科研檔案整理分類的思考與實踐
——以中國熱帶農業科學院科研檔案管理為例

文/曾力旺

科研檔案全稱是科學技術研究檔案，是指在科學研究活動中形成的檔案?？蒲袡n案是指科研項目在立項認證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物；科研檔案具有鮮明的專業性、復雜性、種類多樣性、成套性和實用性等特點。對于單位和社會來說，科研檔案是科學技術成果儲備的一種形式，是科研活動積累的寶貴財富。在科學技術研究過程中，科技檔案發揮了強有力的參考和指導作用，是促進科研水平快速提升的有效途徑之一。

1 科研檔案形成和管理中存在的問題

在過去的三年中，筆者對科研單位檔案管理中的檔案管理水平、檔案管理制度、設施設備、信息化程度、人員素質、編研等情況，調研了筆者所在單位附屬的15個科研子單位以及省內外的一些兄弟科研單位。通過調研發現，科研單位的科研檔案管理水平大都滯后于本單位的文書、人事及財會等檔案，而且大部分科研人員的檔案意識非常薄弱，科研檔案專/兼職檔案人員專業素養亟待加強。

科研單位的科研檔案管理滯后于本單位的文書、人事及財會等檔案的主要原因為，在科研單位，科研人員上至科研領導、學術專家，下至普通科研工作人員，大都重科研，輕歸檔，認為不僅歸檔工作是負擔，帶不來效益，還浪費科研人員的精力、物力、財力。更有很多科研工作者認為自己做出來的科研成果屬于個人本身，不需要整理、立卷歸檔、移交科研檔案。

當然，導致科研檔案管理水平明顯滯后于其他檔案管理水平的原因除了上述的科研工作者檔案意識薄弱等原因外，還有很多，如管理者對科研檔案工作的重要性認識不足、領導不夠重視，等等。正因為科研檔案管理過程中存在這些問題，導致科研檔案利用缺乏高效性、科學性和有效性，失去了科研檔案本身的價值，所以有效規范科研管理是科研院所一項非常重要的工作。

目前，《科學技術研究檔案管理規定》已經國家檔案局、科學技術部會議修訂通過，雖然《科學技術研究檔案管理規定》明確了歸檔范圍，且范圍很詳細地列出了科學研究過程中的三個階段（立項論證階段，研究實施及過程管理階段，結題驗收及績效評價、成果管理階段）需要歸檔的資料，但大多數科研單位學科領域多，且各單位申報的課題來源渠道多樣，如：國家級的自然科學基金、民生項目等；科技部的一些項目、財政項目；省里的各種項目；本單位的項目；及其他橫向課題及平臺，等等。如何把這些科研資料進行科學、系統、有序地整理、歸檔，就成了科研檔案管理最重要、最棘手的問題。接下來，筆者以我院科研檔案的兩種整理歸檔方法為例，探討如何科學規范地整理科研檔案。

2 科研檔案的整理分類

我院科研檔案存在兩種分類方法，一類為以具體的作物分類，一類以項目來源分類。以作物分類的方法，因我院研究領域不斷擴充，查詢利用檔案變得越來越復雜，故而我院在2020年后就采用了項目來源分類方法來進行科研檔案的歸檔工作。

2.1 作物分類法。我院科研檔案在2020年前一直采用以下作物分類法。

2020年以前，我院將科研檔案整理分類為七大類，分別為計劃規劃類、科學研究專題類、專業會議類、科學技術協作類、氣象類、科技情報類、綜合。

檔案移交至檔案館，工作人員首先根據內容，判斷分為七大類中的哪一類，然后再分為其他小類。因第二大類（科學研究專題類）檔案最多，接下來用兩個例子來解釋我院對此類檔案的整理分類以及檔號編寫等。

