現代企業辦公管理的創新實踐
——以智能化企業辦公管理平臺為例

黃振華

（北京海拓眾贏管理咨詢有限公司，北京 100124）

一、企業傳統辦公管理方式的弊端

傳統的企業辦公管理方式由于無法良好地發揮互聯網的優勢，因此一直處于較低的發展水平，不能滿足日新月異的環境變化。所謂的辦公管理只與自己業務有密切關系的部分相連，企業內的各種信息就被分成了一個一個的孤島；管理運營成本也比較高，辦公資源和人力資源利用率低或者經常被閑置，辦公效率和文檔管理效率低下等等，尤其是在疫情期間，傳統辦公管理方式的弊端更加明顯。

筆者經過分析得出傳統企業辦公管理方式有如下幾個明顯的弊端。首先，溝通效率低下，各部門之間業務孤立導致溝通協作有障礙，不及時；其次，傳統辦公管理方式在文檔管理水平和效率提升方面仍有很大的進步空間；最后，傳統辦公管理方式下企業辦公流程銜接會出現不及時、不順暢的情況。不過，通過筆者研發的智能化企業辦公管理平臺，可以極好地解決這些問題，并為企業遠程辦公帶來新的體驗。

二、智能化企業辦公管理平臺的優勢

智能化企業辦公管理平臺能夠為企業構建一個信息共享、溝通無限、業務協同的高效的現代化企業辦公管理平臺。它將企業中不同部門、不同業務、不同區域的人員、事務、匯報、審批、資源等流程全部納入一個統一的管理平臺進行全面協同，全面優化管理流程，暢通管理和溝通信息流，從根源上減少和避免各種辦公管理的差錯和弊端，實現辦公管理的自動化，最大限度地提高辦公效率和執行力。

（一）移動辦公和遠程操作

傳統的企業辦公管理方式脫離了公司內網的覆蓋范圍，是無法訪問管理平臺的。但當企業員工面臨居家遠程辦公等情況時，不能訪問公司的辦公管理平臺會為工作帶來很多困難。一方面，智能化企業辦公管理平臺的優勢在于脫離了公司內網的設計，可以實現在PC端甚至是自己的手機端登錄平臺。該平臺使用本地文件存儲，只能從特定位置訪問數據。另一方面，通過該平臺可以將現在每天都在使用的設備變成接入點。無論是平板電腦、智能手機、臺式機、筆記本電腦，員工通過這些設備可以隨時隨地訪問辦公平臺。這消除了設備之間來回傳輸文件的壓力，也可以讓遠程辦公的員工直接接入公司系統進行實時溝通，實現無邊界協同，促進企業快速傳遞信息。

（二）信息全面集成、全員高效協同

該平臺為企業建立了統一、協同的辦公平臺，實現了多終端、多組織、多入口信息集成，實現了各種應用、系統、業務的無縫對接，連接企業所有人員和信息數據，徹底打破企業內外部信息孤島。

該平臺還實現了公文自動流轉，隨時隨地審批，業務實時跟進，在線互動點評，知識資源共享，待辦事務提醒，各類崗位辦公需求全面滿足，溝通協作暢通無阻。上下級可以互傳文檔，互相點評回復，支持日程指派，并可實時查詢完成情況，移動商務辦公，無論多遠如同在同事身邊，多人溝通協作變得簡單。

該平臺可以使員工更便捷地實現與其他同事、部門或領導進行協作分工、資源整合，并且通過自建模板和自建流程的使用，可以使得很多處于隨機、發散狀態的工作更加有序，全面實現工作可跟蹤化、可追溯化，工作的敏捷性與有效性的統一，讓企業管理更智能、更便捷、更高效。智能化企業辦公管理平臺的應用，迅速為各企業部門在線上打造出了科學、高效、透明、規范的數字化協同工作環境，讓工作組的所有人員都能及時掌握工作進度，讓企業更具活力。

（三）文檔統一管理、辦公效率提升

該平臺可以將非結構數據轉化為結構化數據進行戰略分析，同時可進行文檔圖像增強處理、模糊檢索、多條件多關鍵字檢索、文檔自動分類、查閱與分享及大數據分析。該平臺通過拍攝或掃描將紙質文檔轉換為圖像，再利用OCR技術將所得圖片轉換為可編輯的電子文件。在識別過程中，平臺通過美化掃描件、提亮、強化對比、消除噪點等操作，更精確地采集文檔內容。

