醫(yī)院電子檔案管理的原則和方法

李棟 鄒平市中心醫(yī)院

目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)普及到我們生活中的許多領(lǐng)域，而將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院電子檔案管理的工作中是符合時代潮流的必然趨勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作存在著許多問題。比如說，紙質(zhì)的檔案資料給檔案管理人員帶來了巨大的工作量，并且紙質(zhì)的檔案資料整理不具有便利性，容易損壞。因此，為了提高醫(yī)院的管理質(zhì)量，滿足人民群眾對醫(yī)療健康的巨大需求，相關(guān)管理人員必須要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)合理的運用到檔案現(xiàn)代化管理工作中，這不僅可以提高了醫(yī)院管理水平，同時也為未來醫(yī)院的現(xiàn)代化管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

一、電子化檔案管理體系的優(yōu)點表現(xiàn)

將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，提高管理效率和管理質(zhì)量是新時期檔案管理人員順應(yīng)時代發(fā)展的必然需求。自21世紀(jì)以來，我國的眾多領(lǐng)域都在借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來促進(jìn)自身行業(yè)的發(fā)展，而在檔案管理工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也不例外。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理體系擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的束縛和限制，經(jīng)過一系列的概率將所有的紙質(zhì)檔案資料逐漸電子化，從而實現(xiàn)電子化的檔案管理方式。而檔案管理逐漸電子化，是新時代科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，同時也是我國電子科技取得巨大進(jìn)步的重要證明，更是未來檔案管理工作的重要基礎(chǔ)[1]。電子化的檔案與紙質(zhì)的檔案相比，具有難以企及的優(yōu)勢，電子檔案資料不容易損壞，書寫更快更靈活，而紙質(zhì)檔案很容易會出現(xiàn)丟失的情況，書寫較慢。為了能夠使醫(yī)生在最短的時間內(nèi)了解到每一位患者的詳細(xì)信息，為了幫助醫(yī)生減少工作負(fù)擔(dān)和工作壓力，為病人提供更加高質(zhì)量更加可靠的醫(yī)療服務(wù)，進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是十分必要的。只有這樣，才能讓患者的疾病得到很好的醫(yī)治。在醫(yī)院中開展電子檔案管理工作可以很好地將巨大的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，以便醫(yī)生和患者進(jìn)行后期的查詢。

在醫(yī)院工作的過程中，醫(yī)院的人流量是巨大的，來這里看病的患者基本上都需要建立檔案，長期下去，醫(yī)院的檔案資料紙張數(shù)量巨大。倘若還采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，那么為每一位患者建立檔案就會花費巨大的支出。因此，醫(yī)院在接待患者的同時，不僅要節(jié)省檔案資料的紙張數(shù)量，還要將這部分的開銷用于購買醫(yī)療設(shè)備上，只有將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，才能完成每一個患者的檔案記錄，節(jié)省檔案紙張的開銷，在這樣的基礎(chǔ)之上，醫(yī)院的醫(yī)療水平就能得到極大地提高。與此同時，在醫(yī)院開展電子檔案管理工作還能夠解決紙質(zhì)檔案資料由于年代久遠(yuǎn)或者是保存不當(dāng)而變得字跡不清的問題，由于電子信息具有復(fù)制性，相關(guān)管理人員可以在電腦上進(jìn)行拷貝，通過備份確保電子信息不會丟失。相關(guān)管理人員在查閱電子信息檔案的時候，也可以根據(jù)實際情況對電子信息檔案進(jìn)行拷貝，這樣不僅能夠使工作者的勞動成果得到充分體現(xiàn)，還能夠使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛地應(yīng)用到實際工作中，進(jìn)而實現(xiàn)資源的最大化利用。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料具有較強的時效性，一旦檔案資料保存起來就很難進(jìn)行人為更改，不可能在檔案上進(jìn)行二次修正。倘若檔案資料必須進(jìn)行改正，就必須再重新制定一份檔案資料，這樣的話不僅浪費了檔案紙張，還浪費了人力。因此，為了實現(xiàn)檔案信息的最大化價值，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能符合現(xiàn)代發(fā)展的潮流，電子檔案卻能很好地解決這一問題。電子檔案在完成的時候，無論什么時候人們都可以在計算機上進(jìn)行二次修改，這也就較快地實現(xiàn)了電子檔案信息的最大化價值[2]。