2.1.1 科學研究專題類的整理、立卷及編檔號。

先說科學研究專題類的整理、立卷，以某腰果新品種與繁育技術引進專題為例，該專題申請了2008年農業農村部的某項目。移交過來的材料有研究過程中的三個階段（立項論證階段，研究實施及過程管理階段，結題驗收及績效評價、成果管理階段）的所有材料。工作人員根據這三個階段先分為三卷材料，第一卷材料為項目指南、可行性研究報告、項目申請書及相關證明、立項批復等；第二卷材料為研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務、實驗、野外調查等的原始記錄和整理記錄等，各階段的執行進展情況報告、總結報告、研究成果，等等；第三卷材料為驗收申請書、總結材料、項目經費決算等財務情況文件材料，驗收報告，研究報告、論文、專著、數據庫等研究成果文件材料，等等。（實際上根據實際材料的多少分為N卷）

根據圖1的科研檔案分類表，此項目的檔號為：二、2（3）.4?！岸ⅰ睘榭茖W研究專題類，“2”為熱帶油料，“（3）.”為腰果，“4”為遺傳選種。

圖1

接下來進行細分，若為實施過程中期材料，那檔號理論上來說應為：二、2（3）.4-2（第2卷材料）。第2卷材料中的第一份文件的檔號則為：二、2（3）.4-2.0001。

若腰果新品種與繁育技術方面在2008年以后還申請了其他國家、部級、省級、其他類別的項目，之后的材料檔號依舊為：二、2（3）.4。根據上述方法，按照項目結題時間，依次排序為：二、2（3）.4-4（第4卷），二、2（3）.4-5（第5卷），二、2（3）.4-N（第N卷），……。

2.1.2 作物分類法的利弊。

其優點在于：項目按圖1的研究專題表分類，同一種作物在本單位從最初到現在做了什么研究，一目了然。對于從事專項領域的科研人員來說，非常有幫助，能省時省力地查到相關領域所有的科研資料。

其缺點在于：一是檔號基數大，從檔號不能了解該盒檔案內容。如圖1的二、1代表產膠作物，二、2代表油料，……，有新的研究領域增加，就一直往下加，可能加到2、100；而且二、1產膠作物也會繼續增加，如二、1（1）為橡膠，二、1（2）為銀膠菊，增加的產膠作物一直往下排，可能排到二、1（100），……，這樣一直往下加，哪怕是檔案館里的資深檔案工作人員，光看檔號也不知道這盒資料里大概是些什么內容。

二是未能體現項目來源。科研單位的申請項目，來源渠道多，橫向課題也越來越多。但是按圖1中的分類方法來分類的話，體現不出來哪些是國家級的，哪級是部省級的；如果領導需要了解某年申請了哪些國家級項目，并需要把這些檔案全部找出來。按作物分類法的檔案排序，找這些檔案就比較費時費力。

三是檔號上沒有體現年度。從檔號上看不出這個項目是什么時候申請的。

四是造成檔案重復歸檔。如橡膠的遺傳選種的某個課題申請了2008年部級的某個項目，在項目實施過程中，取得了重大突破，發表了非常有影響力的文章，然后進行成果申報，獲得了海南省一等獎。那這個項目三個階段的資料已經整理歸檔在二、1（1）.4-N盒中了，但是因為涉及研究成果，所以這個課題的成果類材料可能又被保存在七、2中，諸如此類不便的問題還有一些。

總之，我院按圖1的分類方法進行科研檔案整理分類時，發現分類太過繁瑣，檔號越來越細?；谝陨线@些弊端，我院的科研檔案部門經過很長一段時間的思考與實踐，以2019年搬館為契機，進行了新的科研檔案分類法。

2.2 項目來源分類法

從2020年開始，我院科研檔案采用的是上述圖2的分類方法。

圖2

2.2.1 項目來源分類法的整理、立卷及編檔號。從這個表格可以看出，科研檔案以年度-項目/成果/平臺/其他進行整理分類。一份科研檔案移交檔案館，工作人員首先查看檔案的結題年度，其次根據檔案內容判斷屬于四大類（項目/成果/平臺/其他）中的哪一類，最后再根據來源或細節內容進行下一步區分。下面用兩例檔案的檔號命名來舉例：

