財務共享服務模式下高校核算管理優化研究

陸賽鈺 劉凝 許雪嬌（江南大學 江蘇無錫 214122）

一、引言

基于高校建設“內涵式發展”的驅動，以及在“雙一流”建設的背景下，高校傳統的分散網狀的財務管理模式逐漸難以適應新時代的財務環境變化趨勢，當前高校亟需改變現有的財務管理工作模式，將分散的業務單元集中化，加強資源優化配置，實現數據共享和業財融合，從而提高財務管理水平。財務核算管理是財務管理中基礎且核心的一個環節，完善的財務核算管理模式能夠降低財務風險，減少不必要的費用，確保財務數據與信息的完整、及時和準確。

近年來，財務共享服務這一理念已經率先實踐于企業，并逐步普遍應用于國內外各大企業之中，取得了良好的效果。其應用模式為高校財務核算管理改革指引了新的研究方向。本文引入財務共享服務模式，對高校財務核算管理體系的構建展開探討。從理論層面來看，本研究為高校財務管理變革和會計職能轉型提供了一定的理論支持；從實踐層面來看，對于提高高校財務工作效率、服務質量、財務管理水平等也具有重要意義。

二、高校財務核算管理的困境分析

目前高校的財務核算工作已經借助于信息化系統進行了網上預約報銷等，但核算管理仍未達到理想狀態，總體效率較低，報銷流程繁瑣，目前高校財務核算管理面臨的困境主要包括：

（一）固有角色產生沖突

財務工作具有監管和服務兩大職責，高校財務審核人員必須依據規章制度嚴格執行監管職能。而報銷人員特別是科研人員對科研項目經費的使用在理解上有時會產生偏差，財務人員在執行財務制度的過程中，也可能會遇到各類規章制度中沒有具體規定的細小問題，由于個人理解的差異導致報銷口徑的不一致，核算上存在隨意性，降低了師生對于報銷服務的體驗感。財務人員基于制度的監管與師生的服務期望之間產生了一定程度的矛盾，從而出現財務核算管理中的預期偏差。

（二）部門信息缺乏共享

隨著高校多校區、多元化的發展，各校區之間、各職能部門之間存在信息不共享，制度銜接、工作流程等不順暢的問題。行政部門往往采用獨立的信息管理系統，未構建必要的數據對接渠道，未形成體系化的集成，互為孤島的系統導致信息流未能高效流轉，資源無法有效整合共享，數據難免會發生偏差。例如財務核算中職工出差級別的判定與人事系統、科研經費的入賬與科研系統、資產折舊報廢的核算與資產系統以及財務數據的報送與相關教育、財政部門的系統等，未形成系統之間的信息共享與集成，導致報銷審批簽字存在困難，財務服務與監管效率較低。

（三）核算工作負荷過重

高校財務資金量逐年上升，而財務人員特別是核算人員數量與資金量的增長不匹配，特別是在某些特定時間段，時間緊任務重。繁重的核算工作不但會在一定程度上降低審核業務的正確率，而且核算人員專注于繁瑣、重復度高的基礎性工作，被低附加值的傳統會計核算工作占據大量時間，難以依據學校的財務戰略目標提供有價值的數據分析及有效的風險管控，無法為學校的有效決策提供數據支持。

三、高校財務核算管理引入財務共享服務模式的必要性

對于高校目前財務核算管理中面臨的困境，財務共享服務模式可以在一定程度上化解這類問題，基于財務共享服務模式研究如何解決高校財務核算管理問題，對于提高工作效率、促進信息共享、改進財務管理模式等都具有重要意義。

（一）有助于促進管理服務有效平衡

高校財務核算管理引入財務共享服務模式后，標準化流程的智能運行、業財之間深度融合將極大地提高財務工作效率，高效的財務數據處理保障了高質量的財務核算，消除了主觀因素導致的口徑問題，也從根本上緩解了財務管理與服務兩大職能的固有矛盾，彌合師生對財務報銷服務的期望與感知之間的差距，從而尋找到管理與服務的平衡點。

（二）有助于實現高校信息高度共享

財務共享服務模式下數據信息在不同部門乃至多校區之間得到及時整合，在一定程度上實現了業務協同化，打破了信息壁壘，以業務源頭為輻射點，以財務業務處理為終結點，重新進行業務流程重組，依托互聯網信息技術手段，搭建起新的業務流程處理模塊，打破現有的直線型審批機制，實現多部門并行審批的新模式［1］，有助于規范財務管理、優化資源配置，實現不受時間和空間限制的無接觸且無障礙溝通。

