淺談科研院所科研物資采購管理系統設計和應用

劉星辰 孫 輝 王 珊 孟慶勇

中國科學院海洋研究所 山東 青島

科研經費是科研院所開展各類科研活動的基礎。近年來，國家對科技領域投入力度不斷加大的同時，國務院、財政部、科技部等相繼出臺各類規章制度，要求各級單位高效使用科研經費，合理規范經費支出。如何規范、高效地利用科研經費，避免經費使用過程中發生業務風險是科研院所經費使用管理的重要課題之一。

科研物資在本文中指的是科研院所在科學研究和行政管理等工作中使用的不納入固定資產管理的各類物資，包括材料和低值易耗品，例如實驗試劑與耗材和辦公用品等。科研物資是科研院所流動資產的重要組成部分，也是科研經費支出的主要項目之一。科研物資采購與固定資產采購不同，具有種類繁多、采購頻繁、采購分散等特點，科研物資采購管理是單位內部風險防控的重要內容。

一、科研物資采購管理系統建設背景

1.科研物資采購管理問題分析

從采購角度，采購科研物資常常是由于某項科研業務活動需要臨時發起的采購需求，采購呈現分散零星特點。因采購選擇途徑限制，采購人往往通過自行詢價或網絡查找方式，一般較難高效、便捷地獲得所需物資。同時因內部財務管理要求，采購人自行采購物資報銷手續因采購方式不同存在差異，零星的采購業務往往要求采購人花費較多時間成本完成采購物資的報銷手續。

從供應角度，分散采購訂單對于物資供應商是不利的。供應商只能點對點進行業務溝通，需要調動更多資源完成銷售業務，同時期間發生的業務成本極有可能會轉嫁給采購方。另外分散的供應源頭，增加了對供應商的管理難度，無法有效監督供應商銷售行為。

從管理角度，一是如何判斷采購真實性，由于科研物資采購分散、數量較多等客觀原因，存在虛假采購或發票與實際采購物資不符等問題；二是如何確保采購合規合法性，常常由于采購人未能準確理解和把握國家、相關部門及單位規定要求，導致采購行為與相關規章制度不符，可能會給審核、審批增加難度，甚至給經費執行或項目審計埋下隱患，在日常管理中常遇到不合理采購或用某專項經費列支另一項目物資等現象。

2.科研物資采購管理信息化建設必要性

科研物資管理是高校和科研院所管理工作的基本組成內容，也是相關管理人員日常研究的重要對象。優化科研物資采購管理工作，解決物資管理實際問題，包括建立健全管理制度，加強物資采購內部控制建設，提高重視程度，加強管理人員業務培訓，以及建設物資采購平臺等建議或措施。

因科研物資具有種類多、數量大、價格區間廣等特點，科研物資采購管理面臨采購業務頻繁、審核要點多樣、人工管理難度較大等問題。信息化系統在構建物資采購管理體系中具有先天優勢，標準化的程序設計有利于管理流程的規范化，自建系統的功能調整自由度高，符合管理制度定期修訂或調整的需求，同時現代信息化建設能夠保證節約資源、提高工作效率，因此需要借助信息化手段優化采購管理業務。

二、科研物資采購管理系統建設要求

1.符合經濟活動內部控制和廉潔從業風險防控要求

近年來，黨和國家在加強社會廉政建設方面做出巨大努力，并提出嚴肅要求。隨著我國科學事業迅速發展，科研單位的經費使用情況逐漸成為公眾日常關注的內容之一。為符合黨和國家對科研工作廉政建設的指示要求，同時符合單位內部經濟活動控制規范，建設科研物資采購管理系統時，應在重要采購環節或業務節點重點部署監控機制，通過信息化系統實時監控與管理人員動態關注，無疏漏、無延遲、無偏差及時發現并處理科研物資異常采購業務，同時要求系統能夠對異常采購情況自動識別，并將異常情況通知采購人員，提高采購人自我約束意識，防范違規采購業務風險。

2.滿足上級管理部門監管及單位管理制度的要求

科研單位采購業務受到國家、各級管理部門相關制度約束，同時單位內部應依據上級部門管理要求及本單位自身特點，制定采購管理辦法，制定規范的網上業務流程，設置符合規范的采購業務審批條件，具備動態可調整的人員角色配置功能等。另外，科研物資采購業務程序會隨著國家、行業以及內部制度完善而發生變化，因此要求科研物資管理系統定制化能力強，功能開發自由度高。

