論計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用

湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳鄉(xiāng)城

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用是發(fā)展的必然趨勢，和傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的加持下，新的工作模式具有更多的優(yōu)勢。比如，可以大幅度提高檔案的保密程度。有的檔案涉及個人隱私，一旦疏忽造成檔案丟失，可能會產(chǎn)生不可設(shè)想的后果。傳統(tǒng)檔案管理工作模式下檔案數(shù)量龐大、種類繁多、歸檔效率低下，查閱檔案時候也費(fèi)時費(fèi)力，而借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展工作能夠最大程度地減少人力成本。

一、傳統(tǒng)高職院校檔案管理的劣勢

（一）檔案保存環(huán)境堪憂

在以往的高職院校檔案管理中，檔案的保存環(huán)境往往不能夠滿足人們對于檔案保存的需求。檔案具有數(shù)量龐大、數(shù)據(jù)多樣性、內(nèi)容保密性等多項(xiàng)特性。學(xué)校需要建設(shè)專門的房間來作為檔案保存室，直接增加了檔案保存的成本。除此之外，紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境提出了更高的要求。潮濕的保存環(huán)境可能會導(dǎo)致字跡模糊等問題，干燥的環(huán)境下又要確保不會發(fā)生火災(zāi)等意外事故。眾多檔案中還包含隱私信息，對于這類檔案，做好其保密工作至關(guān)重要，但是傳統(tǒng)模式下很難保證其安全性。例如，意外災(zāi)害或者人為竊取等因素，都可能導(dǎo)致檔案損壞丟失。

（二）檔案歸檔查閱效率低下

在傳統(tǒng)高職院校檔案管理工作中，檔案歸檔都是通過人工來進(jìn)行操作的。需要人工對大量檔案依據(jù)類型等信息進(jìn)行分類，并且編號進(jìn)行記錄，然后再存放于指定的管理地點(diǎn)。在這樣的工作量之下，如果只是依靠人力處理的話不僅花費(fèi)時間長，并且工作內(nèi)容單調(diào)枯燥。長期的壓力工作下也可能導(dǎo)致檔案歸檔記錄出錯。在查閱文檔的時候，需要通過編號等信息人工翻找對應(yīng)的檔案，不僅需要花費(fèi)大量時間，同時還要確保檔案在查閱后不能丟失破損，不影響下次查閱，這些都嚴(yán)重降低了檔案歸檔查閱的效率。

二、在高職院校檔案管理中融合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的意義

（一）為檔案存儲提供安全環(huán)境

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案往往是采用紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。如果有人為破壞或者其他意外因素影響，就很難保證檔案的安全性。由于傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)的，長期保存的話檔案中的字跡也會受損，造成檔案信息丟失。同時由于檔案數(shù)量龐大，如果在整理歸檔的時候，由于疏忽導(dǎo)致檔案丟失還有可能會引起機(jī)密信息的泄露。而通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的幫助，可以完美地解決這些問題。通過電子檔案形式存儲，檔案不會受到外界因素的影響，導(dǎo)致丟失或者缺損。即使是計(jì)算機(jī)損壞了也可以通過硬盤將數(shù)據(jù)導(dǎo)出，或者將數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保存。也可以給檔案設(shè)置訪問權(quán)限以及密碼，可以極大地保證檔案的安全性。

（二）提高檔案整理效率

在檔案整理過程中，由于檔案涉及到各種各樣的數(shù)據(jù)，并且檔案數(shù)量龐大，傳統(tǒng)工作模式下通過人力往往很難做到檔案的快速歸檔分類。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助，可以通過檔案管理軟件對電子檔案進(jìn)行歸檔整理，也可以對不同的文檔進(jìn)行編號，對不同類型的文檔存儲在不同的文件夾當(dāng)中以便區(qū)分。這樣不僅節(jié)約了大量的空間來存放檔案，降低了檔案保存的成本，也便于對檔案進(jìn)行操作管理。

（三）便于檔案的查找

檔案管理工作中，不僅需要對大量的檔案進(jìn)行歸檔整理。同時也要根據(jù)他人的需求查找對應(yīng)的檔案信息。如果不能保障檔案的有序歸檔，那么在查找相關(guān)檔案的時候就會花費(fèi)大量的時間。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對檔案進(jìn)行歸檔的同時，也會對檔案進(jìn)行編號和命名，在查閱相關(guān)的檔案信息時，只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入對應(yīng)檔案的編號或者關(guān)鍵字，就能夠快速檢索到所需要的檔案信息，在減輕檔案管理工作人員工作量的同時，也極大地方便了檔案信息需求者。

