數據化在事業單位人事檔案管理中的實踐

涿州市交通運輸局 寧宇

激烈的市場競爭為事業單位的發展帶來了更大的挑戰，優秀的人才在事業單位可持續發展中起著非常關鍵的作用，而加強對人事檔案管理的重視是解決人力資源問題的根本。鑒于此，在信息時代的背景下，促進人事檔案管理工作的改革，將信息技術與人事檔案管理工作有效結合是當前提升事業單位綜合實力的前提。通過信息技術的應用能夠真正實現事業單位人事檔案管理的先進性、科學性和效率性，有效提升事業單位人事檔案管理的工作效率。因此，加強信息技術在事業單位人事檔案管理中的應用是我們必須要面對和思考的問題。

一、大數據的特征

大數據雖然沒有統一的界定概念，但是其擁有以下三種特征：第一，具有大量的數據?，F階段，大多數人借助互聯網對想要的信息進行查詢，抑或是借助于互聯網活動留下關于自身較多的信息。立足于此兩點，計算機可以幫助取得較為繁雜的多種數據。第二，低密度價值。過去人們需要在一個限定的區域來查詢自己想要的信息，而隨著大數據技術的運用，人們可以在較大區域查詢自己想要獲得的信息內容。故此可知，大數據具有低密度價值。第三，快速的處理速度。在大數據時代，互聯網資源可以接受較多的信息內容，因此需要不斷加快信息處理速度，從而使相關用戶能夠快速獲得這些信息，進而提升用戶的滿意度。

二、事業單位人事檔案管理現狀

（一）缺乏信息化開發

大數據時代，信息化的發展是一個標志性現象，數字化經營管理模式滲透到一家又一家企業，能夠有效幫助企業利用科技與數據進行更加高效化、智能化的管理，好處是降低管理的成本，提高檔案的利用率，但是，大多數事業單位依舊采用紙質形式管理檔案，沒有意識到數字化管理的重要性，也沒有科學高效的制度，單位內部的人事資料管理依舊采用傳統形式，不適應信息化時代，在組織活動中無法及時利用人事檔案資料進行人才的任聘工作，降低工作效率。除此之外，紙張保存管理也是難題，如果沒有專人維護和保養，很容易造成檔案的損壞，降低檔案使用的及時性與準確性，紙質材料也非常容易丟失，信息化程度的低下導致了檔案本身的安全問題。

（二）傳統人事檔案管理制度落后

現在雖然在國家層面反復提倡各行各業改革創新，但是部分事業單位對順應時代要求、與時俱進創新的理念還沒有一個深刻的理解，依舊在沿襲傳統的人事檔案管理模式。以紙質檔案保存下來的各類人事信息，在單位員工數量增加、各種工作不斷深化的情況下，極難滿足事業單位發展的需要，導致人事檔案管理工作的難度增加、效率低下。另外，這種紙質檔案保存信息的方式，也導致其進行二次非正常修改和操作的可能性大大增加，不利于保證人事檔案的真實性。

（三）存在安全性問題

目前，大多數單位會運用電子檔案，因為電子檔案的成本相對較小，其所占的空間也較小，在一定程度上利于環保工作的開展，進而得到廣泛運用。雖然其便捷性相對較強，但在存儲過程中的安全漏洞也相對較大。在安全層面經常會受到網絡病毒的感染，導致計算機中存儲的文檔遭到破壞。計算機網絡被攻擊時，機關單位內的檔案就會被黑客獲取，導致有關的機密性檔案泄露，給機關單位帶來較為嚴重的損失。因為機關電子檔案有獨特性，檔案部門在對檔案進行管理的時候，更需要重視安全性問題。

三、大數據時代事業單位人事檔案管理的創新路徑

（一）緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在對大數據時代下企業檔案管理工作的創新思路進行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流、改善自身檔案管理觀念的方式，在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業檔案管理工作的優化和發展。在實際進行完善的過程中，企業單位可以針對當前檔案管理的現狀，從其中的實際弊端入手，充分發揮大數據時代信息化、智能化優勢，完善自身的檔案管理架構，在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業檔案管理工作的優化和發展。首先，是對自身檔案管理觀念的轉變，在實際進行操作時，企業領導可以安排相關領導和檔案管理人員，到先進檔案管理示范點進行參觀，了解大數據時代信息化檔案管理的優勢和實際內容，通過直觀的效果體現，進而有效轉變自身的檔案管理觀念。其次，在轉變觀念的基礎上，對自身的檔案管理架構進行改革，在實際進行改革過程中，不能直接一刀切，而是要循序漸進，先從某一部分檔案入手。以企業人事檔案為例，這一方面的檔案信息比較簡單，并且流動性比較大，在完善過程中，可以利用大數據時代數據信息的便利性，創建和購買相應的檔案管理軟件，對人事檔案的調入、儲存、查看、更新、調出等板塊進行整體構建，以人事檔案為試點，在體會優勢的基礎上，促進檔案管理觀念的轉變。

