Excel軟件在辦公自動化中的有效應用

翟蘋蘋

摘 要 Excel軟件擁有豐富的基礎數據整理功能并且攜帶眾多函數公式，具有極其強大的數據處理能力，深受辦公人員的青睞。而初級操作者因對Excel軟件功能不甚熟悉，因而無益于辦公自動化的實現。鑒于此，本文結合Excel軟件的應用特點，探討其在辦公自動化中的有效應用。本文將針對如何在辦公自動化中有效運用Excel軟件展開分析，并對Excel軟件價值和操作方法等進行了說明。同時，對Excel軟件加以展望，力求Excel軟件能夠加快辦公自動化的進程。

關鍵詞 Excel軟件 辦公自動化 Microsoft Office

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2022）01-0100-03

1 辦公自動化的含義

近年來，隨著辦公自動化概念的不斷深入以及計算機、網絡通信技術的不斷進步，使得辦公自動化的發展之路更加明朗。辦公自動化的大規模應用，從現實上為簡化辦公、精準辦公、高效辦公提供可能，為企事業單位的管理與決策提供科學依據。

2 Excel軟件在辦公自動化中的地位

Excel作為Microsoft Office辦公軟件之一，以其強大的表格數據處理能力和圖表制作分析能力，為各行各業的數據整理、數據統計、數據分析提供便捷，在當今品類繁多的辦公自動化軟件中始終占據優勢地位。由此可見，Excel軟件的應用范圍之廣、人數之多，非一般軟件可與之媲美。

3 Excel軟件在辦公自動化中的應用

本文主要從軟件的數據處理功能、數據分析功能、圖表制作功能等角度入手，系統分析和概括Excel軟件在辦公自動化中的有效應用，為科學辦公、合理辦公貢獻出一份力量。

數據處理是Excel軟件最基礎、最常用的功能。在企事業單位的生產、經營與管理等各環節中，都會產生大量的數據，面對如此龐大的數據基數，如何從中提煉有效信息、體現數據自身的價值，是每一位社會成員值得思考和探究的。而Excel軟件的誕生和深入應用，恰恰順應了時代發展的需求，幫助各行各業、各單位實現辦公無紙化和自動化，從而提高數據處理的品質，提升數據處理的效率，減少辦公人員的投入。Excel軟件的數據處理功能主要有以下幾點。

3.1 常用功能

這里所指的常用功能包括但不限于數據排序、數據篩選、數據填充、數據分列、數據匯總，還包括表格常見的快捷鍵、插件等的應用。

Excel軟件為海量數據提供基礎排序功能，將位置錯綜復雜的數據按照主要關鍵字、次要關鍵字等進行升序或降序排列，各關鍵字、排序依據可由操作者自由調控，充分展現了軟件的實用性和靈活性。經排序后的數據，可讀性明顯增強，為辦公人員后續的數據整理和加工提供便捷。

數據篩選是Excel軟件中的一項非常強大的功能，其能從表格行列間過濾千萬條數據，瞬息生成工作指定的內容。所謂的數據篩選，是一個條件和模式匹配的過程，是查找和處理區域中數據子集的快捷方法。透過現象看本質，數據篩選就好比是簡易版的數據挖掘和數據分析，特別適用于每行結構相同的大型工作表。“每行結構相同”保證了數據篩選結果有意義，“大型工作表”保證了數據篩選的實用性。無論從哪個方面來看，數據篩選都將是辦公自動化的有力佐證。

數據填充一詞想必對大多數辦公人員來說并不陌生。在工作中，其實經常會遇到在連續的表格中有著相同的數據，或具有一定規律可循的數據。舉一個簡單的例子，對于1到10序號的填充，方法其實有很多。其中，最枯燥、最乏味的方法無非是手動單個輸入，這種操作耗時耗力，還往往得不償失。排除上述方法，Excel軟件提供靈活多變的數據填充功能，例如：單元格下拉拖動填充、函數公式自動填充等，普遍只要2到3步即可完成單元格序號的完美呈現。

此外，在諸多Excel的技巧、功能里，數據分列絕對是其中最亮眼的一個，它讓很多Excel函數公式黯然失色。采用數據分列功能不僅能夠實現對數據的有效拆分，還是規范數據格式的利器[1]。從應用層面來看，最初從其他類型文件中復制粘貼而來的數據未經過數據拆分，很難進入下一步數據處理和數據分析環節。因此，對Excel中的原始數據按分隔符拆分、關鍵字拆分、固定長度拆分等十分必要，經Excel分列形成的數據，其格式統一、規范，更易于數據的分辨和使用。

