企業檔案管理的現存問題及解決對策

孫 偉

（中華醫學會，北京 100710）

一、前言

檔案管理即對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理工作的涉及面比較廣，具體包含檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案統計、檔案利用等環節。科學規范的檔案管理不僅是國家檔案事業最基本的組成部分，而且成了一項提供檔案信息的服務性工作。而對企業而言，其具有面向市場需求和追求經濟效益的屬性，所以與行政事業單位相比，企業檔案管理工作具備一定的特殊性，因此需要結合自身情況和經濟業務活動來開展相關工作，以便為檔案信息使用者提供參考資料。

二、企業檔案管理的原則

1.真實性原則

檔案管理可以為企業提供有效的信息，并有助于企業決策的正確性和可信性，因此必須保證企業檔案信息的真實性，防止由虛假信息造成的經濟損失以及后續風險問題。具體而言，企業檔案信息并非自然形成，而是人為對相關信息和資料的一種記錄，這種人為記錄方式本身就具有一定的主觀性。因此，要保證企業檔案信息的真實性，就需要做到檔案形成過程的真實以及檔案內容的真實，這兩個方面的要求。

2.系統性原則

企業檔案管理系統的主要功能是能夠對信息、資料和檔案進行分類，基于類別的管理模型不僅可以讓檔案管理成果系統化、標準化，還可以讓信息使用者通過檢索的方式第一時間獲得所需資料，顯著提高工作效率。另外，檔案信息作為一個整體系統，在具體的操作環節要保證各方的有機聯系，杜絕出現人為分散或者零散堆砌的情況，便于讓檔案信息創造更多的利用價格和經濟價值。

3.全面性原則

在信息化時代，人們對信息的需求量大幅度提高，其中利用檔案來獲取相關信息，成為信息使用者的重要途徑。此時，檔案的全面性、完整性就顯得很重要。完整全面的檔案能夠真實地反映企業的客觀情況，反之，不完整的檔案信息不僅容易誤導信息使用者，而且不利于企業管理者實時掌控企業情況。

三、企業檔案管理存在的問題分析

1.重視程度不高

在市場經濟環境下，企業為提高競爭力，往往會把主要精力置于生產經營上。檔案管理這類不能直接產生經濟效益的工作，則逐漸被邊緣化。無論是人力、物力還是財力，在檔案管理工作中都略顯不足，這就導致企業檔案管理工作難以得到高質量地開展，檔案丟失、泄密、錯誤等問題時有發生。究其原因，還在于檔案管理工作不受重視。

2.管理方法落后

為符合法律法規的要求，諸多企業指派專人負責檔案管理工作，或者成立了檔案管理部門。但在落實環節，缺少詳細的制度和標準，這讓檔案管理人員無所適從。加上企業受到經濟條件的限制，很多檔案資料并非集中統一管理的，檔案基本保存在業務部。顯然，業務部不具備保存檔案的條件，也不符合檔案管理“八項注意事項”的要求。管理方法落后容易給檔案管理工作帶來安全隱患。比如，歸檔目錄、檔案盒封面、檔案內容設置不科學；項目填寫不規范、不完整；文件沒有蓋章；文件箱沒有參考表格；資料重復備案等，這些問題都會對檔案信息的查詢和使用產生負面影響。

3.職責劃分不明

根據筆者的調查發現，部分企業檔案管理人員存在“半路出家”的情況，即并非檔案管理專業出身，這種問題在中小微企業中較為常見。比如，企業為節約人工成本，往往會聘用極少數的檔案管理人員，并且這些檔案管理人員還身兼多職，既要完成日常的檔案管理工作，又要參與企業具體的業務活動。在既定時間和精力的情況下，檔案管理人員自然分身乏術，以至于影響到了檔案管理工作的開展。

四、企業檔案管理問題的解決對策

基于上述幾個方面的問題，筆者認為提高企業檔案管理質量，單純依靠企業自身的力量還略顯不足，因為檔案管理是一項長期的事業，該項工作的達成還需要外界力量的支持和幫助。為此，筆者主要基于內外部環境角度提出解決對策。

