法院訴訟檔案電子化管理探析

楊 慧

(杭錦后旗人民法院，內蒙古 巴彥淖爾 015499)

目前，檔案工作者正面臨著過渡挑戰，即從實體的檔案保管員向檔案知識者的轉變。這也是當前檔案管理所面臨的重要問題之一。法院訴訟檔案作為當前最為重要且專業程度極強的檔案，在電子化管理時代，整個管理模式不僅要滿足自身專業性，而且要適應社會對其管理檔案的需求。這才是訴訟檔案進行電子化管理的重要目的。

1 法院訴訟檔案電子化管理現狀

隨著科技水平不斷提高，全國各個地方的法院都加快了法院信息化建設的進程。并且在進行的過程中，許多的法院為了高效地進行管理，采用了和高?；蛘哕浖_發商進行合作的方式。就現階段的管理系統而言，法律綜合管理系統是當前最具有代表性的管理系統。它在一定程度上結合了現階段的審判綜合和相應的管理綜合，通過這樣的相互結合，保證法院對于檔案的管理能夠清晰，并且對于整個管理的分配和后續的流程能夠有所掌握。該系統的應用不僅對每個工作環節進行了相應的優化，還讓管理者在工作的過程中提高了他們的工作效率，從而更好地對法院訴訟檔案進行管理。雖然這種趨勢總體來說是好的，但是從全國的法院訴訟管理范文來說，因為整體的設計開發沒有統一，導致各個地方的信息管理系統存在著一定的差異?？梢赃@么說，雖然檔案電子化管理提高了效率，但是其整體的狀態卻是處在“各自為政”的狀態，這種管理模式非常不利于現階段的訴訟檔案共享，而且各個地區對于檔案數字信息化工程的進行程度差異相對較大。很多法院整體的檔案訴訟管理還處在實體利用階段，并沒有實現全面數字化的管理方案，導致辦案人員在進行卷宗查閱的時候不能在相關計算機上查到內容，而不得不去檔案室找卷宗所在地。這樣的調查模式不但浪費了工作人員的時間，而且對于檔案本身的保護也存在著一定的弊端。

2 法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題

2.1 當前電子訴訟檔案管理標準問題

對于當前電子化管理的標準來說，基礎信息模式化是當前的重點。然而由于各個地方的法院信息管理系統內容不一致，在進行相應的軟件設計時，每個地方都按照自己的指導思想進行設計。另外，因為訴訟檔案的專業性特點，一些普通電子文件及其標準在一定程度上不能滿足當前的信息化系統的整合要求。并且對于數據共享來說，訴訟檔案的匹配程度也沒有相應的管理標準。

2.2 電子訴訟檔案的長期保存問題

當前，電子訴訟檔案的主要問題就是如何才能進行電子文件的長期保存。訴訟檔案的來源相對比較特殊，對于訴訟檔案所提交的證據材料，比如說當事人提供的各種證據，或者是公安和檢察院所給予的鑒定材料等，他們在很大程度上都是以照片或者紙質形式存在的，所以在進行電子訴訟檔案管理的時候，需要把他們轉化成圖像的形式。因此，在進行檔案管理的過程中，確保圖像能夠長期保存和可讀是當前訴訟檔案管理所面臨的重要問題。2001年，國家檔案局在《檔案管理軟件功能要求暫行規定》中明確指出，在進行檔案數據文件管理的過程中，推薦使用JPEG和TIFF等方式進行數據文件的保存。但是，隨著相關技術的不斷發展，JPEG壓縮模式的弊端就顯現出來了，它的壓縮功能并不是無損壓縮，而是每經歷一次壓縮模式其圖像就需要被重復壓縮一次，并且對于圖像格式的占用儲存空間相對較大。這樣的壓縮模式在一定程度上會導致檔案數據在傳遞的過程中越來越慢，給當前的檔案數字化保存和相關的利用帶來了很大的挑戰。

2.3 網絡安全問題

隨著網絡化的發展以及科技水平的不斷提高，訴訟檔案信息化管理得到了明顯的改善，卻也顯露出其相應的缺點。其加密技術和防火墻技術的不足，以及黑客的攻擊手段的升級，在很大程度上威脅著訴訟檔案管理的安全。當前的訴訟檔案在網絡中的安全已經成為網絡安全技術發展的重點內容。如果訴訟檔案在網絡安全中得不到良好的保護，那么整個訴訟檔案電子化管理將會受到制約。另外，訴訟檔案在一定程度上涉及許多重要的秘密，如果這些機密得不到保護，那么整個電子訴訟檔案的管理就形同虛設。