三、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）使用相關(guān)檔案管理軟件

在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作當(dāng)中，工作人員需要通過人工對檔案進(jìn)行歸檔整理，還需要進(jìn)行相關(guān)文檔歸檔的記錄。需要調(diào)用查閱檔案的時候，還需要通過人工進(jìn)行查找翻閱，如果在記錄檔案存儲相關(guān)信息時出現(xiàn)差錯，就會導(dǎo)致找不到所需要的檔案。與人工相比，對于大量的數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)能夠在短短幾秒之內(nèi)根據(jù)用戶輸入的編號等關(guān)鍵信息檢索出用戶所需要的檔案。所以說，引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠極大地提高檔案管理的效率。例如，可以通過使用相關(guān)的檔案管理軟件來優(yōu)化檔案管理工作。工作人員可以將紙質(zhì)版本的檔案編輯成電子文檔，通過檔案管理軟件上傳到檔案管理數(shù)據(jù)庫，同時也可以讓用戶自行進(jìn)行下載查閱，這樣不僅可以大大提升檔案的存儲、管理以及查找的效率。還直接地避免了紙質(zhì)檔案帶來的一系列麻煩。通過檔案管理軟件實(shí)時顯示檔案存儲數(shù)量、檔案存儲時間及相關(guān)的信息。這樣能夠極大地方便檔案管理人員開展檔案管理工作，另一方面也能有效地提升用戶查找相關(guān)文檔的便利性。

（二）通過計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置檔案查閱權(quán)限

在開展檔案管理工作的時候借助計(jì)算機(jī)，一方面可以有效提高檔案管理的效率，方便工作人員以及用戶管理和查找相關(guān)的檔案。另一方面，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠極大地保障文檔的安全性。由于檔案中記錄著各種各樣的數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)可能會涉及到個人隱私等一些重要信息。在人工整理檔案的時候，受檔案數(shù)量大、工作人員精力有限等因素的影響，如果出現(xiàn)疏忽可能就會導(dǎo)致一些檔案的丟失，從而造成一些重要信息泄露，這樣會產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的幫助下，可以有效地避免檔案丟失。檔案管理工作人員可以對檔案設(shè)置一定的權(quán)限，特別是一些比較重要的檔案，要采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，在計(jì)算機(jī)當(dāng)中安裝病毒防護(hù)軟件，并且對文檔和相關(guān)的信息進(jìn)行加密處理，對計(jì)算機(jī)設(shè)置密碼和訪問權(quán)限，避免一些別有用心的人通過網(wǎng)絡(luò)竊取重要的檔案信息。例如，在整理學(xué)生學(xué)費(fèi)繳納情況的時候，難免會涉及學(xué)生的銀行卡信息、身份證號、手機(jī)號等一些個人私密信息。這時就需要檔案管理工作人員對這些文檔進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相關(guān)的訪問權(quán)限和密碼，有效提高文檔的保密性，確保做到萬無一失。

（三）通過計(jì)算機(jī)對文檔進(jìn)行歸檔管理

在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，由于檔案種類多、數(shù)量大，因此必須要給所有的檔案進(jìn)行編號。在查找檔案的時候，需要根據(jù)檔案的編號以及所存儲的不同區(qū)域進(jìn)行翻頁查找。引入計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)之后，就大大節(jié)省了查找檔案所需的時間。將文檔編輯為電子版之后，導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，同時對文檔進(jìn)行類別劃分以及命名編號等。對于不同來源或者不同用途的檔案要進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)致劃分，方便后續(xù)對檔案的查找使用。通過計(jì)算機(jī)搜索檔案的時候，可以通過直接輸入檔案名稱或者關(guān)鍵字進(jìn)行查閱，最大限度地減少人力資源的占用。

（四）運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案共享

在進(jìn)行檔案管理的過程中，不僅僅要注重檔案歸檔存儲的效率，同時也要注重檔案查找使用的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，如果需要查閱使用相關(guān)的檔案，就需要檔案管理工作人員通過編號等信息去尋找，查閱檔案的同時也要對查閱信息進(jìn)行記錄。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的積極影響下，能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。例如，其他人員需要訪問檔案的時候，可以通過賬號登錄文檔管理系統(tǒng)，訪問自己權(quán)限之內(nèi)的檔案，對于權(quán)限之外的檔案則不能進(jìn)行查閱。這樣不僅方便了人們查閱相關(guān)的檔案，也最大限度地保證了檔案的安全。除此之外，檔案管理系統(tǒng)也會對不同用戶訪問文檔的次數(shù)和查閱信息內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種檔案資源共享技術(shù)能夠極大地減少人們查閱文檔所花費(fèi)的時間，方便檔案管理人員的同時也方便了檔案查閱用戶。

（五）提高檔案管理人員工作素質(zhì)

在檔案管理工作中，有時候會出現(xiàn)工作人員素質(zhì)低下的問題，造成這些問題的因素是多方面的。一方面，在高職院校當(dāng)中，大部分從事檔案管理工作的人員都是一些年齡比較大的教師，由于沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，可能會忽略計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要性。針對這種情況，就要求學(xué)校要對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)意識。另一方面就是一些檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能力不足。對于這種情況，院校可以開展計(jì)算機(jī)信息技能培訓(xùn)，確保每一個在職的檔案管理工作人員都能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。除此之外，也可以在招聘的時候提高錄用門檻，要求應(yīng)試者具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，通過這些能夠極大地提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語

通過以上對高職院校檔案管理工作的分析不難發(fā)現(xiàn)，在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作中存在著檔案保存環(huán)境差，檔案歸檔、查閱效率低下等問題。針對這些問題通過借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠有效解決檔案管理在保密性以及查閱便利性方面存在的不足。例如，通過使用檔案管理軟件對檔案進(jìn)行歸檔整理，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)置檔案的查閱權(quán)限，確保檔案的保密性，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案共享，提高查詢檔案的效率等。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理的各個步驟都不可缺少，具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在檔案管理工作中有至關(guān)重要的作用。