軍事院校教學檔案信息化管理研究

趙 添 田春艷 陳丹強

（空軍航空大學航空作戰勤務學院 吉林·長春 130022）

教學檔案是按照相關檔案分類要求，按照歸檔制度，保存有價值的文件、圖表、通知、聲像等不同的材料，是學校進行教育教學活動及各項成果、通知的集合，也是衡量教學管理水平和教學質量的重要依據。如今在高校教學評估常態化和基礎狀態數據庫填報常態化背景下，基礎教學狀態數據庫已經成為本科教學評估工作重要依據。而軍事院校教育既要做好本科學歷教育又要面向作戰，所以相關課程評價、教學評價工作也日益深入，為實現更好的評價效果，就對教學檔案的管理提出更高要求。但根據軍校日常教學的特殊性來看，各部門下發的文件較多，承擔檔案管理工作一般是普通教員專業性不強、檔案管理經驗不豐富，同時也要承擔日常的教學工作，這就需要日常文件的整理與歸檔具有高效性，實用性。而運用信息化方式管理教學檔案，可提高工作效率，從而更好的為教育教學活動提供支持與服務。

1 教學檔案在軍事院校管理工作中的作用

（1）保證教學活動的順利展開。學院下達的關于日常教學工作的規范性、政策性、指導性的文件及要求的教學檔案，對教研室領導部署日常工作和教員完成教學任務過程中起到指導作用，讓教員更清楚的了解日常工作以及教學的任務及目標，這樣可以更有利的展開日常工作。

（2）為教學過程提供客觀依據。軍事院校教學檔案不僅存儲了包括大學及學院下達的各類公告、通知，也記載了完成各類活動、支援服務部隊、教育科研成果、教育教學活動等的記錄。一學期結束后，通過對教學檔案的梳理，教研室查看學期工作情況，可以找到日常工作的不足，相關問題也可以找到解決方案，為以后更好的完成工作及教學打下基礎。

（3）為評估工作提供真實依據。教學檔案占整體檔案的比重較大，是日常工作的指導與體現，利用率較高。同時也是評價教學管理及教學的依據，以及提高日常工作效率的重要工具。也是教研室工作的記錄。可見教學檔案管理在整個學校檔案管理的重要性，其作用的發揮需要持續性開發更能體現，所以我們必須認識到教學檔案的正規化管理對整個教學工作的積極作用，開發教學檔案的潛能并積極將教學檔案運用到實踐中去。教學檔案與教學評估是互相促進的辯證關系。一方面教學檔案會為評估工作提供原始的數據支撐教學評估工作的順利展開，另一方面可以在評估過程中也會暴露出教學檔案整理中的問題，也可以促進檔案管理者尋找改進的方法與措施，推動教學檔案向正向發展。教學檔案客觀反映了學校教學管理工作的真實情況，也記載了學校日常的教學實施，以及教學研究、教學改革等方面工作內容，也是學校工作的過程中積累的重要資料，是學校教學質量和管理水平的體現，參與評價需要提供完整又清晰的教學檔案科目，這樣才能真實體現學校管理及科研教學情況，也為評價提供了依據，如果教學檔案不規范，教學評估工作也很難進行。

（4）檔案信息化管理，就是指檔案行政主管部門將信息技術應用于檔案管理中，對檔案進行現代化管理，并利用信息技術手段提供服務。隨著信息時代的來臨，檔案信息化管理也是適應新時期信息時代發展的現實需要。信息技術在檔案管理中的應用、普及，推動了檔案管理模式、管理方式的變革，也使檔案管理從傳統的以紙質媒介等實體管理為主，朝著以檔案實體數字化信息管理為主要應用形式的、為社會提供現代化檔案服務轉變，無論是檔案管理的內容，還是檔案管理的效率都發生了巨大變化。

2 軍校檔案管理工作存在的問題

2.1 管理人員專業度不夠

面對強國興軍的戰略目標，軍事院校以為戰育人為教育理念，積極探索發展方向，從課程建設到教學改革，都積極向備戰打仗靠攏。教學檔案作為評價建設的必要補充，其精確性、全面性會直接影響評價效果。而實際情況確是教研室并沒有專業的檔案管理人員，承擔檔案管理工作的是教學人員，沒有專業背景，對各類教學文件了解不足，在實際管理過程中難以樹立科學的管理方法和工作理念。同時由于缺乏有效的教學檔案管理指導規范，難以提高教學檔案管理工作效率和質量，日常工作就有可能出現了檔案分類不明確、不細致的情況，影響檔案整理效果。

