“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化管理芻議

文/張栩瑞

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，使信息化成為推動檔案工作發(fā)展的重要領(lǐng)域，也對高校檔案工作提出新的更高要求。新修訂的《檔案法》明確提出電子檔案效力與傳統(tǒng)載體檔案效力同等，確立了電子檔案的重要法律地位，鼓勵傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，積極推進檔案信息化，為高校檔案工作指明了方向。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化SWOT分析

高校檔案信息化是指利用計算機信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)、利用高校教學(xué)、學(xué)生個人信息、科研、財務(wù)、黨政等檔案的過程。SWOT（Strengths Weaknesses Opportunities Threats，簡稱“SWOT”）分析法又叫態(tài)勢分析法。該分析方法是將與研究對象密切相關(guān)的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部機會、威脅等詳細(xì)列舉，并以矩陣形式排列，再系統(tǒng)全面分析，從而得出結(jié)論，具有重要的決策性。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)面臨諸多挑戰(zhàn)，需要滿足新要求。通過SWOT分析，可厘清高校檔案信息化建設(shè)內(nèi)外部因素（見表1），進行要素匹配，提供可實施戰(zhàn)略。

1.1 優(yōu)勢（Strengths）

一是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案目錄檢索信息化程度更強。近年來，隨著高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案保存、管理的信息化技術(shù)水平顯著提升。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案入庫保存時，建立與之相對應(yīng)的信息化目錄索引，提升了后期檔案查詢、檢索效率。通過計算機信息技術(shù)，借助互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)，可滿足高校師生實時查詢需要，突破了傳統(tǒng)媒介下高校檔案“信息孤島”現(xiàn)象。二是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案與教育需求契合度更高。高校檔案，尤其是學(xué)生檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、財務(wù)檔案、黨政檔案等，對高校教育事業(yè)發(fā)展具有很好的現(xiàn)實參考價值。因此，高校及其內(nèi)設(shè)二級學(xué)院、系對高校檔案需求大。借助“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)，檔案存儲與利用針對性更強，切合度更高。三是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息資源配置更加合理。高校檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，同樣具有借鑒、參考、憑證等功能，對搞好學(xué)生管理、提升科研水平、完善教學(xué)內(nèi)容設(shè)置，優(yōu)化行政和財務(wù)管理，促進高校教育資源更加科學(xué)、均衡配置，推動高等教育事業(yè)發(fā)展具有重要作用。

1.2 劣勢（Weaknesses）

一是高校檔案管理制度陳舊。2021年，新修訂的《檔案法》 《教育法》相繼施行，但很多高校未及時修訂完善檔案信息化建設(shè)相應(yīng)的規(guī)章制度，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校信息化建設(shè)的快速發(fā)展，高校檔案管理制度的滯后性越發(fā)顯現(xiàn)。二是高校檔案管理人員信息素養(yǎng)薄弱。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)過程中，重檔案專業(yè)理論知識，輕檔案信息化素養(yǎng)培育現(xiàn)象依然存在，尤其是高校檔案工作的參與者，以高校科研檔案為例，科研人員更多關(guān)注科研成果產(chǎn)出，思想上運用信息化技術(shù)管理科研數(shù)據(jù)、科研報告等認(rèn)識不足，導(dǎo)致運用信息化技術(shù)手段管理高校科研檔案的意識較低。三是高校檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，萬物互聯(lián)、萬物互通成為趨勢。近年來，隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，檔案需求越來越多，但檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)所需的投入力度還有待加強，尤其是運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)高校檔案共享方面還十分單一，運用技防保護高校檔案安全依然存在較大短板。