3.符合單位實際情況，契合日常業務需求

使用采購系統的初衷是滿足單位物資采購需求，因此采購系統功能應與單位實際需求相符。科研物資采購具備復雜性與簡單性雙面屬性。復雜性體現在采購物資時，例如實驗試劑耗材，往往采購的物資種類繁多，但符合實驗業務需求的物資具有不可替代性，因此采購人需要花費較多精力用于比選采購物資。簡單性體現在科研物資采購比價環節簡單，采購基本遵循合理低價原則。因此設計采購系統時，系統應為采購人細化分類產品并提供必要比對信息，重點突出如產品生產方、規格、價格等信息，弱化采購誘導信息如廣告推薦等，減少采購人在采購環節的時間成本消耗。

三、科研物資采購管理系統設計內容

1.采購用戶端

首先應設計面向用戶網站采購頁面，借鑒互聯網購物平臺網站展示內容，科研物資采購網站頁面包括產品分類、公示公告、產品搜索框、產品明細展示等基礎功能，原則上網站設計應簡潔明確，減少不必要的信息推送。用戶在搜索產品時，搜索到的產品信息列表應提供支持對品牌、規格、供應商等基本產品信息的篩選功能、價格排序功能，方便用戶按需采購。用戶擬采購的物資，將先保存在“購物車”中，最終確認采購物資后，可一并提交訂單。設計用戶端“個人中心”頁面，主要功能模塊應包括訂單審批、訂單查詢、訂單驗收、供應商評價等。具有審批權限的人員可在“訂單審批”模塊審核部門業務單據，提交審批意見。申請人可在“訂單查詢”模塊中跟蹤審批結果，也可依據審批結果修改訂單內容并重新提交。審核通過的訂單由供應商配送對應貨物到指定地點后，用戶可在“訂單驗收”模塊對物資進行驗收確認，驗收通過的物資進入待結算狀態。用戶也可在個人中心維護賬號基本信息，發起供應商評價以及申請退換貨等操作。

2.供應商端

設計面向供應商的網站頁面及主要功能，包括產品維護、訂單查詢、結算管理、基本信息維護等。供應商可在“產品維護”模塊中更新產品圖片信息、添加產品介紹、修改產品參數等，確保提供產品信息的及時性、準確性。“訂單查詢”模塊中，供應商可查詢用戶下單信息，依據下單信息發起貨物配送，同時可查詢歷史訂單，查看往期供貨情況。供應商可在“結算管理”模塊查看待結算訂單和已結算訂單，依據結算情況按時提供發票等報銷材料。基本信息維護包括供應商登錄賬號、密碼和聯系方式等內容。

3.后臺管理端

管理端應包括業務審批、賬號維護、產品維護、統計分析、結算等功能模塊。管理部門在“業務審批”模塊審核訂單單據，管理人員通過該模塊可實時跟蹤全部訂單動態，了解采購情況，對用戶提出的具體要求及時跟進。在“賬號維護”模塊，管理人員后臺控制采購賬號的開通與停用，可根據實際情況設置人員的審批權限，實現賬號密碼重置等操作。“產品維護”模塊是管理人員對系統中上傳的產品信息全面核查或批量處理的功能區域，確保采購系統展示內容的合規性，把控供貨質量。“統計分析”模塊可實現對產品數據和采購數據各層面的統計與分析，監控采購平臺運行情況，為物資采購管理決策提供依據。管理端中的“結算”模塊包括統一結算和自行結算兩種方式。統一結算由采購管理人員發起，用戶確認結算信息后，管理人員統一匯總結算數據，并將決算情況經采購系統通知供應商，供應商提供結算發票及必要單據后，交于管理人員統一辦理財務結算。統一結算節省了采購人員的時間成本，但是往往整個流程因涉及多個業務流程，辦理周期較長。為滿足部分用戶自行結算需求，系統同時應設計自行結算操作流程，自行結算由用戶發起，管理人員在系統上審核通過后，用戶便可自行辦理財務結算。

四、科研物資采購管理系統應用成效

1.減少業務溝通時間成本，提高物資采購效率

線下采購業務審核過程因空間等限制，采購申請人往往需要花費更多時間用于采購審核，采購訂單信息無法及時有效推送給供應商，采購人、供應商、管理人員三方對單筆業務跟進程度不同，導致采購過程中溝通成本增加。信息化采購系統中采購物資進展情況經由系統同步發送給采購人、供應商及管理人員，線上數據流轉極大減少了業務辦理時間，提高了采購效率。

