新時代背景下醫(yī)院檔案管理的難點與對策研究

宋明春 濱州市第二人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富，且檔案類型多樣，包括患者的診療檔案、行政管理文書檔案等，同時還牽涉醫(yī)院干部人事檔案、醫(yī)院財務(wù)檔案、醫(yī)院基建檔案等。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富、類型繁多，從而在很大程度上增加了醫(yī)院檔案管理工作的難度。并且，受社會經(jīng)濟快速發(fā)展的影響，使新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作面臨著全新的機遇與挑戰(zhàn)。需在全面分析醫(yī)院檔案管理工作的難點問題的基礎(chǔ)上，采取切實可行的解決對策，進而達(dá)到提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量成效的目標(biāo)[1]。此外，醫(yī)院檔案可以對醫(yī)院既往演變發(fā)展歷程進行追溯，在充分做好醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)上，不但符合時代發(fā)展的要求，而且還能為醫(yī)院日后工作提供系信息資料層面的客觀參考憑據(jù)。由此可見，文章針對“新時代背景下醫(yī)院檔案管理的難點與對策”展開分析研究具有重要的現(xiàn)實意義。

一、新時代背景下開展醫(yī)院檔案管理工作的作用概述

醫(yī)院檔案管理水平的高低，對醫(yī)院是否能夠得以長遠(yuǎn)發(fā)展影響較大，即在改進、創(chuàng)新檔案管理工作模式，融入現(xiàn)代科技方法，實施信息化檔案管理模式的前提下，可促進醫(yī)院檔案管理能力及服務(wù)水平的提升。而在新時代背景下，開展醫(yī)院檔案管理工作的作用具體體現(xiàn)在以下方面：

1.為醫(yī)院文化建設(shè)提供有效的信息保障支持。在積極開展醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)上，能為醫(yī)院文化建設(shè)提供強有力的信息保障支持。其中，醫(yī)院文化指醫(yī)院在建設(shè)發(fā)展及、提供醫(yī)療服務(wù)期間產(chǎn)生的物質(zhì)層面與精神層面的文化內(nèi)容，醫(yī)院以創(chuàng)造積極向上的文化內(nèi)容為著手點，制定獲得全體職工認(rèn)可，且具備執(zhí)行力的精神指導(dǎo)、行為準(zhǔn)則，并在長年累月、潛移默化中形成人文精神文化，能夠增強醫(yī)院職工對自身崗位的認(rèn)同感，進一步有利于醫(yī)院文化的傳承及發(fā)展[2]。此外，醫(yī)院文化形成、展現(xiàn)期間，所具備的各種信息記錄，自然而然成為醫(yī)院極具價值的檔案內(nèi)容資源與精神文化內(nèi)涵，在豐富醫(yī)院文化信息內(nèi)容的基礎(chǔ)上，能夠使醫(yī)院文化建設(shè)工作順利有序推進。

2.有助于醫(yī)院檔案信息服務(wù)質(zhì)量水平的提高。在做好醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)上，可以為醫(yī)院文化長遠(yuǎn)發(fā)展提供附加支持力量。醫(yī)院檔案涉及的內(nèi)容相對廣泛，不僅記錄醫(yī)患之間的故事，還能夠為其他醫(yī)療從業(yè)者提供有針對性的參照依據(jù)與借鑒榜樣，并詳細(xì)準(zhǔn)確記錄醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷程，從而在很大程度上豐富了醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)容[3]。并且，醫(yī)院檔案通常被視為疾病記錄的宣傳手冊，是向社會大眾宣傳醫(yī)院服務(wù)水平的有效途徑及重要工具，有助于集中展現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平與服務(wù)能力水平，在保證醫(yī)院檔案完整性、真實性及可靠性的基礎(chǔ)上，能夠提升醫(yī)院檔案信息服務(wù)質(zhì)量水平，進一步使醫(yī)院在社會中樹立良好的行業(yè)形象，帶動醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。

二、新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作的難點問題分析

如前所述，新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作的作用顯著，但現(xiàn)狀下醫(yī)院檔案管理工作也面臨一些難點問題。總結(jié)起來，涉及的難點問題主要如下：

