“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對檔案工作的挑戰(zhàn)

中共萊陽市委黨史研究中心 李艷紅

在二十一世紀(jì)，信息化成為時代發(fā)展的主旋律，其所引起的滔天浪潮迅速波及了社會的方方面面，對社會的方方面面都造成了巨大沖擊。尤其是對于檔案工作來說，在傳統(tǒng)模式下，受限于信息傳遞速度，檔案傳遞和管理效率受到較大制約，而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，依托于方便快捷的信息網(wǎng)絡(luò)，可以實現(xiàn)檔案信息的跨空間即時傳遞，促使檔案工作效率大幅度提高。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代之中，挑戰(zhàn)與機遇并存，信息化固然是檔案工作的機遇所在，卻也帶來了全新的挑戰(zhàn)，還需要謹(jǐn)慎面對。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案工作的挑戰(zhàn)

（一）信息防護手段不足，存在信息泄露風(fēng)險

在信息化浪潮的影響下，檔案工作也意識到信息化改革的重要意義，并積極引入先進的信息技術(shù)來武裝自身。但畢竟檔案工作立足于現(xiàn)實領(lǐng)域，與位于虛擬領(lǐng)域的信息技術(shù)如同兩條平行線，缺乏交叉點。在此情況下，檔案工作對于信息化改革缺乏明確的方向，僅僅局限于表層信息工具的應(yīng)用，沒有對信息防護表達出足夠的重視程度，并由此衍生了巨大的信息泄露風(fēng)險。檔案上面存在諸多人員信息，一旦泄露，必將對人民群眾造成極為嚴(yán)重的經(jīng)濟損失[1]。

（二）“重軟件，輕硬件”的信息化困局

由于受到刻板認(rèn)知的影響，部分檔案工作人員錯誤地認(rèn)為信息化改革的重點應(yīng)當(dāng)放在軟件工作上，希望引入更先進的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)算法，從而全面提高檔案工作效率。但實際上，軟件與硬件相輔相成，任何一方存在弊端和瑕疵，都將形成嚴(yán)重的“木桶效應(yīng)”，不僅會導(dǎo)致信息化成果大幅度下降，更是可能會對檔案工作造成難以想象的負(fù)面作用。例如，部分檔案機構(gòu)的電腦過于陳舊，雖然能夠進行一般的檔案處理工作，但在邁入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代之后，必然還會進行其他高強度的信息運算工作，而這是老舊電腦所無法承擔(dān)的。

（三）檔案工作人員缺乏信息素養(yǎng)

對于任何工作來說，高素質(zhì)人才都是第一生產(chǎn)力，并且唯有人員能力與工作需求相匹配，才能夠在最大程度上發(fā)揮出人才能力，使得人才作出更大的貢獻。但是對于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案工作來說，工作模式和工作需求產(chǎn)生了天翻地覆的變化，而工作人員固然都有著較高的能力素養(yǎng)，與工作需求之間的匹配度卻直線下降，不能夠高效完成工作任務(wù)。之所以出現(xiàn)這種狀況，是由于信息化改革推進速度過快，人員結(jié)構(gòu)尚未進行有效調(diào)整。在過去的招聘活動中，招聘條件是根據(jù)當(dāng)時的工作需求設(shè)立的，沒有對應(yīng)聘人員的信息素養(yǎng)有太過嚴(yán)格的要求，這就導(dǎo)致檔案管理人員的信息能力約等于大眾平均水平，能夠熟練使用一些普遍的信息工具和互聯(lián)網(wǎng)工具，當(dāng)工作內(nèi)容涉及專業(yè)化信息工具時，又會存在力不能及之感。