（二）增強管理人員素養，提升業務技能水平

事業單位中的人事檔案管理員應重視大數據的重要性，不斷提升自身的綜合業務能力。首先，人事檔案管理員應豐富自身的學習渠道，在保障質量的基礎上，不斷學習新知識。檔案管理員在最初接觸大數據時，應先熟悉大數據的基本概念，再熟練應用大數據技術，并最終實現精通大數據技術。其次，人事檔案管理具有極強的操作性，檔案管理員應在深刻理解大數據理論常識的基礎上，將理論常識付諸實踐，促使在人事檔案管理工作中充分發揮大數據技術的本質功能。最后，檔案管理員在應用大數據技術后，需細致觀察大數據為工作帶來的便利性，并深度挖掘尚存的弊端，積極尋求改進措施。如此不僅能豐富檔案管理員的大數據視野，更能提高工作質量與效率。

（三）健全檔案信息化管理系統

機關單位工作強度相對較高，在高強度的工作模式之下，機關單位收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進行整理、歸納和分類，會使得大量檔案信息丟失或是失效。因此，機關單位要及時建立并健全相關管理系統，除了可以改善以上諸多情況，還可以使機關單位內人員實時共享部分檔案信息。機關單位的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質的，另一部分是具有開放性質的，這可以實現部分檔案信息的公開。與此同時，機關單位可以融入扁平化的管理模式，這種管理模式的優勢在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得機關單位內部相關檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實現機關單位內部信息的共享和互動，促進機關單位信息化管理的全面發展。

（四）確保人事檔案信息的安全性

在建立健全了人事檔案現代化管理系統之后，要聘請專業的技術人員進行系統信息的安全維護，定期更新不同人員進入該系統的權限，避免無關人員侵入系統。比如在人事檔案中，關于基礎信息修改一項可以進行一個永久性痕跡殘留，在出現安全問題之后可以根據這個瀏覽修改痕跡去查尋非法操作的來源。還要加強人事檔案管理系統的安全防固，比如建立防火墻、設置秘鑰等等，以確保人事檔案現代化管理系統萬無一失。對于傳統的紙質文檔也可以進行一個備份，以備出現問題核查。

（五）強化檔案維護

以信息技術促進人事檔案管理工作改革中，相關的管理人員要加強對檔案數據的維護，確保其安全性與保密性。首先從硬件與軟件設備的建設角度出發，加強資金的投入力度，實現軟硬件設備設施的更新，使用較為先進的軟硬件設備。由于網絡環境較為復雜，多數機密檔案信息容易受到黑客的攻擊，因而要加強對網絡環境的安全防護，合理選擇殺毒軟件，提高防火墻技術，最大程度地防止內部網絡受到外界的攻擊。其次，應當明確不同檔案的密級，對不同的人事檔案進行分類整理，通過設置不同的用戶權限來保障人事檔案使用的規范性，借助電子密鑰的方式確認登錄者的身份。除此之外，在電子檔案查閱的過程中，針對不同的用戶也要設置不同的權限范圍，強化對用戶活動的監督管理，避免信息在查閱過程中出現丟失或竊取的問題，對人事檔案信息的安全性造成一定的影響。

（六）信息化設施建設

目前，人事檔案管理的關鍵問題在于信息設施的不完善。大數據時代，人事檔案有信息化、科學化的要求，能夠對數據進行分析和整理，并安全地存儲文件，都是企業人才未來調用和發展的必要環節。企業引進新技術首先要完善信息設施，這就要求機構加強軟硬件設施的投入。只有實現基礎，才能使原有的人事檔案管理系統與數字化辦公系統有效、準確對接，保證人事檔案管理系統的信息化建設水平。大數據時代，人事檔案的科學管理將帶來極大的便利，事業單位將為信息設施建設奠定堅實的基礎，保證企業管理的高效運行。

四、結語

在大數據時代，順應時代要求創新開展工作是非常必要的。對于事業單位的人事檔案管理而言，創新就是要和大數據時代的信息技術相結合，同時考慮本單位的性質來建立人事檔案管理系統，相比傳統的人事檔案管理模式，這更有利于促進人事檔案工作效率的提高，更有利于提高事業單位人事檔案的管理質量。