淺議企業(yè)檔案工作的服務(wù)職能

高蕾

引言

檔案是信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的記錄以及基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是一種無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的管理有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，不能減弱檔案工作，要建立和企業(yè)特點(diǎn)相一致，可以體現(xiàn)出管理水平的檔案體系。它會(huì)給公司綜合業(yè)務(wù)、研究工作提供有利條件，對(duì)于抵御一系列風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)有良好的作用。

一、檔案在企業(yè)管理中的作用

（一）檔案在企業(yè)管理中的重要性

檔案作為信息資源，可以全面記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等相關(guān)的活動(dòng)過(guò)程，給企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造條件，檔案在企業(yè)管理等各個(gè)環(huán)節(jié)都有著非常重要的意義。所以，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，用規(guī)范合理的手段來(lái)管理檔案，是所有企業(yè)需要重視的基礎(chǔ)工作，企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候，一定要加強(qiáng)關(guān)注檔案管理工作。建立和公司相適應(yīng)的檔案管理體系至關(guān)重要，建立健全檔案管理體系可以推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，檔案信息可以對(duì)公司決定決策過(guò)程中給予一定的幫助，可以大大降低企業(yè)發(fā)展時(shí)遇到風(fēng)險(xiǎn)的幾率。在具體檔案管理的時(shí)候，要抓住關(guān)鍵，做出努力，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，發(fā)揮檔案服務(wù)的職能，給企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

（二）加強(qiáng)建立檔案管理體系

要想使企業(yè)檔案工作效率得到顯著提升，就要提升檔案意識(shí)。檔案工作是現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心因素，可以反映出社會(huì)綜合管理水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力。企業(yè)檔案管理部門(mén)要把檔案工作當(dāng)做企業(yè)能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的前提，制定詳細(xì)且全面的發(fā)展計(jì)劃。

二、強(qiáng)化企業(yè)檔案管理

（一）強(qiáng)化企業(yè)檔案目標(biāo)管理

檔案可以帶給企業(yè)巨大的經(jīng)濟(jì)效益，這些效益往往是直接或間接表現(xiàn)出來(lái)，這也意味著企業(yè)檔案管理工作進(jìn)度一定要和企業(yè)發(fā)展速度相一致，否則就會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)極為不利的影響。企業(yè)決策要把檔案工作和中心工作相結(jié)合，制定檔案管理目標(biāo)，進(jìn)一步完善檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)

要進(jìn)一步優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作服務(wù)體系，把檔案部門(mén)所有的服務(wù)功能全部挖掘出來(lái)，檔案管理部門(mén)要有效使用其優(yōu)勢(shì)?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)檔案手工操作開(kāi)始逐漸出現(xiàn)了改變，用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方式管理檔案，完成一次輸入、多次輸出的檢索功能，掃描和錄入相關(guān)的圖像、文本和影像等重要檔案，同時(shí)做好保存，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字信息，從而達(dá)到數(shù)字化的目的。加快開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量得到顯著提升，給檔案檢索創(chuàng)造有利條件。

（三）提高檔案管理人員的服務(wù)本領(lǐng)

企業(yè)在檔案管理人員選擇的過(guò)程中一定要謹(jǐn)慎小心，要對(duì)檔案管理人員有一定的要求，讓其有責(zé)任心、素質(zhì)較高，同時(shí)必須要熱愛(ài)檔案工作，還要安排設(shè)置檔案網(wǎng)絡(luò)員。此外，招聘到檔案管理人員之后，還要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，企業(yè)還要按時(shí)舉行檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，這樣不但使檔案管理人員的工作積極性得到提升，檔案管理部門(mén)水平也會(huì)隨之大大提高。企業(yè)可以聘請(qǐng)高質(zhì)量高素質(zhì)高水平的檔案員來(lái)授課，解決問(wèn)題，使檔案管理工作整體質(zhì)量和效率都可以得到顯著提升。

三、發(fā)揮檔案服務(wù)職能

（一）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)目標(biāo)

在新時(shí)期檔案工作的背景下，服務(wù)是至關(guān)重要的。檔案工作可以推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)生存提供一定的保障，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)方面的效益。有效發(fā)揮檔案工作的服務(wù)功能，用科學(xué)的手段整理使用檔案資源，為發(fā)揮企業(yè)檔案的服務(wù)職能創(chuàng)造條件。企業(yè)在發(fā)揮檔案服務(wù)職能的過(guò)程中，用信息化方式來(lái)編輯，加大檔案資源數(shù)字化建設(shè)。在文書(shū)檔案方面，用OA辦公管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)來(lái)鏈接數(shù)據(jù)，有效管理文書(shū)檔案，同時(shí)用計(jì)算機(jī)來(lái)管理重要檔案以及專(zhuān)題檔案。此外，企業(yè)在進(jìn)行檔案工作時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)新檔案編輯研究體裁，進(jìn)一步加工檔案信息，建立數(shù)字化檔案，簡(jiǎn)化使用手續(xù)，給檔案利用人員帶來(lái)快捷服務(wù)，延長(zhǎng)檔案儲(chǔ)存期限，推動(dòng)檔案可持續(xù)發(fā)展，使檔案信息資源得到合理使用。

（二）檔案服務(wù)職能發(fā)揮

要想強(qiáng)化檔案管理，就一定要主動(dòng)提供服務(wù)，從而發(fā)揮檔案價(jià)值，使其可以推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。服務(wù)手段有電話預(yù)約、網(wǎng)站共享和來(lái)室查詢(xún)等。進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量，用手工檢索、微機(jī)檢索手段，合理使用檔案資源，提高檔案信息資源使用率，使企業(yè)檔案管理水平得到顯著的增強(qiáng)。此外，建立設(shè)備主干網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，企業(yè)可以和不同的分公司聯(lián)網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，優(yōu)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手動(dòng)操作手段，推動(dòng)檔案管理工作朝現(xiàn)代化發(fā)展。

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作者單位：冀中能源邢臺(tái)礦業(yè)集團(tuán)檔案館