淺析科研檔案編研工作

曾力旺

科研機構是指有明確的研究方向和任務，有開展研究工作的基本條件，有一定水平的學術帶頭人和一定數量、質量的研究人員，有組織的長期從事研究與開發活動的機構。隨著科研機構的不斷成長，大量珍貴的檔案材料也隨之不斷產生。這些檔案是一代一代科研工作者和管理人員智慧的結晶，是國家的寶貴財富。這些檔案構成了數量龐大、類別豐富、科研成果豐碩、研究領域廣泛的科研檔案信息資源體系，為實現科研機構的可持續發展奠定了堅實的基礎。面對龐大、多樣且復雜的科研機構檔案信息資源，通過實施檔案編研服務活動、拓展檔案信息資源開發整合手段，變“死檔案”為“活資源”，才能真正實現這些檔案的價值，也才能更好地為檔案利用者提供服務。

一、科研檔案編研工作的重要意義

科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物，是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環節[1]。科研檔案是整個單位科研和管理人員智慧的結晶，是國家的寶貴財富，是科研單位歷史的見證。因此，將這些科研檔案進行編研開發利用，具有重要意義。

（一）發揚本單位科研精神，激勵科研人員工作熱情

將本單位的代表人物及杰出人物如何進行科研工作的相關事跡進行檔案編研，可宣傳弘揚本單位的科研精神、激勵鼓舞后來的新進人員。這些資料能充分展示老一輩科研工作者是如何在本單位揮灑青春和汗水的，能讓后來人更好地繼承和發揚本單位的光榮傳統和優良作風。同時這些資料還能為科研和管理工作者提供借鑒，科研人員在進行科學實驗的各個階段，由于對客觀規律的探索，難免會遇到一些問題和困難，這就需要借鑒前人的經驗，獲得解疑排難的啟示，這些前人的成果，可以避免重復研究或走彎路。

（二）有效整合資源，提供有效利用

科研檔案具有數量大、內容廣、形式多、資源亂等特點。開展檔案編研工作，首先可對檔案材料進行整理和歸檔，整合檔案資源，為開展研究與宣傳教育工作提供原始檔案文獻。其次，編研工作把科研檔案與單位的歷史緊密結合，對于理清本單位的發展歷程具有重要意義。再次，采用新技術、新手段開展科研檔案編研工作，有利于發掘利用科研檔案資源，為社會各界提供主題新穎、形式多樣的編研成果，以更直觀、更形象的方式宣傳科研人員的工作，弘揚科研精神。

二、科研檔案編研工作的現實機遇

（一）黨和國家方針政策引領

《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）已經國家檔案局局長辦公會議、科學技術部部務會議修訂通過，自2020年11月1日起施行。該《規定》對科研檔案的共享、開發、利用提出了明確的要求：“各單位應當建立健全科研檔案開放利用機制，促進科研檔案信息共享，加強科研檔案資源深度開發?？蒲袡n案的開發利用應當嚴格按照制度執行，符合知識產權保護要求，涉密科研檔案的開發利用應當遵守國家有關保密規定[1]。”

《規定》對科研檔案開發利用提出的該條要求，主要是基于各類人員對檔案信息利用的迫切需求以及當前科研檔案開發利用工作形勢，該《規定》為科研檔案的編研提供了政策支持。

（二）檔案編研工作實踐基礎

因實際工作需要，各科研單位的編研工作也在陸續開展。在檔案匯編方面，中國農業科學院編纂的《中國農業科學院發展簡史研究》（中國農業科學技術出版社2020年11月第1版），以中國農業科學院院長任期為單元，以科技工作為主線，記載了60年來各歷史時期中國農業科學院的科研體制、機構、人員、科技活動、成果與轉化、國際合作與交流、后勤保障等有關資料，共計9章，較系統地總結了60年來中國農業科學院在曲折發展中的歷史經驗和教訓，是國內首本系統梳理中國農業科學院院史的著作，由中國農業科學院專家組織編寫，內容權威全面，資料詳實，具有很高的學術參考價值和可讀性。由中國熱帶農業科學院和華南熱帶農業大學編纂的《山野崛偉業——熱作兩院天然橡膠科教事業史料》，比較系統、全面地再現了“熱作兩院”老一輩創業者在特殊的時代背景下艱苦奮斗，勇攀科教高峰的歷史過程，是“熱作兩院”經過半個世紀的發展所積淀形成的“兩院精神”的生動體現，本書具有歷史的真實性、文章的可讀性和為“兩院”存史、為后人立鑒的重要價值。

三、檔案編研工作存在的問題

（一）從事檔案人員檔案編研能力弱

多數檔案館主要依托自身力量開展編研工作，而科研單位可能會采取辦公室牽頭，檔案館參與編研工作或是單位內人員收集資料，委托外面的公司對材料進行加工編研的形式進行科研檔案的編研工作?？梢哉f，現在大多數的檔案館及科研機構尚未建立內外協作、上下聯動、協同共建的開放性編研機制。如筆者所在單位的檔案館主要依靠館內人員開展編研工作，但是編研人員基本上沒有編研經驗，缺乏較高的文化素養，文字水平和信息處理能力也很勉強，影響了編研工作的成效，這一點也是大多數編研工作中遇到的共同問題。

