大數(shù)據(jù)背景下中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

趙吉鵬

（甘肅省甘南藏族自治州教師培訓(xùn)學(xué)校，甘肅 甘南藏族自治州 747000）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的降臨，對(duì)于中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的信息化建設(shè)提出更為嚴(yán)格的要求，而對(duì)于大數(shù)據(jù)帶來的信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)如何有效運(yùn)用，將中專學(xué)校綜合檔案管理水平全面提升，已經(jīng)成為當(dāng)今中專學(xué)校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展所面臨的突出問題。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，保持自身發(fā)展，中專學(xué)校就需要對(duì)自身檔案管理思維進(jìn)行全面拓展，加強(qiáng)對(duì)于專業(yè)人才的引進(jìn)，最終有效實(shí)現(xiàn)中專學(xué)校綜合檔案管理水平的全面提升。

1 大數(shù)據(jù)背景下中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有助于順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

信息技術(shù)飛速發(fā)展，對(duì)于信息化建設(shè)國家一直給予其極大的關(guān)注，為確保信息化建設(shè)的全面發(fā)展提出了一系列創(chuàng)新改革方案，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在不斷加強(qiáng)，從而確保信息化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。在這種全新的時(shí)代發(fā)展背景之下，中專學(xué)校必須要對(duì)綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)所帶來的影響有一個(gè)清晰的認(rèn)知，依據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，全面推動(dòng)中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化的建設(shè)發(fā)展，并不斷加強(qiáng)對(duì)于綜合檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)資源的投入力度，最終確保中專學(xué)校綜合檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化的發(fā)展目標(biāo)，通過將各種紙質(zhì)與影像資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化的存檔，來為后續(xù)的教學(xué)與科研提供有效服務(wù)，推動(dòng)中專學(xué)校的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 滿足學(xué)生長遠(yuǎn)發(fā)展需求

學(xué)生管理、行政管理、教學(xué)管理與科研管理等諸多方面的信息資料都是中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理所包含的主要內(nèi)容。中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理通過信息化建設(shè)，能夠確保校內(nèi)外檔案資源實(shí)現(xiàn)有效的信息互通，進(jìn)而將中專學(xué)校綜合檔案利用效率全面提升。除此之外，以學(xué)生有效發(fā)展的角度出發(fā)，中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑾嚓P(guān)的檔案信息資源有效上傳至網(wǎng)絡(luò)之中，而學(xué)生就可以依靠網(wǎng)絡(luò)途徑對(duì)自身所需的相關(guān)資料進(jìn)行查詢、下載與利用。而以教師的教學(xué)角度出發(fā)，中專學(xué)校綜合檔案教學(xué)數(shù)據(jù)庫的有效創(chuàng)建，能夠?qū)⒏黝惤虒W(xué)資源進(jìn)行整合，而教師就可以通過對(duì)數(shù)據(jù)庫教學(xué)資源的借鑒，將教學(xué)水平進(jìn)一步的提升。最后以學(xué)生持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的角度出發(fā)，對(duì)于綜合檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在降低紙質(zhì)檔案所占用資源的同時(shí)，也在無形之中將學(xué)校的管理成本有效減低，并且對(duì)于信息化的建設(shè)，也能夠依靠檔案參數(shù)的對(duì)比，對(duì)學(xué)校發(fā)展進(jìn)程進(jìn)行全面深入的了解與分析，幫助中專學(xué)校對(duì)未來發(fā)展方向進(jìn)行明確，為學(xué)校管理人員相關(guān)政策的制定提供重要的參考依據(jù)。

1.3 有助于中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理效率提升

中專學(xué)校綜合檔案包含了眾多具備重要價(jià)值的信息，而對(duì)于這些重要價(jià)值信息的綜合利用，已經(jīng)成為了當(dāng)前中專學(xué)校發(fā)展所面臨的主要問題。中專學(xué)校通過對(duì)綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有效轉(zhuǎn)化成為儲(chǔ)存更加方便的電子檔案，有效解決資源的占用問題，還實(shí)現(xiàn)了檔案標(biāo)準(zhǔn)管理流程的進(jìn)一步簡(jiǎn)化，全面提升學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理，在降低學(xué)校檔案管理人員工作量的同時(shí)，也使得學(xué)校管理者、教師與學(xué)生能夠?qū)ψ陨戆l(fā)展所需資料進(jìn)行有效的提取與利用，確保各項(xiàng)工作的有效開展。

