城建檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策研究

文｜青島市城市建設(shè)檔案館 王俊剛

1.加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)是城市發(fā)展的必然選擇

傳統(tǒng)落后的文件管理模式現(xiàn)在已與信息時代的需要不相適應(yīng)，需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段改變落后的城建檔案管理模式。一座城市在建設(shè)過程之中產(chǎn)生了大量的電子城建檔案，各種新型檔案載體的存在給城建檔案工作者的管理或者其他工作都帶來了很多挑戰(zhàn)。運用信息化技術(shù)手段實現(xiàn)現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化的存儲、加強(qiáng)和完善電子檔案的接收與利用，以及在電子簽章的技術(shù)支撐下，通過單套制模式的推廣和使用，進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案信息資源的共享與利用、服務(wù)城市的建設(shè)與發(fā)展。此項工作的開展對于城市的發(fā)展起到支撐作用，也是城建檔案工作的重點。[1]

1.2 信息時代對檔案信息管理的要求

城建檔案管理需要與時代的發(fā)展同步伐，傳統(tǒng)的以人工服務(wù)為導(dǎo)向的城建檔案管理模式，無法完成電子檔案的收集和利用，嚴(yán)重滯后于檔案信息的真實需求。信息大潮的涌來促使城建檔案管理部門必須要主動的去改變落后的城建檔案管理模式，所以此項升級工作就變的尤其重要。檔案信息化建設(shè)可以解決傳統(tǒng)的占用空間、保存困難、查詢不方便等問題。所以我們必須要充分的開發(fā)與利用好城建檔案的信息化資源，以實現(xiàn)高效的城建檔案信息服務(wù)，順應(yīng)時代的發(fā)展。

1.3 城建檔案信息化建設(shè)是城市發(fā)展的要求

城市建設(shè)過程中形成的大量文字信息和聲像資料，可以真實記錄城市的發(fā)展，是城市發(fā)展的重要文件，是衡量城市建設(shè)質(zhì)量和發(fā)展方向的寶貴數(shù)據(jù)，是積累經(jīng)驗、改進(jìn)工作、開闊視野、科學(xué)規(guī)劃的重要依據(jù)。城市建設(shè)檔案資源的價值越來越受到重視，一方面，城市的管理和決策者可以從檔案資源中了解城市建設(shè)的具體情況，對城市的發(fā)展做出科學(xué)的決策；另一方面，城市居民可以查閱相關(guān)建筑檔案，為城市居民提供便利。

1.4 信息技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案接收和管理的工作效率

利用計算機(jī)技術(shù)，電子檔案實現(xiàn)高效有序的歸檔是新管理模式的必然需要。以前檔案管理部門接收紙質(zhì)版檔案，然后在紙質(zhì)臺賬中記錄并歸檔。隨著數(shù)字化技術(shù)的推廣與使用，檔案接收管理模式變?yōu)榻邮占堎|(zhì)檔案，然后通過掃描等數(shù)字化手段存儲電子文件，這種模式也是得到最廣泛的模式。隨著電子簽章技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理者通過互聯(lián)網(wǎng)直接接收工程建設(shè)過程中形成的原生電子檔案，這樣的單套制模式更是極大地縮短了檔案形成的周期，提高了檔案工作人員的工作效率。

2.城建檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 配套設(shè)施不夠完善

配套的硬件設(shè)備的建設(shè)是該工作開展的基礎(chǔ)與前提。許多城建館沒有配備專業(yè)的機(jī)房以及網(wǎng)絡(luò)平臺，服務(wù)器及存儲設(shè)備也沒有及時更新?lián)Q代。同時，缺乏檔案數(shù)字化設(shè)施、設(shè)備，例如掃描儀等。

軟件建設(shè)也是城建檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，如果在軟件建設(shè)方面沒有到位，再好的硬件設(shè)施也無法發(fā)揮其作用。開發(fā)一個穩(wěn)定、可靠、放心的檔案接受與管理軟件是非常重要的，可以加快檔案信息的處理速度，大大提高檔案服務(wù)的效率。[2]

2.2 檔案信息專業(yè)人才缺乏

在檔案信息化背景下，檔案管理人員需要具備兩方面的專業(yè)知識:檔案專業(yè)知識和計算機(jī)專業(yè)知識。城建檔案信息化建設(shè)迫切需要一批既懂檔案知識又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，但現(xiàn)實情況是這樣的人才很少。大部分城建檔案工作人員的學(xué)歷多為專科以及在職教育人員，而非研究生及以上學(xué)歷，并且信息化培訓(xùn)非常欠缺。檔案工作人員長期處于傳統(tǒng)的工作模式，意識形態(tài)落后，接受新事物的能力也比較差，難以將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到實際工作中，嚴(yán)重阻礙了這項工作的進(jìn)一步開展。

2.3 文件數(shù)據(jù)備份，遠(yuǎn)程備份和其他安全問題

一些城建檔案部門在檔案數(shù)據(jù)備份、遠(yuǎn)程備份等方面存在一些安全隱患，突發(fā)事件時有發(fā)生。檔案部門必須確保檔案數(shù)據(jù)備份的安全性，否則，一旦發(fā)生突發(fā)事件將會造成檔案數(shù)據(jù)的大量丟失。館際互存機(jī)制不夠健全，不同區(qū)域、不同層次的檔案異地備份存儲缺乏實際可操作性。同時，檔案的備份工作也需要專業(yè)的存儲服務(wù)器以及存儲介質(zhì)，一些檔案部門缺乏資金的支撐完善檔案的備份工作。

