中小企業采購業務內控體系設計及優化探討

簡偉力

（秦皇島為公企業管理咨詢有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、采購業務內控體系的目標

1.保證采購業務的合規合法

在采購業務內控體系中，對采購過程中任何一個環節的授權和審批都進行了明確的規定，在起草、簽訂、執行合同的過程中要嚴格遵守我國的相關法律規定。企業必須通過制定嚴格的采購制度，避免采購違規行為的發生。因此，制定采購業務內控體系的主要目標之一就是保證采購業務活動的合法合規。

2.保證采購物資的完整性和安全性

很多企業的采購活動特點是數量大、品種多，同時涉及的業務范圍也較廣，因此就迫切需要通過構建采購業務內控體系來檢查數量、品種眾多的物資，這樣才能保證采購物資與采購合同相符合，保證物資采購的完整性和安全性。

3.保證采購業務的合理性

環節復雜是管理采購業務的主要問題。因此，要通過采購業務內控體系保證采購業務活動的順利進行，準確把握物資采購的種類、品種，同時選擇出合格的供應商，取得一個合適的物資采購價格，保證采購業務活動的合理性。

二、中小企業采購業務內控體系存在的問題—以H企業為例

1.H企業簡介

H化工有限公司成立于2009年，是一家從事水性指甲油、環保指甲油、甲油膠等產品專業生產加工的企業，擁有完整、科學的質量管理體系。公司自成立之日起，本著質量為先，信譽為重，務實為本，團結共贏的經營理念，努力開拓市場，通過多種渠道引進國外優質原材料以及歐美先進配方技術和工藝，形成了系列特色產品。H公司的誠信、實力和產品質量獲得業界的一致認可。

2.H企業采購業務內控體系存在的問題

（1）執行采購預算控制不規范

隨著H企業生產經營規模的不斷擴大，在生產經營過程中涉及的采購業務量也越來越大，上級管理者也認識到采購預算控制工作的重要性，但是采購預算控制工作卻執行得不夠規范，其主要問題表現為：總公司要求對下一年度采購預算進行編制，但是下設子公司并沒有制定周全詳細的采購計劃，僅僅是按照上一年度的銷售情況，制定下一年度的采購預算計劃，這就會導致采購預算與實際采購相脫離，給H企業生產經營帶來了較大的資金壓力。同時，現階段H企業在編制和執行采購預算過程中缺乏嚴格的考核和監督，下設子公司對采購預算執行的不到位，一部分采購付款只需要下設子公司領導簽字就可以執行，這就導致采購預算內部控制形式化嚴重，不能夠發揮出采購預算控制的重要作用。

（2）缺乏合理的采購授權

目前，H企業在審批控制請購環節還是比較嚴格的，但是由于采購審批環節過于復雜，反而給該企業采購業務工作效率帶來了負面的影響。H企業的采購申請是按照物資庫存情況提出的，需要經過倉庫人員核實、采購部門經理審核、財務部門經理復核，最后遞交給總部經理審批，如此復雜的請購審批環節，嚴重影響到采購工作的效率，這樣很容易發生斷貨問題，也降低了企業產品的銷售數量。同時，由于H企業采購物資的品種較多，總經理需要對每次的請購進行審批，加大了總經理工作壓力，特別是一部分請購僅僅需要總經理在審批單上簡單地簽字，并沒有起到控制監督采購的重要作用。

（3）采購業務內部控制缺乏良好的信息溝通

H企業的采購部門將主要工作放在了選擇供應商、制定采購價格、提高采購物資質量上，并沒有重視物流配送部門、銷售部門等橫向部門之間的信息共享，因此不利部門之間相互了解產品的庫存情況、銷售情況等。現階段，H企業內部采購業務縱向信息溝通主要采用的是上層命令下層的單項傳遞，采購業務信息溝通并沒有得到上級管理層的重視，缺乏獲取基層信息的積極性，管理者大多數是通過采購考評來獲得采購業務的相關信息。

此外，現階段H企業并沒有與供應商之間進行良好的信息溝通，不能將自身的采購需要與計劃及時地與供應商交流，因此供應商也就不能向企業傳遞產品相關的優惠政策，這樣既增加了采購成本，也不利于供應商與企業之間的溝通交流。

