遠洋運輸企業財務共享服務中心數字化轉型研究
——以B 公司財務共享服務中心為例

方 宇

（中遠海運散貨運輸有限公司，天津 300010）

一、研究背景

在經歷機械化、自動化、信息化技術后，由新型數字化技術驅動的第四次工業革命已成為全球的共識，各國都在積極研究數字化技術應用的創新。黨的十九大以來，習近平總書記多次強調加快數字經濟發展，李克強總理多次指出要加快傳統產業向數字化轉型。國家“十四五”規劃明確提出數字產業化、產業數字化，推動數字經濟與實體經濟深度融合，將科技作為企業發展的關鍵變量。

行業層面，在國家部委、行業發展要求指導下，頒布《數字交通發展規劃綱要》、《關于大力推進海運業高質量發展的指導意見》、《智能航運發展指導意見》，標志著航運向數字化、網絡化、智能化、高質量方向發展。數字化、智能化是近年來航運物流領域的重要趨勢之一，本次疫情明顯加速這一趨勢。后疫情時代，面對復雜多變的外部環境和全球行業競爭壓力，遠洋運輸企業必須直面挑戰、達成共識，大力推動數字化轉型。

財務管理部門是企業全域數據的匯集中心：從外部看，財務通過數字將企業與投資者、債權人、供應商、客戶、稅務機關等建立關系；從內部看，企業一切經營活動、財務活動最終都將以數字形式轉化為財務信息，反應企業的財務狀況和經營成果。作為對數字天然敏感的企業財務管理部門，數字化、信息化水平已超越其他業務管理部門，作為一直與數據打交道的財務人員，對數字化的接受程度較其他部門也更高。因此，財務數字化應作為企業數字化先行者，在新一代數字技術支持下融合業務，為企業數字化轉型奠定堅實基礎，而財務共享服務中心的建設與數字化轉型是財務數字化轉型的重要方式之一。根據ACCA、中興新云、廈門國家會計學院聯合發布的《2020 年中國共享服務領域調研報告》，截至2020 年底，中國境內共享服務中心已經超過1000 家，共享服務模式已被越來越多的中國企業所接受和應用，進而幫助企業提升財務管理水平，實現財務轉型。

目前已有大量研究圍繞公司數字化轉型、財務數字化轉型包括財務共享服務中心數字化轉型等領域，但具體在遠洋運輸企業如何落地卻鮮有涉及。在此背景下，本文以B 公司財務共享服務中心為例，對其數字化轉型進行剖析和研究，以期為同行業企業的財務數字化轉型提供一些借鑒。

二、B 公司財務共享服務中心概況

B 公司是某集團旗下重要直屬企業，是一家專業化散裝貨物運輸企業，航線覆蓋國內沿海和世界主要港口，服務網絡遍布全球，成為集團穩定收入和利潤的價值貢獻者，助力集團打造高質量發展的航運核心主業。B公司強化“船東+運營商”角色，總部及多家直屬子公司管理和經營自有船、租入船和背靠背船，業務標準化程度較高。

B 公司財務共享服務中心于2019 年1 月正式成立，為總部、海南、香港及新加坡等多家直屬子公司提供財務共享服務，負責公司船員費用、船舶費用、船舶經營收入、成本、行政費用等的審核及核算，并設信息化服務室作為技術支持部門。經過兩年的運營，在財務流程標準化和集約化方面已經日趨成熟，將財務工作從重復性高、價值低的工作中解脫出來，但仍是以數據生產者的角色存在，距離財務共享深度融合、業財深度融合、數據資產化和管理智能化的目標還存在一定差距。

（一）B 公司財務共享服務中心數據平臺

B 公司共享服務中心使用的業務系統有生產經營管理系統（以下簡稱“BMS”）、航運管理信息標準化平臺（以下簡稱“航標”）和全面預算費控系統（以下簡稱“報銷系統”）。財務系統有集團會計核算標準化SAP系統（以下簡稱“SAP”）、集團稅務管理信息系統（以下簡稱“稅務系統”）和集團財務公司資金管理平臺（以下簡稱“TMS 系統”）。

