智慧校園背景下財務信息化建設研究

楊志蓮

一、引言

我國高校財務信息化建設發展的時間雖不長，但技術革新迅速，短短幾十年的經歷，高校財務從會計電算化到以管理為中心和資源數字化的數字校園財務辦平臺，再到物聯網、數據交互共享、大數據等全面支撐的財務一體化服務平臺。隨著近年來科技的不斷進步，大數據、人工智能、物聯網等技術不斷融入高校領域，漸漸構建出對高校管理的新的目標——智慧校園。“智慧校園”最早是在2015 年，由浙江大學在清華大學舉辦的智慧校園規劃與建設峰會上提出的一個概念。在智慧校園背景下，高職院校面對新的布局和挑戰，對財務建設信息化又一次提檔升級。

二、智慧校園背景下財務信息化建設的方向

智慧校園背景下的財務信息化建設的主體思路是建立各項規范、便捷、合理的財務流程，將學校信息資源加以整合并調整、優化資源配置，以期為師生提供便捷、優質服務的同時，提升學校各項活動的高效率運轉。

1.整合學校信息資源，實現信息共享

財務信息化建設牽涉到財務流程的各個環節和負責的業務部門。建設者應從預算入手，實現預算、招標采購、合同審核備案、報銷、付款、歸檔等全流程監督及信息共享機制，再逐步加入各類收費情況、人事信息等業務系統的對接，實現各業務系統數據庫的信息共享及調用，使得一個項目擁有全流程多方位的控制和數據共享。另外，依托大數據技術，能夠讓財務人員形成一定的判斷力，財務人員進行更加合理的資源配置。這就改變了過去一味聽從業務部門自述而進行資源分配的歷史模式，合理布局資源分配，真正將錢花在刀刃上。

2.操作便捷，分開授權

既然要實現信息共享，那么在可操作性上就要著力加強便捷性。財務信息化建設是一個長期的過程，涉及的項目眾多，尤其在推廣初期，符合操作習慣的界面有利于教職工進行過渡，使得教職工漸漸習慣于“不見面”的簽批流程。教職工可通過手機或電腦端提交業務事項的填報，并在網上結束簽批流程無誤后，將申請材料送至財務處，財務處再根據系統實現設置好的規則自動生成會計憑證。這樣既可方便教職工簽批過程，又避免因教職工對制度的理解和掌握不一致，與財務人員反復溝通而影響業務辦理的情況。

3.建立規范化操作流程

數據資源的共享和操作的便捷化都要仰賴于規范化的操作流程。高職院校應將學校制定的相關財務制度、報銷制度、內控制度進行數字化處理，轉化成審批流程，對不符合規章制度或超標的費用預算不予通過，形成數字化制約系統。這樣可以減少人工審核的失誤，降低人為控制因素的影響，提高工作效率，有利于規范化的管理。

三、智慧校園背景下財務內控建設存在的問題和阻礙

1.信息化孤島林立，缺乏頂層設計

智慧校園建設首先應具有信息化全局觀。若建設者缺乏良好的全局觀，很可能會制約智慧校園建設甚至是高職院校整體發展進程與高度。目前高職院校使用的信息化系統大多是從業務部門實際需求出發，站在自身立場建立的信息系統。不同業務部門在采購軟件時，設計軟件的思路、系統的使用功能、操作的便捷程度都是不同的。業務部門之間缺乏數據連通，各信息化孤島現象凸顯。就以我校涉及學生管理相關方面為例，財務系統有賬務處理、學生查詢繳費等系統；學工系統有學生住宿管理、學生資助、學生離校、迎新服務信息采集等系統；教務系統有學籍管理系統。這三個業務部門有關學生的信息系統都不是出自一家軟件公司，也沒有做相關系統的對接。這樣的數據在共享時常會產生不必要的差異，增加數據核對的工作量，影響學校統計數據的真實性和統一性。

2.風險控制意識較弱

大部分的高職院校內部控制體系不健全，風險控制意識不夠。內部控制體系的建設是一個長期且復雜的過程。這期間，不僅需要多部門的分工配合，也需要部門之間的相互制約、監督和評價。由于多部門的分工不明確，責任不劃分不清晰，導致內部控制體系還停留在制度上，在操作層面缺乏實踐性。就以預算控制為例，目前大部分高職院校都存在不同程度的預算滯后的現象。通常情況下，會計人員在進行會計核算時才能查詢到項目指標的使用余額，而且也只能人工統計項目指標的階段性使用情況。這就失去了預算事前控制的意義，無法避免項目超支現象的出現。

3.缺乏復合型人才

隨著會計電算化的深入發展，會計人員早已擺脫原始的手工記賬方式。先進的財務軟件讓會計人員解放了雙手。但隨著信息技術和會計職能的轉變，財務工作也不僅僅局限在會計核算上了。近些年，財務工作的重心將慢慢由會計核算向全面預算、績效評價、網上預約報銷和內控一體化方向轉變。但在實現過程中，軟件公司雖是根據學校實際參數對各系統進行開發，但各系統的操作界面、功能框架結構及程序運行邏輯還是各個軟件公司相對固定的設計，大多數情況下，由于預算及開發時間的局限性，軟件公司不太可能因為學校的具體需求有太多的變動和更改。那么在項目完成后，就需要有相對固定的人員對系統進行維護，成為系統管理員的角色。系統管理員可以算得上校園范圍內實際操作系統的半個專家，一般來說，他們的主要職責包括常見問題解答、系統操作釋疑等。這不僅需要管理員具有財務知識，更需要他們具有計算機、網絡知識。這無形中，也就提高了對系統管理員的要求。而就當下而言，高校財務人員中，同時具備這些業務素質的人員非常匱乏。因受傳統管理模式的限制，財務人員一般只對自己崗位的事務較為熟悉，其他崗位的業務知之甚少或者只是略通皮毛。一方面，這嚴重影響智慧校園中對財務信息化建設的推進速度，另一方面，也影響財務人員從會計核算職能向管理會計職能轉變的進程。

