檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用探討

贛州市人民醫(yī)院 歐陽娟

當今時代經(jīng)濟、科技等迅速發(fā)展，醫(yī)療管理也隨之被人們重視起來，醫(yī)院的檔案管理工作早已成為當代醫(yī)院改革的重點，在提高醫(yī)院的文化建設(shè)方面具有重要的價值和意義。隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理在不斷成長成熟，發(fā)揮著對醫(yī)院文化建設(shè)的積極作用。本文就醫(yī)院院報的規(guī)范化管理與使用進行闡述，旨在分析醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義和作用。

一、醫(yī)院檔案管理的作用

醫(yī)院檔案是全體職工在日常工作和社會實踐中的行為記錄，記錄了各個歷史時期醫(yī)院人員、醫(yī)療、科研、設(shè)備、基建和日常管理的變化。檔案記錄了前人對醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的探索和貢獻。在新員工的培訓(xùn)中，可以通過回顧醫(yī)院的檔案，讓新員工清晰地了解醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的歷程、價值觀及醫(yī)院的文化，增強認同感及凝聚力，最終使他們更好地融入醫(yī)院，傳承前人的辦院精神，同時也進一步強化了廣大干部職工的初心與使命，并在未來的工作過程中，通過個人的努力更好地建設(shè)醫(yī)院。隨著醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展、規(guī)模不斷壯大，醫(yī)院檔案種類和數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法滿足新醫(yī)改環(huán)境下的檔案發(fā)展需求。醫(yī)院檔案管理通過建立科學(xué)的管理體系，加強對醫(yī)院發(fā)展過程中的檔案管理與利用，發(fā)揮檔案資源的價值，進一步提升醫(yī)院管理水平。

二、檔案管理促進文化發(fā)展的作用

（一）樹立外在形象

隨著醫(yī)療市場經(jīng)濟體制的不斷完善，醫(yī)院要發(fā)展自身業(yè)務(wù)，在競爭中提高競爭力，不僅局限于醫(yī)院的硬件設(shè)施和醫(yī)務(wù)人員的技術(shù)水平，還包括醫(yī)院的品牌文化內(nèi)涵和外部形象建設(shè)。建設(shè)優(yōu)秀醫(yī)院品牌文化，對醫(yī)院凝聚力、吸引力、戰(zhàn)斗力等方面的提高具有重要意義，除此之外，還要設(shè)計醫(yī)院的積極形象。首先要通過走訪了解群眾對本醫(yī)院的認識、態(tài)度與印象等方面的情況，結(jié)合醫(yī)院相關(guān)的檔案內(nèi)容，從而對醫(yī)院形象整體重新定位和設(shè)計，通過廣告或公關(guān)方式，傳播給社會，樹立醫(yī)院良好的外在形象。總體來說，醫(yī)院品牌文化建設(shè)對內(nèi)有黏合作用，對外有著爭取公眾對醫(yī)院認同的社會功能。所以，在日趨激烈的市場競爭中，合理、科學(xué)、有效地管理醫(yī)院檔案，積極構(gòu)建起具有鮮明時代特征、擁有自身特色的醫(yī)院品牌文化，必將提高醫(yī)院的實力和市場競爭力。

（二）文化的重要傳承

醫(yī)院文化建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的靈魂和品牌，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)廣大干部職工經(jīng)年累月逐步養(yǎng)成。而醫(yī)院檔案作為醫(yī)院歷史資料的記錄，包含著醫(yī)院的歷史變遷、規(guī)章制度，記載著楷模先進、價值理念，既可用于幫助職工了解醫(yī)院歷史，又可以用于新員工培訓(xùn)，培養(yǎng)新老員工的榮譽感，增強醫(yī)院的凝聚力，這都是醫(yī)院文化的重要傳承。