例1：橡膠樹樹根離體技術研究獲得了2019年省級獎。此份檔案的檔號為：KY-2019-2·1·3-6。“KY”為科研檔案，“2019”為項目結題年度，“2·1·3”為成果中科技獎勵的省級獎項，“6”為2019年的省級獎項的第6卷。

例2：橡膠樹樹根離體技術申報了2019年省基金，獲批了30萬元經費。此份檔案的檔號為：KY-2019-1·3-5?！癒Y”為科研檔案，“2019”為項目結題年度，“1·3”為項目中的省級項目，“5”為2019年省級項目的第5卷。

2.2.2 項目來源分類法的利弊。

項目來源分類法的優點：一是檔號簡單。從檔號能一目了然地看出此盒檔案是什么（檔號里明確了年度、類別）。

二是分類簡單。根據檔案內容判斷屬于四大類（項目/成果/平臺/其他）中的哪一類，然后根據來源或細節內容進行下一步區分即可。

三是便于分析。因檔案按年度劃分，獲批的項目、成果獲獎等按項目來源進行分類，有利于科研管理者分析本單位近幾年哪些課題為我院的優勢，哪些課題還存在短板和不足。

四是便于利用。因移交過來的科研檔案已按項目、成果具體區分開，所以能非常清楚地知道本單位某年度取得了哪些成果。

項目來源分類法的缺點：當然，此種分類方法也有不便。即同一種作物在本單位從最初到現在做了哪些研究，需要找很久才能找到，因為該類作物的所有檔案根據不同年度、經費來源放在了不同的密集架上。

3 項目來源分類法的意義

根據《科學技術研究檔案管理規定》，科研項目結題驗收時，各單位應當按照分類分級管理的原則，按照有關規定對科研檔案的完整性、準確性、系統性進行審查或驗收。我院在此基礎上將項目來源進一步分為四大類（項目/成果/平臺/其他），而且在四大類中，項目及成果分級基本按國家、部級、省級、院級進行分級，故我院的項目來源分類法符合規定的原則。

但科學技術研究課題檔案管理規范（DA/T 2-1992）中指出，科研課題檔案的整理、編目按學科、專業進行分類，排列。筆者在作物分類法中描述了若按學科、專業進行分類排列，所帶來的不便。對于一個大的科研單位來說，學科領域廣，二級學科有近百個，且逐年增加。這就意味著代表這些學科的大檔號就有近百個，然后每個學科中的不同階段的檔案也很多，最后導致該單位早期開始研究的最新產生的某項作物檔案的檔號變得很長，而且復雜。檔案工作人員稍不注意就會寫錯/輸入錯檔號，查詢利用檔案時也需費更多的精力和時間。

故而筆者參照2016年6月1日起施行的歸檔文件整理規則（DA/T 22—2015），采用年度—機構（問題）的方法進行分類。該文件主要規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法，同時也提出其他門類檔案可以參照執行。本單位現在采用圖2項目來源分類法，其一是因為較之圖1的作物分類法要簡易可行，尤其在檔號上體現得更加明顯。而且檔案工作人員在整理歸檔時能更簡易，查詢利用檔案時也能更快捷地找到對應的檔案。其二是因為項目來源分類法的可操作性，我院在整理前期遺留科技檔案時，用該分類法能夠推行下去，在整理歸檔及查找利用時并沒發現問題。

圖2 1950年11月，東北師范大學干部王生華在朝鮮犧牲。

科研檔案記錄的是每名科研工作者成長進步的過程，是每一個項目或課題的技術結晶，也是科研單位發展的歷史，更是科學技術不斷創新的歷程?？蒲袡n案的管理工作也應與時俱進，不斷創新才能更好地做好科研檔案管理工作。

4 結語

對于一個科研單位來說，做好科研檔案管理工作需要各方面的配合，相關人員的檔案意識對于科研檔案工作來說非常關鍵，建立好科研檔案制度、規范科研檔案管理體系更是重中之重。提高科研檔案的管理工作水平，是科研發展的需要和必然趨勢，同時對提升科研工作效率、促進科研工作發展、推進科研成果產出、提高科研發展水平具有重要意義。