1.內部解決對策

內部即企業從自己角度出發，對已經存在或潛在的問題提出解決對策，達到提高企業檔案管理工作質量的效果。

（1）轉變思想觀念。隨著數字信息化技術的不斷完善，傳統的手工檔案管理和單機數據管理逐漸演變成了互聯網+檔案管理模式。這一工作模式的轉變意味著企業檔案信息從之前的文字、數據、圖表等完全轉化為了機器可識別的電子檔案，優勢也顯而易見，即利用計算機的高運算速度替代傳統人工的單個統計和錄入，減少了檔案信息錯誤的幾率。而且在檔案信息的共享、傳輸、查閱等方面，檔案信息化管理都體現出了明顯的優勢。為此，企業要轉變傳統的思想觀念，加大對檔案管理工作的經費投入，使檔案管理工作能及時與企業的管理、生存、發展有機地結合起來，促進企業全面發展。

（2）強化服務意識。作為從業人員，檔案管理人員的專業素養和業務能力將直接決定企業檔案管理工作的質量，所以檔案管理人員能否具備良好的服務意識，成了其中的關鍵。在立足于企業發展這一大目標下，檔案管理人員自身應該意識到檔案信息化所提出的更高要求，以在平時加強對相關知識和技能的學習，從而適應檔案信息化的發展要求。另外，企業還要有意識提高檔案管理人員的歸屬感，并且在檔案管理工作中適當傾斜人財物，防止檔案管理工作邊緣化，進一步提高檔案管理人員的積極性和主動性，從而為企業的發展貢獻力量。

（3）完善檔案管理體系。科學合理的檔案管理不僅是法律法規提出的硬性要求，更是維護企業經濟利益、合法權益，以及反映歷史真實面貌的一項工作。為此，企業要致力于完善檔案管理體系，不搞形式主義，將各項管理制度落到實處，切實保障檔案資料的連續性、完整性、保密性和安全性。除此之外，還需要做好檔案資料的價值分析，提高檔案資料的查詢效率和使用效率，為企業經營決策提供幫助。

2.外部解決對策

外部即利用外部的約束條件，監督企業科學合理開展檔案管理工作，從而給企業檔案管理提供更加有利的外部條件。

（1）完善法律法規。在現有法律法規體系下，《中華人民共和國檔案法》《企業檔案管理辦法》《歸檔文件整理規則》等法律法規雖然對企業檔案管理提出了要求，但其屬于綱領性文件范疇，而沒有對文件編制辦法進行細化。為此，完善法律法規，就是要對企業檔案管理過程、結果以及相關責任進行落實，確保檔案管理人員有明確的參考標準，從而更好地為企業提高經濟效益服務。

（2）促進檔案社會化發展。對企業而言，檔案社會化發展其實就是對檔案管理的托管，即將整個檔案管理工作委托給有資質的檔案中介機構，達到對檔案的代存、代管、代整理，以及檔案業務咨詢和檔案技術服務。該模式下，企業一方面可以通過檔案管理的外包形式降低運營成本，另一方面也可以將重心置于生產經營上。但檔案社會化發展是一個循序漸進的過程，企業與檔案中介機構的合作也是基于雙方的信任以及良好的法治環境，如何保障檔案社會化發展，成為檔案事業未來的主要發展方向。

（3）接受檔案行政管理部門的監督和指導。根據法律法規要求，檔案行政管理部門對本行政區域內的所有機關、團體、企業事業單位和組織的檔案工作負有監督和指導的職責。為進一步提高檔案管理質量，企業要自覺接受檔案行政管理部門對檔案工作所進行的監督與指導，確保該項工作可以正常運轉。

五、結語

綜上所述，從宏觀角度來看，國家檔案事業的發展得益于每個企業對檔案管理的重視度和完成情況，以便運用法律法規和政策來維持市場經濟的可持續發展。反觀企業自身，檔案管理工作的水平也與企業息息相關，只有正視當前企業檔案管理工作存在的問題，并且持續有序地從內外部環境入手，提出富有針對性的解決對策，才能實現企業檔案管理的高效化和現代化發展。