企業費用報銷管理路徑探究

文/汪恭明（徐州碧桂園房地產開發有限公司）

企業的費用報銷主要指的是在企業的發展過程中，業務部門及相關人員由于工作需要產生墊資的原始憑證，依照相關規定進行審批，在審批之后，費用成功結算。這一過程由于牽涉到較多的環節，所以復雜性較高，針對費用報銷進行有效的管理，才能使財務管理工作獲得更好的成效。可以看出這一管理工作對企業發展有重要的作用，針對企業內部費用報銷管理中存在的問題進行深入分析，并制定出合理的管理措施，這樣費用報銷管理的水平才能得到較好的提升，進而保證企業穩健發展。

一、企業費用報銷管理的重要作用分析

在企業的財務管理工作中，費用報銷管理是其中十分關鍵的一項內容，相比較財務管理中的其他內容，有關費用報銷的管理工作存在較大的影響。企業針對這方面工作進行有效的管理，可以更好地維護財務管理的秩序，實現企業資金的高效管理。在企業運行的各個環節中，都可能會出現費用的報銷，比如物資的采買、工作人員出差、項目研發等，這些支出的費用都需要依照相關規定進行報銷，完善的報銷流程以及高效的管理方式，可以保證費用報銷的規范性，如果報銷管理出現問題，就容易出現各種各樣的消極現象，如財務報表內容失真、報銷流程過于復雜、財務管理混亂等，對該項工作缺乏有效的監管，出現報銷金額和實際支出不符的情況，這對企業的財務管理質量會產生不利的影響。所以，采取科學的方式進行費用報銷管理，能夠維護財務管理的秩序穩定性，保證企業的穩定發展[1]。

二、費用報銷管理的原則

（一）真實性

基于費用報銷工作的特殊性，在開展這一管理工作時，需要嚴格遵循真實性原則，這主要是因為費用報銷牽涉到企業的資金支出，對企業的經濟利益會產生較大的影響[2]。遵循這一原則，財務部門的相關人員就需要在實際工作中對票據的真實性進行嚴格審核，仔細核對相關數據，堅持務實求真的態度，這樣管控工作才能發揮有效作用，降低企業的資金風險。在這一原則下進行費用報銷管理，工作人員需要端正自身的態度，充分認識到這一項工作的重要性，客觀公正地處理相關信息，同時，要避免出現人為的記錄和計算失誤，保證報銷費用和實際資金支出相符合。

（二）創新性

以往的報銷方式基本上都是通過紙質票據，部門負責人當面完成交接工作，但是在新的環境形勢下，主要是通過信息技術手段將紙質票據信息轉換為電子格式進行存儲，這使得工作流程得到了優化，達到了動態化管理。所以，在進行費用報銷管理時，也要遵循創新性原則，對管理方式進行不斷創新改進，根據時代發展的需求，對相關的理念進行創新，并在管理工作實踐中逐步積累經驗，積極應用先進的管理技術手段。

由于不同的企業在經營規模、項目等方面存在差異，所以有關費用報銷的流程也會有一定的不同，企業根據自身的發展現況，探索出適合自己的費用報銷管理路徑，在管理方式上進行有效創新，才能更好地保證企業穩定發展。

（三）規范性

由于費用報銷牽涉到的環節較多，過程較為復雜，因此，需要嚴格遵循規范性原則。

通常來講，有關報表的填寫需要規范其格式，數字信息在填寫時，字跡不清晰或者被篡改后可能出現爭議，因此一般都是采取大寫和小寫同時進行的方式，確保報銷數字的清晰性，防止爭議[3]。同時，有關費用產生，如果是不同的項目，在報銷時不能混淆，不然在后續的財務報表中容易出現問題。另外，由于費用的報銷管理具有較大的工作量，在應用信息技術手段對數據信息進行收集、整合以及分析時，對工作流程也需要進行規范，防止報銷的原始數據丟失，以規范化的處理流程來保證數據的安全存儲和使用。再者，原始票據作為重要的憑證，需要完好地保留，這樣在對填寫的數據進行核驗時，才能更好地辨別數據真假。并且企業要做好權責的劃分，依照崗位不同劃分具體的工作任務，通過分類管理，確保費用報銷規范進行。

三、企業費用報銷管理過程中存在的主要問題分析

（一）報銷制度有待完善

開展費用報銷管理時，需要有完善的管理制度作為依據，但是從目前工作開展的實際情況來看，有關的制度建設還具有一定的問題，對這一項工作的順利進行產生了一定的阻礙，因而對企業的后續發展也存在不良影響。

