淺談內部控制在四川省級科研事業單位政府采購流程中的具體運用

蘇 霈

(四川省科學技術信息研究所，四川 成都 610021)

0 引言

黨的十九大報告指出，要瞄準世界科技前沿，強化基礎研究，由于科研事業是國家創新體系建設的重要抓手，國家財政資金對科研事業單位的投入力度加大，四川省級科研事業單位在順應新形勢下的發展中，政府采購業務也隨之不斷增多。健全的政府采購內部控制就是要將內部控制具體運用到政府采購流程中，按照采購實施前、采購實施中與采購實施后劃分為政府采購預算與計劃備案、政府采購執行、驗收與入庫三大環節，各個環節相互牽制、互相配合，才能有效防范舞弊和預防腐敗，更好地保護科研單位資產的安全完整。

1 高效編制政府采購預算與計劃備案

所謂“先有預算、后有政府采購，無預算、無政府采購”。政府采購預算與計劃備案是決定科研單位采購完成質量的關鍵。如果沒有制定采購預算，沒有合理的編制計劃備案細化政府采購環節，會導致執行困難，造成大量資金的浪費。針對這種情況，通過加強政府采購在編制政府采購預算與計劃備案流程中的內部控制，制定出更合理的采購預算以及年度計劃，為采購工作提供指導顯得尤為重要。

1.1 設立歸口主管機構，重“人才培養”

政府采購預算編制與計劃備案工作涉及到財務、科研、資產等多方面的內容，要求相關人員具備較高的業務知識和良好的職業道德。所以一個單位要做好政府采購活動，應設立歸口主管機構，培養專業采購人員研究政策并結合科研單位實際采購需求，編制政府采購預算與計劃備案。由歸口管理部門聯動采購需求部門、財務部門、資產部門在各司其職的前提下，充分溝通協調，避免由一個人完成編制預算的全過程，大家互相牽制、相互配合，才能高效編制政府采購預算與計劃備案，降低舞弊和腐敗機會。

1.2 編制政府采購預算，重“預算界定”

科研事業單位政府采購預算的資金來源途徑主要包括以科技計劃項目與科研院所修購項目為主的預算，以及由科研事業單位創收的自有資金組成的預算。一般來說，科研事業單位的采購需求都是由各個業務部門提供，但業務部門并不熟悉政府采購政策，這就需要財務與采購歸口管理部門聯動協助業務需求部門編寫政府采購預算，以達到政府采購預算“應編盡編”的目的，防止漏編、錯編。

1.2.1 以科技計劃項目與科研院所修購項目為主的政府采購預算編制

按照預算管理的相關要求與政府采購定義的界定，一個科技計劃項目或者一個科研院所修購項目就是一個預算項目。事業單位科研人員在編制項目需求時，涉及到采購部分需要在第一時間與財務、資產、采購主管部門進行研討，按照現行相關制度，根據《四川省政府采購集中目錄及標準(2020年版)》《四川政府采購品目分類目錄》確定本項目是否需要編寫政府采購預算。

1.2.2 以自有資金為主的政府采購預算編制

按照預算管理的相關要求與政府采購定義的界定，科研事業單位創收的自有資金若涉及政府采購也同樣納入預算管理。以自有資金為主的采購預算界定“一個預算項目”應該在科研單位全局的視角，匯總同一個采購品目下全單位自有資金的預算是否達到集采目錄內或者限額標準以上來判斷是否納入政府采購預算編制。

1.3 備案政府采購計劃，重“細節把控”

為了進一步規范四川省級單位政府采購實施計劃執行，建立規范透明、標準科學、約束有力的預算制度，規范政府采購預算執行，促進政府采購和預算管理的融合，在執行采購前，科研事業單位要進行采購計劃備案。上述所說的采購計劃備案是指省級單位根據已批復的政府采購預算，結合實際需求，編制反映本單位政府采購項目需求情況及執行要求的實施方案，然后上報四川省財政廳審核備案的過程。在“互聯網+”信息化背景下，把控每筆采購計劃備案的核心內容，有助于優化采購執行，如果在細節部分沒有處理好，會嚴重影響后續采購環節的執行。

1.3.1 預留采購份額專門面向中小企業采購

目前，為鼓勵中小企業發展，激活市場經濟，不管是中央還是地方，關于預留采購份額專門面向中小企業采購的相關政策層出不窮。科研事業單位在積極響應政策號召的前提下，也要注重采購質量，特別是應用到科研服務領域的專業儀器設備，如果質量技術不達標，會造成國有資產使用效益低下，導致資源浪費，得不償失。再者，應明確政策里關于“中小企業采購”的指定對象，從生產商到零售商一條線上的所有企業都滿足中小企業的標準才能被認定為“中小企業”。例如臺式機的采購，許多采購人認為零售商符合中小企業條件即可，但如果采購的臺式機來至“聯想”“惠普”等大型生成商，也不能認定這筆采購計劃面向中小企業。

1.3.2 采購實施時間的確認

在政府采購計劃備案中關于采購實施時間的填報決定著采購開始執行的時間以及進入采購程序的卡點。從內部控制的角度出發，對于每筆采購計劃實施月份編制時應充分尊重各采購需求部門的意見，以避免“先上車，后補票”的現象，做到及時采購、合理采購。

