論新形勢下企業檔案管理的信息化建設

內蒙古錦聯鋁材有限公司 劉麗娟

為了使企業檔案管理工作擁有更高的質量和效率，保證企業的平穩發展，企業必須轉變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設速度，保證企業的健康發展。在新形勢下，提升企業檔案管理信息化程度是企業優化檔案管理工作的重要途徑，也是對企業可持續發展的必然要求。

一、檔案管理信息化的優勢

首先，能夠使查閱檔案變得更加便捷，從而使檔案管理的效率得到進一步提高，降低經營成本，實現網絡共享性是檔案管理信息化最顯而易見的優勢。檔案管理信息化能夠通過各種技術手段將傳統的檔案資料轉變為信息化檔案資料，從而完成檔案管理數據庫的建立，使檔案保存與管理變得更加規范，并且將其融入企業局域網建設，結合現階段的先進辦公系統，建立文檔一體化授權查閱機制和管理體系，使企業中擁有相關權限的員工自主地在檔案管理系統中完成檔案資料的查閱，簡化工作流程，避免企業財力、物力、人力的浪費。檔案管理使用一體化的目標，實現高度資源共享，強化企業內部的交流，提升企業各部門的團隊合作能力，可使企業擁有更高的經營管理效率。

其次，實現檔案管理信息化能夠使檔案損壞、遺失的情況得到改善，從而保證檔案的完整性。檔案管理信息化建設工作具有很強的綜合性，配合科學的辦公軟件，能夠對企業網絡辦公中產生的各種信息資源進行更高效的保存與整理，從而在辦公的過程中完成大量電子檔案信息的收集、存檔工作，并且能夠與資料的特性相結合，保留其修改審批流程，從而使企業檔案資料更加完整，也可以由各部門完成自身檔案資料的收集與上傳，最后再由檔案管理部門統一管理檔案資料。

二、企業檔案信息化管理平臺建設面臨的障礙

（一）管理觀念滯后

在激烈的市場競爭環境下，企業重生產、輕檔案管理的現象較為普遍，對企業檔案信息化平臺建設缺乏足夠的重視。就檔案管理而管理的落后的企業檔案管理念較為突出，企業生產者、經營者和管理者未樹立“大檔案”管理理念，沒有充分認識到企業檔案實際上就是企業的重要資源，企業檔案信息實際就是企業的重要資產，導致企業檔案信息化平臺建設過于重視企業檔案管理的效率和便捷性，遷移保管、容災備份、實時歸檔及開發利用等方面重視不夠。

（二）檔案管理標準與規范不統一

對于很多大中型企業來說，檔案管理的標準與要求大不同，而且企業內部的檔案管理標準體系也沒有實現統一。另外，檔案數據的格式和錄入信息的內容不同，很容易使得數據發生錯誤甚至丟失。在檔案信息化建設的過程中，除了需要更改和遷移歷史數據之外，還要不斷規劃管理新建的數據，為此，要想盡快貫徹落實好數字化、信息化建設，就必須不斷規范檔案管理的標準。

（三）基礎資料有流失風險存在

在不斷推進市場經濟發展的同時，現代企業的經營活動變得越來越復雜，十分注重過程及細節管理，的道路導致在經營管理活動中出現大量的基礎性和過程性資料，并且在日常工作中有較多的應用機會，具有較高的保存價值。但是因為基礎資料數量較多，需要投入大量的資源才能將其全部納入到企業檔案管理中，并且在實際調閱使用時也存在諸多不便。所以，企業應該對資料的重要程度進行準確評價，著重收集重要程度高的資料以及結果性資料，對于重要程度較低的資料可以劃分到具體部門甚至由具體人員負責保管。另外，負責企業資料管理的人員缺乏相關的管理手段和能力，變動較為頻繁，極易導致檔案資料的流失，對企業經營發展不利。

（四）缺乏企業檔案管理信息化建設技術

從企業檔案管理信息化建設來講，因為缺少相關的技術導致無法有效提升檔案管理效率。企業應該將其作為一個重要的努力方向，在實現檔案管理信息化的過程中，需要充分利用當前先進的科學技術，很多企業因為相關的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業檔案管理信息化進程。另外，企業實現檔案管理信息化還依賴于企業信息化建設。

