醫院審計部門如何有效發揮緊急采購過程中的監督作用

丁 媛

（云南省腫瘤醫院 云南·昆明 650118）

醫院在不可抗力之緊急采購情況下，主要因為不可抗力造成的嚴峻形勢，面臨大量緊迫醫療設備、防護物資、后勤保障物資等醫療物資的緊急采購需求。不少醫院在實施緊急采購時對緊急采購事項辦理的合法合規性，采購方式、采購價格的合理性無法把握，客觀上造成了緊急采購醫療物資采購時效和采購量的遲滯。針對當前緊急采購過程中醫療行業存在的主要問題，如何有效發揮內部審計的監督作用，確保醫院在緊急采購過程中的采購時效、采購質量、減少采購風險、提高資金使用效益，是當前醫院緊急采購過程中應該思考的重要問題。

1 醫院在緊急采購過程中面臨的現狀和問題

1.1 缺乏統一的緊急采購制度規范

根據《政府采購法》第八十五條規定“對因嚴重自然災害和其他不可抗力事件所實施的緊急采購和涉及國家安全和秘密的采購，不適用本法。”目前在國內乃至全球范圍內發生的新型冠狀病毒肺炎疫情屬于不可抗力事件，因此針對此次新冠肺炎疫情防疫物資實施的緊急采購不適用于《政府采購法》。

目前我國國家層面尚未建立統一完整的緊急采購制度，雖然部分省市陸續出臺緊急采購管理規定或預案等地方性規范制度，但大部分地區仍沒有制定緊急采購的相關制度，緊急采購如何實施，在當前我國政府采購相關法律規定中尚有規定不明晰之處 ，緊急采購活動仍處在一個“摸著石頭過河”的狀況中。

1.2 市場供應情況、采購方式特殊

在不可抗力情況下實施緊急采購，原有采購秩序被打破，采購市場呈現緊急與短缺并存的現象。以此次新冠肺炎疫情為例，疫情暴發正值春節假期，大多數工廠未開工、經銷商也未營業，防疫物資市場供應嚴重不足，特別是醫用防護服、口罩等防護物資緊缺，防疫物資市場由買方市場完全轉為賣方市場。各地方利用各種渠道、各種人脈、各種手段搶購防疫物資，甚至出現截留防疫物資的失序狀況。

春節假期加上疫情防控因素，政府集中采購、社會代理采購項目基本處于停滯狀態。為避免人員聚集，各地財政部門一般要求采購人合理安排采購時間，甚至要求所有非緊急、非必須的政府采購活動延期。疫情防控期間，評審專家也不愿參與現場評審活動，因此，在疫情防控期間實施的緊急采購，大多只能由醫院自行組織完成。

1.3 醫院采購部門和人員面臨疑慮

緊急采購由于其時間緊、要求高、任務急、供應少、規范無、金額大這些特點，很容易造成緊急采購供應商選擇過程的混亂或無序，甚至滋生違法亂紀行為，使醫院物資采購部門和人員存在采購事項辦理是否合法合規、采購價格合理性是否會被質疑等困惑，影響醫院緊急采購時效，降低緊急采購效益。

1.4 緊急采購監管難度大

由于緊急采購活動還沒有形成良好規范統一的運行機制，不少具體操作的問題在實際工作中，仍缺少統一的執行方法，緊急采購相關的法律法規尚未健全，使醫院管理部門對緊急采購活動的監管和風險防范還存在不少問題，監管部門不清楚該不該管、該如何管，只能見招拆招、被動應戰。

2 醫院實施緊急采購監督的關鍵點

2.1 供應商的選擇

由于緊急采購的特殊性很容易造成采購供應商選擇過程的混亂或無序，從而降低采購效益，甚至滋生違法亂紀。建立穩定可靠的供應關系和供應商評價系統，可以充分發揮供應商的積極性和主動性，提高緊急采購效益，切實保證緊急采購任務的完成。這就要求醫院：（1）緊急采購供應商管理應建立在平時供應商管理工作的基礎之上，采購部門可以通過平時對供應商情況的全面掌握，在緊急關頭科學準確地對供應商的工作能力做出評估，以便采購部門進行正確的選擇。（2）選擇誠信等級高的供應商參與醫院緊急采購。其中最為關鍵和復雜的就是供應商選擇方法的確定和運用，只有建立供應商誠信體系和評估系統，才能比較客觀和有效地選擇出合格的供應商參與緊急采購。另外，緊急采購也可以嘗試采用公開選擇定點供應商的方式。