文檔轉化完成后，平臺會對可能識別錯誤的文字高亮顯示，員工可通過上下鍵快速定位，字圖對照進行校正。同時，系統還將提供候選字和聯想字供選擇，多方位保證識別準確率，既提高了文檔錄入的效率，又保證了文檔識別的準確率。文檔轉化為電子檔后，可直接在系統上對文檔圖片與識別結果分類存儲，當然，用戶也可以自由創建分組。擔心文檔丟失損壞的，還可將其上傳至云端，多一個備份，多一份保障。如果有需要，員工還可以在服務端設置權限管理，正確合理地控制用戶的查閱權限。

除此之外，該平臺還可以實現多文檔、多格式、多類型集中存儲，支持按需檢索、協同編輯、版本追蹤、權限控制、審計歸檔等，輕松上傳、下載、查看、共享、修改、刪除、排序。用戶還可以自由設置編號、分類、機密級別、審批流程，可按文檔添加人、狀態、名稱、編號、類型、大小、時間、有效期等查詢，快速提高文檔管理水平和效率。文檔管理自動化為企業可以節省大量紙張、復印、文件柜等物料的支出費用，降低企業的運營成本。

該平臺能夠全面實現系統群發、短信群發、郵件群發、微信群發、網站群發的功能，同時用戶可以進行個性化設置，如指定發送、消息必達、閱讀留痕、互動點評、實時提醒等，使得疫情期間企業辦公效率飆升至三倍以上。此外，該平臺還支持移動辦公，移動考勤、移動審批、行動軌跡、客戶簽到、名片掃描、一鍵通話、語音檢索、語音錄入、手機報銷，多端信息同步，讓企業員工真正實現隨時隨辦公。

該平臺突破了時間和空間界限，改變了企業傳統固定的辦公方式，員工在任何時間、任何地點都可以通過手機來處理工作，既不耽誤工作，又避免了行動上的麻煩。

三、現代企業辦公管理創新的意義

（一）規范、優化工作流程

很多企業的工作成績都是環環相扣、專業分工的結果，協同作業已是不可擋的潮流。比如，一家企業的銷售從業務接單開始，直到出貨、收款，至少牽涉到業務部、生產部、會計部三個部門。在沒有創新平臺之前，往往因為有太多筆訂金要處理，掉單的狀況不時發生，導致損失。

創新企業辦公管理方式，變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文件、提交審批文件、企業內外文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、發布、會簽、簽發、歸檔等電子化流通方式，可以提高辦公效率，實現無紙化辦公。員工不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速、廉價的網絡傳遞手段來發揮信息共享功能，協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

（二）實現文檔管理自動化，節省企業成本

智能化企業辦公管理方式可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行存儲、共享和使用，并有一個方便的查找手段。將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公。企業實現辦公管理現代化的標志就是無紙化辦公。

（三）增進溝通協作，提高企業效率

智能化企業管理平臺充分利用互聯網通信技術，用計算機技術來推動現代企業效率的提升，改變了傳統的線下辦公方式，將辦公平臺建立在互聯網上，使辦公平臺實時、高效、移動化和無紙化。

2020年，因疫情給我們生活和工作帶來諸多不便，各行各業也因疫情沖擊，在此期間，遠程在線辦公需求強勁。現代企業辦公管理的創新可以給企業遠程辦公、遠程會議帶來極大的便捷、效率，員工也在此期間鍛煉了遠程協同辦公能力，增進了溝通協作，提升了工作效能。所以，現代企業辦公管理的創新更像是一場馬拉松，比拼的不是瞬間爆發力，而是綜合實力所帶來的長久耐力。

隨著5G網絡的逐步商業化，以及與云計算、人工智能、物聯網等助推線上和線下深度融合，可以為企業帶來新的時代變革。智能化現代企業辦公管理平臺可以使僵硬化的流程變得靈活，有助于減少重復工作，讓員工專注于解決復雜問題或是更具創造性的事情，全面提升企業辦公效率。

四、結語

綜上所述，智能化企業辦公管理平臺實現了信息流全面有效的流通、資源和知識共享、提高工作效率、實施有效管理、降低辦公管理成本、隨時隨地辦公、信息集中管理、支持企業內部用戶信息共享等功效，更好地幫助企業進行有效轉型升級，安全高效地實現信息系統快速智能化，推動企業進入智能移動辦公時代，使工作更簡單、更高效、更便捷。