1. BMS 是公司的核心業務管理系統，全面實現散貨經營的通用功能，涵蓋船舶信息、合同管理、航次任務、船舶調度、燃油業務、運費業務、使費業務、法務業務、財務綜合、業務主辦、基礎信息等功能模塊。其中財務共享服務中心燃油核算、運費核算和港使費核算業務使用該系統。

2.航標是公司的船舶管理系統，用于機務費用、船員費用、保險費和事故費等船舶固定費用的審批和支付。財務共享中心船舶費用核算、船員費用核算使用該系統。

3.報銷系統從屬于航標，適用于員工個人辦理履職待遇、業務支出及其他行政費用報銷業務。財務共享中心行政費用核算使用該系統。

4. SAP 用于財務賬務處理，由集團統一管理，由公司負責日常使用和維護的財務會計、成本控制、固定資產、物料管理等財務核算管理相關模塊。財務共享服務中心使用該系統進行財務核算、報表查詢等日常應用。

5.稅務系統是集團統一開發的高度整合各產業集群系統對接及業務管理的增值稅業務管控系統，接入稅控盤，包括銷項管理、進項管理兩個模塊。財務共享服務中心使用該系統開具運輸發票，進行增值稅普票查驗和專票認證。

6. TMS 系統是集團財務公司用于資金管理的平臺。財務共享服務中心使用該系統進行境內人民幣支付，財務人員在TMS 系統錄入人民幣支付經辦單，經審核后遞交至集團財務公司處理。

（二）B 公司財務共享服務中心數據平臺對接關系

1. BMS 和稅務系統通過接口對接。運費業務開具運輸發票時，BMS 實現銷項稅發票的直連開具、打印、作廢、紅沖；燃油和港使費業務取得供應商開具的發票，可通過“掃描槍掃描發票二維碼”、“在專票池選擇發票號碼”兩種方式錄入發票代碼、金額等信息，實現發票信息自動采集和合規性查驗，查驗通過后財務人員通過BMS 向稅務系統發起認證抵扣進項稅申請，認證結果反饋至BMS。

2.航標和稅務系統通過接口對接，簡化機務費用、船員費用、保險費和事故費用發票錄入工作，通過“掃描槍掃描發票二維碼”、“在專票池選擇發票號碼”兩種發票信息錄入方式，實現發票信息自動采集和合規性查驗，查驗通過后財務人員通過航標向稅務系統發起認證抵扣申請，認證結果反饋至航標。

3. BMS 運費、使費、燃油模塊通過接口與SAP 對接，每日定點上傳當天更新的符合條件的接口數據，滿足財務核算需要；BMS船舶信息、航次信息、港口信息等生產統計數據通過接口自動上傳至SAP，滿足集團對航運企業SAP 進行航次核算管理的要求。

4.航標通過接口與SAP 對接，各項固定費用在業務審核流程結束后及時上傳符合條件的接口數據，滿足財務核算需要。

三、B 公司財務共享服務中心數字化轉型路徑

B 公司一直致力于推進業財一體化、標準化和自動化，財務共享服務中心專門設有信息化服務室作為技術支持部門，使其具備與最新數字化技術進行碰撞的天然優勢。由以上概況可以看出，目前B 公司財務共享服務中心已具備數字化轉型的雛形，其在推進數字化轉型時，需要充分利用自身優勢，彌補劣勢，并著重從以下幾方面入手：

（一）制定財務共享服務中心數字化轉型戰略和具體工作計劃

數字化轉型應是自上而下的顛覆式變革，系統地進行戰略部署尤為重要。集團已經對財務數字化項目工作計劃提出了具體要求。公司層面管理層高度重視公司數字化轉型，多次提出要加快數據集成系統的開發和上線，以共享共建為原則，打通全域數據鏈條。管理層的大力支持為財務共享服務中心數字化轉型奠定成功基礎。財務共享服務中心應認真學習研究集團“數字化規劃”，認真梳理中心業務系統和財務系統的對接情況，對以往數字化的經驗、存在問題和困難進行總結，思考各系統間進一步互聯互動的方式方法、思考如何將財務管控流程融入業務流程活動中。然后結合自身特點，對現有技術條件、組織架構、人員構成等做出評估，從轉型模式、目標等方面制定具體工作計劃。