2 大數(shù)據(jù)背景下中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)所面臨的困境

2.1 信息化思想意識(shí)淡薄

現(xiàn)階段，中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了階段性的進(jìn)步，但是在實(shí)際運(yùn)行過程中，其依然存在著一定的問題，嚴(yán)重地限制了中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)的有效發(fā)展。首要問題就是信息化思想意識(shí)淡薄，部分中專學(xué)校相關(guān)檔案管理人員并未對(duì)綜合檔案信息化建設(shè)的重要性有清晰的認(rèn)知，只是片面地認(rèn)為信息化建設(shè)就是在硬件層面的提升，對(duì)于信息化建設(shè)的最終目標(biāo)與實(shí)際的操作步驟和作用，并沒有進(jìn)行全面且深入的了解，并主觀認(rèn)為購置電腦與掃描設(shè)備，將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息之后進(jìn)行存檔，就算是完成了信息化建設(shè)的任務(wù)，對(duì)于中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)、價(jià)值與作用并未進(jìn)行全面深入的分析了解。除此之外，部分中專學(xué)校管理人員對(duì)于綜合檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，所以也未能給予其足夠的支持，最終造成綜合檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程受到嚴(yán)重限制。

2.2 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)落后

現(xiàn)階段中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)過程中，綜合檔案信息化管理還是存在著諸多的問題，由于發(fā)展時(shí)間尚短，重視不足，所以就導(dǎo)致各種軟硬件配套設(shè)施的欠缺，這也就導(dǎo)致中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)，難以有效適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的處理要求。此外，對(duì)于數(shù)字化開發(fā)與運(yùn)行方面的高新人才也十分稀缺，這就造成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)落后。與此同時(shí)，部分中專學(xué)校也并未對(duì)相應(yīng)的信息化管理制度進(jìn)行有效制定，如此一來就導(dǎo)致在空間與時(shí)間上信息資源無法相匹配。這就導(dǎo)致信息化管理水平不能得到有效的提升。

2.3 缺乏統(tǒng)一的共享平臺(tái)

中專學(xué)校綜合檔案管理包含學(xué)校內(nèi)部所有職能部門，學(xué)校在穩(wěn)定發(fā)展過程中所形成的檔案、教師在教學(xué)過程中所形成的教學(xué)檔案、科研部門的研究檔案等都是綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理所包含的內(nèi)容，并且這些檔案會(huì)隨著時(shí)間的推移在不斷增加。雖然部分中專學(xué)校已經(jīng)創(chuàng)建了相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際運(yùn)行過程中，學(xué)校內(nèi)部各部門并未給予有效的配合，并且共享平臺(tái)也未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，最終造成中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展無法有效提升。

3 基于大數(shù)據(jù)的中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)路徑

3.1 樹立大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)思維轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，中專學(xué)校需要給予綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)足夠的重視，并對(duì)數(shù)據(jù)管理意識(shí)有效確立，對(duì)自身思維方式進(jìn)行科學(xué)合理的轉(zhuǎn)變，依靠互聯(lián)網(wǎng)思維來充分引導(dǎo)中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，中專學(xué)校還需加強(qiáng)對(duì)于綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)的資金投入與政策支持，推動(dòng)綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化技術(shù)研發(fā)力度，并對(duì)更加科學(xué)完善的綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化進(jìn)行制定，將現(xiàn)有的綜合檔案管理平臺(tái)優(yōu)化完善，最終確保中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。為了全面完成這一重要發(fā)展目標(biāo)，就需要通過以下舉措來有效完成。首先要樹立大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，對(duì)自身固有思維進(jìn)行轉(zhuǎn)變，中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案管理工作足夠的重視，轉(zhuǎn)變自身思維，對(duì)大數(shù)據(jù)所帶來的影響有一個(gè)清晰的認(rèn)知。全面增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)思維，對(duì)現(xiàn)有的中專學(xué)校綜合檔案管理思維進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，從而創(chuàng)建與大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展相契合的管理模式，依靠對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理中收集、整理與歸檔等各主要環(huán)節(jié)的優(yōu)化創(chuàng)新。此外，中專學(xué)校管理人員需要充分了解綜合檔案信息化建設(shè)所帶來的重要意義，并在學(xué)校工作日程之中，將綜合檔案信息化建設(shè)納入其中。

3.2 檔案人員樹立信息化意識(shí)

中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)工作需要大數(shù)據(jù)與云計(jì)算技術(shù)的有效支撐，通過龐大的信息系統(tǒng)才能夠有效將各種紙質(zhì)檔案完成最終的數(shù)字化處理與存儲(chǔ)，有效確保紙質(zhì)檔案管理平穩(wěn)過渡到信息化檔案管理。除此之外，需要明確的是綜合檔案管理人員是中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)的核心主體，樹立信息化意識(shí)，才能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行有效學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力與水平，最終全方位地投入到綜合檔案管理信息化建設(shè)之中，并依據(jù)中專學(xué)校實(shí)際發(fā)展需求，將相關(guān)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行全面的優(yōu)化完善，確保綜合檔案管理效率穩(wěn)步提升。

3.3 對(duì)檔案信息化體系進(jìn)行建設(shè)