除了上述Excel軟件相關常用功能的介紹，Excel軟件中常見快捷鍵的應用也是辦公自動化過程中應運而生的產物。它存在的價值和意義在于簡化和加快辦公人員的日常操作，達到高效辦公的目的。面對通常性的數據處理工作，辦公室工作人員需熟知幾種基礎快捷鍵的用法。例如：Ctrl+C復制、Ctrl+V粘貼、Ctrl+X剪切、Ctrl+F查找、Ctrl+A選定整張表、Ctrl+Z撤銷上一次動作等，在熟練掌握相關快捷鍵用法之后，對軟件的應用也會更加得心應手。

3.2 函數應用

在 Excel軟件中，函數實際上是一個預先設計好的固定計算公式，是一種可以使用的內部工具。運用這個工具可以對一個或多個參數進行計算，并得出一個或多個計算結果，這些結果在數學界將其命名為函數值[2]。使用這些函數不僅可以完成數據間的復雜計算和判斷等，而且還可以簡化原有公式的繁雜程度，最大限度上提高辦公作業的效率。綜合看來，恰當應用軟件中的函數有以下幾點優勢。

1.可以大大地簡化我們的公式。例如：基于班級學生各科分數表，想要計算出第一位同學各科分數的總和，如果不用函數，則需要在H1單元格中輸入公式=C1+D1+……+G1。如果使用函數，則在H1單元格中輸入求和函數=SUM（C1：G1）即可。這對于參數值多、運算量大的表格十分友好，以最簡單的公式完成相對復雜的計算，是Excel軟件辦公自動化堅持的理念。

2.實現其他方法無法實現的計算。例如：基于上述例子，此時需要求出該名同學的科目最高分，如果不使用函數，只能依據自我的判斷作出選擇。但是如果應用Excel軟件中的求最大值函數Max（），則能輕松求出科目成績的最大值。在I1單元格中輸入=MAX（C1：G1）后回車即可。此類函數的應用可以大幅度降低數據處理過程中人為判斷產生的誤差，達到辦公自動化高效準確的目的。

3.自動完成邏輯判斷得出結論。例如：假設要在J1“是否合格”一欄填上相應的結果，我們可以在J1單元格輸入判斷函數：=IF（C1>=60，"合格"，"不合格"）。意思為當分數在60分以上時為合格，否則視為不合格。此項在于運用計算機能夠識別的語言，幫助得出正確結果，是計算機語言在辦公自動化過程中的具體體現。

4.完成相關數據的統計任務。例如：需要統計語文科目的及格人數，只要運用COUNTIF條件統計函數，在任一空白單元格中輸入=COUNTIF（C1：C10，">=60"）即可。需要注意的是，Excel軟件提供種類豐富的函數，以滿足不同計算任務的要求。辦公人員在具體選擇函數時，需摸清函數的意義和作用，謹防后續使用時差之毫厘失之千里。

5.根據身份證號判斷性別功能。例如：學校學生信息管理，需要統計學生性別，只要使用：=IF（MID（B2，17，1）/2=TRUNC（MID（B2，17，1）/2），"女"，"男"）即可。這里則是提取身份證號第17為數字，判斷奇數偶數。這一公式中則使用到了提取字符的函數MID（B2，17，1），選取要提取的單元格數據，確定要提取內容的開始位置及提取字符長度。從該公式的使用中我們可以了解到Excel的公式既可以單獨使用，也可以相互混合使用。

6.銀行卡號處理功能。例如：日常銀行卡拍照識別卡號時卡號中間會存在空格，所以收集到的卡號數據如果直接使用批量轉賬功能，則會出現卡號格式不正確的情況。這種情況下，我們需要處理卡號數據，將數據中的空格進行刪除，簡單的方式可以使用全部替換功能，將空格全部替換。同時，我們也可以使用公式，去除其中空格：MID（J2，1，4）&MID（J2，6，4）&MID（J2， 11，4）&MID（J2，16，4）&MID（J2，21，4）。

7.不同表格之間的數據比對功能。例如：某學院發放學生學籍數據，但數據表中沒有班級信息，現需要班主任找出自己班級的所有學生。這種情況下我們可以使用公式：=IF（ISERROR（VLOOKUP（A1，'[學生信息表.xls]信息錄入表'！J：J，1，）），"否"，"是"）。解釋起來：以自己手里的本班信息表中與總表信息中唯一對應的信息（例如身份證號或者學生的學號）比對之后結果為“是”的則代表是自己班級的學生。