（三）規(guī)范職工道德

醫(yī)院文化建設(shè)的最終目標是形成科學(xué)的醫(yī)院精神，這不僅是醫(yī)院全體員工努力的方向，也是醫(yī)院發(fā)展的重要動力。在當前的醫(yī)院文化建設(shè)中，各類檔案詳細記錄了醫(yī)院文化建設(shè)的全過程，通過對檔案資料的整合與提煉，能夠真實反饋醫(yī)院的現(xiàn)狀并反映醫(yī)院的傳統(tǒng)，與新時期的醫(yī)院發(fā)展特色緊密結(jié)合起來，最終形成有強大感召力的醫(yī)院精神。當醫(yī)院精神形成以后，全體醫(yī)院職工都會以此為動力，并且在日常工作中將其發(fā)揚光大。

（四）為醫(yī)院決策提供參考

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)中具有重要作用，可以為醫(yī)院經(jīng)營決策提供參考。醫(yī)院是治病救人的地方。醫(yī)生每天要面對大量的病人。他們的日常工作很忙。而且醫(yī)院還需要處理無數(shù)的醫(yī)患糾紛，處理很多醫(yī)療事故。每天的工作量繁重而忙碌。另外，想要提高醫(yī)院文化建設(shè)程度，就要提前作出一定的規(guī)劃，醫(yī)院的檔案詳細記錄了醫(yī)院的各項醫(yī)療活動和患者的各種信息，給醫(yī)院將要進行的各項決策提供了參考資料。而且醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)也可以從各種檔案中了解醫(yī)院的經(jīng)營狀況，從醫(yī)院整理的各種數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，使醫(yī)院的服務(wù)更加到位，醫(yī)院的項目做得更好，還可以提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理的程度，凝聚醫(yī)務(wù)工作人員的向心力，同時提高醫(yī)院的文化建設(shè)，加大醫(yī)院的管理力度，為患者營造一個較為舒適的醫(yī)療環(huán)境。

（五）激發(fā)管理者工作的積極性

檔案管理之中散發(fā)的人文精神氣息能夠在潛意識里影響員工的日常工作態(tài)度與形式，進而改變員工的價值觀、人生觀等。不僅如此，醫(yī)院文化有著促進醫(yī)院制度的有效實施和不斷創(chuàng)新的作用。在醫(yī)院文化有效利用之前，制度的執(zhí)行只能靠外在的監(jiān)督進行約束，一旦監(jiān)督不力員工就極有可能不按要求去做，醫(yī)院管理成本很高。但如果將醫(yī)院相關(guān)優(yōu)秀文化精神品質(zhì)注入其中，員工的行動就會變成一種自愿的行為，無須加強監(jiān)管。優(yōu)秀醫(yī)院文化的建設(shè)，可以激發(fā)員工的“自律意識”，為員工的工作創(chuàng)造激情，使員工能夠積極主動地投入到工作當中，從而降低醫(yī)院經(jīng)營管理成本，更有助于醫(yī)院長期穩(wěn)定的發(fā)展。

三、檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)的應(yīng)用措施

（一）完善檔案信息化

盡管傳統(tǒng)的檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，但由于接觸檔案的人較少，檔案保密工作一直相對安全。信息時代，醫(yī)院應(yīng)通過做好以下幾個方面來保障檔案信息安全：一是醫(yī)院要加強對檔案保密重要性的宣傳，組織醫(yī)院內(nèi)部員工積極學(xué)習(xí)保密法和檔案法，使相關(guān)人員明確檔案泄密的危險性和嚴重性，扭轉(zhuǎn)相關(guān)人員對于檔案保密的舊觀念，樹立檔案保密的責(zé)任意識。二是，醫(yī)院要建立檔案信息安全防護體系，線上要建立訪問檔案信息的身份認證及在線審批，加強對信息系統(tǒng)、院內(nèi)計算機的安全檢查，杜絕病毒木馬等對醫(yī)院信息系統(tǒng)的沖擊，嚴防涉密檔案在非涉密網(wǎng)絡(luò)上的訪問。線下要建立嚴格的檔案查閱管理制度，對于檔案查閱人員要做到保密條例告知義務(wù)，并對查閱過程中的違規(guī)行為進行及時的制止。通過建立線上線下的檔案信息防護體系，嚴防涉密檔案在傳輸和查閱過程中的泄密。同時，醫(yī)院要做到檔案的備份和云存儲等工作，確保涉密檔案的萬無一失。最后，醫(yī)院要加強對檔案泄密者的懲治力度。

