信息化背景下檔案管理工作存在的問題及對策建議分析

張曉春 河北大唐國際唐山北郊熱電有限責(zé)任公司

雖然信息化檔案管理工作近年來在我國各領(lǐng)域廣泛開展，但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，信息化背景下的檔案管理工作仍存在多方面問題，如缺乏重視、信息化建設(shè)理念不足、信息化建設(shè)規(guī)劃不全面等。為盡可能提升信息化背景下的檔案管理工作水平，正是文章圍繞信息化背景下檔案管理工作開展具體研究的原因所在。

一、信息化背景下，檔案管理的特征

信息化背景下，檔案也往信息化方向發(fā)展，因此使得檔案管理具備如下特征：首先管理的對象主要為數(shù)字檔案。信息化背景下，電子檔案逐漸地取代了紙質(zhì)檔案，使得目前絕大多數(shù)檔案都是以電子檔案為主。而電子檔案跟紙質(zhì)檔案相比，具備一定的虛擬性，又具備復(fù)制、拷貝，以及傳輸?shù)裙δ堋Ｆ浯危瑱n案管理的核心向收集利用方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)檔案，在收集、保管、整理等方面都需要消耗大量的時間和人力，效率非常低，而信息化背景下，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，就無須花費(fèi)大量的時間和人力來進(jìn)行管理。信息化背景下，只需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子技術(shù)就能快速地對檔案進(jìn)行收集、歸納、檢索等，有效地提高了檔案管理的質(zhì)量。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏重視

現(xiàn)階段我國部分單位仍存在較為傳統(tǒng)的思想觀念，對檔案管理工作的認(rèn)識僅停留在“保管”層面，缺乏對檔案管理轉(zhuǎn)型升級的重視，單位的信息化檔案管理平臺引進(jìn)、打造因此受到制約。對于日常工作任務(wù)較為繁雜的檔案管理人員來說，部分檔案管理人員缺乏對信息化檔案管理的了解、自身水平無法較好實(shí)現(xiàn)檔案利用等情況也較為常見。受到相應(yīng)的考核、獎懲機(jī)制缺乏，很多檔案管理人員存在消極工作心態(tài)，這與上級的重視和激勵缺失存在直接關(guān)聯(lián)[1]。

（二）信息化建設(shè)理念不足

雖然信息化檔案管理早已在我國各地廣泛應(yīng)用，《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(GB/T 33870-2017)等文件也在我國陸續(xù)出臺，但在具體實(shí)踐中，很多單位的信息化檔案管理僅僅停留在打印目錄、計算機(jī)查詢和檢索層面，信息化管理僅為紙質(zhì)檔案的輔助，這顯然無法滿足信息化背景下的檔案管理需要。雖然很多單位已經(jīng)初步完善檔案數(shù)字化建設(shè)，但很多信息化檔案管理系統(tǒng)仍采用獨(dú)立運(yùn)行、封閉管理方式，統(tǒng)一規(guī)劃管理及信息資源共享未能實(shí)現(xiàn)。由于未能高度重視檔案信息化建設(shè)，存在較為保守的檔案管理觀念，這就使得信息化檔案管理需求和資金投入差異較大，消極被動開展檔案管理信息化建設(shè)的情況也偶有出現(xiàn)。真正意義上的檔案信息化管理需要得到完整的檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫支持，但在數(shù)據(jù)庫缺乏制約下，檔案信息化管理停留在日常查詢、案卷關(guān)鍵字檢索等基礎(chǔ)功能層面，薄弱的信息化觀念、表面的計算機(jī)管理方式對檔案管理信息化發(fā)展造成的制約必須設(shè)法消除[2]。