（一）檔案管理意識有待強化

從目前來看，國內(nèi)一些醫(yī)院對檔案管理工作重視程度尚且有待提升，工作重心僅停留在提升醫(yī)生薪資待遇、提升醫(yī)院自身醫(yī)療技術(shù)水平、改善醫(yī)療環(huán)境等方面，對檔案管理工作重要性的認(rèn)知不夠全面、不夠科學(xué)，在此情況下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作很難順利、有效開展，進而會在很大程度上影響檔案管理工作的成效[4]。與此同時，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作仍沿用各科室分散管理模式，片面或錯誤認(rèn)為將檔案資料歸納匯總存放在公共檔案室，不如直接存放在具體科室當(dāng)中，這樣便于開展后期工作。但是，分散化的檔案管理模式難以滿足醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理的要求，還易造成部分具備價值的檔案信息難以充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用，進而嚴(yán)重削弱檔案資源的利用價值。

（二）檔案管理流程不夠規(guī)范

當(dāng)下，我國醫(yī)院檔案管理工作普遍存在管理工作機制在保障性規(guī)則方面較為缺失的問題，特別是其中具體的管理規(guī)則，內(nèi)容相對較少，難以充分發(fā)揮其支撐作用。同時，受醫(yī)院檔案管理機制內(nèi)容不全的影響，醫(yī)院檔案管理人員的管理意識不夠強烈，若醫(yī)院檔案的信息記錄逐步增多，則可能造成檔案管理工作逐漸偏離原有規(guī)范的工作軌道。與此同時，以往在醫(yī)療檔案管理期間，易出現(xiàn)被丟失或重復(fù)建立的問題，但是醫(yī)療檔案存在唯一性，出現(xiàn)丟失破損后，難以恢復(fù)到最初階段，比如病理切片影像檔案、醫(yī)療護理文書影像檔案、影像視頻檔案、會計資料檔案、相關(guān)實物資料檔案等。此外，針對其中的各類病歷檔案，經(jīng)不同部門直接管理，易使檔案信息資源呈現(xiàn)管理混亂的情況。由此可見，規(guī)范檔案管理流程至關(guān)重要。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)水平有待提高

基于現(xiàn)狀層面分析，國內(nèi)醫(yī)院檔案管理工作人員的總體素質(zhì)水平相對有限，尤其是從事檔案管理的工作人員，在檔案管理工作綜合素質(zhì)能力水平方面仍存在較大的提升空間。具體而言，部分醫(yī)院檔案管理人員缺乏開展信息化管理的能力與意識，信息技術(shù)專業(yè)知識、經(jīng)驗較為薄弱，難以快速掌握先進的檔案管理工作技巧方法，并且基于檔案管理工作操作流程上顯得缺乏規(guī)范性及合理性，進一步使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量成效受到很大程度的影響[5-6]。此外，部分醫(yī)院檔案管理崗位存在人員流動過大的問題，比如檔案管理人員、技術(shù)人員難以長久持續(xù)在一線開展各項檔案相關(guān)工作，個別管理人員的創(chuàng)新意識較為薄弱，在此情況下，則使醫(yī)院檔案管理工作的綜合質(zhì)量難以得到有效提升。

三、新時代下醫(yī)院檔案管理難點的相關(guān)解決對策分析

為解決醫(yī)院檔案管理工作存在的難點問題，則需要落實有效解決對策。結(jié)合實踐工作經(jīng)驗可知，主要的解決對策包括：

（一）強化現(xiàn)代化檔案管理意識

在實際管理工作開展過程中，相關(guān)醫(yī)院需嚴(yán)格遵循實事求是的工作原則，以相關(guān)法律法規(guī)為依托，搭建完善的檔案管理模式，規(guī)范檔案管理、統(tǒng)籌、檢索、篩查、錄入等工作流程，保證檔案管理工作有序開展，消除影響檔案管理成效的相關(guān)風(fēng)險因素。與此同時，檔案管理工作需注重劃分各內(nèi)容類型，按照各科室、載體、技術(shù)、醫(yī)患等類別進行存儲與保管，定期更新檔案內(nèi)容，及時完成備份處理。必要時，通過組織檔案知識宣教活動的方法，向全體職工宣傳開展檔案管理工作的重要意義，通過檔案管理工作人員檔案安全意識的強化，使全體職工廣泛參與檔案管理工作當(dāng)中，進而為醫(yī)院文化建設(shè)提供有效參照憑據(jù)，最終為醫(yī)院檔案文化建設(shè)整體質(zhì)量水平的提升起到有效保障作業(yè)。