（三）有助于推進財務管理模式快速轉型

財務共享服務模式下會計核算實現重塑，組織架構、人員職能的細分使得管理更加精細化，同時將核算工作從財務管理中剝離出來，高校財務人員將逐步向管理型人才轉變，有利于將關注點集中于財務管理帶來的價值增值、資源整合、風險管控等核心領域，推進財務管理模式快速轉型，提高高校的整合能力和核心競爭力。

四、基于財務共享模式的高校核算管理體系構建

在高校財務核算管理優化建設的過程中，本文汲取財務共享服務理念，規劃出以“流程、技術、人力”為全線的解決高校核算管理問題的路徑（見圖1），通過流程標準化促進服務與管理的平衡，有效緩解固有角色的沖突，通過技術智能化實現部門之間信息的高度共享，打破信息壁壘，通過人力集約化推進財務人員職能轉型，降低核算工作負荷。

圖1 財務共享服務模式解決高校核算管理問題的路徑

本文提出以流程標準化、技術智能化、人力集約化為手段的財務共享服務“三化”模型（見圖2），其中流程標準化是核心環節，技術智能化是關鍵支柱，為流程標準化提供數據與手段支撐，人力集約化是配套支持，對流程標準化的實施落實提供保障，三者缺一不可，并借助區塊鏈技術、影像識別系統、RPA管理系統等對財務核算管理優化路徑設計提供多方位共同支撐，解決財務核算管理面臨的困境，以實現高校核算管理體系的構建目標。

圖2 基于財務共享服務模式的高校核算管理體系

（一）流程標準化，緩解固有沖突

從傳統的財務報銷業務流程分析，主要流程全部依托于人工，均為重復低效益的機械活動，缺少精準性和靈活性。基于尋求管理與服務的平衡點、更好地服務師生的原則，應將分散、重復的財務業務進行模塊管理和流程再造，統一標準和流程，精細化分工，從而打造與時俱進、合理高效的整體優化新流程［2］。

流程標準化主要分為三個階段：（1）搭建核算制度框架。流程源于制度，每一流程的有理有據需要制度的優化與完善，這就要求搭建核算制度框架。應根據高校財務管理制度現狀，分層、分級、分類搭建核算制度框架，確保制度覆蓋到每條業務管理條線及每個管理層級，以根本制度穩定、基本制度完備、具體制度配套為基礎，從而逐步形成完整性與有效性兼備的核算制度框架體系，進而固化嵌入財務共享服務平臺中。（2）構建核算流程體系。根據學校財務管理需求，重構組織架構，梳理業務流程，搭建標準統一的核算業務流程體系。依據核算管理職能，圍繞財務核算管理核心業務，將相關財務工作分為以下幾大業務模塊，主要包含會計核算模塊、資金管理模塊、影像識別模塊、銀校互聯模塊、商旅管理模塊等。為了確保財務共享服務平臺運行高效、穩定、規范，需對模塊下的具體經濟活動、業務情況設立層級流程逐步細化，盡可能考慮到流程的最小單位、最低層級。（3）會計核算流程再造。核算流程再造旨在對現有的報銷流程重新梳理優化，制定統一、精簡，有利于在財務共享服務平臺執行的標準化流程。在核算流程體系中，以歸并同質流程、簡化繁雜程序、提高流程效率為原則，形成包含流程圖、流程描述、制度文件、風險節點和賬務處理等流程再造環節。根據財務業務的不同，核算流程再造可以分為費用核算再造、收入核算再造、酬金核算再造等。其中費用核算重復性高、業務量大，易于標準化設計，下面以費用核算流程再造為例分析財務共享服務模式下的流程設計，如圖3所示。