作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，對(duì)于中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)現(xiàn)在仍處于一個(gè)不斷探尋摸索的階段。為了尋求更好的發(fā)展，就需要以中專學(xué)校的實(shí)際需求出發(fā)，創(chuàng)建更加科學(xué)完善的檔案信息化管理體系，并將相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，以此將檔案信息化建設(shè)水平全面提升。除此之外，還需加強(qiáng)對(duì)于硬件基礎(chǔ)設(shè)施的有效建設(shè)，作為綜合檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施包含軟件設(shè)施、硬件設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。為此，就需要中專學(xué)校要對(duì)其加強(qiáng)資金的投入，購進(jìn)全新的基礎(chǔ)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)與掃描儀等，從而為綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)提供重要的保障。作為綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化高效管理的重要依據(jù)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也是十分重要的，將各種信息資源依托網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效的連接，最終創(chuàng)建全新的檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并以此將傳統(tǒng)檔案管理的不足進(jìn)行彌補(bǔ)，將綜合檔案的使用價(jià)值大大提升。除此之外，還需對(duì)綜合檔案信息平臺(tái)進(jìn)行創(chuàng)設(shè)，中專學(xué)校對(duì)于綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)的本質(zhì)目標(biāo)就是為了對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的運(yùn)用，為此中專學(xué)校還需對(duì)共享平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)，確保對(duì)于相關(guān)檔案資源的有效收集、上傳、整理與開發(fā)，將檔案資源的利用效率全面提升。

3.4 創(chuàng)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫

電子檔案管理數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。為了完成這一重要建設(shè)要求，中專學(xué)校就需要依據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需求，對(duì)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行引入，以此來創(chuàng)建與自身發(fā)展相契合的綜合檔案管理數(shù)據(jù)庫，為綜合檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)提供重要的開發(fā)與存儲(chǔ)條件。除此之外，對(duì)于電子檔案管理數(shù)據(jù)庫的有效建設(shè)，能夠確保綜合檔案管理人員進(jìn)行有效的后臺(tái)管理，并依靠對(duì)于云計(jì)算與大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，將檔案管理效率全面提升。值得注意的是，數(shù)據(jù)庫進(jìn)行搭建過程中，需要對(duì)信息的安全性給予足夠的重視，需要對(duì)管理權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，并將數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)入門檻適當(dāng)提升，以此來有效避免無關(guān)人員隨意進(jìn)入后臺(tái)。最后就需要將檔案信息的檢索與跟蹤系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，將工作效率有效提升，確保廣大師生能夠?qū)?shù)據(jù)庫檔案信息資源進(jìn)行更加充分的利用。

3.5 規(guī)范學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)信息管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化發(fā)展

提升中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)效率與質(zhì)量，需要加強(qiáng)優(yōu)秀人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。首先，要定期組織培訓(xùn)，以此來將檔案管理人員的分析、檢索與篩選等必備計(jì)算機(jī)技能進(jìn)行掌握，使其在之后的工作中能夠快速有效分類歸檔各種審計(jì)檔案。最后，中專學(xué)校還需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的思想教育工作，將其思想政治站位不斷提升，使其能夠勇于承擔(dān)自身的責(zé)任與義務(wù)，并將主觀能動(dòng)性全面激發(fā)，最終保證綜合檔案管理工作能夠高效率與高質(zhì)量地完成。在教育部門與檔案部門的正確引導(dǎo)下，中專學(xué)校需要將現(xiàn)有的綜合檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，并確保中專學(xué)校綜合檔案管理崗位權(quán)限有效落實(shí)，制定綜合檔案管理人員的管理與監(jiān)督制度，確保中專學(xué)校綜合檔案管理的有序運(yùn)行。

3.6 檔案資源動(dòng)態(tài)化、平臺(tái)化管理

動(dòng)態(tài)化發(fā)展應(yīng)該作為中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)的基本原則，尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，中專學(xué)校需要緊跟時(shí)代發(fā)展需求，對(duì)于自身的綜合檔案管理、檔案開發(fā)與社會(huì)化服務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行綜合且全面的研究與判斷，對(duì)于與當(dāng)前綜合檔案管理需求相違背的規(guī)章制度進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整，如此才能夠?qū)⒕C合檔案管理的針對(duì)性全面提升。并且通過對(duì)綜合檔案資源的動(dòng)態(tài)化與平臺(tái)化管理，也能夠?qū)⒅袑W(xué)校檔案管理人員的工作量有效降低，通過對(duì)檔案管理步驟的有效縮減，將綜合檔案管理的效率全面提升。

4 結(jié)束語

中專學(xué)校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，也是中專學(xué)校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要組成部分。但是在實(shí)際的運(yùn)行過程中，中專學(xué)校綜合檔案管理信息化建設(shè)工作還是存在著諸多的問題。為了能夠更好地發(fā)揮綜合檔案信息化管理的功能價(jià)值，保證其能夠高質(zhì)量地完成服務(wù)工作，就需要通過科學(xué)有效的對(duì)策對(duì)問題進(jìn)行解決。通關(guān)轉(zhuǎn)變發(fā)展思想、樹立信息化意識(shí)、創(chuàng)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫等有效措施，最終全面提升綜合檔案信息化管理工作的科學(xué)性、完整性與規(guī)范性。