（二）進行與數字化轉型戰略相匹配的文化、組織和人才建設

文化方面，在中心內部營造數字化轉型文化氛圍，如創新文化、變革文化等，要敢于嘗試、接受失敗。通過培訓、創新課題研究等方式加深財務人員對財務數字化轉型重要性的認識。

組織上，根據傳統企業進行數字化轉型可以借鑒的四種組織調整模式（于海瀾等，2019），鑒于中心設有信息化服務室這一現狀，中心數字化轉型可采用IT 共享模式，即在中心提出需求后，由IT 部門建立數字化項目開發完成。

在數字化與智能化的背景下，下一代財務的思維特征表現為平臺思維、鏈接思維、共享思維、協同思維和智能化思維（張慶龍，2020）。因此，在人才的選拔、培養和評價上，除專業技能外，還應注重財務人員數字思維能力，即對數據的收集、分析和運用能力，而不應僅局限于財務專業技能一隅。除財務管理知識和經驗外，對航運市場和信息技術均有較深層次了解的跨領域綜合人才應是未來財務共享服務中心需求的人才。

（三）建立標準化規則，支撐數字化轉型。

標準化是數字化的基石，只有建立在統一標準上的數據才能被分析和利用，否則只能被儲存而無其他利用價值，因此提升標準化水平成為數字化轉型的核心內容。

1.主數據標準化

首先，依據B 公司船舶—航次的業務特性和管理需求，在各業務系統使用統一的船舶代碼、航次號、港口代碼。其次，梳理業務系統供應商/客戶代碼，合并重復項，為同一供應商/客戶建立唯一代碼。最后，建立租船合同和貨物合同的合同號生成規則，便于進行合同管理。通過主數據標準化程度的提升，夯實數據分析基礎。

2.業務流程標準化

梳理BMS 和航標各模塊業務的標準化流程，形成用戶基本使用操作指南，確保業務人員在處理同一業務時不受主觀因素影響。在操作規范和管理提升方面從財務后端倒逼業務前端，實現業務高度標準化，從而生成邏輯一致的數據，為數據采集、建模、分析和整合等奠定基礎。

3.核算標準化

基于目前BMS、航標與SAP 的上傳接口，建立標準的業務系統收入/費用業務項目與財務系統科目代碼的一一對應關系，通過接口上傳數據形成統一財務數據。從核算政策、數據標準、系統功能三個層面將核算標準固化于信息系統中，逐步統一會計核算流程和方法，實現會計信息的標準化和規范化，為未來通過RPA 技術實現固定性、重復性財務工作的自動化奠定基礎，實現智能核算。

（四）增強系統連接性，提升自動化水平。

“數字”和“連接”是數字化的兩大關鍵詞，只有連接才能使數字發生關聯，因此增強系統連接是重中之重。對此，財務共享服務中心應該從以下幾方面入手：

1.內部系統

（1） 航標—BMS 數據互通

財務共享服務中心港使費核算業務在BMS 中除負責經營公司港使費核算結算業務外，還按船管要求代墊船東費用，而代理可能會將同一船東費用賬單直接寄至船舶費用核算室通過航標系統結算，導致重復結算問題。因當前BMS 及航標間沒有數據互查功能，單靠兩室人工篩選核實是否重復報賬，工作量大且難免疏漏。為避免此類情況發生，應在BMS 和航標系統間搭建賬單結算數據互查通道，通過以上建立的統一船舶代碼、航次、港口、供應商、費用項目等主數據自動核查是否重復并進行提醒，避免信息不對稱造成的重復支付風險。

