用信息治理理念推動檔案資源共享發展

郭明霞

(內蒙古自治區氣候中心，內蒙古 呼和浩特 010010)

1 檔案信息治理的基本內涵

信息治理(Information Governance)是在各種新信息技術、信息網絡和社會快速發展的背景下孕育而生的新概念，關注電子記錄治理、自媒體組織、個人治理、授權許可等領域中信息存取的可持續性發展。檔案信息治理是具有檔案信息權利主體對檔案進行存取，從而有效促進檔案信息保管和利用的手段。部分學者觀點認為檔案工作正經歷著“檔案管理”向“檔案治理”發展演變的過程，也有部分學者認為檔案工作的變遷路徑是從“檔案行政管理”向“檔案治理”發展。在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》一文中，就已經提到了“檔案治理法治化”概念。在國家治理能力和治理體系現代化建設要求下，檔案信息治理的內涵應與國家的整體框架相適應，以保證檔案信息環境安全為前提，以促進檔案事業的發展為主要目標，開展檔案工作信息化建設。檔案信息治理的發展路徑從檔案的信息化管理到檔案安全基礎上的開放共享利用，最大限度發揮檔案的社會化作用。

2 信息治理對檔案資源融合共享的要求

2.1 檔案資源融合共享的范圍

檔案資源融合共享，是檔案權利主體向社會化服務客體提供有效可利用檔案資源，同時客體利用的效果反作用于檔案資源，推動檔案發展。我國檔案資源是指檔案數據的開放和信息平臺的共享，優先推動與民生保障服務相關的檔案數據開放，積極探索助力數字經濟和社會治理創新的檔案信息服務，開發檔案網站和終端多源提供檔案服務渠道。

2.2 檔案資源共享的限制

隨著大數據、人工智能和云技術的發展，檔案被多渠道廣泛利用，同時檔案資源利用存在一定的風險。開展檔案資源的風險治理，主要是從檔案制度化規范化角度、檔案資源的安全性角度、檔案信息管理風險角度提出新的內涵。充分考慮檔案開發所面臨的新形勢，將檔案信息化管理過渡到檔案信息治理，必須以檔案管理規范化、制度化和信息化為前提。

2.2.1 檔案的制度化規范化角度。 遵守《中華人民共和國檔案法》及檔案法規規章，嚴格遵守檔案向社會開放期限，定期對檔案開放目錄進行檢查核實，保證檔案開放符合相關規定。完善檔案管理各項規章制度，明確檔案工作職責，用制度的框架約束檔案工作。開展檔案開放評價機制，通過檔案開放評價標準進行分類，規范檔案開放的條件、范圍和期限。強化追責問責機制，落實檔案開放責任制，減少檔案資源共享過程中的安全隱患。

2.2.2 檔案資源安全性角度。 檔案完成“應收盡收”“應交盡交”，是完善檔案資源的重要手段。檔案資源對檔案資源和檔案實體進行評估，對于符合共享條件的應當及時進行資源共享。檔案資源不足以向社會共享的，或者對檔案實體本身會造成不可逆的影響的，應當暫緩共享。檔案資源缺乏有效管理的、檔案資源混亂未進行整理和評估的，應當暫緩共享。對不具備條件共享的檔案資源，也應當進行分類，符合共享條件，應及時實現檔案資源融合共享。

2.2.3 檔案信息管理風險角度。檔案信息管理形成的檔案共享平臺、檔案一體化平臺等，具有網絡功能或對外查閱利用功能的，應當做好檔案信息安全管理，進行信息等級評定，采取有效措施對公開檔案和非公開檔案進行物理隔離，同時確保實現與涉密信息檔案的隔離，保證非共享檔案資源的安全。

2.3 信息治理對檔案共享的促進作用

檔案信息治理的基礎是檔案信息數據的有效和完整。檔案信息治理通過控制、監督與規范3個部分實現檔案信息的治理。

2.3.1 控制。檔案資源融合共享，共享過程對檔案信息具有控制能力。對檔案信息權利主體具有服從性質，但對客體具有限制功能。當檔案信息權利主體對檔案資源進行授權共享，客體能夠便捷實現對檔案信息數據的有效獲取。當檔案信息權利主體對檔案資源實行限制性共享，客體不能實現對檔案信息數據的有效獲取。檔案信息權利主體的控制，就是對客體的一種授權與約束。