（二）編研精品較少，編研形式單一

當前科研檔案以“匯編”為主，研究教育性編研成果較少。大部分科研單位主要成果為本單位簡史、年鑒、文件匯編、相片集錦等。甚至很多科研單位十幾二十年都只有一本單位簡史，數量都很少就更不用說精品了。編研形式單一，指的是編研方式較傳統，綜合運用視頻、音頻、圖像、圖文等方式呈現的編研內容的成果較少，對多媒體信息技術應用程度較低，編研成果不具有多樣性與新穎性。這對科研檔案編研產品的可讀性以及傳播廣度造成不利影響，從而導致了科研檔案編研成果不能滿足當下不同層次社會公眾的閱讀和利用需求，阻礙了編研成果的廣泛傳播利用。

（三）檔案人員編研意識差

筆者在檔案工作中發現，不僅單位中高層領導迫切需求檔案館提供相關的檔案編研資料，而且很多科研工作者也有強烈需求。如筆者接待過很多前來檔案館查閱的科研工作者都有提到，“你們檔案館為什么不將這些檔案整理成我們需要的資源呢?！庇只蛘摺澳銈儥n案館寶貝真是多啊，為什么不將這些檔案整理出書呢，這樣也方便我們利用?！奔热槐姸嗫蒲泄ぷ髡叨加袡n案編研的需求，那么檔案工作者就應該考慮如何將檔案館里的這些“死檔案”變為“活資源”，以便應對眾多需求者的利用。檔案工作者不能再被動地在檔案館/室里等著別人來查檔案，應該“主動出擊”，編研出一些成果以便大家查詢利用。

四、加強科研檔案編研的措施

（一）提高人員編研能力

培養提高檔案人員的編研能力，是做好檔案編研工作的前提和保障，更是提高檔案編研質量的關鍵。檔案編研是根據一定主題對相關檔案進行收集、發掘、整理的工作，是促進檔案深度利用、提升檔案服務能力、發揮檔案價值作用的重要途徑。因此編研人員素質的高低直接關系到檔案編研成果的質量和水平，影響到檔案信息資源的開發和利用程度。檔案館內人員一般在收集、整理這一領域已具備一定的專業能力，所以還需要提高他們的寫作編輯能力、分析能力、數字化處理能力等。提升檔案編研能力是一項長期工作，需要在工作中持續加強相關業務學習。

（二）增強編研意識

檔案編研是服務性工作，要改變傳統“你查我借”“守株待兔”的被動局面，需要編研人員提高思想認識，積極主動地去開展檔案編研工作。秉承服務理念，以挖掘和發揮檔案信息資源價值為目的，根據利用者需求，結合工作實際，確定相關主題，對檔案資料進行篩選、整理、分析、研究等，將檔案信息資源有機地整合到一起，形成具有實際參考和利用價值的編研成果，實現檔案信息服務由被動到主動的轉變。編研人員要主動思考，去廣泛了解、調研本單位領導及科研人員的檔案編研需求，主動出擊、主動作為，通過深入挖掘科研檔案文獻，開展研究性、宣傳性、教育性編研工作。

（三）開放性編研機制

檔案編研實踐證明，只有創新編研理念，依托檔案館整合本單位相關行政部門及廣大科研人員的力量，摒棄傳統封閉式編研模式，構建“內舉外聯”的社會化編研機制，才能更好地開展科研檔案編研工作。這樣做，一方面有助于尋求檔案部門之外的其他部門的信息、智力、資金支持，多部門分工合作，有利于共同開展科研檔案編研工作;另一方面在尋求其他部門支持的同時，相當于在宣傳檔案館的工作，有利于推進科研檔案編研工作的發展。如果編研工作有足夠的經費支撐，可以請外面的專業公司對現有的編研進行深加工，打造精品編研成果。

（四）開展形式多樣的編研

前面也提到過，大部分科研單位目前只開展了本單位簡史編研，偶有些單位會做一些相片集錦等，但是這些成果以傳統的方式表達出來，很難達到科普宣傳的目的。因此我們可以采用形式多樣的編研方式，將成果以圖片、影像、VR/AR等直觀形式展示，增加編研成果的吸引力。因檔案館內人員在新技術應用方面能力有限，可委托外包公司進行制作，這樣可將傳統編研手段與數字技術、人工智能等手段結合，創新檔案編研工作形式。如利用數字技術、VR/AR技術等，編制短視頻、紀錄片、專題片和專題數據庫等，為社會各界提供形式多樣的編研產品，滿足不同的利用需求。

五、結束語

檔案編研是檔案工作的重要組成部分，是開發檔案信息資源、提供檔案服務、發揮檔案價值的重要手段。新時代，檔案工作面臨著新形勢和新挑戰，檔案編研工作也承擔著新使命、新任務。做好檔案編研，必須充分認識檔案編研的意義，明確檔案編研存在的問題，以問題為導向，提高檔案人員的編研能力，積極主動地去改革、創新，以編研煥發檔案工作的時代生機，促進檔案事業實現新發展。

參考文獻：

[1]《科學技術研究檔案管理規定》國家檔案局、中華人民共和國科學技術部令第15號

[2]蔡盈芳.加強科研檔案的開放共享和深度開發工作[J].中國檔案，2021（8）.

[3]高沛娟.創新思路 主動作為-檔案編研工作的若干問題與對策研究[J].檔案工作，2021（7）.

作者單位：中國熱帶農業科學院科技信息研究所