2.4 電子文件的接收與歸檔

電子檔案“應(yīng)收盡收”方面的工作存在較大漏洞，工程建設(shè)過程中形成的檔案無法實現(xiàn)電子形式的提交與接收。造成這種情況有兩個方面的原因，一是建設(shè)單位意識落后，不愿接受新事物；二是檔案管理部門缺乏相關(guān)系統(tǒng)與軟件的支撐，這就導(dǎo)致了后續(xù)城建檔案管理部門審核工作的滯后。

3.推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 城建檔案信息化建設(shè)應(yīng)建立配套基礎(chǔ)設(shè)施

加大對城建檔案信息化建設(shè)的資金投入，根據(jù)檔案館的實際情況加強(qiáng)相關(guān)軟硬件建設(shè)。為檔案部門配備完備的計算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，在現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上，適當(dāng)購置服務(wù)器等硬件設(shè)備。“工欲善其事，必先利其器”，使用高配置硬件設(shè)施必將會使檔案信息化工作邁上一個新臺階，將大大提高檔案接收管理的工作效率。[3]

同時，應(yīng)該根據(jù)城建檔案管理的業(yè)務(wù)情況，開發(fā)先進(jìn)、實用的系統(tǒng)軟件。利用軟件快速、方便、安全地接收、管理、保存與利用城建檔案是十分必要的。軟件應(yīng)具備：在線與離線的接收電子檔案、電子文件的審核、檔案的案卷審核以及檔案的驗收審核，以及移交審核；建立涵蓋了所有館藏項目級、工程級、案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫等功能。

3.2 培養(yǎng)檔案管理信息人才

首先，針對在崗人員，應(yīng)有計劃、有目的地組織培訓(xùn)，提高檔案人員的技術(shù)能力，保證檔案人員的可持續(xù)發(fā)展。其次，通過有關(guān)的學(xué)術(shù)研究、調(diào)查交流等方式，深層次地向檔案工作人員展示城建檔案管理信息化的過程，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的思想觀念，使檔案工作人員信息化理念深入人心，并以此指導(dǎo)工作。三是開設(shè)現(xiàn)代檔案專業(yè)，為社會培養(yǎng)了解檔案管理理論知識、精通計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的復(fù)合型人才。

3.3 數(shù)據(jù)容災(zāi)備份措施完善

數(shù)據(jù)備份是確保檔案數(shù)據(jù)安全的最后一道防線，為防止硬件故障、軟件故障、人為因素、惡意攻擊、自然災(zāi)害等安全威脅，各城建檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)、完善的備份與容災(zāi)機(jī)制。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)備份范圍可采用應(yīng)用級備份與系統(tǒng)級備份，條件許可前提下應(yīng)采用實時備份減少數(shù)據(jù)損失。為全面確保在用系統(tǒng)可靠、穩(wěn)定的運行工作，在發(fā)生不可預(yù)知的故障或者災(zāi)害時能夠快速地修復(fù)已供生產(chǎn)使用，可采取增量備份與全量備份相結(jié)合的備份方式。有條件的城建檔案單位也可采取異地備份或遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)備份，從而進(jìn)一步確保在存電子檔案的安全。檔案館服務(wù)器的數(shù)據(jù)可采用每天夜間自動備份方式，自動將已經(jīng)備份好的數(shù)據(jù)文件拷貝到備份服務(wù)器進(jìn)行存儲，使數(shù)據(jù)的安全性得到保障。城建檔案館也可手動將備份服務(wù)器中的電子檔案數(shù)據(jù)拷貝到大容量的磁盤當(dāng)中，實現(xiàn)異地備份。

3.4 電子文檔接收與歸檔問題的解決方法

為做到電子檔案的“應(yīng)收盡收”，一是面向檔案報建單位開發(fā)工程電子檔案報建系統(tǒng)，為報建單位端提供項目管理、在線申報、文件收集、文件整理以及驗收申請和移交申請等操作，檔案館端的審核結(jié)果會通過短信或者郵件形式進(jìn)行告知。二是城建檔案館應(yīng)結(jié)合報建端配套接收管理系統(tǒng)，針對報建單位提交的檔案申請進(jìn)行審核。通過該系統(tǒng)可以審核報建單位注冊信息，并對報建單位的賬戶進(jìn)行管理。在系統(tǒng)管理中可以管理本館的用戶、角色、常用資料、移交清單、申報須知、審核流程配置以及系統(tǒng)配置等。

4.結(jié)論

城建檔案的信息化建設(shè)工作勢在必行，并且效益巨大，前途光明，但同時也面臨著諸多的問題與挑戰(zhàn)。本文對現(xiàn)階段城建檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題進(jìn)行研究與總結(jié)，針對這些突出問題提出了相應(yīng)的合理化建議，可為城建檔案的信息化建設(shè)工作提供參考。