探析智能化模式下的高校財務報賬流程優化

●由 爽

現階段，信息技術和數字技術不斷發展，使得高校財務報賬模式也有了新的變化，越來越多的高校逐漸重視應用智能化模式進行報賬，不僅簡化了報賬流程，也極大地提高了報賬效率。為了加快推進財務報賬流程的優化進程，高校必須結合自身財務報賬的實際情況及信息化發展形勢綜合分析，加強信息技術和智能化模式的應用，不斷完善財務報賬工作流程，保障高校各項工作順利進行。

一、基于智能化模式優化高校財務報賬流程的必要性

隨著信息時代的發展，智能技術在各行各業中得到廣泛的應用，高校在優化財務報賬流程中也不斷加大信息化建設，應用智能化模式，提高財務報賬業務辦理效率。就目前而言，信息化發展背景下，高校優化財務報賬流程的必要性主要體現在以下幾方面：一是國家政策環境變化的需要。教育部明確指出高校要依靠信息化手段，提升自身財務管理水平，使得一些高校逐漸打破傳統人工報賬模式的局限，開發智能化報賬模式以適應時代的變化；二是高校提高財務管理的需要。高校財務報賬中普遍存在審批流程繁瑣、耗時長、信息不對稱及傳達不及時等問題，嚴重影響高校財務工作及教學工作的開展，而優化財務報賬流程可以簡化工作流程，提升財務報賬的質量和效率。[1]

二、現階段高校財務報賬流程中存在的主要問題分析

（一）報賬審批流程繁瑣、耗時長

高校財務報賬主要包括科研經費、事業經費、教學經費和其他事業費等，由于高校財務報賬經費種類較多，這就需要財務人員在報賬時，落實好每一環節的工作。財務報賬流程分為預審原始憑證、整理原始憑證和填制報賬單三大步驟，因報賬審批流程過于繁瑣，報賬人找領導人審批簽字困難，使得財務報賬耗時長，無法保障高校財務工作的有效性。

（二）報賬信息不對稱、傳達不及時

由于報賬人對財務規章制度了解不夠全面，未能根據財務報賬相關規定進行報賬，容易導致發生財務信息不對稱的問題，在一定程度上增加了高校財務報賬工作的困難性。此外，財務報賬信息的變更需要及時傳達給各教職工，因高校傳達信息不夠及時，沒有設置專門的財務部門宣傳信息，使得財務信息滯后，出現財務信息傳達不及時的情況。

（三）業務量大、財務人員供給不足

當前國家對科研事業的支持力度較之以往有明顯的提升，越來越多的高水平大學建設而成。國家逐漸增加生均撥款和經費投入，使得很多校企聯合項目增多，而財政廳對于財務人員的技能要求比較高，不僅需要財務人員具備過硬的專業技能、一定的法律意識和責任意識，還要求財務人員具有服務意識。[2]在財務業務量增大、業務種類繁多的情況下，使得可適用于報賬崗位的人員相對較少，嚴重影響到高校財務報賬的效率。

三、智能化模式下高校財務報賬流程優化的具體措施

（一）定期修正財務報賬制度

智能化模式下高校財務報賬方式發生了很大的變化，多數高校相繼開發線上預約報賬功能，推動財務報賬向智能化、信息化方向發展。但在財務報賬流程優化過程中仍舊存在財務報賬和審核權責不明、職責不清的問題，需要高校針對這一問題進行具體分析，結合信息化時代發展特點以及高校財務報賬工作的實際情況，制定科學的崗位分配制度，按照報賬相關要求，合理分配各崗位的職責，明確財務報賬工作流程和標準，逐步完善財務人員崗位設置。比如，首先，在收單環節應嚴查經費支出、票據真偽等是否符合標準，要求在崗人員具備一定的審查能力，一旦發現問題要及時上報相關部門，確保審核無誤，再進行二審分配制單環節，減少單據返工現象的發生。其次，在二審時要針對不同的報賬類型，如教職工的工資發放、校內轉賬、出國報銷等，制定相應的報賬標準及確定報賬方式，依據業務類型進行合理劃分，確保財務人員都能落實好業務范圍內的工作。最后，高校在分配財務報賬崗位時，也要結合從業人員的專業技能分配任務，以保證智能化模式下高校財務報賬的有效性。

（二）建立財務信息管理系統

智能化模式應用于高校財務報賬流程優化中，可以促使財務報賬流程日趨信息化、系統化，在保證財務報賬信息科學準確的同時，提高財務報賬的效率。為達成這一目標，要求高校結合當前學校財務工作的基本需求，建立財務信息化管理系統，打破各個環節之間的壁壘。首先，高校要從實際出發，合理應用現代化信息技術和數字化技術，構建符合智能化模式下財務報賬流程優化的報賬信息一體化平臺，業務人員可以通過平臺發布和更新財務報賬相關信息，提高財務信息查詢的便捷性和實用性。[3]其次，高校可以建立交流互動平臺，在高校官網上設置評論區，報賬人員可以在評論區留言或者主動聯系在線專員，咨詢及詢問信息，解決報賬人員的實際問題。最后，高校要注重內部的溝通與管理，將財務部門與管理等各部門聯系起來，開放校內信息互通平臺，實現信息共享，提高信息傳達的實效性，以免出現報賬信息不對稱、傳達不及時等問題。