（二）充分發(fā)揮宣傳教育功能

要采取“走出去”與“請進來”的方式，邀請一些公眾和團體來醫(yī)院檔案館參觀，加強與中小學(xué)、社區(qū)等相關(guān)單位的聯(lián)系，把醫(yī)院檔案館建設(shè)成為科普教育實踐基地，讓公眾和社會團體親身體驗醫(yī)院檔案館的文化氛圍。要通過官方網(wǎng)站、微信公眾號等傳播途徑，增強傳播的互動性，提高公眾對檔案文化的知曉度與參與度，更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案館作為社會公共服務(wù)機構(gòu)的宣傳教育功能，滿足公眾的文化需求。

（三）建設(shè)數(shù)字檔案專業(yè)隊伍

任何社會最缺乏的都是人才，尤其是特定領(lǐng)域和技能的專門人才。新型醫(yī)療改革對醫(yī)院的檔案管理人員提出了更高更專的業(yè)務(wù)要求，提升醫(yī)院檔案管理人員的數(shù)字化管理水平已刻不容緩。一方面，對已有檔案管理人員進行培訓(xùn)交流，提高數(shù)字化管理水平，但他們的專業(yè)背景和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)決定其發(fā)展空間有限；另一方面，醫(yī)院應(yīng)增加投入聘用能勝任數(shù)字檔案管理的專門人才，打造一支精干高效、業(yè)務(wù)精湛的數(shù)字檔案管理隊伍。加強檔案管理人員與外界的聯(lián)系和交流，以保證其業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力與時俱進。

（四）完善管理制度

醫(yī)院的檔案管理部門是醫(yī)院中一個容易被忽視的部門，有鑒于此，當前最重要的任務(wù)是從多角度完善檔案管理制度，增強員工積極性。首先，醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)完善獎勵制度和處罰措施，提高醫(yī)院檔案管理的工作效率和工作積極性。醫(yī)院的檔案管理制度要做到權(quán)責(zé)明確，對管理的范圍作出詳細的規(guī)定，將每一項大大小小的工作都落實到紙面上，讓醫(yī)療工作人員和醫(yī)院的管理人員做到有規(guī)則必遵循。其次，醫(yī)院的檔案管理需要分類管理，醫(yī)療機構(gòu)的檔案跟企業(yè)的檔案管理存在著很大的不同，醫(yī)療機構(gòu)每天有大量的人流量，醫(yī)生也要面對大量的患者，日常工作都是十分繁忙的，而且醫(yī)院這個場所還需要應(yīng)對眾多的醫(yī)患糾紛，處理很多醫(yī)療事故，日常工作量大且繁忙，醫(yī)院的檔案管理更加繁瑣復(fù)雜。所以需要醫(yī)院的管理部門進行分類處理，使醫(yī)院的檔案變得更加一目了然，醫(yī)院的檔案整理有序進行，從根本上提高醫(yī)院的工作效率和工作積極性。

（五）規(guī)范化管理

參照國家檔案管理規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際，制定了適合醫(yī)院的院報檔案管理制度，嚴格落實管理責(zé)任制，使檔案管理更加規(guī)范。綜合醫(yī)院多媒體，如網(wǎng)站、微信等信息發(fā)布平臺，將紙質(zhì)醫(yī)院檔案和電子醫(yī)院檔案進行綜合歸檔，根據(jù)各自歸檔要求，規(guī)范出具體細節(jié)內(nèi)容，為檔案歸檔提供多渠道的歸檔方式。

