進檔案管理工作與其他各項工作同發展、共進步。要明確分管領導，加強頂層設計和組織領導。檔案工作領導小組要充分發揮的職責和權利，定期召開檔案工作專題會議，做好檔案管理工作規范化建設的頂層規劃、決策支持、資源整合等。檔案工作領導小組辦公室，深入貫徹決策執行、統籌協調、制度制定、推進應用、督促落實、檢查考核等，保障建設工作順利開展。

（二）加強檔案人員隊伍建設

檔案管理工作須要充足的檔案業務人員，檔案管理工作要實現有序、規范的開展必須配備高質量、有相關知識背景的專職檔案管理人員。因此必須重視對現有人員進行整合培訓，積極引進信息化人才，要嚴把對檔案人員的選拔、聘任關，確保檔案人員的即戰力，最終實現人力資源的合理安排、配置。確保人員按需配備、有備無患。

在檔案人員培訓中，發揚檔案利用意識，培養檔案利用手段。檔案人員應理論與實踐想結合，工作中始終保持對推廣檔案應用的熱忱，增強人們對檔案的了解。在協助單位生產活動時，檔案工作者在充分考慮到單位的需要同時，事業單位檔案工作者應增強合作意識，主動與與其他檔案館和機構合作，盡快完成檔案調度、建立檔案使用指南、厘清存儲路徑，確保檔案利用工作完成又快又好。

（三）完善檔案管理制度體系

建立健全檔案管理機制，明確事業單位檔案管理中的各個崗位的具體職責，從工作方法、工作流程、組織方式等各個環節出發，做好職責的細化。并且在制度制定完成后要做好普及與落實，將具體措施、規范講清楚、說明白。要確保事業單位內部的工作人員能夠充分理解、高效執行，并且杜絕出現敷衍應付的形式主義和面子工程要根據國家、行業等相關規定，制定檔案工作各個業務環節的規章制度，制定或修訂檔案收集歸檔、借閱利用、安全保密、檔案統計、鑒定銷毀、庫房管理、檔案人員考核等制度，細化檔案管理人員工作職責、統一檔案立卷標準和要求等，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，確保檔案科學管理、規范管護、有效使用。結合單位實際，規范著錄工作。嚴格按照 《檔案著錄規則》的標準和要求，做好規范著錄。避免制度問題導致的工作問題，提升單位整體檔案管理的效率。

四、結束語

推進檔案管理規范化、高利用是全球信息化發展的必要趨勢，是配合事業單位更好發展的必然要求。要實現檔案管理的規范化、提高檔案利用率，必須保持對前沿科技的敏感，加大對檔案管理的投入。只有在思想上、制度上雙管齊下，加強各級領班子的重視程度，在各級檔案管理隊伍中樹立正確的檔案管理概念，才能最終完成檔案管理轉型。值得注意的是，“冰凍三尺非一日之寒”，目前檔案管理距離實現規范化還有這相當的長的路要走，想要達到最終規范化的目標，要將眼光放長遠，將自身管理水平，管理意識不斷提高。