（三）信息化建設(shè)規(guī)劃不全面

雖然檔案數(shù)字化已經(jīng)在我國各類單位基本普及，但受到明確標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃缺失影響，統(tǒng)一指導(dǎo)的缺乏使得檔案管理信息化建設(shè)不具備明確發(fā)展目標(biāo)，很多單位對檔案信息化建設(shè)較為迷茫，這使得檔案信息資源開發(fā)的廣度和深度受到嚴(yán)重制約。在檔案信息化建設(shè)探索中，很多單位單獨(dú)依靠自己摸索前行，這使得信息化水平和進(jìn)度無法得到保障。很多單位為檔案管理部門配備了信息化設(shè)備，但未能同時開展網(wǎng)絡(luò)平臺及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這種檔案管理雖然在形式上利用計算機(jī)，但這種利用較為表面，未能開展真正意義上的信息化檔案管理工作。對于需要分階段實(shí)施的檔案管理信息化建設(shè)來說，很多單位未能形成統(tǒng)一規(guī)劃方案，如缺乏檔案管理信息化質(zhì)量、深度、進(jìn)度相關(guān)規(guī)劃，對后期系統(tǒng)、設(shè)備維護(hù)也缺乏明確保障計劃，同時存在經(jīng)費(fèi)保障缺失，這對信息化背景下檔案管理發(fā)展帶來的影響同樣較為深遠(yuǎn)[3]。

（四）檔案數(shù)據(jù)歸檔方面存在的問題

檔案數(shù)據(jù)歸檔問題紙質(zhì)檔案主要是文書、實(shí)物、照片等，因此可以明確地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行劃分。而信息化背景下，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，這些以數(shù)據(jù)形式存在的檔案歸檔成了一個問題，因?yàn)槟壳斑€沒有一個相關(guān)的歸檔規(guī)定，在歸檔、分類起來大家也都意見無法保持統(tǒng)一，從而導(dǎo)致檔案歸檔混亂的現(xiàn)象。并且每一個的檔案信息都非常多，如果歸檔的方式不一樣，歸檔的系統(tǒng)也不一樣，這樣對于檔案的檢索、查詢，以及管理都是十分不利的。

（五）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全問題

眾所周知，信息技術(shù)的出現(xiàn)，即給人們帶來了便利，同時又帶來了挑戰(zhàn)。在檔案管理中，利用信息技術(shù)，雖然有效地提高了管理的效率以及利用率，但是，網(wǎng)絡(luò)安全問題又給檔案管理帶來了安全挑戰(zhàn)。近幾年，我國頻繁地爆發(fā)出檔案信息泄露事件，簡單地檔案泄露個人信息，給人們的生活帶來了困擾，或者造成經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重者國家檔案如果遭到泄露。尤其是一些重要的信息如果落入競爭國家中，就有可能影響整個國家的安全，因此，必須要做好網(wǎng)絡(luò)安全問題。

三、檔案管理工作優(yōu)化開展建議

（一）提高重視

為保證檔案管理工作更好適應(yīng)信息化背景，必須提高對該工作的重視程度，以此強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時聚焦檔案信息化管理平臺及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)強(qiáng)化需聚焦檔案管理信息化需要，如掃描儀、高配置計算機(jī)、安全存儲設(shè)備、服務(wù)器等，開發(fā)工具、智能信息服務(wù)系統(tǒng)等智能化改造軟件的引進(jìn)也極為關(guān)鍵；檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要關(guān)注紙質(zhì)檔案的信息化錄入，以此在數(shù)據(jù)庫中保存檔案信息，這一過程需同時關(guān)注各類新型信息化技術(shù)的開發(fā)運(yùn)用，如對登記查檔情況、檔案審批流程進(jìn)行查閱，檔案缺少資料的記錄也需要設(shè)法實(shí)現(xiàn)。在檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫支持下，檔案管理效率及利用效率能夠大幅提升，傳統(tǒng)管理模式對檔案管理工作造成的束縛也能夠有效消除；檔案信息化管理平臺建設(shè)需要以數(shù)據(jù)共享為基本框架，同時關(guān)聯(lián)OA辦公系統(tǒng)和檔案信息化管理平臺，以此開展信息一體化的檔案管理，大幅提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。基于完善的信息化項目建設(shè)，可同時開展關(guān)聯(lián)檔案信息的手機(jī)客戶端開發(fā)，允許有權(quán)限人員查閱部分檔案信息，以此提供檔案信息移動服務(wù)[4]。