2.2 信息化管理方式未普及

隨著信息化技術的發展，高校的各項管理工作都可以運用信息化手段提高工作效率，檔案管理工作也可以借助信息化手段充分發揮其作用。但利用信息化管理方式需要熟悉管理系統，以及對大量紙質文件進行預處理，需要時間及精力去完成，而檔案整理人員也要完成教學任務，這就影響了信息化軟件使用進程，另外相關管理部門并沒有硬性規定利用信息化系統進行檔案管理，沒有起到監督作用，所以雖然大學的硬件條件都滿足，但信息化管理方式并未普及。

2.3 教學檔案管理方式不專業

由于教研室接到教學檔案及各類通知來自于各機構，分布廣泛，各教研室的檔案歸檔人員都是在教研室領導的協助之下完成歸檔的，所以本身并沒有對相關文件有深刻認識，也只能停留在將檔案分類存放的層面，這就有可能會出現相同文件、通知存檔不準確，隨意分配的情況。另外檔案的管理方式并未做到規范統一，歸檔隨意性強，查詢或者迎檢時檔案管理人員也只是提供紙質材料給相關人員，如果檔案不準確也會影響工作進度。

3 軍校教學檔案管理改進措施

3.1 增強管理信息利用率，提升檔案信息化管理水平

傳統教學檔案的管理流程以收集、管理、查詢為主要模式，也就是傳統的紙質版教學檔案的建立及使用過程。利用信息化技術教學建立檔案管理系統，將紙質檔案形成數據庫，按建立數字檔案形式存儲檔案及文件。管理人員通過教學檔案管理系統可根據軍校教學文件特點，按年份、內容參照本單位相關檔案分類表或大學教學檔案分類表分類，而打開檔案表以后，可以添加檔案記錄、著錄檔案信息、追加檔案全文、上傳并管理各種格式電子文件與多媒體電子檔案。用戶可根據自己的需要向該檔案表中添加案卷或文件信息，相應的也可以改年度，根據案卷或者文件內容進行分類，收到文件后可根據部門或文件性質上傳至系統。教學檔案系統除了可以支持用戶實現對案卷、文件的基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠程上載各種格式的電子文件全文，紙質文件掃描圖像以及錄音、錄像等音、視頻多媒體文件，從而實現了對檔案的全方位、現代化管理。需注意的是檔案管理人員除需要熟練操作系統外，也要做到對學院各部門工作內容有一定了解，涉及到哪些部門的文件，應該歸到哪一類要做到心中有數以提高檔案歸檔效率。學院也要定期進行教學檔案整理情況查詢、評估，起到監督作用。各教研室要制定教學檔案目錄，既有利于學院的檢查工作，也有利于檔案整理工作，另外檔案管理人員也要做到及時處理紙質文件，并存入檔案管理系統，為起到更好的監督作用學院應當將教學檔案管理情況作為年度教研室測評內容，通過這種方式提高基層隊檔案管理工作重要性的認識。

3.2 加強對檔案管理人員的培養

增強檔案管理人員隊伍建設，選拔業務能力強、愛崗敬業、有責任心的教員負責檔案管理，加大培訓力度，定期或不定期對檔案管理人員進行信息化軟件技術培訓，同時可采用技術評比，年終教研室評比的方式鼓勵管檔人員，增強軟件利用能力，加深檔案信息化管理理念。另外檔案管理人員要增強保密意識，嚴格按照檔案歸檔要求，夯實理論功底，提高實操能力，努力做到工作態度嚴謹，工作效率高效。深刻理解軍校教育教學特點，根據學校要求及文件特點做到及時調整檔案歸類，符合上級要求，避免出現漏檔、錯檔的情況出現，增強檔案管理工作的科學性、嚴謹性。

4 結論

軍校教育的特殊性決定了各項管理工作與地方高校的區別，為了實現強軍目標，踐行備戰打仗，為戰育人的教學理念，檔案管理工作作為配合各類評價的一手資料，為準確定位軍校學科發展方向提供了有力支撐，為保證檔案管理工作的有效性，迎合軍校的教育發展需求，一方面應著力提高檔案管理人員專業化水平，另一方面也要提升高校檔案信息化管理水平，同時各部門也要抓好監督工作，使教學檔案能充分發揮自身作用。信息安全技術對于維護電子檔案文件的安全性、真實性和保密性至關重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現代化的計算機技術作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網絡環境下立足，才能實現其資源信息的共享和信息社會化服務，只有提高了相關技術水平，才能排除檔案信息在網絡環境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現象的發生，實現檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。