論計算機網絡在高職院校檔案管理中的應用

湖南鐵道職業技術學院 陳鄉城

計算機網絡在高職院校檔案管理工作中的應用是發展的必然趨勢，和傳統檔案管理工作模式相比，在計算機網絡的加持下，新的工作模式具有更多的優勢。比如，可以大幅度提高檔案的保密程度。有的檔案涉及個人隱私，一旦疏忽造成檔案丟失，可能會產生不可設想的后果。傳統檔案管理工作模式下檔案數量龐大、種類繁多、歸檔效率低下，查閱檔案時候也費時費力，而借助計算機網絡開展工作能夠最大程度地減少人力成本。

一、傳統高職院校檔案管理的劣勢

（一）檔案保存環境堪憂

在以往的高職院校檔案管理中，檔案的保存環境往往不能夠滿足人們對于檔案保存的需求。檔案具有數量龐大、數據多樣性、內容保密性等多項特性。學校需要建設專門的房間來作為檔案保存室，直接增加了檔案保存的成本。除此之外，紙質檔案對保存環境提出了更高的要求。潮濕的保存環境可能會導致字跡模糊等問題，干燥的環境下又要確保不會發生火災等意外事故。眾多檔案中還包含隱私信息，對于這類檔案，做好其保密工作至關重要，但是傳統模式下很難保證其安全性。例如，意外災害或者人為竊取等因素，都可能導致檔案損壞丟失。

（二）檔案歸檔查閱效率低下

在傳統高職院校檔案管理工作中，檔案歸檔都是通過人工來進行操作的。需要人工對大量檔案依據類型等信息進行分類，并且編號進行記錄，然后再存放于指定的管理地點。在這樣的工作量之下，如果只是依靠人力處理的話不僅花費時間長，并且工作內容單調枯燥。長期的壓力工作下也可能導致檔案歸檔記錄出錯。在查閱文檔的時候，需要通過編號等信息人工翻找對應的檔案，不僅需要花費大量時間，同時還要確保檔案在查閱后不能丟失破損，不影響下次查閱，這些都嚴重降低了檔案歸檔查閱的效率。

二、在高職院校檔案管理中融合計算機信息技術的意義

（一）為檔案存儲提供安全環境

在傳統的檔案管理工作中，檔案往往是采用紙質形式進行保存。如果有人為破壞或者其他意外因素影響，就很難保證檔案的安全性。由于傳統檔案都是紙質的，長期保存的話檔案中的字跡也會受損，造成檔案信息丟失。同時由于檔案數量龐大，如果在整理歸檔的時候，由于疏忽導致檔案丟失還有可能會引起機密信息的泄露。而通過計算機信息技術的幫助，可以完美地解決這些問題。通過電子檔案形式存儲，檔案不會受到外界因素的影響，導致丟失或者缺損。即使是計算機損壞了也可以通過硬盤將數據導出，或者將數據進行備份保存。也可以給檔案設置訪問權限以及密碼，可以極大地保證檔案的安全性。

（二）提高檔案整理效率

在檔案整理過程中，由于檔案涉及到各種各樣的數據，并且檔案數量龐大，傳統工作模式下通過人力往往很難做到檔案的快速歸檔分類。借助計算機技術的幫助，可以通過檔案管理軟件對電子檔案進行歸檔整理，也可以對不同的文檔進行編號，對不同類型的文檔存儲在不同的文件夾當中以便區分。這樣不僅節約了大量的空間來存放檔案，降低了檔案保存的成本，也便于對檔案進行操作管理。

（三）便于檔案的查找

檔案管理工作中，不僅需要對大量的檔案進行歸檔整理。同時也要根據他人的需求查找對應的檔案信息。如果不能保障檔案的有序歸檔，那么在查找相關檔案的時候就會花費大量的時間。利用計算機信息技術對檔案進行歸檔的同時，也會對檔案進行編號和命名，在查閱相關的檔案信息時，只需要在檔案管理系統中輸入對應檔案的編號或者關鍵字，就能夠快速檢索到所需要的檔案信息，在減輕檔案管理工作人員工作量的同時，也極大地方便了檔案信息需求者。

三、計算機信息技術在高職院校檔案管理中的應用策略

（一）使用相關檔案管理軟件

在傳統的高職院校檔案管理工作當中，工作人員需要通過人工對檔案進行歸檔整理，還需要進行相關文檔歸檔的記錄。需要調用查閱檔案的時候，還需要通過人工進行查找翻閱，如果在記錄檔案存儲相關信息時出現差錯，就會導致找不到所需要的檔案。與人工相比，對于大量的數據計算機能夠在短短幾秒之內根據用戶輸入的編號等關鍵信息檢索出用戶所需要的檔案。所以說，引入計算機信息技術能夠極大地提高檔案管理的效率。例如，可以通過使用相關的檔案管理軟件來優化檔案管理工作。工作人員可以將紙質版本的檔案編輯成電子文檔，通過檔案管理軟件上傳到檔案管理數據庫，同時也可以讓用戶自行進行下載查閱，這樣不僅可以大大提升檔案的存儲、管理以及查找的效率。還直接地避免了紙質檔案帶來的一系列麻煩。通過檔案管理軟件實時顯示檔案存儲數量、檔案存儲時間及相關的信息。這樣能夠極大地方便檔案管理人員開展檔案管理工作，另一方面也能有效地提升用戶查找相關文檔的便利性。