（六）實行檔案管理體系信息化

隨著數(shù)字信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展和應(yīng)用，檔案信息中蘊含的醫(yī)院文化形式更加多樣化。當前，檔案的記錄形式正逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)書面檔案向具有數(shù)字信息技術(shù)的電子檔案跨越，這是大時代背景下的必然趨勢。這種新模式可以彌補傳統(tǒng)管理體系的不足，充分發(fā)揮數(shù)字化全方位管理的優(yōu)勢。由于部分醫(yī)院檔案分類管理制度不完善，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的部分重要信息比較分散，以及未能識別重要的檔案信息，導(dǎo)致無法正常使用這些信息，蘊藏其中的文化也就得不到傳承與弘揚。因此，要運用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，使用電子計算機對這些檔案內(nèi)容進行甄別，再進行網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)分類處理，并及時與相關(guān)部門溝通完善，再使用網(wǎng)絡(luò)空間進行檔案存儲。按照文書檔案的重要程度，設(shè)置自動化年限存儲時長，并定時定期進行垃圾文檔的清理。通過文檔的機密程度設(shè)置一系列的查詢要求，比如錄入具有特定查閱權(quán)限的個體或集體指紋、面容、聲音等，必要時可以現(xiàn)場進行DNA檢測，用于嚴格控制企業(yè)重要商業(yè)或企業(yè)員工的個人信息相關(guān)文檔的輸出。對于可以共享的文書檔案，設(shè)計合理高效的檢索查閱系統(tǒng)，通過數(shù)字化技術(shù)的延伸，可以通過目標檔案中存在的特殊字符、甚至是獨特味道與聲音等進行快速高效檢索。再通過與全球相關(guān)檔案管理系統(tǒng)進行聯(lián)合，實現(xiàn)檔案有效共享，通過交流傳遞，補充部分檔案的相關(guān)內(nèi)容。應(yīng)用相關(guān)自我糾錯系統(tǒng)定期對檔案進行更新，引進檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系安全系統(tǒng)，全方位完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案管理體系的現(xiàn)代科技信息化發(fā)展，促進醫(yī)院文化建設(shè)內(nèi)涵的發(fā)展。

（七）建立檔案管理安全機制

目前，醫(yī)院數(shù)字化檔案大多集中在信息采集的全面性、檔案利用的便捷性和管理的高效性等方面。但是在檔案的安全性和保密性方面存在很大的漏洞。至于住院病人的病歷，他們記錄的是病人的病情和診療信息，具有個人私密性，病人絕對不希望其就診信息遭到泄露、篡改，因此對病歷檔案管理要萬無一失。對財務(wù)檔案來說，其涵蓋分類廣、明細多，且與資金密切相關(guān)，這些檔案具有一定的保密性和高度敏感性，是醫(yī)院核心競爭力的體現(xiàn)，其安全性也必須得到保證。要對檔案管理人員進行安全保密知識教育，增強安全保密的責(zé)任意識，掌握安全保密防護手段和技能，并邀請權(quán)威機構(gòu)定期進行檔案管理的安全保密檢查。

（八）拓展檔案素材

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院文化建設(shè)有著直接的推動作用。在優(yōu)化檔案管理的過程中，要逐步擴充基礎(chǔ)檔案材料，做好檔案宣傳工作，使醫(yī)院全體員工形成清晰的檔案管理意識。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭和示范作用，在日常工作中加大對檔案管理工作的重視力度，將檔案管理工作直接融入到文化建設(shè)中，使得檔案管理工作真正成為醫(yī)院文化建設(shè)的重要組成部分。其次，檔案管理人員應(yīng)當根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展狀況對現(xiàn)有檔案進行提煉分析，探究檔案管理工作存在的問題，并結(jié)合文化建設(shè)需求進一步提升檔案管理與服務(wù)水準。再次，醫(yī)院文化建設(shè)工作的開展應(yīng)當以檔案作為參考依據(jù)，逐步增強醫(yī)院職工的檔案管理意識，使得醫(yī)院職工能夠準確認識到檔案管理對于醫(yī)院文化建設(shè)的重要性。最后，醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理的宣傳力度，促使醫(yī)院的所有職工都能夠了解檔案管理對其成長的重要意義，共同推動檔案管理的科學(xué)發(fā)展，逐步提高文化建設(shè)水平。

總而言之，完善醫(yī)院的檔案建設(shè)具有很大的意義，能夠很好的提高醫(yī)院文化建設(shè)的水平，所以醫(yī)院的檔案管理人員要提高自己專業(yè)素養(yǎng)和道德素質(zhì)，在自己的崗位上兢兢業(yè)業(yè)工作，為提高醫(yī)院的文化建設(shè)作出一番成就。院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)當充分重視起來，發(fā)揮院報檔案的使用價值，讓醫(yī)院品牌更加璀璨！