三、企業檔案信息化建設的有效途徑

（一）企業檔案信息化建設必須納入企業信息化建設總體框架內

對于企業來說，其在檔案管理的過程中遇到了很多困難，要想促進檔案信息化建設，就必須將其納入單位的總體規劃中，并分階段實施，才能真正促進檔案信息化建設。企業檔案管理工作必須先為生產服務，然后再為企業經營服務。為此，在進行企業檔案信息化管理的過程中，不能完全封閉，只有將企業檔案信息化管理和企業生產決策信息化建設相結合，并找準自己的定位，才能真正發揮檔案信息化的作用。要想真正確保檔案信息化建設有效地推行下去，就必須將檔案信息化建設融入企業信息化建設總體規劃中去。對于企業來說，只有在建設實施企業信息化的過程中，從檔案信息化建設的需求出發，并加大對資金的投入、引進設備、培養高素質人才，才能確保檔案信息化建設的順利開展。

（二）制定檔案信息化建設的制度與方案，加強質量控制

對于檔案信息化來說，其基礎在于實現檔案數據管理的標準化和規范化。如果沒有統一的標準就不能整合與共享檔案數據，實現檔案信息建設。為此，企業在進行檔案信息化建設的初期，就必須制定與之相關的標準和規范，才能從根本上真正解決檔案數字化和信息化的缺陷。在制定檔案信息化建設方案的過程中，必須嚴格遵守檔案信息化建設的有關制度，制定好檔案信息化建設方案，進一步推動企業檔案信息化建設。

（三）加大系統設備投入

企業檔案信息化平臺建設離不開軟硬件的投入，需要立足企業檔案管理需要，加大企業檔案信息化平臺建設所需的系統設備投入力度。將檔案信息化平臺建設編入企業信息化規劃，配備計算機、掃描儀、數碼相機、裝訂機、打印機、存儲設備、專業掃圖儀等硬件設備，還要配齊相應的檔案信息化管理應用軟件系統，如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件、專業檔案掃描軟件或檔案平臺集成，定期做好信息化管理系統的升級，使企業檔案信息化管理始終處于先進水平。

（四）實現檔案資料分類號和題名規范化

利用計算機進行檔案管理最明顯的優勢就是能夠使人們的檢索需求得到滿足。為了保證能夠進行完整地檢索，需要檔案管理人員強化分類工作，與國家相關規定和企業實際情況相結合，對檔案分類工作進行細化，根據檔案資料的內容和所屬部門等對檔案進行分類。在進行分類時，還應該加強校審力度，避免分類工作出錯，并且還應該組織相關人員統一標準、統一認識，努力實現所有檔案資料文件標引一致化，從而更加規范、標準地開展檔案管理工作。另外，實現檔案資料分類號規范化，雖然能夠保證檢索檔案資料時的查全率，但無法為查準率提供有效保障。所以，在進行檔案管理信息化建設時，還應該對檔案資料題名進行規范統一，避免檢索檔案資料時文不對題的情況的發生。

（五）強化人才隊伍建設

信息化人才隊伍建設是企業檔案信息化平臺建設的重要支撐和保障。立足企業檔案信息化管理平臺建設和后期管理需要，加大人才引進力度，重點是加大計算機信息技術人才引入，持續優化企業檔案管理人才的年齡、知識結構。做好現有檔案人員業務知識培訓，重點是加強計算機信息技術、大數據，以及檔案信息化管理軟件應用的知識輪訓。通過走出去、請進來等方式，持續加大檔案隊伍建設，將檔案信息化納入隊伍建設重要內容，不斷提升企業檔案工作人員的綜合業務素質。

（六）提升企業管理水平

為了實現文檔一體化管理，必須利用流程再造來提升企業管理。對于企業的檔案管理信息化建設來說，其具體流程在于，當各業務部門形成文件后，利用文件管理系統將其編入檔案管理系統的數據庫，然后由檔案管理人員審核待歸檔的檔案，審核合格并填寫合格信息后，才能將其歸檔，對于那些未審核成功的數據資料，應當退還給有關業務部門，并由其進行修改。這樣不僅使得檔案管理系統和業務管理系統能有效結合，還使得文件真正實現隨辦隨歸，有效提升了檔案歸檔的準確性和完整性。

（七）實現資源整合

對于企業來說，其發展服務的信息基礎在于整合資源，收集社會中關于本行業的有關政策、制度和未來發展前景等信息，并加以整合研究，有利于促進企業的發展。為此，企業要根據自身的特點和行業特點來收集相關資料，并在檔案管理系統中設立與之相關的板塊，為專業人士提供便利。同時，要盡可能豐富企業相關信息資源，不僅要對企業所有的檔案進行管理，還要收集很多優秀企業甚至是其他同類型企業相關信息。

四、結論

總而言之，企業的檔案信息化建設具有較強的整體性，需要制度、設備、人員等全方位的支持。企業在發展的過程中離不開檔案信息化工作，為此，只有采取積極的應對措施，并提前做好準備，才能建設好企業的檔案信息化，從而使其更加科學規范。