2.2 規范緊急采購的程序

在緊急采購狀態下，對時間的要求極其緊迫，因此在程序上必須簡化和便利化，財政部《關于疫情防控采購便利化的通知》規定：“各級國家機關、事業單位和團體組織（以下簡稱采購單位）使用財政性資金采購疫情防控相關貨物、工程和服務的，應以滿足疫情防控工作需要為首要目標，建立采購“綠色通道”，可不執行《政府采購法》規定的方式和程序，采購進口物資無需審批。”當然，這并不意味著緊急采購活動脫離監管，財政部還要求采購人要建立健全緊急采購內控機制，保證采購質量。發現采購單位或者人員存在違法違紀行為的，要及時向相關部門舉報。

醫院實施緊急采購既要對緊急采購流程進行規范，還要加強采購過程中的請示匯報。（1）對緊急采購流程進行規范并根據內控原則，將采購過程中采購需求制定、采購執行、采購審批、驗收等不相容職務相分離。規定采購人員的權限范圍，既能為采購行為提供具體的依據，又能實現對采購行為的全程監控。（2）緊急采購的操作具有較大的彈性，采購過程中可能出現一些超出業務采購部門權限范圍的事情，采購部門對采購過程出現的特殊情況就應及時向上級請示匯報，通過必要及時的請示匯報，確保采購活動有序進行。

2.3 采購合同的訂立

在緊急采購中，很多供應商都沒有與采購人及時訂立合同，從規范的角度，醫院實施緊急采購還是要訂立合同，可以先在合同中訂立可以明確的內容，就價格而言，如果能夠明確總價，當然是最好的，如果不能明確總價，但能明確單價，先明確單價，然后根據緊急采購最終確定的采購量進行結算；采購部門也可以制定好緊急采購合同文本，緊急采購合同文本應包含緊急情況下所需的所有必要表格和信息，既確保緊急采購文件規格和一般采購文件規格保持同樣的規范，又為合同訂立人員提供快速參考。正確的合同文本在緊急采購環境中是必需且不容忽視的重要元素，即有助于當前的合同管理，又為緊急決策提供有用的見解。

2.4 采購過程的記錄

根據財政部《關于疫情防控采購便利化的通知》的要求：“各采購單位應當加強疫情防控采購項目采購文件和憑據的管理，留存備查。”因此即使是脫離了平時政府采購程序的緊急采購，也應保證采購活動的真實性、必要性、合理性，經得起時間的檢驗。醫院采購部門應該完整記錄緊急采購整個過程，記錄應該盡可能的清晰、完整，并清楚地標明此項購買是一項緊急采購，并記錄下證明的事實和情況，文件必須按照有關要求存檔。

3 醫院審計部門有效發揮監督作用的措施

3.1 完善制度，規范行為，建立組織機構

在發生不可抗力的緊急情況下，醫院物資需求量急劇增加、需求緊迫、種類繁多，引發市場供應與需求的急劇變化，醫院應結合實際情況，制定緊急采購制度或預案，通過建立緊急采購制度，明確采購方式與規則，明確采購范圍僅限于緊急采購工作，明確資金保障、審批程序、采購流程等，采購原則是公開、公平、公正、及時、廉潔，保證緊急采購行為有序、規范進行。醫院還應成立緊急采購小組，常設成員包括財務科、審計科、紀檢部門、資產管理科、后勤保障科、信息科的部門負責人，資產管理科為緊急采購的牽頭部門；各個項目由紀檢部門臨時抽選人員組成評議小組，實施緊急采購，審計、紀檢部門全程監督，為不可抗力等各類緊急情況提供有力保障。

3.2 加強緊急采購的全過程跟蹤審計

緊急采購是一項連續地活動，醫院內部審計應擴大審計面，從采購立項到采購完成乃至后期使用情況等各個環節都要進行審計監督，給出審計建議，形成有效的審計監督管理機制。

3.2.1 采購立項、授權審批

內部審計部門在緊急采購項目立項、授權審批環節應根據立項依據、授權范圍、審批程序等按制度、按規定，堅持原則進行審核。醫院采購部門嚴格按照授權范圍、制度規范實施緊急采購。進行緊急采購需經審批獲得授權的，醫院應向上級主管部門逐級請示、審批；凡明確由上級部門集中統一采購的，醫院應積極申報參數需求，不得私自采購；經上級部門審批同意，授權醫院可以自行采購的項目，醫院可組織緊急采購。采購過程中如出現超出業務權限的事項，采購部門應及時向上級請示匯報并向醫院紀監審部門備案，以確保采購活動有序進行。