2 嚴格把控政府采購執行流程

科研事業單位政府采購工作做好了前期的各項準備工作后，進入政府采購的執行流程環節。按照四川省現有的政策要求，省級單位政府采購都是要委托給第三方進行代理采購，分為委托社會代理機構采購、委托集中采購機構采購等采購方式。委托采購的標準應參照《四川省政府采購集中目錄及標準(2020年版)》文件執行，屬于集中目錄內的采購品目應委托集中采購機構采購，屬于分散采購的采購品目應委托社會代理機構采購，在確定好采購方式后，進一步梳理采購風險點，有針對性加強內部控制管理，達到優化政府采購執行流程的效果。

2.1 政府采購執行環節風險點分析

政府采購執行環節主要風險點的分析是關系到采購過程中差錯和舞弊防范的關鍵，直接影響采購資金的使用安全和效率。主要環節風險點有以下幾點。

1)是否按照審批的采購方式履行政府采購程序。

2)社會代理機構的選擇是否合理。

3)采購需求文件是否經過集體論證討論和領導班子集體審批。

4)合同簽訂內容是否與中標結果及內容一致。

2.2 政府采購執行流程風險點控制辦法

根據政府采購業務主要環節風險點的分析及科研事業單位自身實際情況，運用相應的控制措施，將采購風險控制在可承受范圍內，這些措施就是控制活動。針對上文梳理的風險點，整理出政府采購執行環節控制措施，概況如下。

2.2.1 有效制定內部決策流程

加強本單位內部控制，重點任務就是要梳理業務流程，注重層層把控。按照科研事業單位現有的“三重一大”決策制度要求，規范政府采購高效決策，結合政府采購項目預算金額、采購事項重要程度、風險防控要求等因素，將決策程序分為一般決策程序、領導小組會議決策程序、單位辦公會決策程序、黨委(黨組)會決策程序等類別。做好科研事業單位在政府采購內部管理的內部決策程序需要根據具體審議事項，合理設置不同決策層對應的決策事項，在事項內部控制的基礎上，兼顧效率。

2.2.2 社會代理機構的選擇制度化

在四川省現行的政府采購政策中，屬于集中采購的項目都是統一委托四川省政府采購中心集中采購，比如批量集采、網上競價、定點采購等；而分散采購的項目主要以委托社會代理機構采購為主。一筆采購項目如果選擇好一個合適的代理機構，在采購執行中會達到事半功倍的效果。在科研事業單位有權自行選擇社會代理機構的背景下，如何做好單位內部控制成為了一項重要課題。將遴選社會代理機構制度化管理是較為科學的內部控制措施。遴選社會代理機構的制度中主要應從遴選工作組的建立、代理機構的遴選條件、遴選工作開展與確定流程、代理協議的簽訂與管理四個方面展開，共同組成了遴選流程清晰、工作開展有效的實施辦法，在充分規避了風險的前提下，采購到滿足本單位業務需求的貨物、服務與工程。

2.2.3 統籌管理線上操作流程

四川省的政府采購工作從2016年進行了全面升級改版，四川省財政廳在預算管理系統到政府采購執行系統完成了政府采購預算編制與計劃備案、采購公告發布與結果公示、合同公告與備案、資金支付全流程線上操作與監控，充分落實了“互聯網 +”行動計劃。科研事業單位應統籌管理線上操作流程，由財務部門保管、使用預算管理系統，由政府采購歸口管理部門負責審核并操作政府采購執行系統的線上流程，對向外公開的信息進行充分審核與把關，環環相扣，相互牽制，進一步規避了采購計劃與采購公告、采購公告與中標結果、合同簽訂內容與中標結果不一致的風險，同時實現政府采購信息的公開、透明。

3 采購項目的履約驗收與入庫

嚴格規范開展履約驗收是加強科研事業單位政府采購結果管理的重要舉措，是保證采購質量、形成閉環管理的重要環節，對實現采購與預算、資產與財務等管理工作協調聯動具有重要意義。政府采購項目無論大小都應驗收，制定強有力的履約驗收內部控制應以采購合同為基礎依據，結合業務需求部門采購需求，細化驗收流程，根據貨物、工程、服務不同的采購類型，制定相應驗收依據。涉及科研儀器設備等采購物質應放置于使用現場進行安裝、調整，避免出現換位、搬移后儀器實用效率下降的后果。考慮到科研事業單位的特殊性，組件驗收小組可以由業務需求部門牽頭，監督、資產、財務部門參加與監督，對于專業較強的貨物、特大型的工程或者服務項目也可外聘第三方機構或者專業人員加入項目驗收小組，規避單位內部風險，最后形成一份具有明確驗收意見的驗收報告。對于驗收后形成的資產，應由資產管理部門登記入庫，并按照科研事業單位國有資產內部控制管理辦法執行。

4 結語

實現科研事業單位規范、高效、透明的政府采購管理，需結合科研事業單位自身政府采購特點，構建政府采購內部控制體系，以政府采購業務環節風險點為依據設計并執行控制措施，優化政府采購組織架構，形成良好的風險意識和文化環境氛圍，增強單位員工對于內部控制的認同感和參與感，建立常態化監督檢查機制 ，確保控制措施的有效執行，進一步提高科研事業單位政府采購的效率和效果。