（四）多元化的網(wǎng)絡(luò)渠道，單一的檔案信息收集方式

在過去的年代，因為信息傳遞速度較慢，并且信息采集渠道較少，檔案信息只能夠通過“面對面”的方式獲取，并且這一信息傳遞通道是“單方向”的，只能夠由人群自主將檔案信息填寫并傳遞給檔案管理機構(gòu)。在此過程中，檔案管理機構(gòu)位于“被動者”的位置，主動性不足，難以采納到更多的檔案信息。而在信息化時代來臨之后，互聯(lián)網(wǎng)作為一個開放性平臺，存在著四通八達的信息傳遞通道，并且人們也會在互聯(lián)網(wǎng)世界留下各種各樣的痕跡。在此基礎(chǔ)上，通過互聯(lián)網(wǎng)渠道，檔案管理機構(gòu)被賦予了較強的“主動性”，能夠自發(fā)地采納更多人員信息，以此進一步豐富檔案內(nèi)容，更加全面、立體化地描述出人員的能力素養(yǎng)。但遺憾的是，在檔案管理工作實際開展過程中，由于刻板工作思維的影響，導(dǎo)致部分員工還在按照傳統(tǒng)模式開展工作，沒有意識到互聯(lián)網(wǎng)時代對檔案工作造成的巨大變革。同時，在傳統(tǒng)模式下，檔案工作雖然也發(fā)揮著極為重要的作用，但其作用在大多數(shù)時候都隱藏在幕后，既沒有做好宣傳工作，也沒有與人群展開有效的互動交流，工作效果被局限在一個較低的層次，還有較大的潛力可供挖掘。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下檔案工作優(yōu)化改進的方法措施

（一）增強防護意識，豐富防護手段

首先，思想是一切行為活動的根本指導(dǎo)，唯有思想上高度重視，才具備將其落實到工作實際中的基礎(chǔ)前提，可以通過一系列宣傳方法，幫助工作人員樹立對信息化檔案的正確認(rèn)知，并由此引起工作人員對信息安全防護的重視。其次，可以組織檔案工作人員前往其他機構(gòu)參觀學(xué)習(xí)，站在一個客觀立場上，更加透徹地了解對方檔案安全防護工作中的優(yōu)缺點，進而不斷吸納對方的長處，反思自己的短處[2]。最后，信息技術(shù)屬于前沿科技，信息防護網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)更是屬于“高精尖”內(nèi)容，非專業(yè)人員不可操刀，如果僅將視野局限在內(nèi)部員工上，即便耗費大量的時間去培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也不可能掌握核心技術(shù)，更無法構(gòu)建出健全的信息防護網(wǎng)絡(luò)，必須要尋求相關(guān)機構(gòu)專業(yè)人員的指導(dǎo)和幫助。

（二）加大資金投入，做好硬件支持工作

在現(xiàn)代經(jīng)濟社會，隨著經(jīng)濟體系日漸完善，經(jīng)濟市場導(dǎo)向力量的重要性更加突出，任何工作要想穩(wěn)定推進，都離不開雄厚資金的經(jīng)濟支持，檔案工作也不例外，尤其是硬件設(shè)施的采購，更需要投入大量的資金。在此情況下，必須要做好上層領(lǐng)導(dǎo)人員的思想工作，繼而獲得大量的人力、物力支持，進而及時做好硬件的更新?lián)Q代工作[3]。同時，硬件建設(shè)資金投入較大，必須要慎重考慮所購買的硬件是否合理、是否存在更好的選擇，針對此，一方面可以組織員工去其他機構(gòu)或前沿市場參觀考察，調(diào)研硬件的現(xiàn)實應(yīng)用情況，并以書面的形式整理總結(jié)出來。另一方面，可以開展“試點”工作，先購買少量的硬件設(shè)施嘗試應(yīng)用，待一段時間后，如果對檔案管理工作確實能夠產(chǎn)生較大的促進作用和積極影響，再在單位機構(gòu)內(nèi)部大范圍推廣應(yīng)用。

（三）健全人才機制，提高員工信息素養(yǎng)

在二十一世紀(jì)，社會體系高度發(fā)達，各個行業(yè)的技術(shù)含量明顯提高，對于高素質(zhì)人才的依賴性也顯著提高。在此情況下，高素質(zhì)人才的重要性更加凸顯，不僅能夠憑借自身的遠見卓識，立足于大局角度，綜合考慮各方面因素，為工作制定出最正確的發(fā)展路徑，還能夠依靠自身強大的執(zhí)行力，保障各項工作進程有條不紊地穩(wěn)定推進。但是要想構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理團隊，并充分發(fā)揮員工的工作能力，還需要進一步健全人才機制。