3.2.2 采購方式、信息公開情況

醫院緊急采購相關信息的發布應遵循“公開、公平、公正”的原則，通過醫院門戶網站等媒體公開發布，雖然緊急采購需求緊迫、時效性強，采購公告無法達到政府采購規定的公告時間要求，但仍應對外發布采購信息，廣泛尋找潛在供應商，體現公平競爭；采購結果應公示在醫院網站上，接受供應商及社會公眾的監督。

由于緊急采購的特殊性，采購方式可以不局限于詢價、競爭性磋商、競爭性談判等方式，可以采取電商網購、電話微信談判、網絡郵件等非現場方式以及小額零星商品商（市）場直購等采購方式靈活采購。采購文件及投標文件可以簡化，可以要求供應商在資質、價格等文件資料方面作出承諾，后續補充提供書面正式文件。

3.2.3 采購談判內容

緊急采購過程談判內容要求統一標準、規范進行。例如，電話微信談判時，要求評委對全部供應商提出統一的溝通內容和問題，不得帶有主觀偏見和歧視性意見。談判結束后，由評委按照統一標準，首先評選出滿足技術需求的產品，若需求時間十分緊迫，則選擇到貨時間最快的產品和供應商；若供貨時間相差不大且能均滿足需求，則由評委進行綜合評議、比較選擇。

3.2.4 合同簽訂

規范、嚴謹的采購合同既是明確雙方權利、義務，又是緊急采購順利執行的有力保證。在緊急采購中不能因為時間緊迫，情況特殊而忽略合同的訂立及管理。醫院內部審計部門應加強對緊急采購物資合同內容和審批程序的審核。合同的簽訂和履行是否可能違反法律或者損害社會公共利益以及是否存在對醫院利益的潛在損害；合同文本條款是否格式規范、要素齊全、用詞準確；合同主要條款是否與醫院招標采購文件、采購談判過程中的書面承諾及雙方商定的其他必要內容一致；合同的內容是否具體明確且具有可行性；合同的違約條款規定是否明確，違約處理方式和罰金在合同條款中表述是否清楚、確定。

3.3 規范緊急采購項目的記錄、歸檔保存

不可抗力情況下實施的緊急采購，特別是使用財政撥付資金的采購，今后必將是審計的重點，醫院審計部門應加強緊急采購項目文件和憑據管理的審計。醫院采購部門從采購項目前期論證、立項審批、采購公告、評審過程、結果公告、合同訂立等全過程收集、管理緊急采購文件和相關原始記錄，對實施緊急采購中形成的會議紀要、內部審批件、合同、發票、貨物入庫、驗收、付款等文件，均應盡可能留存；對事前來不及整理的，應盡可能保留原始記錄，以備事后整理記錄；同時對采購項目的記錄還應清晰、完整，并注明緊急采購字樣，專卷保存備查。

3.4 加強醫院內控管理

根據醫院內控管理原則，將緊急采購過程中不相容職務相分離，并對采購信息及時公開，醫院紀檢監察、審計部門應全程監督，杜絕以疫情、不可抗力為名違反政府采購法律法規實施其他采購，避免無關項目搭乘緊急采購的便利快車，必要時醫院審計部門還可實施事中審計，堵塞漏洞，防范徇私舞弊等違法違規行為發生。

3.5 加強內審人員專業訓練

醫院實施緊急采購涉及的專業性強，內部審計人員不但要學習審計專業知識，還應加強對醫療設備、器械、耗材等方面知識的學習，不斷更新知識結構，特別是細化招標采購知識、強化招標采購資金使用監督的知識；學習掌握政府采購的法律體系和有關的法律知識；廣泛開展理論和實務研討交流活動，培養復合型內審人員，才能充分發揮內審人員的職能，為醫院緊急采購活動保駕護航。

綜上所述，醫院內部審計部門在緊急采購的特殊形勢下起著尤為重要的監督作用，內審部門應根據醫院具體實際情況充分發揮審計的監督作用，規范緊急采購行為，規避緊急采購過程中的漏洞，確保緊急采購資金安全和使用效益，為醫院實施緊急采購提供有力保障；同時，醫院內審部門還應通過實踐與探索，加強內審的監督作用，為內審部門在緊急采購中有效發揮審計監督作用提供實踐依據和奠定基礎。