1.3 機會（Opportunities）

一是國家高度重視。新修訂的《檔案法》將“檔案信息化建設(shè)”列為一項重要內(nèi)容，明確提出“各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃”，“檔案館和機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)”。這些明確具體的要求，都體現(xiàn)了國家對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化建設(shè)的高度重視，以及對檔案信息化建設(shè)的支持。二是教育部門支持。《高等學(xué)校檔案管理辦法》提出將“高校檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”、“應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”、“將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求”。這些都體現(xiàn)了教育部門對檔案工作，包括檔案信息化建設(shè)的重視和支持。三是技術(shù)力量成熟。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)發(fā)展應(yīng)用日新月異，高校檔案信息化建設(shè)也從傳統(tǒng)的數(shù)字校園朝著智慧校園轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、縮微攝影技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》 《電子檔案存儲用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》等規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的頒布實施，為高校檔案信息化編目、查詢、檢索、調(diào)閱等提供了有力的技術(shù)保障。

表1：傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案優(yōu)缺點對比

1.4 威脅（Threats）

一是網(wǎng)絡(luò)安全。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)安全主要包括：在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠有效保障電子檔案的“三性”要求，即，保密性、完整性、可用性。其中，保密性威脅，主要表現(xiàn)為電子檔案在存儲、傳輸、訪問過程中被惡意篡改、不法訪問、信息泄露等威脅。完整性威脅，主要表現(xiàn)為電子檔案數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)、背景信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下被惡意刪除、修改，破壞高校檔案信息本真。可用性威脅，則是指互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校電子檔案無法通過網(wǎng)絡(luò)訪問、查詢、利用。二是人才缺乏。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)不僅要求掌握豐富的檔案理論知識，還需要熟練應(yīng)用計算機信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及各種數(shù)字信息編輯等技術(shù)，“檔案-計算機-互聯(lián)網(wǎng)”復(fù)合型人才缺乏，成為阻礙高校檔案信息化建設(shè)的重要因素。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)SWOT策略

要想采用SWOT態(tài)勢分析法分析高校檔案信息化建設(shè)，進一步明確信息化建設(shè)的優(yōu)勢、劣勢，以及機會和威脅等全方位要素內(nèi)容，就應(yīng)采取綜合策略，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢-機會、劣勢-機會、優(yōu)勢-威脅、劣勢-威脅四個維度（見表2），切實采取有效措施，持續(xù)推動高校檔案信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮檔案作用。

2.1 優(yōu)勢-機會（S-O）策略

一是順應(yīng)形勢。高校應(yīng)在思想上高度重視檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)格按照新修訂的《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定和要求，將高校檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校發(fā)展整體規(guī)劃，作為推動智慧校園建設(shè)的一項重要內(nèi)容，結(jié)合高校自身檔案信息化建設(shè)實際，切實加大檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費保障、人才隊伍、場館硬件設(shè)施等支持力度，細(xì)化制定出臺《學(xué)校檔案信息化建設(shè)規(guī)劃》，明確檔案信息化建設(shè)短、中、長期目標(biāo)。二是增強用戶體驗。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)把檔案查詢、利用擺在突出位置，注重信息化平臺交互性，借助移動智能終端設(shè)備，開發(fā)檔案App小程序，提高檔案查詢利用用戶體驗。三是跨界合作。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)擁有良好的政策環(huán)境及現(xiàn)實需求，高校檔案管理部門應(yīng)突破傳統(tǒng)思維限制，利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打破“信息孤島”，為高校內(nèi)部圖書館與檔案館之間的跨界合作，以及高校與高校之間檔案館跨館合作提供技術(shù)支持。

表2：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化SWOT矩陣

2.2 劣勢-機會（W-O）策略

一是制定制度。根據(jù)《檔案法》 《高等學(xué)校檔案管理辦法》 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 等法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，出臺高校檔案信息化建設(shè)具體的實施細(xì)則，完善檔案信息化管理制度，使高校檔案信息化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依。二是把握需求。為了有效打通高校檔案管理部門與教務(wù)、教學(xué)、科研等部門之間的聯(lián)系，需要檔案管理部門經(jīng)常深入各部門，了解檔案利用需求，并據(jù)此建立和完善高校檔案信息化共享平臺，發(fā)揮檔案信息化建設(shè)應(yīng)有價值。三是注重應(yīng)用。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)管理的最終目標(biāo)是要通過信息化技術(shù)、移動智能設(shè)備應(yīng)用，與智慧校園建設(shè)融為一體，克服檔案跨庫、跨館檢索障礙，實現(xiàn)檔案信息資源共享，擴大檔案利用的觸角和便利度。還應(yīng)注重“檔案云”技術(shù)應(yīng)用，積極構(gòu)建以云技術(shù)為支撐，聚合高校各院、系、部門檔案信息資源，通過高校檔案館門戶網(wǎng)站和平臺的共享系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源共享。