首先，在招聘機制上，可以通過提高招聘待遇、提升招聘條件等方式，吸引更高水平的優(yōu)秀人才前來應(yīng)聘，從而在“源頭”上提高檔案團隊人員的整體信息素養(yǎng)，并且要做好招聘審核工作，確保應(yīng)聘人員能力與簡介相符，最大限度地避免濫竽充數(shù)、魚目混珠現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，招募到優(yōu)秀人才是工作順利開展的必要前提，但并不代表著全部，還需要通過健全的評價機制，充分發(fā)揮員工的內(nèi)在潛能，借助獎勵機制，能夠?qū)T工效益與企業(yè)效益相統(tǒng)一，進而調(diào)動起員工的工作熱情和工作積極性，促使工作效率不斷提高，借助于懲戒機制，能夠有效消除員工的懈怠情緒，避免員工消極應(yīng)對工作任務(wù)。最后，還可以通過開設(shè)內(nèi)部培訓(xùn)計劃，有針對性地提高員工信息素養(yǎng)，并將培訓(xùn)成果納入評價機制中，以此鼓勵員工積極參與培訓(xùn)活動[4]。另外，對于高素質(zhì)人才來說，相較于一時的薪資待遇，更加看重長遠的發(fā)展，良好的晉升通道是留住高素質(zhì)人才的最佳途徑，唯有將晉升機制與評價機制相掛鉤，將評價結(jié)果當(dāng)作人員晉升的重要依據(jù)，一方面可以讓有能力的員工步入更高的崗位，為工作發(fā)展作出更大的貢獻，另一方面也能夠有效增強高素質(zhì)人員對單位機構(gòu)的認(rèn)同感和責(zé)任意識，在最大程度上避免人才流失問題。

（四）檔案工作應(yīng)當(dāng)具備更高的“主動性”，擴展信息獲取渠道

首先，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)“主動出擊”，一方面要收集員工在機構(gòu)活動中的表現(xiàn)狀況以及領(lǐng)導(dǎo)人員的相關(guān)評價，另一方面要立足于互聯(lián)網(wǎng)渠道，從中檢索出有價值的檔案信息，并且要考慮到網(wǎng)絡(luò)信息質(zhì)量高低不一，在仔細(xì)斟酌審核、多渠道驗證真實性后，錄入檔案信息中。其次，文字作為一種語言工具，雖然能夠?qū)⑷藛T能力大體描繪出來，但畢竟有著自身的局限性，無法將人員的方方面面立體化、形象化地展現(xiàn)出來，有著較大的主觀想象空間，只是傳統(tǒng)書面檔案模式下的選擇，而在邁入信息化時代后，可以在檔案中添加更多的圖片信息，甚至開創(chuàng)性地采納視頻信息。最后，應(yīng)當(dāng)加強對宣傳工作的重視程度，以此擴大檔案工作的社會影響力，吸引大眾的廣泛關(guān)注，在具體實施過程中，要意識到在當(dāng)今時代，傳統(tǒng)媒體雖然權(quán)威性依舊，但影響力卻所有衰退，新媒體依托于互聯(lián)網(wǎng)渠道，與人們的日常生活聯(lián)系更加緊密，通過入駐新媒體平臺，做好新媒體宣傳布局工作，能夠進一步擴大工作成果、提高服務(wù)質(zhì)量，使更多的人群了解檔案工作、人事檔案工作，可以在產(chǎn)生檔案需求的同時，第一時間找尋到檔案管理機構(gòu)。

三、結(jié)語

總的來說，檔案工作信息化改革既是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的大勢所趨，也是工作質(zhì)量提高的內(nèi)在需求。唯有順應(yīng)時代發(fā)展的脈絡(luò)，緊跟社會前進的腳步，才能夠在新時代煥發(fā)出新的光彩，始終保持旺盛的生命力和競爭力。與此同時，也要小心應(yīng)對隨之而來的各項挑戰(zhàn)，并在此過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，從而優(yōu)化工作理念，改進工作方法，重構(gòu)工作體系，進而實現(xiàn)工作質(zhì)量的飛躍式提高，更好地完成檔案保障工作。