（二）搭建完善的檔案管理機制

醫(yī)院檔案管理工作的有序開展，需要專業(yè)化制度的充分支持，即需搭建完整的檔案資料搜集機制，保證檔案資料有序搜集，并確保檔案資料搜集的完整性與準(zhǔn)確性。與此同時，側(cè)重建設(shè)健全的檔案管理體系模式，涉及檔案管理、利用、銷毀、保密、鑒定、保存、接收等內(nèi)容，并持續(xù)優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，合理劃分“四室一庫”，即辦公室、值班室、資料室、活動室以及戰(zhàn)備物資器材庫。進一步采取有針對性、有目的性的防護措施，有效解決檔案受潮、霉變、火災(zāi)、蟲蛀等相關(guān)問題[7-8]。此外，做好醫(yī)院檔案的搜集、整理、利用等方面的工作，集中反映醫(yī)院的演變發(fā)展情況，搭建各種類型的檔案統(tǒng)計臺賬，將檔案資料的服務(wù)性功能有效發(fā)揮出來，進一步為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量水平的提升奠定有效基礎(chǔ)。

（三）靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)

醫(yī)院檔案信息的內(nèi)容豐富，且類型多樣，為取得顯著的檔案管理成效，妥善保管各科室的文件資料，相關(guān)管理人員需持續(xù)革新檔案管理理念，靈活運用數(shù)字化與現(xiàn)代化管理方法，制定科學(xué)合理且切實可行的管理方案。與此同時，適當(dāng)增設(shè)對檔案管理的資金投入力度，積極引進管理硬件，憑借先進科學(xué)的信息技術(shù)方法與相應(yīng)的軟件程序，組建現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理信息化平臺，使過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變，進一步提升檔案資源利用率，為醫(yī)院經(jīng)營決策的出臺提供強有力的數(shù)據(jù)支持，充分發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的價值優(yōu)勢。

具體而言，需在靈活運用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，將醫(yī)院原本的紙質(zhì)文書檔案進行總結(jié)歸檔，編制相應(yīng)的檔案目錄，再利用詳細(xì)全面的檔案目錄，上傳至醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，便于其他人員在后續(xù)檢索期間進行自動查找，以此提高查閱工具的便捷性。與此同時，需在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中建設(shè)全文檢索數(shù)據(jù)庫，將檔案內(nèi)容全文傳輸至數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，縮短檢索信息內(nèi)容，提高查閱速度，便于查閱系列的數(shù)據(jù)信息，保證后期查閱工作有序開展，進一步促進檔案信息資源利用價值的提升。除此之外，一般查閱需求在檔案管理系統(tǒng)的支撐下，可滿足在線查閱的要求，以此使檔案信息資源的檢索查詢、瀏覽、下載利用的便利性得到有效提升，并使檔案管理工作人員的工作量減少、工作壓力減輕，進一步使醫(yī)院檔案管理服務(wù)質(zhì)量水平得到有效提升。

