高校干部人事檔案管理工作中存在的問題與對策

粟 妃

(湖南醫(yī)藥學(xué)院，湖南 懷化 418000)

1 新形勢下加強高校干部人事檔案管理的重要性

干部人事檔案是干部個人信息的“記錄儀”，是黨組織歷史地、綜合地、全面地考察和了解干部，公道正派地選拔和任用干部的“信息源”。干部人事檔案在準確識別干部、全面評價干部、合理使用干部、防止干部“帶病提拔”等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，為各級黨組織選準人、用對人奠定堅實基礎(chǔ)，也是各級黨組織識人、選人、用人的重要依據(jù)，干部人事檔案信息如果不能如實準確地反映干部的真實情況，就會給高校組織人事、干部工作帶來很多的阻力和反作用。同時，高校也是各類人才培養(yǎng)的搖籃，高校干部人事檔案是高校干部管理工作的重要組成部分，對高校干部隊伍、人才隊伍建設(shè)起著舉足輕重的作用。

2 新形勢下高校干部人事檔案管理工作中存在的不足

2.1 干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)知識缺乏，業(yè)務(wù)能力不高

近年來，隨著對檔案工作要求的不斷提高，對檔案管理人員的工作能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)也不斷提出新的要求。部分高校在干部人事檔案管理人員的配備上，選任條件不高，要求不嚴，甚至沒有配備專門的干部人事檔案管理人員，大多時候是由負責(zé)干部管理工作的人員兼職承擔(dān)干部人事檔案管理工作。加之很多兼職干部人事檔案管理人員不但沒有檔案專業(yè)學(xué)科背景，同時還缺乏檔案管理工作相關(guān)經(jīng)驗，僅是單純地發(fā)揮檔案保管員的作用，而缺乏對整個檔案工作系統(tǒng)的全面的把握、理解和思考，導(dǎo)致檔案管理工作整體質(zhì)量不高、效果不好。此外，兼職檔案管理人員崗位流動性較大，人員變動頻繁，又使得干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強、專業(yè)素質(zhì)不高這一問題變得更加明顯。

2.2 檔案資料收集工作長期處于被動狀態(tài)

部分干部人事檔案管理人員對崗位工作缺乏全面的認識和理解，從不主動學(xué)習(xí)檔案管理工作相關(guān)的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，在工作中常常處于被動接收狀態(tài)，有人交就收，沒人交就不管，對什么資料必須入檔，什么資料可以入檔，歸檔工作應(yīng)該在何時進行，入檔的資料應(yīng)該如何整理分類、標(biāo)碼排序等，完全處于不了解、不知道、把握不準狀態(tài)，導(dǎo)致干部人事檔案資料經(jīng)常雜亂不全、真假難辨。

2.3 干部個人檔案意識缺乏

高校部分人員對檔案管理工作不了解、不重視，對形成的個人檔案資料歸檔意識不強，很多時候都是因為在檔案中查找某項資料查找不到時才意識到資料入檔的重要性。而很多重要的檔案資料，如各類繼續(xù)教育培訓(xùn)資料、獎懲資料等，形成后也沒有在第一時間放入個人檔案，造成干部人事檔案資料不齊全、不連續(xù)，甚至給個人的職稱晉升、職級調(diào)整、工資調(diào)級等造成很大影響。有些人員在檔案資料形成過程中對一些個人信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間等，填寫比較隨意，涂涂改改，造成檔案資料中多個出生年月、多個參加工作時間、多個入黨時間的問題時有發(fā)生。

2.4 檔案審核把關(guān)不嚴

在近幾年開展的干部人事檔案專項審核工作中，發(fā)現(xiàn)很多人的干部人事檔案中都存在“三齡兩歷一身份”問題，如檔案中出現(xiàn)多個出生日期、入黨志愿書中入黨時間前后不一、存在多個參加工作時間、學(xué)歷證明材料不完整或缺失、干部選任材料不完整或缺失等。此外，干部人事檔案材料填寫過程出現(xiàn)人名用字不規(guī)范、檔案資料有涂改等現(xiàn)象也時有發(fā)生，致使高校干部人事檔案材料的真實性、可靠性存疑。

2.5 干部人事檔案材料缺失

①大多數(shù)高校干部人事檔案裝訂方法落后，仍在使用傳統(tǒng)的打孔裝訂法，致使部分檔案信息在裝訂過程中造成缺失，檔案的完整性受到不同程度的破壞，也給后期檔案材料的增加帶來不便；②隨著高校對高級人才的競爭日趨激烈，人才流動性增大，為爭奪優(yōu)秀人才，重人輕檔，忽略原始檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致部分人員的干部人事檔案在完整性、連續(xù)性及真實性等方面大打折扣；③檔案資料整理歸檔不及時，部分檔案管理人員在完成檔案接收后，并沒有及時將檔案資料按照要求放入檔案中的相應(yīng)位置，造成有些人員的干部任免審批表、干部選任考察材料、年度考核登記表、黨團材料、職稱評審材料、工資審批表、各種獎勵等檔案資料存在不同程度的缺失。