（2）報賬系統—SAP 自動上傳入賬

目前BMS 和航標中增值稅發票信息的錄入和賬務處理已實現自動化，即通過掃描槍可實現掃描錄入，并通過與SAP 的接口實現數據上傳入賬，提高了發票全流程操作的工作效率。但報銷系統的增值稅發票信息錄入和賬務處理仍是手工方式，錄入不準確、不標準、不規范的情況時有發生。結合行政費用報銷的特征，一方面開發移動端APP應用，員工通過手機APP 掃描發票方式自動錄入發票相關信息，提高費用報銷的便利性，提升用戶體驗感，減少因錄入錯誤導致反復修改的情況；另一方面對標航標—SAP接口開發報賬系統—SAP 接口，相關數據通過接口上傳SAP入賬，實現賬務處理自動化。

（3）財企直連

目前中心所有境內支付人民幣的業務均需財務人員在TMS 系統手工錄入人民幣支付經辦單，大大影響支付效率，增加資金支付風險。中心應開展財企直連（支付）項目建設，實現SAP 與TMS 系統之間的數據實時交互，更好搭建“財務核算→經營（非經營）支付→資金結算”的業務線條。通過建設財企直連項目，不僅可以減少工作量，還可以降低錯誤率和支付風險，實現支付業務全流程系統化和資金結算不落地，增強業務付款環節的數據完整性、嚴謹性和安全性，提高中心對資金賬戶和支付的管控水平。

2.外部系統

對外連接是數字化轉型過程中不可避免的一步，如與客戶、供應商的數字化連接。比如，基于中心港使費業務的特點，對外與代理的業務鏈協同、全流程數字化和業務板塊融合已具備必要條件，可考慮開發自動報賬系統，以構建安全、統一的對外接口服務，搭建融合、共享的協作平臺，實現上下游業務的有效對接。通過該系統實現BMS 與代理公司應用系統安全有效的數據交互，重構港使費業務一體化協同工作流程。通過“一個融合門戶”達到港口使費賬單從詢價到賬單報送、審核、結算全流程無紙化和數據的一鍵傳達，徹底解決基礎數據共享、單據錄入對接、單據跟蹤等業務難題。

（五）整合數據，加強業財融合，推動財務職能轉型。

財務數字化的本質是為了以財務服務賦能業務發展，充分釋放數據的決策價值，發揮財務預測、分析、控制和決策作用，推動財務職能不斷從核算型向價值創造型轉變。當前數據分散在各系統各模塊內，形成數據孤島，雖然各數據間關聯性極強，卻因難以利用變成死數據，無法發揮數據分析促進管理、參與決策的重要作用。在數字化轉型的大背景下，加強業財融合、經營決策提供數據支撐，給數據查詢和分析功能提出了新的要求。具體工作可從以下幾方面展開。

1.備用金管控

在滿足船舶靠港需求的情況下使備用金周轉高效使用，減少超額備用金無效占用，甚至盡力避免備用金尾款催收風險，是港使費管理的重要課題。

（1）單船備用金管控

在BMS 中增加單船備用金管控模塊，將原以SAP 為基礎的EXCEL 表式備用金財務管理轉由BMS 自動實現，充分利用業務數據資源，將使費預估、使費備用金付款、使費賬單、使費對賬結算等各模塊數據提取至一個界面，打破各模塊數據相互孤立的現狀，主要優勢有：

①充分實現信息共享。通過一單到底的使費預估、備用金預付、賬單流轉狀態查詢展示界面，減少業務與財務上下游各節點業務信息不對稱。

②完善業財聯動機制。將使費備用金財務管理工作與港使費上游業務流程全面融合，打破原來以月度單位進行郵件反饋的方式，對使費備用金進行實時動態監控。通過實時數據分析反饋為備用金預付比率、港費結算節奏、委代條款規劃等業務流程提供數據支持，配合業務發展。

③提高人員參與度。通過向業務人員開放查詢和反饋功能，流程上各節點人員均可實時查看進程并進行反饋，與上游調度和商務管理更加緊密和協調，從而加快賬單催辦或尾款催收力度。