圖3 基于財務共享服務模式的費用報銷流程圖

第一，經辦人收集、整理原始票據及相關附件，將整理后的附件拍攝、上傳至高校財務門戶信息網站中的票據庫，實時進行發票查驗；經辦人在線上預約報銷單，選擇支出的項目，在票據庫選擇需要報銷的原始票據，據實填寫報銷內容后提交報銷單。第二，通過審批流，將報銷單推送給項目負責人進行審批，項目負責人可以通過計算機或手機等設備接收并查看報銷單和相關票據，實現線上審批；需要由相應職能部門、學院審批的各類業務，根據業務性質分別推送至各職能部門、學院進行審批。第三，經審批后的報銷單進入財務共享服務平臺，推送至各個根據業務細分的核算組進行審核，若不通過則退回流程修改補充。第四，初審完成后由復核組進行復審，通過后通知各校區與紙質版票據進行核對，導入系統生成記賬憑證，完成審核的最后一步。第五，由財務系統對接銀校互聯系統，通過網銀完成支付，并將電子銀行回單回傳至財務系統以便報銷人員核對［3］。第六，將電子和紙質版票據進行歸檔，形成會計檔案，整個費用報銷流程結束。

（二）技術智能化，打破信息壁壘

當前，高校財務系統主要是為了滿足政府會計平行記賬的要求，報賬、繳費、開票等子系統相對獨立，各部門與財務系統之間的共享化程度不高。高校可借助區塊鏈技術，將財務系統與其他部門信息系統進一步對接，保證數據實時同步，整合信息流，持續傳輸數據，打破部門壁壘，內外部交互合作，實現業財融合［4］。經辦人通過影像識別技術，將紙質版票據以數據化的形式寫入區塊鏈，系統自動審核票據的真實性、完整性、合規性，有效避免虛構原始憑證、更改業務金額等虛假經濟事項。還可以利用RPA管理系統，由自動化的軟件機器人代替人工操作，使報銷的各個環節都在互聯網上操作，簡化規范核算流程，統一標準，實現財務精細化管理。以線上審批代替人工簽字為例，數字簽名可從根本上解決簽名造假、頻繁簽字或找不到負責人簽字等常見的情況，同時將報銷工作的事中、事后控制變為事前控制，大大提高了財務監督水平。依托各類信息化智能技術可以更好地優化業務流程，極大地精簡審批流程，避免信息不對稱的情況，解決信息孤島問題。

（三）人力集約化，減輕核算負擔

隨著財務共享服務模式的引入，科學化、精細化、智能化的管理模式正被越來越多的高校所重視。信息化使得財務核算工作重點發生了改變，繁重的會計核算負擔得到改善，基礎性低附加值的財務崗位逐漸被取消，財務人員能夠將有限的精力投入到更高附加值的工作中，向管理會計轉型，減少了人力資源的浪費，以便快速適應管理要求的變化。人力資源配置日趨集約化，靈活細分管理型、業務型與服務型人員，強化財務服務的響應機制，最終實現高效化服務。各崗位人員的配置可依據個人能力進行選擇，負責人統籌安排，充分挖掘人員潛力，激發工作積極主動性、提升創造能力。管理型人員主要由高校原有的高層財務管理人員與財務共享服務的核心技術人員組成，負責對財務共享服務模式的發展戰略進行總體決策，具體包括核算制度的研究、系統的開發維護、業務流程的設計、質量管理等。業務型人員主要是指高校現有的核算崗位等相關人員，根據財務共享服務模式的核算管理需求、會計核算模塊中的具體流程再造安排細分職能，分為應收應付組、資金結算組、費用核算組、復核組、制單組、檔案組等，其中費用核算組又可根據業務流程分為國內外差旅費報銷組、會議費報銷組、薪酬發放組、日常業務報銷組等。服務型人員主要考慮核算業務服務外包，是對業務型人員的補充，借助專業化的財務公司為高校的基礎性核算工作提供高效優質的服務，從而優化原有的人力資源配置，助推財務人員的職能從會計型向管理型轉變。管理型、業務型與服務型人員精細劃分，優化人員類型配比，推進財務人員職能轉型，集合人力資源專業優勢，細化崗位職責與分配，可以提高核算工作的效益和效率，從而減輕核算工作負擔。

五、結語

財務共享服務模式是新時代高校轉變財務管理模式的嘗試，本文以“流程、技術、人力”三個角度展開分析，高校通過引入財務共享服務模式，可以減少重復勞動，優化服務流程，創新業務模式，擴大信息化覆蓋范圍，加強部門間合作，增強人員服務意識，推進高等教育快速發展。將來，隨著互聯網技術的進一步發展，通過不斷地改進和完善財務共享服務模式，可以在保證財務工作規范透明標準化的同時，促使高校財務管理朝著精簡易的方向不斷邁進。