二、醫(yī)院檔案管理電子化建設(shè)遵守的基本原則

如果在醫(yī)院檔案管理的工作中采用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行電子化建設(shè)，第一步必須要建立健全科學(xué)完善的電子檔案管理體系。來醫(yī)院的每一個患者都需要在醫(yī)院建立檔案，這些電子檔案從產(chǎn)生到永久保留或者是銷毀的整個過程，管理人員必須要對其進(jìn)行全方位的管理，確保醫(yī)院內(nèi)部各個部門以及應(yīng)用系統(tǒng)上的電子檔案都能夠進(jìn)行統(tǒng)一的登記管理。在對電子文件進(jìn)行分類鑒定的同時，管理人員也要定時地對監(jiān)控以及檔案記錄進(jìn)行實操，比如說電子文件的產(chǎn)生、更改、核查、簽訂、分發(fā)等等。此外，電子文件一旦生成，電子文件中所有需要進(jìn)行的技術(shù)操作都需要在電腦上進(jìn)行記錄，這種具有管理性和跟蹤性的電子記錄，可以極大地確保電子文件的行政性和法律性，這對電子文件的保存具有十分重要的作用。與此同時，相關(guān)管理人員在確保電子管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫保存的電子文件準(zhǔn)確完整、安全有效的同時，也要保證電子文件運轉(zhuǎn)順利以及管理人員業(yè)務(wù)流程的熟練。

為了順從時代發(fā)展，迎合現(xiàn)代檔案管理理念，相關(guān)管理人員就必須要按照前端控制原則來開展檔案管理工作。電子文件從開始到結(jié)束分為三個階段，分別為前端、中端、末端，而前端則是文件的生成，中端是處理、鑒定、整理、編目，末端則為保存或銷毀。雖然電子文件具有紙質(zhì)檔案難以企及的優(yōu)點，但是電子文件卻很容易丟失，易被人們在電腦上進(jìn)行二次更改，這也在一定程度上使得電子文件出現(xiàn)差錯的可能性較大，并且很容易造成無法挽救的結(jié)果。因此，為了確保電子文件不出差錯，相關(guān)管理人員就要將電子文件放在電子文件管理系統(tǒng)之中，讓該范圍的電子文件自己產(chǎn)生就標(biāo)有歸檔標(biāo)識，防止人們進(jìn)行二次修改，或者是將電子文件刪除，將可能出現(xiàn)問題的情況生成相應(yīng)的描述信息，確保電子文件具有真實性和安全性[3]。

醫(yī)院在對患者建立檔案的時候，必須要確保電子文件的操作者具有可靠性和真實性，只有可靠的身份識別、權(quán)限控制，才能滿足電子文件對安全要求的操作日志，定期對操作人員的時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等等進(jìn)行信息記錄。操作者的電子檔案擁有防側(cè)漏、防調(diào)換的標(biāo)志，這也讓非法使用數(shù)字化印章和簽署的犯人無處遁形。

醫(yī)院存儲系統(tǒng)中，進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案的存儲必須確保電子數(shù)據(jù)能夠具備完整性保障原則，管理人員為了確保電子文件的規(guī)范完整，就必須要充分掌握電子文件的形成原因以及狀況分布，提前明確歸檔范圍，確保有聯(lián)系的電子文件以及其他形式能夠數(shù)量齊全。只有這樣，才能進(jìn)一步確保儲存的電子文件具有完整性。

管理人員在管理電子文件的過程中，不僅要電子文件能夠保存完整，具有真實性，還要為后期的可閱性帶來保障。電子文件具有可閱性是電子文件通過一系列環(huán)節(jié)的處理，讓人們能夠通過閱讀、理解的方式進(jìn)行輸出，并且保持文件的真實性。只有電子文件具有可閱性，才能使電子文件的價值體現(xiàn)出來，倘若電子文件不具有可閱性，那么電子文件的價值就失去了存在的意義。