（二）通過計算機技術設置檔案查閱權限

在開展檔案管理工作的時候借助計算機，一方面可以有效提高檔案管理的效率，方便工作人員以及用戶管理和查找相關的檔案。另一方面，通過計算機技術能夠極大地保障文檔的安全性。由于檔案中記錄著各種各樣的數據，有些數據可能會涉及到個人隱私等一些重要信息。在人工整理檔案的時候，受檔案數量大、工作人員精力有限等因素的影響，如果出現疏忽可能就會導致一些檔案的丟失，從而造成一些重要信息泄露，這樣會產生嚴重的不良影響。在計算機信息技術的幫助下，可以有效地避免檔案丟失。檔案管理工作人員可以對檔案設置一定的權限，特別是一些比較重要的檔案，要采取嚴格的保護措施，在計算機當中安裝病毒防護軟件，并且對文檔和相關的信息進行加密處理，對計算機設置密碼和訪問權限，避免一些別有用心的人通過網絡竊取重要的檔案信息。例如，在整理學生學費繳納情況的時候，難免會涉及學生的銀行卡信息、身份證號、手機號等一些個人私密信息。這時就需要檔案管理工作人員對這些文檔進行加密處理，并設置相關的訪問權限和密碼，有效提高文檔的保密性，確保做到萬無一失。

（三）通過計算機對文檔進行歸檔管理

在傳統的檔案管理工作模式中，由于檔案種類多、數量大，因此必須要給所有的檔案進行編號。在查找檔案的時候，需要根據檔案的編號以及所存儲的不同區域進行翻頁查找。引入計算機相關技術之后，就大大節省了查找檔案所需的時間。將文檔編輯為電子版之后，導入到檔案管理系統當中，同時對文檔進行類別劃分以及命名編號等。對于不同來源或者不同用途的檔案要進行進一步的細致劃分，方便后續對檔案的查找使用。通過計算機搜索檔案的時候，可以通過直接輸入檔案名稱或者關鍵字進行查閱，最大限度地減少人力資源的占用。

（四）運用計算機實現檔案共享

在進行檔案管理的過程中，不僅僅要注重檔案歸檔存儲的效率，同時也要注重檔案查找使用的效率。在傳統的檔案管理工作模式下，如果需要查閱使用相關的檔案，就需要檔案管理工作人員通過編號等信息去尋找，查閱檔案的同時也要對查閱信息進行記錄。在計算機信息技術的積極影響下，能夠有效地實現檔案資源共享。例如，其他人員需要訪問檔案的時候，可以通過賬號登錄文檔管理系統，訪問自己權限之內的檔案，對于權限之外的檔案則不能進行查閱。這樣不僅方便了人們查閱相關的檔案，也最大限度地保證了檔案的安全。除此之外，檔案管理系統也會對不同用戶訪問文檔的次數和查閱信息內容進行記錄。這種檔案資源共享技術能夠極大地減少人們查閱文檔所花費的時間，方便檔案管理人員的同時也方便了檔案查閱用戶。

（五）提高檔案管理人員工作素質

在檔案管理工作中，有時候會出現工作人員素質低下的問題，造成這些問題的因素是多方面的。一方面，在高職院校當中，大部分從事檔案管理工作的人員都是一些年齡比較大的教師，由于沒有系統地學習過計算機相關技術，可能會忽略計算機技術在檔案管理中的重要性。針對這種情況，就要求學校要對檔案管理工作人員進行培訓，改變傳統意識。另一方面就是一些檔案管理工作人員計算機信息技術能力不足。對于這種情況，院校可以開展計算機信息技能培訓，確保每一個在職的檔案管理工作人員都能夠熟練掌握計算機信息技術。除此之外，也可以在招聘的時候提高錄用門檻，要求應試者具有一定的計算機操作能力，通過這些能夠極大地提高檔案管理工作人員的綜合素質。

四、結語

通過以上對高職院校檔案管理工作的分析不難發現，在傳統的高職院校檔案管理工作中存在著檔案保存環境差，檔案歸檔、查閱效率低下等問題。針對這些問題通過借助計算機信息技術，能夠有效解決檔案管理在保密性以及查閱便利性方面存在的不足。例如，通過使用檔案管理軟件對檔案進行歸檔整理，借助計算機技術設置檔案的查閱權限，確保檔案的保密性，利用計算機實現檔案共享，提高查詢檔案的效率等。計算機信息技術在檔案管理的各個步驟都不可缺少，具有很強的實用性，在檔案管理工作中有至關重要的作用。