大數據時代事業單位檔案管理模式分析

朱金花

大數據時代，檔案管理的數據化、信息化發展路徑有了更加深刻的實踐依據。在檔案管理的過程中走信息化數據化發展道路，是時代發展的必然選擇，對于增強事業單位檔案管理的便捷度與科學度具有重要價值，更好地優化事業單位的管理與服務。在對檔案整理的時候，可以將大數據的信息化方式與檔案管理進行結合，讓事業單位檔案的管理更科學，逐漸提高事業單位檔案的管理水平。

一、事業單位檔案的界定

（一）事業單位檔案的內容

檔案是在長期的發展中形成的原始材料，既見證了事業單位的歷史，又記載了重大事件，主要體現出規范性和服務性、分散性的特點。記載了事業單位在各個時期開展的重要活動、發生的重大事件等，檔案管理對開展各項工作都具有重要的價值。隨著事業單位體制改革的不斷深化、網絡信息技術在檔案管理領域的廣泛應用，事業單位檔案管理中逐漸暴露出制度不完善、工作方式落后、忽視檔案利用等問題，降低了檔案管理的質量，根據事業單位運行需求及檔案的特點優化檔案管理工作至關重要。

（二）事業單位檔案管理的特點與價值

一是檔案的作用主要在于為事業單位的領導者、管理者提供決策參考或工作指導，可以通過其服務性特點幫助領導層、管理層提高工作效率，同時依靠信息化管理也能提供便捷的檔案查詢服務。

二是很多檔案都是事業單位領導層的公文，管理這些公文是提高文書檔案管理質量的關鍵，主要通過紙張、字跡、傳遞、檢查等管理流程體現出規范性特點。

三是事業單位檔案管理質量和檔案部門接收文書材料的完整程度、齊全程度有直接關聯，而檔案存在分散性的特點，各個職能部門都有大量檔案。這種分散分布增加了管理難度，容易發生檔案收集不全的現象。

二、事業單位檔案管理存在問題

（一）檔案信息化建設制度有待規范

事業單位對于檔案管理信息化建設重視程度不足，也尚未設置相應的規范體系將檔案管理工作與信息化建設有機地結合起來，極大地影響了檔案資源開發利用及相關個性化、智能化服務工作的開展。在事業單位信息化建設的基礎設施和軟件環境建設方面，往往沒有把檔案信息化建設放在重要位置上，導致檔案信息化基礎處于較低水平，利用大數據開展檔案管理的條件相對薄弱，需要采取相應的制度和規范加以強化。通過建立檔案信息化建設的制度規范和健全管理機制，可以增強大數據環境下檔案信息化建設的硬件投入和軟件建設的力度。

（二）檔案信息管理基礎有待夯實

在實際工作中，多數事業單位檔案管理人員工作重心仍停留在傳統的檔案收集、整編等環節上，在信息化處理及深入應用信息工具方面的能力有待提升；事業單位信息系統建設滯后，信息化管理水平參差不齊，信息化管理在硬件系統與軟件操作層面的缺失，導致信息管理根基不牢，難以充分提升其管理效率。

（三）檔案利用渠道有待拓展

目前的事業單位檔案利用過程中，由于缺乏對需求的深入挖掘和梳理，導致在工作中形成的具有保存、利用價值的檔案資源僅能被動地提供利用，沒有積極主動地實現將檔案管理平臺與辦公信息系統中的其他信息平臺有機互聯，尚未做到以需求為導向，在檔案的利用方式、時間、媒介方面提供精準和個性化的服務。

（四）人才隊伍建設有待加強

高水平大數據檔案管理人才缺乏。人才作為事業發展的核心資源，在檔案管理信息化發展的路徑中，人才匱乏一直是推進檔案管理實現信息化發展、高質量發展過程中重要的制約因素。信息化進程帶來的技術方面的突飛猛進，但由于受到檔案工作的收入水平及職業發展的限制，難以招募具有較高信息技術水準的專業檔案管理技術人員，而能力較為突出的檔案管理人員又容易向其他管理部門流動，導致專業人才隊伍匱乏。