三、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院電子檔案管理工作過程中存在的主要弊端

目前，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的工作過程中仍然存在著許多問題。雖然傳統(tǒng)的檔案管理工作具有工作量大、檔案資料不易保存的特點，但是這些特點并不是最重要的原因，最重要的其實是檔案管理的人員。在檔案管理的全部工作內(nèi)容中，直接執(zhí)行者以及參與者就是一線的檔案管理人員，檔案管理能否取得理想化效果是由檔案管理人員直接決定的。檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，必須以自己的專業(yè)知識為基礎(chǔ)，再加上豐富的管理經(jīng)驗，只有這樣才可以高效率高質(zhì)量開展檔案管理工作，除此之外，在開展醫(yī)院電子檔案管理工作的過程中，參與檔案管理工作的一線管理人員，不僅要具備扎實的檔案管理基本功，同時還必須具備豐富的工作經(jīng)驗和熟練的計算機操作能力。但是，目前在工作的過程中，很多醫(yī)院工作的檔案管理人員還不具備良好的專業(yè)知識，甚至有一部分僅僅只是因為計算機操作能力良好，才來做檔案管理人員。因此，檔案管理人員在開展檔案管理工作的時候，由于自身不具備專業(yè)的檔案管理知識，缺乏相關(guān)經(jīng)驗使得電子檔案管理工作的效率大大降低。與此同時，醫(yī)院各部門人員調(diào)動程度較大，很可能存在電子檔案管理人員在熟悉檔案管理流程之后就被調(diào)走的情況，這就使具有工作經(jīng)驗的檔案管理人員不能在檔案管理工作中發(fā)揮作用，導(dǎo)致電子檔案管理工作無法順利進(jìn)行。根據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示[4]，大多數(shù)的醫(yī)院都注重對科研的研究，著重提高醫(yī)療人員的醫(yī)療水平，卻忽視了培養(yǎng)檔案管理人員，更沒有投入大量資金完善電子檔案管理系統(tǒng)。因此，醫(yī)院要想提高管理水平，就必須要讓管理人員意識到電子檔案管理工作的重要性，對相關(guān)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，增加檔案管理人員的工作經(jīng)驗，進(jìn)一步完善電子檔案管理系統(tǒng)。

醫(yī)院在進(jìn)行優(yōu)質(zhì)化管理的過程中，醫(yī)院的高層管理人員必須要充分意識到檔案管理的重要性，不能只認(rèn)為醫(yī)院的主要工作是提高醫(yī)療水平，開展科研工作，一味地追求醫(yī)院的經(jīng)濟效益及社會效益，就會導(dǎo)致醫(yī)院的其他工作很難順利完成。因此，醫(yī)院的高層管理人員必須要高度重視電子檔案的管理工作，如果認(rèn)為電子檔案管理工作無關(guān)緊要，長期下去，檔案管理工作就會存在許多問題。比如說患者檔案沒有進(jìn)行及時保存，患者后期查詢率也不高，這就在無形之中給醫(yī)院造成了損失。在醫(yī)院開展電子檔案管理工作是不可缺少的重要步驟，倘若電子檔案管理不善，就會給醫(yī)院造成損失。同時醫(yī)療人員的檔案意識不強，患者在建立檔案的時候，只是隨便地進(jìn)行記錄，沒有確保電子檔案的完整性，這就為管理人員加大了電子檔案管理的難度。

醫(yī)院在開展檔案管理工作的過程中，并沒有建立健全相關(guān)的檔案管理制度，檔案管理技術(shù)也十分落后。目前，大多數(shù)的醫(yī)院基本上不會建立一整套的檔案管理制度，即使是制定了一些制度，也不會對其進(jìn)行更新，這就為開展檔案管理工作帶來難度。與此同時，醫(yī)院沒有先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)，再加上檔案管理人員不具備專業(yè)的檔案管理知識和豐富的工作經(jīng)驗，再加上計算機能力不過關(guān)，從而導(dǎo)致電子檔案管理技術(shù)尚未成熟。久而久之，管理人員就只能進(jìn)行檔案的檢索工作，不能對檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的查找。