2.6 干部人事檔案整理欠規(guī)范

①檔案資料甄別審核不嚴格，如：檔案資料既無簽名也無公章或蓋章不清晰，入黨志愿書中下級黨組織落款時間晚于上級審批機關(guān)落款時間，家庭成員之間稱謂前后不一、關(guān)系混亂等現(xiàn)象也屢見不鮮；②檔案目錄和內(nèi)部資料不一致，檔案資料擺放混亂，沒有按照檔案管理相關(guān)規(guī)定進行分類、排序、整理裝訂；③檔案資料中的頁碼、序號等使用不規(guī)范，材料份數(shù)和頁數(shù)填寫錯誤的問題也時有發(fā)生；④檔案資料裝訂隨意，對那些紙張大小不一的檔案資料，未按檔案管理要求作相應(yīng)的裁剪和折疊、裱糊、加邊與包邊等處理，造成檔案錯落不一，參差不齊。

2.7 高校干部人事檔案信息化工作推進緩慢

部分高校對干部人事檔案信息化工作的重要性認識不夠，致使目前很多高校檔案信息化工作始終處于未啟動或剛起步狀態(tài)。干部人事檔案查閱、信息檢索等工作完全依賴于人工手動翻閱完成，造成檔案查閱工作耗時長、易出錯。同時，有些檔案資料因形成時間較為久遠，反復(fù)手動翻閱還易造成檔案資料損壞或缺失，既加大了檔案資料的保存難度，又給檔案資料的管理帶來缺失的風(fēng)險。

3 高校干部人事檔案管理工作的對策

3.1 拓寬干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)渠道

①經(jīng)常組織檔案管理人員積極學(xué)習(xí)檔案管理工作的各項政策法規(guī)、規(guī)章制度，真正做到學(xué)懂弄通，落實到日常工作中；②鼓勵干部人事檔案管理人員積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過線上線下培訓(xùn)渠道，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平；③加大與其他院校的交流學(xué)習(xí)力度，取長補短，不斷更新工作思路和拓寬工作方法。

3.2 重視干部人事檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)定的宣傳和學(xué)習(xí)

通過開展專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)講座、高校教職工個人自學(xué)、將檔案管理知識融入黨員干部“三會一課”等形式，加大干部人事檔案管理有關(guān)知識的宣傳和宣講力度，讓每個教職員工都能知檔案、懂檔案，從思想上真正重視檔案，讓檔案管理工作相關(guān)政策制度從單純的“制度掛上墻”變?yōu)椤爸贫茸哌M心”。

3.3 注重干部人事檔案材料收集工作的時效性和準確性

①高校人事部門要認真把好把嚴干部人事檔案轉(zhuǎn)入關(guān)，按照干部人事檔案管理有關(guān)規(guī)定，對新入職人員檔案資料的真實性、完整性進行嚴格審核，確保新轉(zhuǎn)入檔案無問題；②加強對檔案轉(zhuǎn)遞、交接等工作的監(jiān)督管理,嚴格落實備案登記制度，杜絕“人檔分離”現(xiàn)象,避免干部人事檔案丟失、積壓或損壞情況發(fā)生；③結(jié)合高校的自身工作特點,抓住各項工作完成時間節(jié)點，多渠道、分批次、有重點地收集干部人事檔案材料,并對各類材料一一進行認真分類和甄別,守好干部人事檔案資料準入門檻,避免將一些重復(fù)的、無用的材料放入干部人事檔案,同時確保歸檔材料真實、準確、完整。

3.4 完善干部人事檔案管理的各類規(guī)章制度，建立資料出、入檔工作臺賬，讓檔案工作有據(jù)可依，有跡可循

很多干部人事檔案材料都是在日常管理中由多個部門分散形成的，如教務(wù)、科研、人事、組織等部門及干部個人都有涉及，建立科學(xué)有效的干部人事檔案管理轉(zhuǎn)遞歸檔制度，有利于分散形成的各項檔案資料有序有效收集與歸檔，進一步確保了干部人事檔案的完整性。

3.5 加快干部檔案信息化推進進程

干部人事檔案信息化就是要將傳統(tǒng)的干部人事檔案轉(zhuǎn)變成為干部人事數(shù)字檔案。干部人事檔案信息化使檔案查閱不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)查閱，在很大程度上提高了檔案查閱速度，縮短了工作時效，延長了檔案存放年限。同時，干部人事檔案信息化不僅實現(xiàn)了干部人事檔案管理從保管型向應(yīng)用型的轉(zhuǎn)變，還實現(xiàn)了檔案管理者向信息管理者的轉(zhuǎn)變。此外，干部檔案信息化工作的推進，有利于降低和避免檔案信息被隨意篡改和造假的現(xiàn)象發(fā)生，從而達到更好地確保檔案真實性的目的。