三、大數據技能是檔案管理的需要

大數據時代的快速發展，大多數事業單位對辦公室文書檔案的管理，逐漸運用信息化的管理水平，不僅提高了管理檔案的效率，還讓搜索檔案的速度得到明顯改善。對于許多管理人員對檔案管理信息化認識不足的問題，需要逐漸提高管理人員對檔案信息化的認識。事業單位檔案信息化管理實現了文檔一體化，首先應提升公文流轉系統的兼容性，實現從OA系統到檔案信息化管理之間信息共享流通，實現OA系統與檔案管理系統的兼容。

檔案信息化管理方式的產生，導致電子檔案的數量越來越多，為了不影響檔案管理的質量，滿足用戶對檔案管理的服務需求，檔案管理人員需要對這些數據信息進行存儲與備份。現在大數據得到了廣泛應用，檔案管理部門可以利用大數據建立更加巨大的數據庫，并利用分析用戶有關行為的數據，不時優化檔案信息的內部存儲，提高電子檔案的使用效率，最大程度節約檔案管理部門的事務成本，從而使檔案管理事務從容有序地進行。

四、大數據時代事業單位檔案管理信息化的創新路徑

（一）加大對檔案信息化建設的投入力度

要加強檔案信息化建設的軟硬件投入力度，為檔案信息資源和數據的存取提供基礎條件和環境。創新檔案管理理念，創新檔案管理機制和模式，有效引入大數據技術手段和方法，將檔案信息化建設落到實處。事業單位內部要建立獨立的檔案管理信息庫、資料庫、數據庫，同時在軟件方面也要做好協調與更新，及時提升檔案管理信息化水平。在管理制度上，要做好與信息化相匹配的管理制度、工作標準，明確檔案管理中的責任與義務。事業單位需要逐漸增加檔案管理信息化技術的投入資金，保證信息化技術的基礎設施，在檔案管理中可以發揮最大的運用效果。

（二）開發安全防護系統，做好隱私保護工作

在檔案信息系統建設運行中，要做好信息查閱的權限設計，建立完善的防火墻。在平時的使用中，工作人員要定期地維護和升級系統，同時對于一些重要的檔案信息，要提前做好備份處理和二次加密工作。

（三）整合數據資源，做好信息共享工作

在大數據時代，需要建立整體思維模式，將事業單位信息化建設的各類要素統籌考慮，進行頂層設計，分步實施。把軟硬件建設作為建設的基礎工程，把資源整合、資源共享建設和智能化服務能力作為建設的目標和方向，集中有限的人財物資源為數據賦能和數據賦智，增強檔案信息化建設的質量和水平。這些工作包括利用大數據技術和方法實現檔案信息資源的可視化整合與管理，不斷增強檔案數據分析處理能力，有效實現檔案信息資源的跨部門協作與協同。

（四）提高檔案管理人員的專業水平

事業單位可以安排專業管理檔案的人員，運用信息化技術對管理檔案的人員進行有效的培訓。把信息化技術在管理檔案具體的使用方法進行講解，還有信息化管理檔案對檔案的采集方法，以及信息化技術對檔案進行分類的整理等多個操作，幫助檔案管理人員對信息化技術的操作有簡單的認識。再次，安排事業單位的檔案管理人員，進行實際操作的培訓。培訓的內容不僅包括信息化技術的基礎知識，還有信息化技術在管理檔案的具體操作，保證每個管理檔案的人員會運用信息化的管理技術。

在事業單位檔案管理信息化的推進過程中，要從基礎設施建設、安全防護系統開發、人才隊伍培養等方面進行綜合發力，通過多方努力，為事業單位檔案管理的創新提供良好的發展空間，更好地提升檔案管理質量。大數據時代對檔案管理人員的事務提出了更高的要求，在管理檔案的過程中，必須要做好大數據的云存儲事務，確保電子檔案的完整性和平安性，力爭為管理部門提供更加方便、快捷的服務。