由于這方面制度建設不夠完善，所以在實際工作中，報銷的金額與實際的費用支出具有較大的偏差，使得企業內部資金管理出現混亂[4]。分析其原因，部分企業在建立相關的制度時，有關費用報銷的重要性沒有良好的凸顯，使用傳統的報銷方式，人工工作量較大，由于人為失誤，可能出現數據失真。另外，部分企業并沒有依照會計管理以及業務發展情況對管理機制進行補充完善，所以實踐工作中費用報銷的約束力不足，容易出現重復報銷或者超額報銷的現象。再者，有關監管機制建設不健全，這方面工作存在的問題無法高效率地解決，出現問題時責任不夠明確，無法實施客觀公正的獎懲，對工作人員的積極性會產生不利的影響，這也使得在實際的報銷工作中，存在一些不公平現象。例如，在處理報銷單據時，并沒有嚴格按照規定進行，而是以領導簽字為準，報銷單據在經過領導簽字后，沒有依照流程加以審核，或者說整體的審核流程不夠完整，在費用報銷的過程中出現不公正的情況，進而影響了員工對企業的滿意度。對此，企業需要針對費用報銷健全相關的管理制度，以此更好地約束報銷行為，保障企業資金的安全性，這樣整體的管理成效才會得到較好的提升。

（二）報銷內容真實性有待加強

費用報銷有關企業內部的資金支出，對財務資金管理工作存在較大的影響，這一環節比較容易出現違規現象，實際報銷內容的真實性有待加強。從實踐調查中能夠得知，部分企業由于存在監管方面的漏洞，在報銷過程中，有些員工會以企業的名義報銷個人的費用支出，比如食宿費等，以此來獲得不良收入，這種情況是費用報銷管理中較為普遍存在的問題，使企業的財務資金容易出現較大的漏洞，影響管理的整體水平。另外，也有一些員工通過合理的賬單來抵消不允許報銷的部分，所以導致報銷的金額遠超過企業的有關標準。員工無法有效地約束自身行為，使得報銷的內容和實際不符，對企業的資金管理產生不利的影響。再者，有關費用報銷是有時間限制的，員工需要在規定時間范圍內報銷相關的費用，但是部分企業由于管理不夠嚴格，仍然有一些員工將時間較長的報銷發票進行沖抵，影響了這一工作的有序性。最后，員工崗位不同，所報銷的金額標準也有一定的差異，部分員工在未得到批準的情況下進行過度報銷，就會引起企業財務資金損失。

（三）報銷審核監督機制有待健全

目前我國企業在費用報銷方面的流程基本上都是財務報銷原始票據經過負責人或領導審批簽字，然后交由會計人員進行審核和記賬、付賬[5]。這樣的報銷流程制度存在一定的缺陷，有關負責人或領導對具體規定不夠熟悉，原始票據有沒有存在違規違法情況并不能準確判斷，在簽字審批后，企業的費用支出就會出現問題，進而給財務工作造成不良影響。這主要暴露了企業有關報銷的審核監督機制不健全。

在開展報銷工作時，有關人員在審核報銷票據時缺乏有效的監督，報銷較為隨意，票據有了領導簽字后就直接審核報銷，并沒有再次審核報銷票據是否符合標準要求，因而容易引起企業財務損失。另外，我國的會計法中明確了企業內部會計監督、社會監督以及國家監督，然而在費用報銷方面，這三者之間的監督并沒有形成良好的協調配合，不能形成監督合力發揮報銷管理監督職能。再者，相關監督審核人員在業務能力以及綜合素養方面存在不足，在實際開展工作的過程中，沒有按照標準要求對原始票據進行嚴格仔細的審核，有關報銷票據的監控不力，因而容易出現報銷票據造假的現象。

四、提高企業費用報銷管理工作水平的有效措施分析

（一）完善企業費用報銷管理制度

企業有關費用報銷管理工作要想獲得更好的成效，確保報銷流程更加規范，就需要依照國家有關規定，對有關管理制度進行完善建設，從而為報銷工作的開展提供可靠的指導。首先，確保制度設計的合理性。企業財務各項工作要想高效地開展，就需要針對每一個環節進行完整的制度設計，以保證相應的制度規定可以切實得到應用，這樣管理制度和實際工作的開展才會更加匹配。另外，建立完善的報銷流程制度。對預算標準進行具體制定，并對相關人員提供的調查報告進行全面分析和反饋，綜合考量之后明確報銷的流程。在落實費用報銷流程制度的過程中，企業需要對自身發展的狀況有一個全面的了解，根據落實的實際情況綜合調整報銷過程，對于報銷管理中的部分重點內容，進一步完善這一方面的管理制度，確保整體報銷工作具有較高的科學性，這樣費用報銷的工作人員可以在制度的明確指導下落實報銷過程，保證這一項工作開展的規范有序性，進而使企業財務管理成效得到明顯的提升。