（三）開發智能機器人AI 系統

目前，多數高校已經逐步開發了線上預約報賬功能，簡化了報賬流程，為財務報賬工作提供了便捷。為了進一步加快高校財務報賬流程的優化與發展進程，高校必須要結合財務報賬的實際情況，重視現代信息技術和數字化技術的應用，建立智能機器人AI 系統，通過模擬日常計算機操作，代替人工處理財務報賬信息，使財務報賬耗時減少，附加值增高，操作過程逐漸趨于規范化。如高校可以開發自動化RPA 系統，在原有財務系統的基礎上構建新的應用層，讓機器人閱讀復雜繁多的財務報賬文件，從而進行財務信息整理、儲存和傳輸等工作，以此降低報賬錯誤率，提高財務報賬處理效率，減少財務人員的工作壓力。同時，高校在開發智能機器人AI 系統中，要不斷引進先進的技術和人才，推動新一代智能機器人的開發和應用，促進高校財務報賬向信息化、規范化方向發展。

（四）加大智能報賬宣傳力度

財務報賬宣傳不到位是智能化模式下高校財務報賬流程優化受阻的突出問題，由于高校師生未能及時了解和掌握財務動態，對財務報賬內容和流程比較模糊，在報審過程中容易出現開錯發票和重復報賬的問題，不僅增加了財務報賬的困難性，也給財務人員帶來一定的負擔。因此，高校要攻克這一難題，應結合智能化時代發展特點，積極采取網上通知、微信平臺、工作群通知以及發放手冊等方式，擴大財務制度和報賬信息的宣傳范圍，定期在群內開展指導性會議，向師生介紹報賬系統操作流程，增強師生對財務報賬工作的認識和了解。[4]同時，高校財務人員應允許師生提出質疑，開發線上平臺，允許師生就財務報賬提出質疑，并對問題進行整理，在解答后以文件傳輸的形式發送至平臺系統中，師生可自行檢索文件，為師生查閱提供便捷，也能夠避免報賬錯誤的發生。此外，財務部門應盡量縮短報賬溝通時間，由報賬人員提供賬號密碼即可查詢報賬信息，降低溝通成本，在報賬審核通過后，報賬人員可以通過信息發送或者后臺提醒等方式，告知報賬人員審核成功的信息，增強財務報賬宣傳效果。

（五）加強財務報賬監督管理

智能化模式下優化高校財務報賬流程不僅要注重提高信息系統的安全性，考慮到病毒入侵及惡意攻擊等問題，還應做好報賬監督管理工作，避免虛報、假報的情況發生。在具體監管過程中，高校要制定合理的報賬制度，為管理工作提供可行依據，確保報賬管理工作落實到位。同時，要結合智能化模式的特點以及高校財務報賬的實際情況，建立系統化的財務報賬體系，細化財務人員的職責，明確工作內容，體現財務報賬的科學性和嚴謹性。此外，高校要加強財務信息安全管理，打擊惡意攻擊系統和報賬造假的行為，盡可能保證財務信息的安全，以免出現信息被泄露、盜用的情況，保障高校財務報賬信息安全可靠。

（六）優化財務人員專業技能

針對當前很多校企聯合項目增多，財務業務量增大以及業務種類繁多造成的財務報賬錯誤率高的問題，要求財政廳給予重視，結合智能化模式分析優化高校財務報賬流程的有效辦法，解決財務人員供應不足、從業人員技能水平低等問題，不斷提升服務質量，為高校發展提供經濟保障。[5]比如，按照財務報賬相關規定，報賬人員要自行粘貼發票，但不免存在少部分人員粘貼的發票不符合標準，這就需要財務人員給予幫助，做到服務周到。同時，財務人員要不斷完善自身技能水平，主動參加各項技能培訓活動，不斷提升業務能力，減少財務報賬工作中的失誤。財務人員還要加強與各學院領導和教師溝通協作，對于學校開展的各項經濟活動，聽取各學院教師的意見和看法，結合自己的專業判斷，落實好財務報賬工作。此外，高校為優化財務報賬流程還應在各學院設置專門的報賬人員，組織報賬人員參加業務培訓，強化從業人員的專業技能，使財務人員熟悉信息系統和電子軟件操作流程，學會借助智能化系統和網絡平臺進行報賬，提高財務報賬效率。

四、結語

智能化模式下高校優化財政報賬流程不僅是國家政策環境變化的需要，也是高校提高財務管理的重要舉措之一，針對當前存在的報賬問題，要求高校及相關部門給予重視，結合信息化建設的實際情況，修正財務報賬制度，加大智能報賬宣傳力度，建立財務信息管理系統，開發智能機器人AI 系統，加強財務報賬監督管理，強化財務人員的專業技能，不斷優化財務報賬流程，促進高校事業發展。