（二）安全防護(hù)問題

將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到電子檔案管理工作中具有很大的便利性，但是任何事物的發(fā)展都具有兩面性，電子檔案管理工作應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)仍然存在著許多風(fēng)險。管理人員在開展檔案管理工作的過程中，如果病毒入侵到檔案管理系統(tǒng)，將會在數(shù)據(jù)庫中不斷增值復(fù)制，最終甚至?xí)?dǎo)致整個數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的癱瘓和宕機。相關(guān)管理人員就要高度重視計算機系統(tǒng)的安全性，確保電子檔案資料不會被竊取和損失。為此，檔案管理人員必須加強保護(hù)意識，并采取相應(yīng)的解決措施避免電子檔案資料被竊取。

（三）各個部門之間缺少溝通

在整個醫(yī)院中，醫(yī)院檔案部門很容易被醫(yī)院高層管理人員忽視。首先，醫(yī)院高層管理人員堅持認(rèn)為提高醫(yī)療水平、開展科研工作是醫(yī)院教學(xué)的重點內(nèi)容，而檔案管理工作與科研工作無直接聯(lián)系，因此，高層管理人員對檔案管理工作的內(nèi)容也不重視。其次，醫(yī)院的高層管理人員以及教育工作者不能充分意識到電子檔案管理工作對醫(yī)院的重要性，認(rèn)為檔案管理部門與科研工作部門無直接聯(lián)系，從而為檔案資料的收集帶來了巨大的難度。此外，檔案管理人員與醫(yī)院高層管理人員缺乏溝通，很容易造成醫(yī)院檔案的缺失。

四、醫(yī)院電子檔案管理的方法

（一）完善檔案管理體系

在完善現(xiàn)有的檔案管理體系的過程中，必須要加強工作人員的管理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要建立健全績效考核制度，定期對每一個檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行合理分配，確保檔案資料的收集和整理能夠落實到每一個檔案管理人員。與此同時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要派專門的工作人員對檔案部門的設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)，在保證檔案管理工作順利開展的同時，進(jìn)一步提高工作效率。

（二）提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)

為了提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)，醫(yī)院就必須要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上加大投資，幫助檔案管理審務(wù)員擁有專業(yè)的檔案管理知識以及工作經(jīng)驗，讓他們以認(rèn)真負(fù)責(zé)、積極向上的工作態(tài)度去完成檔案管理工作。此外，醫(yī)院應(yīng)使用較高的薪資待遇吸引更多的檔案管理人員加入醫(yī)院的檔案隊伍中，進(jìn)一步提升醫(yī)院的檔案管理水平[5]。

（三）加強安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

數(shù)據(jù)安全問題是在檔案管理工作過程中，醫(yī)院面臨的重難點問題。國家于2021年正式頒布了數(shù)據(jù)安全法，指導(dǎo)我國所有個人以及集體加強自身安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。因此，醫(yī)院必須積極的響應(yīng)國家號召，在采用信息化手段進(jìn)行檔案管理的工作過程中加強保密建設(shè)?？梢圆捎卯?dāng)下較為先進(jìn)的數(shù)據(jù)防泄漏技術(shù)、數(shù)據(jù)防篡改技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫防火墻技術(shù)和加密技術(shù)。通過技術(shù)及管理相結(jié)合的方式，保障醫(yī)院內(nèi)部信息數(shù)據(jù)安全。這也是保障廣大人民群眾核心利益的重要舉措，真正做到讓人民放心，讓國家放心。

（四）加強不同部門之間的溝通協(xié)調(diào)

為了確保檔案收集和整理工作能夠有效開展，檔案管理部門必須要與醫(yī)院各個部門之間進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)。首先，醫(yī)院必須對檔案管理工作給予高度重視，要讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員能夠高度重視檔案資料的重要性。其次，教育工作者要積極的配合檔案部門進(jìn)行檔案資料的收集與整理。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院在為患者提供醫(yī)療服務(wù)的過程中，醫(yī)院會產(chǎn)生大量檔案資料，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段人民群眾的醫(yī)療需求。因此，檔案管理人員要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)合理的運用到檔案管理工作中，在此基礎(chǔ)之上，不斷創(chuàng)新、優(yōu)化檔案信息，從而實現(xiàn)檔案管理的高效化，進(jìn)一步提高醫(yī)院的管理質(zhì)量。