4.網絡信息安全漏洞頻現

基于大數據和“互聯網+”的技術，智慧校園背景下的內控建設往往需要訪問外網，再加上使用部門多，網絡安全漏洞就會出現。比如，硬件防護不到位，學校還沒升級完成相應的防火墻級別，對外來的潛在攻擊處于劣勢。此外，使用部門的密碼設置過于簡單或者長時間沒有修改密碼，無形中增加了密碼被盜取的風險。在實際工作中，因工作需要，有些使用部門會出現局域網和互聯網同時使用的情況，也加大了網絡安全的隱患。另外，使用部門的用戶權限分配不明。如果不屬于自身工作范圍職責的權限沒有收回，很可能會產生因權限不清晰而造成的不必要的損失。

四、智慧校園背景下財務信息化建設的具體措施

1.頂層設計，分步實施

在“智慧校園”背景下，財務信息化建設是一個多部門協調共同合作完成的工程。首先，要設立財務信息化建設的目標，即通過財務信息化建設后，將實現內部控制的范圍及程度。例如實現預算控制和合同控制還是實現預算控制和政府采購等抑或是這些控制都要實現。高職院校要從自身實際情況出發，設立好目標。其次，在確定好控制目標后，要對涉及的項目進行業務流程梳理。這個過程需要各業務部門的配合，各業務部門將涉及的業務流程詳細梳理，并確定流程的可行性。再次，在梳理完所有業務流程后，要摸清各業務流程之間是否存在勾稽關系，并確定好分步驟實施的順序。最后，分步開發并實施模塊的功能，并將各模塊進行整合，并將涉及的各外部系統進行對接融合。

2.提高風險防范意識，通過技術手段實現風險防范

高校要進行風險梳理，找出風險防范點。首先，要在全校范圍內廣泛收集資料并建立全面分析的基礎，在此基礎上對信息風險進行評估，梳理出學校所面臨的風險點，并對風險點進行評級后制定風險應對措施，構建系統化的內部控制體系。其次，應對風險點，實現風險防范要從以下兩方面著手。一方面，要健全內部控制制度。風險防范首先要從思想意識上開始，而思想意識上的防范則來源于健全的制度。因此，高校應先將財務信息化建設涉及部門的相關內控制度進行梳理，找出風險點，并對風險點進行制度上的完善。在制定了相關制度后，組織人員進行制度的學習和培訓，從而加強思想意識上的把控第一關。另一方面，從技術手段上實現內部控制風險防范。依靠大數據技術能提升財務的風險管控能力。大數據技術可以對事物的相關性進行分析。大數據會根據相關性分析提示具有的風險環節或事物，提示財務人員進行風險預判及采取不同的應對措施。通過智慧校園財務信息化建設的技術加持，學校可以搭建內部控制一體化平臺。也就是說，將內部控制中涉及的環節進行信息化網絡化控制。高校將內部控制中的業務系統構建在一個平臺上，通過業務流程中的勾稽關系，達到對流程中關鍵數據的控制。

3.加強培訓，培養復合型人才隊伍

財務信息化建設是一個將會計人員從傳統的記賬人員向管理會計轉變的過程。雖是一步的跨越，但其過程是很復雜的。這也對會計人員提出了新要求，這一過程不僅需要會計人員參與其中，新崗位也需要會計人員具備新的技能。實現財務信息化后，將衍生出新的會計崗位和職能。這些崗位需要會計人員不僅具備財務知識，還要兼備數據處理、大數據或信息化方面知識。現今，同時兼具這兩方面技能的人才少之又少，十分缺乏。為了能更好地適應新崗位，應加大對參與人員的培訓。財務部門應當制定培訓計劃，根據不同的會計人員掌握知識的程度，制定出培訓范圍和培訓深度。并且要不定期組織各類業務培訓，實現在一定時期內，讓會計人員先成為財務信息化方面的“專家”的目的。

4.提高網絡信息安全級別措施

基于智慧校園背景，財務信息化建設必然更加依賴于大數據和“互聯網+”的運用，高校的業務活動將全面依托信息化平臺開展。此平臺是面向校內老師使用，但內部使用部門眾多，平臺上接口眾多，有些功能是需要訪問外網，因此，網絡信息安全就顯得尤為重要。高校的信息部門應在網絡安全性能方面進行防范并嚴格把關。不僅要在硬件上筑起全面防護，在用戶權限及身份驗證環節上也要做到面面俱到沒有一絲疏漏。除此之外，各使用部門也不能放松安全意識，從本部門實際情況出發，明確用戶權限，定期修改用戶密碼等自身防范措施。

五、結語

隨著大數據技術融入高校領域，財務信息化建設也再次提檔升級。即：將內部控制信息化，將各個部門通過一定的方式連接起來，形成相互融合相互制約的一個體系。在建設過程中，高校做好頂層設計后，分步實施項目，提高風險防范意識，通過大數據技術等科技手段防范風險，同時要提高網絡信息安全級別，并解決復合型人才短缺的問題。依托智慧校園，高職院校的財務信息化建設能早日實現，促使高職院校能加快發展步伐，為學校的發展做出貢獻。