2.規范采購流程，防控采購風險

信息化管理的突出優勢在于流程的標準化、程序化，程序化的管理模式下沒有任何個人可以規避或者脫離管理部門的監管。科研物資采購管理系統在設計原則上嚴格按照科研經費管理及風險防控要求設計，符合財務審核和專項審計檢查要求，可實現從管理根源上對采購業務風險點的防控和監管。個性化開發的信息管理系統的另一優勢為模塊功能可依據實際情況及時調整，信息化系統靈活性高，線上采購流程可隨時按照管理要求進行優化。

3.實現痕跡式的全過程管理

科研物資采購管理系統實現了物資采購活動全過程的痕跡管理。從登錄系統到下單訂購，再到內部審批直到訂單最終結算完成，每個人在系統中所做的每個動作都被記錄在系統后臺數據中。痕跡式的全過程管理將所有采購數據展示在后臺系統，審計部門可以隨時監督每個單品的采購過程，及時發現采購風險點。線上痕跡化管理也方便采購環節中各個用戶隨時查詢自身在系統中的操作記錄，采購人員可查看歷史采購情況，及時找到合適產品重新下單，而審批人員可查看歷史審批記錄，掌握部門采購物資的基本情況。

4.加強內部控制，提高采購的真實性、合法性、相關性

采購系統有采購物資的展示功能，采購訂單經逐級審批通過后，訂單內容才會發至供應商，供應商配送貨物時，管理人員將依據系統記錄的訂單內容對配送物資進行實物核驗，整個流程保證了采購環節的事前審批，同時對采購行為進行有效監督和控制，達到規避虛假采購業務的目的，確保采購業務真實性。采購物資范圍將依據采購管理規定由管理人員進行控制，采購審批過程中系統將采購經費來源、采購物資分類等信息推送審核人員一并查看，大大提高了采購行為的真實性、合法性、相關性。

5.集中采購促成買方市場，保證質優價廉

科研物資種類繁多，各研究項目需求多種多樣，采購時如各項目“各自為戰”，消息閉塞，采購物資貨源單一，市場主導地位將被賣方占據。上線采購管理系統，單位作為整體實現了對供應商的“團購”，同時要求供應商每月采用“背對背”的模式以折扣價進行報價，且報價為最高限價，遇大宗采購業務時采購人還可與供應商進行溝通，使單位在采購活動中占據主動。系統作為買方平臺代表著采購者利益，對供應商采用信用評價體系，如供應商發生以假亂真、以次充好等問題，將被直接取消系統使用資格，并停止供應商在本單位的所有銷售活動，保證了采購物資的質優價廉。

五、開發設想

科研物資采購系統在物資采購管理工作中發揮了重要作用，基本滿足了采購管理需要，同時應繼續開發完善系統功能，下步開發內容包括以下幾個方面。

1.提升系統智能化水平

目前系統能夠實現采購物資的全流程管理，但在某些方面仍需要人工參與，應考慮優化系統，由系統代替更多人工工作。例如，現階段采購管理人員需要對供應商上傳產品信息進行批量審核，該工作隨系統中產品數量的增加難度增大。因此應考慮設計產品審核方案，開發系統功能，由系統進行產品審核，進一步提高采購管理效率。其他智能化改造工作還包括采購異常提醒、新上線產品智能推送等。

2.擴展系統使用范圍

科研物資種類繁多，現階段通過系統采購方式無法滿足全部科研采購需求，用戶不使用采購系統而自行采購的情況時有發生。接下來還需進一步擴大采購系統的產品覆蓋范圍，遴選更多優質源頭供應商加入系統。另外隨著科研物資采購越來越受到重視，已經出現了相當數量的第三方科研物資采購平臺，因此要積極對接第三方采購平臺，通過完善自建的采購系統產品體系，提高采購人系統使用意愿，減少自行采購業務。

3.積極對接其他信息化系統

單位科研物資采購管理是整體業務的一部分，物資采購與單位人員管理以及財務管理具有密不可分的關系。應積極關聯內部其他的管理系統，主要包括人事相關系統和財務相關系統，避免采購系統成為孤島式信息化平臺，實現業務完整性。

六、總結

在國家科研投入持續增加、科研經費持續受到關注的大背景下，依據各級科研物資采購管理制度規范，結合各項巡視和審計工作對采購管理的要求，利用信息化手段打造規范化的科研物資采購管理業務程序是現代科研單位管理體系建設中不可或缺的重要內容。采購管理系統的設計與應用，在規范采購業務流程、監管購銷雙方行為及符合內控制度要求等方面發揮了積極作用。現階段科研物資信息化系統形式多樣，科研院所應結合自身特點，綜合考慮開發投入和應用范圍等問題，合理選擇采購管理系統實現方式，充分利用第三方平臺資源，實現院所科研物資采購高效、透明和可控的管理目標。