三、中小企業優化采購業務內控體系設計的建議

從H企業案例可以看出，中小企業采購業務內控體系還存在一些問題，因此需要從以下對策出發對采購業務內控體系進行不斷優化。

1.嚴格執行采購預算計劃

首先，總公司管理者要明確下一年度的生產經營管理目標，下設子公司需要合理地分析、預測銷售量，以及采購過程涉及的庫存、在途物資方面的問題，在此基礎上編制采購預算計劃。

其次，企業采購部門人員要對采購需求進行認真的匯總，對采購物資的時間、數量、品種、質量等方面予以確定，按照市場現行價格制定采購預算計劃價格，并綜合考慮能夠影響物資采購價格的因素，對采購計劃價格進行確定。

再次，在對預算計劃執行的過程中，需要企業財務部門對采購預算計劃執行情況進行績效考核，采購計劃人員需要出具采購差異分析報告，根據企業生產經營情況及時對采購預算計劃進行調整，保證采購預算計劃能夠符合企業生產經營的目標。如果發生臨時性采購，則必須經過嚴格的審批之后才能夠調整采購預算，由此降低采購預算的盲目性。

2.優化請購審批程序

首先，遞交采購申請。企業各個部門要根據實際經營情況和采購預算計劃，經過部門主管批準之后，向采購中心遞交采購申請，并按照要求認真填寫《請購申請單》。

其次，總公司采購人員要負責對采購申請的匯總，結合實際庫存情況，認真檢查采購物資的質量、數量、名稱和預算金額等方面的合理性，判斷是否存在采購重復的問題。采購經理需要負責采購預算之外的審核工作，按照權限對總經理和財務經理的審批工作進行分配，這樣可以有效分流請購審批的工作量，提高采購請批的效率。

3.建立完善的內控信息系統

企業在橫向溝通方面需要明確采購過程中采購部門的主導地位，通過制定文件制度等權威方法督促其他部門配合采購部門的工作。采購部門需要定期組織其他部門開展會談，這樣采購方面的信息就可以在部門之間進行交流，能夠及時發現采購過程中的問題。在溝通縱向信息方面企業要重視信息溝通，在內部制定有效的反饋信息機制，不定期地組織員工進行交流，深入全面地了解企業實際的發展情況。

同時，針對企業采購與外部供應商缺乏溝通的問題，企業需要對供應商管理制度進行完善，在采購部門中配備高素質的供應商管理人員，并與供應商進行定期交流互動，這樣既可以共同協商解決采購業務過程中遇到的問題，也可以增強企業與供應商之間的關系。采購部門的人員需要與供應商通過溝通采購預算和計劃等方面的信息，積極主動地對供應商價格方面的信息和優惠政策信息等進行收集，這樣可以有效解決供需雙方信息不對稱的問題。

4.建立采購業務內控監督機制

內控監督機制能夠保證采購業務的順利進行，防止采購業務中舞弊行為的發生，最大限度地降低企業的采購風險。企業需要在采購部門中設置內部審計部門，并且要從總部中獨立出內部審計部門，這樣可以提高審計部門工作的權威性和獨立性。內部審計委員會的執行機構是董事會，雖然內部審計在行政上是屬于管理層的，但是在職能方面需要向審計委員會負責，并向審計委員會以及董事會報告工作。同時，企業應對采購中心的權責范圍予以明確，在采購中心內設置合同管理、采購計劃和供應商管理等崗位，實現采購業務工作崗位的相互分離，符合采購業務工作環節的崗位要求。在采購業務過程中要做好專項監督工作，進行綜合分析和專項評估采購業務活動，及時發現采購業務活動中出現的問題，降低采購業務活動的風險。企業需要制定反舞弊采購業務機制，鼓勵企業員工積極參與到監督采購業務的工作中。

四、總結

綜上所述，采購業務內控體系有著明確的采購目標，通過完善的采購業務內控體系目標能夠規范企業的采購行為。企業管理者要及時發現自身采購業務內控體系存在的問題，結合采購活動的實際情況，采用合理的方法，設計出完善的財務業務內控體系，以促進采購活動的順利進行。