3 電子化智能化管理訴訟檔案是時代趨勢

隨著時代發展，訴訟案件相比于以前大大增多，電子化管理訴訟檔案，將大大降低紙質訴訟檔案的翻閱頻率，從而保護實體檔案安全，延緩實體訴訟檔案損壞。紙質訴訟檔案與電子化訴訟檔案相輔相成已是時代趨勢。隨著時代不斷發展，法院的角色也在不斷發生變化，電子化訴訟檔案管理也必然向更縱深的層次發展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發生明顯的變化，由原來的偏保守封閉狀態變為現在較為開放的狀態。在這種情況下，電子化訴訟檔案有其得天獨厚的優勢：①各級法院直接通過數字化信息技術手段，能做到隨時傳遞文章、圖片、影音消息，可以更加方便快捷地做到自上而下的管理。②一般縣級法院經歷案件較少、數據不足，可以實時了解其他法院以豐富資料，更加完美地處理案情，提高辦案效率。③電子化訴訟檔案管理由最高院牽頭，統一組織、統一管理、統一規劃，最終實現全國法院內部人員均可瀏覽的全國四級法院訴訟檔案數據庫系統。④電子化訴訟檔案管理使網絡辦案得以實現，現在觀看網絡開庭已成為不少公民的習慣，“云開庭”已經不止一次登上熱搜，這將極大促進公民的法制意識。⑤由國家牽頭與公檢等多種部門的檔案管理系統對接，在保證安全、設定完善的查詢權限前提下，實現公、檢、法信息資源共享，完善多個部門之間的工作銜接，提高工作效率。

4 加強法院電子檔案的幾點建議

4.1 科學規劃實現梯次推進建設

法院檔案本身具有保密性比較高、保管時間比較長等多方面的特點，對此要進行有效的使用，遵循相應的建設方針，做好科學的規劃。根據實際發展需求以及形勢的變化，制定具體的計劃及要達到的目標，使得檔案電子化管理和審判信息化管理工作兩者彼此可以相輔相成，銜接在一起，形成一個關于檔案管理的長效機制。

4.2 加強電子化設施建設投入

目前，對于訴訟檔案電子化建設還需要盡量加快，需要做好電子系統的基礎設施建設、服務建設，主要包括：①法院的檔案存放庫，還有平板電腦、計算機、服務器等電子設備以及各種操作系統等電子系統的基礎性設施；②打印機及復印機，還有錄音設備等外部的輸入及輸出設備。即一方面需要有相對獨立的服務器存儲設備，還有高速掃描設備及打印機，這些比較常用的設備，從而快速地進行案件的掃描及案件的有效錄入，包括各種信息數據的存儲、提供硬件的支持；另一方面還需要有與法院檔案管理相適應的系統軟件、安裝入侵報警及防盜屏障，為訴訟檔案的有效整理工作，包括各種存儲管理工作，提供技術方面的平臺。

4.3 規范管理注重法院電子檔案的安全

為了使規章制度更加嚴密，需要不斷地對這方面的制度體系進行更新完善。信息化時代信息傳輸快，泄露信息也更加方便，因此需要制定嚴格的上網標準：①建立一個相對完善有效的電子檔案系統，并及時對該軟件的漏洞進行有效的修補。②建立完善的內部網絡，禁止將裝有電子化訴訟檔案系統的計算機接入外網。③不能用U盤、移動硬盤等移動存儲工具，也不能在計算機上面擅自安裝一些來歷不明的軟件。④安排專門的工作人員對其監督管理，做到定期檢查其防火墻、殺毒軟件、系統漏洞等各種風險問題。對使用計算機的人員進行統一記錄管理，不同職級人員設定不同的訪問權限。在電子檔案上傳下載的時候建立訪問權限，還有安全等級等多方面的系統工作。硬件設備方面則是需要對電子信息設備保管得更加合理，對這方面的環境進行優化，強化防磁設計，進行科學建設，確保檔案電子信息數據在進行有效運輸和傳輸的過程當中的安全性及信息傳輸的穩定性。

5 結束語

時代在發展，科技在進步。如何做好電子化訴訟檔案管理是每個法院都要面對的問題。對監察機關來說電子化訴訟檔案既是挑戰，更是機遇。要完善好電子化訴訟檔案數據庫，優化好電子化訴訟檔案操作難度和軟件反應速度，從而使查閱、檢索等工作更加方便快捷。當然訴訟檔案電子化過程中還會出現其他各種問題，遇到問題時應當充分結合工作實際，提出有針對性的解決辦法，從而真正提升電子化訴訟檔案管理的水平。