8.不同表格之間的數據導出功能。例如：需要從員工總表中導出本部門員工的家庭住址：=VLOOKUP（A4，'[員工總表.xls]Sheet1'！$G$2：$J$1725，2，FALSE）。同樣首先找到兩個表中對應的相同信息列，在總表中以該列為第一列，確定從該列開始家庭住址所在列數，最后完成公式就能導出所需員工的家庭住址。Excel的函數功能及其強大，單一或復合的函數形式極其多，根據我們的使用需求，可以混合多種單一函數，增強使用效果，達到辦公簡潔快速的目的。

3.3 數據分析功能

前期所有的數據整理、數據處理工作終將為數據分析提供服務。大量數據產生的現實意義，就是從這些數據的細枝末節中挖掘出可用信息，對這些信息進行篩選、過濾，得出深層次的剖析結果。經系統驗證、分析的結果最終可對過去已做的事情進行總結，對目前在做的事情進行指導，對未來將做的事情進行預測，如此便是Excel軟件數據分析功能的價值所在。Excel中想要具體實現數據的分析和挖掘，主要依靠數據透視和數據分析模型兩種手段。

3.3.1 數據透視表的應用

數據透視表是數據匯總、數據優化顯示和數據處理的強大工具。熟練運用數據透視表有助于辦公人員了解數據中的對比情況、模式和趨勢等。之所以將其稱之為數據透視表，是因為在數據透視模塊中可以動態地改變數據版面的布置，以便操作人員按照不同的方式分析數據，也可以自由調整行號、列標和頁字段。每一次改變版面布置時，數據透視表會立即捕捉到指令，按照新的布置重新計算數據。另外，如果原始數據發生更改，數據透視表亦可進行更新，達到數據同步的效果。因此，辦公人員在掌握常規數據處理功能的基礎上，加強學習數據透視表的運用，是對Excel辦公自動化軟件的又一層理解。

3.3.2 各類分析模型的應用

除了數據透視表，Excel軟件還提供專業的數據分析模型，其自帶的數據分析功能也可以完成專業的統計軟件才有的數據分析工作，這其中包括：描述性統計、相關系數、概率分布、均值推斷、線性、非線性回歸、多元回歸分析、時間序列等內容。不同的分析模型選用的依據需結合研究的問題和目標具體判斷。

3.4 圖表制作功能

Excel是表格數據處理軟件，其強大多樣的圖表制作功能是其軟件核心價值之一。Excel軟件的圖表制作功能經過幾代軟件的更新迭代，功能已日趨完善，畫面效果更加美觀大方。圖表將純數字化的數據以更加直觀、具體的方式展現，賦予數據以生命力和活力，使數據不再桎梏于Excel表格本身。此種方法多適用于會議報告、培訓教育、視頻講解等交流互動較多的場合，為HR、市場銷售、企業財務、教培等有相關工作需要的人員提供圖表支持。

Excel圖表可以將數據圖形化，更直觀的顯示數據，使數據的比較或趨勢變得一目了然，從而能夠更容易表達我們所要闡述的觀點。圖標在數據統計中用途非常重要，圖標可以用來表現數據間的某種相對關系，在常規狀態下我們一般運用柱形圖比較數據間的多少關系，用折線圖反應數據間的趨勢關系，用餅形圖表現數據間的比例分配關系。創建圖表或更改現有圖表時，可以從各種圖表類型（如柱形圖或餅圖）及其子類型（如三維圖表中的堆積柱形圖或餅圖）中進行選擇。當然我們也可以通過在圖表中使用多種圖表類型來創建組合圖。

簡易的數據圖表制作，以現成的Excel表格數據為源泉，僅需選擇插入所相適應的各類圖表即可。其中，各類圖表中常用的有折線圖、柱狀圖、餅圖、散點圖等。此外，若還有更高的需求，在數據圖表之上還有數據儀表盤可供參考和選擇，此功能是數據圖表的動態展示，將數據以可視化的方式展現，讓數據真正動起來。

4 結語

綜上所述，Excel軟件功能豐富、實用性強，其內置功能涵蓋數據處理、數據挖掘、數據分析、數據展示等方方面面，并非大家想象中的那般簡單。因此，高效運用好Excel軟件中的基礎功能，深入學習其隱藏功能，是每一位辦公人員不斷追求的目標。

參考文獻：

[1] 李波.Excel軟件在辦公自動化中的有效應用探討[J].成才之路，2014（03）：39.

[2] 陳曉梅.Office Excel軟件在辦公自動化中的有效應用探討[J].現代商貿工業，2011，23（13）：2.