（四）明確檔案操作規(guī)范要求

處于醫(yī)院檔案管理工作開展過程中，有必要對檔案管理工作的操作標(biāo)準(zhǔn)加以明確，以實操層面為著手點，落實現(xiàn)代化檔案管理模式。同時，現(xiàn)代化檔案管理模式應(yīng)用期間，需以保管、存儲傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔為前提，新增設(shè)電子文檔保存功能，以此有效保存醫(yī)患具備追溯價值的診療記錄信息資源，確保在現(xiàn)代化檔案管理模式的應(yīng)用下，有效規(guī)范醫(yī)院文檔的保存流程。比如，針對電子文檔保存名字、保存位置、留存形式等，需形成統(tǒng)一的操作規(guī)范，便于醫(yī)護人員后期查閱，進一步提高醫(yī)療工作的效率及質(zhì)量。此外，醫(yī)院檔案記錄大量患者的個人隱私，在開展檔案管理期間，需注重保護患者的個人隱私權(quán)，明確要求相關(guān)管理工作人員需采取相應(yīng)的系統(tǒng)安全保護技術(shù)方法，定時查殺電腦病毒，避免出現(xiàn)醫(yī)療文檔暴露的問題，還可結(jié)合醫(yī)院的軟件、硬件水平，對檔案管理實際操作采取規(guī)范化安排措施，在全面提升檔案操作規(guī)范性的基礎(chǔ)上，使醫(yī)院檔案管理工作的整體質(zhì)量得到全面提升。

（五）優(yōu)化檔案立卷裝訂作業(yè)

待檔案資料搜集完成以后，相關(guān)檔案管理人員需做好相應(yīng)的檔案資料整理工作，將所有資料整理成卷后，再進行裝訂處理。同時，資料立卷裝訂也需具備相應(yīng)的規(guī)則規(guī)定，保證各環(huán)節(jié)遵循相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)開展。然而，從目前我國醫(yī)院檔案管理工作情況來看，普遍尚未建立完整的檔案資料整理立卷裝訂機制，特別是大多數(shù)檔案長期存放于辦公室內(nèi)，難以得到及時的整理、歸檔處理，個別資料經(jīng)整理后，受缺乏系統(tǒng)性制度支持的影響，導(dǎo)致檔案管理工作規(guī)范性不足、資料查詢較難。對此，相關(guān)醫(yī)院需以保證檔案資料整理立卷裝訂機制內(nèi)容全面性為前提，對檔案資料整理立卷裝訂操作流程加以規(guī)范，保證檔案查詢工作順利有序開展，進一步提高檔案信息資源查詢的便利性。

（六）規(guī)范檔案驗收移交流程

檔案資料經(jīng)立卷裝訂后，則進入下一步的驗收環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)需要相應(yīng)管理機制的規(guī)范、約束，即通過判斷檔案資料的整理質(zhì)量，評估質(zhì)量是否符合具體要求，只有滿足質(zhì)量要求的檔案資料，方可進行提交[9-10]。對此，相關(guān)醫(yī)院必須明確劃分相應(yīng)的驗收移交標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案管理人員結(jié)合相應(yīng)的規(guī)定要求全方位驗收檔案資料，符合標(biāo)準(zhǔn)的資料給予通過，不符合標(biāo)準(zhǔn)的資料則及時返回相應(yīng)的環(huán)節(jié)進行整理分析。此外，所有通過驗收的檔案資料，均需及時移交處理，未移交的資料在未能及時存放處理的情況下，可能會對這些檔案資料內(nèi)容的完整性受到影響。對此，需對相關(guān)檔案資料及時移交，在此基礎(chǔ)上檔案管理部門需做好后續(xù)妥善保管工作，以此使醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平能夠得到全面提升。

四、結(jié)語

綜上所述，新時代背景下，開展醫(yī)院檔案管理工作的作用顯著，能夠為醫(yī)院文化建設(shè)提供有效信息保障，提升醫(yī)院檔案信息服務(wù)質(zhì)量水平。但同時，在醫(yī)院檔案管理工作開展期間，也存在一些較為明顯的難點問題。因此，為深化醫(yī)院檔案管理工作改革進程，醫(yī)院方面需嚴(yán)格貫徹“具體問題、具體分析”的基本工作原則，然后以檔案管理工作的難點問題為依據(jù)，提升檔案管理人員現(xiàn)代化檔案管理意識，搭建完善的檔案管理機制，靈活應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，明確檔案操作規(guī)范，優(yōu)化檔案立卷裝訂作業(yè)，規(guī)范檔案驗收移交流程等，從而使醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量水平得到全面提升，進一步為醫(yī)院整體管理事業(yè)進步及發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。