（二）嚴格把控企業費用報銷內容

關于費用報銷的管理工作，報銷內容的真實性需要嚴格控制，杜絕費用虛假報銷情況，確保報銷金額與實際支出費用相符合[6]。

具體來講，需要加強核查報銷的原始憑證，仔細審核報銷票據的真實性。針對報銷的原始憑證，需要根據其產生時間，對報銷費用的種類、支付方式等進行全面認證核查。比如，有關差旅費的報銷，在對報銷內容進行審核時，需要核查報銷申請表中的時間、名稱等是不是與實際產生費用的時間、地點等相同，有關費用的單據、差旅證明是不是可以完整地提供，發票中的費用明細是不是齊全，食宿費用的人員名單提供的是不是準確，報銷單上的銀行卡收據有沒有提供，發票時間和刷卡時間是不是一致等，對這些報銷的細節內容都需要進行仔細核查。另外，還有部分費用報銷時需要說明相關的工作細節，以便對報銷內容有更好的判斷。比如，報銷會議有關成本時，會議所在地、登記入住的時間、參與人員等需要完整說明；對辦公用品進行報銷時，需要完整說明采購項目、倉庫的有關文件，對其中的原始憑據要進行細致的核查和審計，有效防止錯誤的報銷內容，保證報銷內容的真實可靠性。

（三）健全企業財務報銷監督機制

為了更好地提高企業費用報銷管理水平，需要對報銷監督審核機制進行完善。可以采取“先審核后報銷”的程序，也就是會計人員先對需要報銷的原始憑證進行真實性、規范性的審核，原始憑證審核達到標準要求之后，再由負責人或領導對票據進行審核、批準簽字。如果在報銷時牽涉到較大額度或者具有較強技術性的業務時，需要組織相關的專家先進行論證，采取集體決策和審批的制度，確定之后再實施報銷程序。確保報銷審核機制不會出現漏洞，同時應當報銷的費用也能夠切實得到報銷。另外，嚴格規定報銷額度標準，在實際開展工作時，對報銷的票據要進行完整收集，并且結合企業內部的相關管理規定，明確可以報銷和不能報銷的費用種類，設定相關報銷額度，防止企業員工鉆制度漏洞，違規獲取公共資金，保障企業資金的安全性。再者，需要以人性化管理為基礎制定報銷管理制度，例如，在部分差旅費的報銷方面，可以適當提升報銷額度，既能夠滿足企業財務預算要求，又能夠滿足員工出差基本的物質保障。這樣員工對企業的滿意度會得到提升，更好地激發工作人員的積極性。再有，建立報銷憑據的審核機制時，重點對手續齊全性和數據真實性進行明確規定，對于報銷手續不齊全的，應當禁止報銷，手續缺失，需要及時通知負責人對相關手續進行補充，同時在對報銷數據的真實性進行審核時，如果發現存在虛假報銷的行為，除了拒絕報銷外，還應當依照法律法規要求以及企業管理制度規定，對責任人進行相應的處罰。最后，在有關報銷的監督管理工作中，可以使用內部監督結合外部監督的形式。內部監督注重對企業費用報銷的全過程監管，管理部門發揮引導作用，企業內部全員參與，共同實施監督。在外部監督方面，企業經營的有關行為需要在法律法規允許的條件下進行，并且在參與市場競爭時，接受政府有關部門的監督以及社會監督，由政府相關部門發揮主導效用，從費用報銷的政策、管理模式等方面為企業提供幫助，進而推動企業報銷管理成效得到較好的提升。

（四）引入先進的財務信息系統

現階段，信息技術和各個行業領域的結合逐漸加深，將信息技術應用到企業的財務管理工作中，對各項工作質量和效率的提升起到了較好的幫助作用。針對企業的費用報銷管理工作，以往的報銷模式以及管理手段較為落后，尤其是人工記錄的報銷單據，在財務部門進行資金支付時往往容易出現問題，使報銷的費用和實際情況不相符，對企業資金管理產生不利的影響。所以，將先進的信息化系統引入到企業的報銷工作中，對相關工作可以進行優化，技術優勢可以得到較好的展現。由于這一項工作程序較為復雜，可以利用數字信息化技術，實現費用報銷的動態化管理。因此，企業需要對相關的基礎設施進行完善，應用先進可靠的財務管理軟件以及硬件設備，可以圍繞SAP系統將財務管理工作和企業內部其他管理工作進行有效結合，通過網絡途徑，方便內部人員進行工作信息傳遞。工作人員在日常的工作中，如果牽涉到需要先墊付資金的情況，對于相關的報銷憑據，要使用信息化設備進行掃描和上傳，由財務部門通過網絡管理平臺對報銷憑據進行統一審核，重點審核資金的使用方向以及金額是否存在虛假問題，對費用報銷是否符合有關要求進行仔細判斷。另外，可以積極應用電子簽名技術，在費用報銷的審核簽字環節，部門負責人或領導可以在線審批，完成遠程簽字，這樣費用報銷可以更加及時，保證報銷的進度不會因為領導出差而耽誤。再者，依托信息系統建立數據庫，對數據信息進行合理的分類，以實現費用報銷數據的統一集中化管理，可以更好地管控企業經濟風險，提高費用報銷的精細化管理能力。

五、結束語

總而言之，在企業的財務管理工作中，有關費用報銷這一項管理工作是其中重要的內容，實施有效的報銷管理，對企業的發展有重要的意義。但是從實際工作情況看，部分企業這方面工作還存在一定的問題，通過深入分析這一管理工作中的不足，探索出有效的管理路徑，可以提高報銷管理水平，進而推動企業穩定發展。