（二）整合資源

為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，還應(yīng)設(shè)法整合資源，為檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)提供支持，具體可從檔案信息收集、檔案信息數(shù)字化、信息資源整合三方面入手。檔案信息收集需要關(guān)注證書類文件及原始記錄文件，前者需要復(fù)印并加蓋公章，后者多采用紙質(zhì)表格形式歸檔，需明確認(rèn)識兩種信息存在同等重要性。如發(fā)現(xiàn)檔案材料不全問題，需由檔案管理人員負(fù)責(zé)登記記錄并要求相關(guān)部門上交相關(guān)資料，如學(xué)歷、職稱證書等，信息認(rèn)定相關(guān)的重要材料需要針對性開展調(diào)查認(rèn)定；檔案信息數(shù)字化需要聚焦動態(tài)變化信息和固定信息，由此開展的檔案材料整理需明確工作的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、重要性，保證存入檔案信息的準(zhǔn)確、成套、手續(xù)完備。在檔案數(shù)字化準(zhǔn)備階段，還應(yīng)做好對檔案完整情況的審核，及時不全材料，數(shù)字化掃描錄入也需要及時進(jìn)行，以此實(shí)現(xiàn)人力及時間成本的節(jié)約；信息資源整合可依托單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，針對性引進(jìn)或建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足檔案的日常業(yè)務(wù)信息化管理及數(shù)字化處理需要，數(shù)字化的檔案申請、審閱、審批也能夠順利實(shí)現(xiàn)。還應(yīng)結(jié)合單位已建成信息系統(tǒng)，打造統(tǒng)一的應(yīng)用平臺，保證信息錄入規(guī)范，并設(shè)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計分析、信息聯(lián)動、即時查詢、等核心功能，更好提升檔案的查借閱效率。此外，還應(yīng)關(guān)注檔案管理信息系統(tǒng)間的對接，依托開發(fā)系統(tǒng)接口，即可規(guī)避重復(fù)建設(shè)等問題，更好整合信息資源，輔以平臺服務(wù)系統(tǒng)，即可更好貫徹節(jié)約投資、業(yè)務(wù)協(xié)同、資源整合的綠色發(fā)展理念，進(jìn)一步推進(jìn)信息化背景下的檔案管理轉(zhuǎn)型。