2.3.2 監督。信息治理賦予檔案資源的共享能力，對檔案利用也具有監督作用，在檔案資源共享過程中，客體利用的反饋對檔案資源有影響時，檔案信息權利主體對檔案資源的共享進行調整，或對檔案利用客體反饋利用中存在的問題，避免檔案被不正當利用。檔案利用客體對主體的反饋是對主體的反作用，通過反饋獲取的信息形成的監督決策機制能夠更有效地治理檔案利用過程中存在的關鍵性問題。

2.3.3 規范。信息治理的最終目的是規范客體利用檔案資源，檔案信息主體在接受控制、監督的反饋機制后，收集檔案資源利用信息和存在的問題，調整現有的法律法規和標準規范，完善檔案資源利用載體，開展檔案風險治理，實現檔案利用的有效和安全。調整檔案規范的過程，也是檔案治理的一種自我修復、自我校正的過程，起到調節促進的作用。

2.4 檔案信息資源共享途徑

多渠道、多模式開發檔案信息資源社會化共享途徑。信息治理下的檔案信息資源應當具有多元化，在檔案資源完整、有效的前提下，開發多元的數據模式，提供更加貼近客體需求的檔案資源，為客體節約檔案資源利用成本，將單一的檔案資源變為社會化檔案多元數據集，通過檔案資源的二次開發利用，實現便捷式共享。共享的目的是有效服務，尋找更加契合客體需求的共享途徑，便捷、高效地提供服務才能是檔案信息資源活起來，形成有效循環利用。

3 信息治理在檔案資源利用中的缺陷

檔案信息治理的基礎仍舊是檔案資源的完整性和有效性。檔案信息管理的基礎是檔案的收集、歸檔整理和完善。檔案信息治理對檔案的基礎數據提出了更高要求。因此，檔案的收集、分類和歸檔需要準確并具有一定關聯性，檔案資源在錯誤的分類中將不能實現檔案資源的查找與共享。檔案信息治理對檔案基礎結構具有較高要求。

4 發揮信息治理在為經濟社會發展提供檔案資源利用的重要作用

4.1 保障檔案資源可靠性

檔案信息治理同樣需要發揮檔案管理職能，對檔案資源實現源頭管控，在做到“應收盡收”“應交盡交”的前提下，加強對檔案資源的甄別，提升檔案分類效能，將檔案資源的利用與檔案分類相結合，實現檔案資源的多元化利用基礎。制定檔案分類方案，并進行有效論證，通過檔案利用反饋信息及時調整檔案分類，確保檔案資源的可靠性。

4.2 開展檔案資源利用統計

檔案信息治理的目的是實現檔案利用效能的最大化。信息治理應當具有針對性，不同行業、不同類別的檔案治理方式各有不同，信息治理的要求不僅相同。制定不同的檔案信息治理準則，利用統計分析結果提供針對性檔案利用服務，形成檔案的特色化服務業務，開展檔案信息治理才能有章可循，檔案服務效能才能凸顯。

4.3 檔案資源利用的安全模型研究

安全有效利用檔案資源，對不同檔案資源分類開展安全等級評估，實現評估結果動態化管理，檔案資源融合共享要符合評估條件。安全模型的建立應當充分考慮調研成果、統計結果和檔案管理要求等，厘清數據開放與維護的責任，安全風險治理達標的檔案提供信息融合共享。

4.4 檔案資源在信息治理中的評價反饋

信息治理的優劣，應當通過評價反饋體系來實現。要對信息治理過程中的數據優劣性、利用便捷性、實際利用率、為社會提供的社會效益和經濟效益等方面記性綜合評價，提出信息治理環境下檔案資源發展存在的主要問題。評價反饋的優劣直接決定檔案信息資源在調整規范、政策等方面的決策性，也是檔案服務優劣的直接體現，可以實現有效促進信息治理過程中的良性循環。

5 結束語

信息治理的延伸是促使檔案推動經濟社會發展，因此在檔案限制性共享構成中仍應充分考慮到社會和經濟發展需求，符合國家治理體系和治理能力現代化建設要求，發揮對檔案安全、有效使用的控制、監督與規范作用，積極探索助力數字經濟和社會治理創新的檔案信息服務，推動檔案信息資源社會化共享服務，厘清數據開放與維護的責任，助力數字經濟和社會治理創新檔案信息服務。