2.3 優(yōu)勢-威脅（S-T）策略

一是注重技術(shù)應(yīng)用。高校檔案信息化建設(shè)亟需解決的問題之一便是安全問題，與此同時，信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案信息化安全提供了技術(shù)保障。為此，應(yīng)高度重視高校檔案信息化安全問題，積極引入密鑰、數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等技術(shù)，切實提高高校檔案信息化技術(shù)安全防護能力。此外，應(yīng)注重制度化安全保障工作。如建立相應(yīng)的檔案保密審核機制、檔案信息系統(tǒng)訪問權(quán)限管理辦法、檔案查閱審批制度，檔案銷毀辦法等，通過嚴(yán)密的制度約束，保障檔案信息安全。二是注重人才培育。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化發(fā)展進入了快車道，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、計算機信息技術(shù)給高校檔案管理帶來了顛覆性變革，無論是檔案管理理念，還是檔案管理模式，以及檔案資源查詢利用等，都發(fā)生了巨大變化。為此，作為高校檔案管理工作的重要支撐，便是加強人才隊伍建設(shè)，著力打造理論型兼具技術(shù)型的復(fù)合型人才隊伍。通過請進來、走出去等方式，開闊檔案管理人員視野；注重實踐鍛煉，采用到先進地區(qū)取經(jīng)、檔案信息化應(yīng)用競賽等途徑，著力打造一支復(fù)合型人才隊伍。三是拓展檔案服務(wù)。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，應(yīng)以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算、云存儲、數(shù)據(jù)挖掘等新興技術(shù)為支撐，拓寬高校檔案服務(wù)領(lǐng)域和層次，從傳統(tǒng)的重保存輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)橐苑?wù)高校不同群體為重點，加強檔案信息化技術(shù)應(yīng)用，推陳出新，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，提供更加多元、精細(xì)、個性化服務(wù)，滿足高校不同群體的檔案利用需求。

2.4 劣勢-威脅（W-T）策略

一是構(gòu)建共享平臺。積極構(gòu)建基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息共享平臺，將高校各類檔案信息傳輸?shù)狡脚_上，實現(xiàn)共享。平臺系統(tǒng)不應(yīng)發(fā)生超載負(fù)荷、系統(tǒng)癱瘓等問題。應(yīng)開發(fā)相應(yīng)的專門檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案信息共享提供數(shù)據(jù)支撐。如，基于C/S+B/S軟件體系架構(gòu)，開發(fā)涵蓋展示層、應(yīng)用層、服務(wù)層、驅(qū)動層和數(shù)據(jù)層邏輯結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)高校檔案預(yù)立卷、在線著錄、檔案審核、檔案移交等在線管理功能。二是強化平臺宣傳。高校檔案管理部門應(yīng)在建立相關(guān)平臺后，運用自身的微信、微博、新聞客戶端、門戶網(wǎng)站等途徑，加強高校檔案信息化建設(shè)宣傳力度，建立檔案網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，為檔案利用提供交流、討論的平臺，普及高校檔案管理知識，激發(fā)師生參與和關(guān)注的熱情，促進全社會檔案意識的提高。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高校檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)時代發(fā)展的現(xiàn)實要求。我們應(yīng)通過分析高校檔案信息化建設(shè)的諸多因素，鞏固“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，彌補劣勢，把握機會，規(guī)避威脅，不斷提升高校檔案信息化建設(shè)的整體水平，促進高校檔案工作和整個高等教育事業(yè)的發(fā)展。