④使備用金管理更加精細。使超付催收跟蹤更加明晰，加速賬單收取以核銷備用金，并對超付單船備用金進行抵扣和回收，進一步提升單船備用金使用效能。

（2）定額備用金管控

在BMS 中針對定額備用金結算模式的周轉使用情況建立定額備用金管理模型，對在途賬單預估、定額備用金周轉及代理對賬工作，通過BMS 系統數據自動測算分析，實時反饋往來對賬動態，降低資金占用率，提升定額備用金管理，為資金計劃準確性提供指導方案，填補與代理對賬功能空白，為業務補充或收回定額備用金的決策提供數據支持。

2.應收賬款管理

加強主業應收賬款管理是運費業務的重點工作，通過應收賬款管理效果的提升可有效防范客戶信用風險，保障資金安全，提高經營成效。

（1）在業務流程標準化前提下，BMS運費發票模塊形成應收賬款一手數據，形成BMS 應收賬款報表，實時對客戶付費情況進行跟蹤和評價，提供客戶賒賬金額數據。

（2）開發BMS 應收賬款超期預警功能，對超過信用期的應收賬款觸發預警提示，利用數字化技術提高超期欠款的反饋效率。

（3）充分利用BMS 客戶管理功能，將客戶信用評價指標內嵌于客戶管理模塊內，通過實力及背景、履約情況、財務狀況和經營者素質等各評價維度的打分形成客戶信用評價分數并劃定等級，對客戶進行分級管理。當客戶資信變化時，相關部門重新審核并及時更新基本信息，由系統自動生成該客戶最新等級表。根據集團下發的應收賬款黑名單實行動態更新，并在系統內進行限制交易設置，不允許與其發生任何業務往來。

通過以上方式打破信息壁壘，使應收賬款管理鏈條上各環節人員增強對應收賬款的責任意識，前后端互相理解緊密合作，強化應收賬款催收，從而降低應收賬款余額，防范資金風險。

3.主業分析

除了以上按固定格式實現數據的抓取，滿足管理需求外，還可以根據用戶需要，自行組織分析維度和數據內容，通過數據下鉆和關聯分析，分析結果將更有針對性。只要是與系統數據相關的屬性，如客戶、航線、船型、貨種等，都可以進行分類比較分析，細分業務，細分成本，最終實現賦能業務。如總體分析、成交分析、航次效益分析、成本分析、客戶分析、項目分析等，

（六）實現可視化，提高數字化效果。

“可視化”是數字化的一種設計理念，通過可視化把對應的數據精確分發給不同的用戶手中，助其各司其職，從而提高數據交互的準確性和效率。將這一概念應用于BMS 可為業財融合提供新思路，結合應用場景，設計可視化界面，直觀、便捷提供數據服務。如，以航次動態為業務主線，將航次中多個關鍵點在主線中標明，關鍵點間形成業務段，各業務段完成相應的業務操作。用戶通過主線可以充分了解航次執行情況。以業務主線為背景，將運費、燃油、使費業務線進行展示，一目了然，方便調度、商務、財務人員了解前期情況并及時跟蹤后續信息。

結束語

在數字時代，數字化轉型成為企業的必由之路，而財務共享中心數字化轉型→財務數字化轉型→企業數字化轉型的方式成為很多企業的選擇。本文以B 公司財務共享服務中心為例，從數字化視角進行具體分析，通過大數據的有效集成和深度挖掘，促進業財融合，為遠洋運輸企業的財務數字化轉型提供一些思路。

當然，數字化轉型是中長期推進的工作，不可能一蹴而就，要分步實施、持續完善，且數字化轉型能否成功落地以及各項功能的完善程度，高度依賴業務人員參與程度，因此各部門都應提升對數字化轉型的重視程度，繼續加大人員投入，提升項目參與深度。共享服務模式下的財務數字化轉型剛剛邁出第一步，相信隨著 “數字思維”的形成和數字化轉型的步步推進，財務將引領企業數字化轉型向成功邁進，產生不可估量的巨大價值。