（三）健全制度

為解決上文提及的信息化建設(shè)規(guī)劃不全面問題，必須從檔案信息化建設(shè)制度規(guī)范、明確具體任務(wù)和目標(biāo)、安全保障制度建設(shè)三方面入手。檔案信息化建設(shè)制度規(guī)范屬于一切的基礎(chǔ)，在長效化、制度化的檔案信息化管理推進(jìn)中，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)必須設(shè)法健全，如數(shù)字化檔案的登記、審批、監(jiān)督、流轉(zhuǎn)、歸檔制度，這直接影響檔案信息準(zhǔn)確、及時、符合保密管理規(guī)定的轉(zhuǎn)化。檔案信息化管理監(jiān)督、責(zé)任追究制度的建設(shè)也需要同時得到重視，以此為檔案管理人員樹立“高壓線”“防火墻”，檔案管理的新型技術(shù)轉(zhuǎn)型也能夠獲得更有力支持；明確具體任務(wù)和目標(biāo)同樣能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)支持，具體實(shí)踐應(yīng)充分結(jié)合單位特點(diǎn)，保證數(shù)字化成果格式及工作流程新穎、保證數(shù)字化檔案內(nèi)容齊全、保證圖像分辨率清晰、信息化檔案利用更為快捷，人員配備、信息存儲、保密機(jī)制、現(xiàn)場監(jiān)管的安全性也需要同時得到保障，如遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31—2017)要求、開展庫藏檔案全卷宗數(shù)字化處理、通過彩色模塊掃描檔案、簽訂保密協(xié)議、建立數(shù)據(jù)備份中心、打造三重安全備份方式、開展OCR數(shù)字化檔案圖片掃描識別，信息化檔案管理新模式可通過上述措施順利實(shí)現(xiàn)；安全保障制度建設(shè)需要關(guān)注信息化檔案管理面臨的一系列新型安全風(fēng)險，如系統(tǒng)故障、信息泄露、感染計算機(jī)病毒、數(shù)據(jù)庫備份失敗、管理系統(tǒng)操作失誤等，針對性制定應(yīng)急對策和預(yù)防措施，如做好保密層級劃分、保證系統(tǒng)安全、強(qiáng)化安全保密意識。保密層級劃分可設(shè)置普通管理、超級管理等權(quán)限，同時永久備存檔案數(shù)據(jù)使用生成的系統(tǒng)日志，超級管理權(quán)限可負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)，普通管理權(quán)限僅能夠檢索、查詢、新建檔案數(shù)據(jù)，以此杜絕信息造假、信息泄露等問題出現(xiàn)。為保證系統(tǒng)安全，可關(guān)注存儲介質(zhì)、管理系統(tǒng)的保密技術(shù)應(yīng)用，如設(shè)法提升系統(tǒng)的安全系數(shù)，數(shù)據(jù)庫的定期備份、涉密計算機(jī)使用責(zé)任人的明確、外網(wǎng)U盤接入的明確禁止均屬于其中關(guān)鍵。為提升檔案管理人員的安全保密意識，單位應(yīng)定期組織保密安全教育，做好保密知識宣傳，同時明確劃分檔案信息安全責(zé)任，輔以檔案管理制度和保密制度，保證檔案管理人員具備足夠高的保密責(zé)任意識。如涉密計算機(jī)出現(xiàn)故障或需要更新?lián)Q代，應(yīng)由內(nèi)部專業(yè)人員負(fù)責(zé)處理，避免泄密問題出現(xiàn)。

（四）以法治思維構(gòu)建檔案信息安全體系

鑒于目前檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)安全問題，建議利用法治思維來創(chuàng)新檔案管理的信息安全體系。目前，我國有《網(wǎng)絡(luò)安全法》《國家保密法》《各級檔案館檔案使用范圍規(guī)定》等法律，法律中明確了破壞檔案信息安全的一些處罰，以及一些保障措施，因此，在檔案管理中也要以嚴(yán)格遵守這些已經(jīng)實(shí)施的法律為基礎(chǔ)，來做好檔案的安全。其次，全員樹立科學(xué)的信息安全觀，在具體的工作中，學(xué)會用法律的思維，按照法律的原則來搜集檔案、歸檔檔案、檢索檔案等。此外，還需要實(shí)施安全制度，全員按照安全制度來進(jìn)行執(zhí)行。而且對于一些檔案，還可以按照我國信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，來進(jìn)行檔案安全劃分，以此來做好檔案的安全管理。而且，相關(guān)的法律體系也需要定期進(jìn)行完善，以此來彌補(bǔ)現(xiàn)有法律條款的漏洞，以法治的思維來保護(hù)檔案信息的安全。

（五）創(chuàng)新檔案利用機(jī)制

首先，要主動地提供推送服務(wù)。在具體的管理中，檔案管理人員需要利用信息技術(shù)來深挖檔案的價值，以及檔案利用者的需求，主動為其提供推送服務(wù)，提高檔案的利用率。其次，加強(qiáng)檔案的共享。信息化背景下，應(yīng)該利用信息技術(shù)將部門之間的檔案跟檔案館進(jìn)行整合，然后進(jìn)行共享，以此來為檔案的使用者提供一站式的服務(wù)。此外，還需要各大檔案館還需要加大對檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)信息化檔案管理人才，做好檔案管理的培訓(xùn)工作，以此來保證檔案管理的工作。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化背景下檔案管理工作正面臨一系列新的挑戰(zhàn)。在此基礎(chǔ)上，文章涉及的提高重視、整合資源，健全制度等內(nèi)容，則提供了可行性較高的信息化檔案管理工作升級路徑。為更好開展信息化檔案管理工作，定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案管理理念升級、新型軟硬件設(shè)施引進(jìn)等方面同樣需要得到重視。