五礦礦業物資管理系統實施研究

文/楊燕芬

1.物資管理模式

五礦礦業物資工作采用了管理絕對集中，供應相對集中的模式，“全局統一制度、統一材料編號、統一計劃價格、統一管理”，主要單位的主要材料由集團統一采購統一供應，部分物資日使用單位供應部門自行采購供應；輔助單位即主要單位的非主要材料都采用自行采購的物資供應部，負責全局的物資管理局和局統供物資的采購供應，相關物資的存儲、發放和賬務工作等二級單位設有供應科，并設立二級倉庫，負責自購部分物資的采購供應管理并對進入本倉庫的各種物資進行驗收、計量、保管、發放和賬務工作。

1.1 有關管理的法律法規。目前國家與企業物資管理關系密切的法律法規主要有：合同法、仲裁法、招投標法、產品質量法、統計法、稅法、國家稅務總局關于企業所得稅若干稅務事項銜接問題的通知、國有工業企業物資采購管理暫行規定6等等。

1.2 物資供應業務流程（1）首先由生產車間、采取依據本單位生產和工程計劃，制定本單位的月度材料需求計劃報本單位供應科。（2）由科進行匯總、平衡庫存，屬自購部分的，由供應科對外采購進貨供應；屬局統供部分的，編制單位的需求計劃于月底前報單位物資供應部。（3）物資供應部匯總各二級單位物資需求計劃，平衡全局物資庫存并制定出下月物資采購計劃，依據采購計劃，進行比價或招標采購，簽訂規范的買賣合同，安排物資運輸，物資運輸到單位總庫或者到需用單位二級庫。（4）經質量驗收，辦理入庫手續。（5）依據合同、到貨記錄和供方發票，辦理記賬和財務結算。

1.2 五礦礦業采取的管理方法。（l）將ABC分類法用于控制重點材料品種采購。五礦礦業生產、建設用材料品種10000多個，常用材料品種6300多個。為了突出重點，控制物資采購價格，該單位將ABC分類法用于物資采購。每年年底，對一年來所發生采購業務的常用材料品種，按照采購金額大小進行ABC分類，對不同類別采取相應的控制策略:對采購金額占90%，品種數約占5%的240多個AB類品種，由局采購領導小組進行重點控制；對于金額所占比例不大而品種較多的C類物資由物資供應部進行控制。ABC分類法的使用，使工作抓住了重點，集中了精力，有針對性地開展材料采購工作，提高了工作效率。（2）實行比質比價、招標采購。成立有由多個相關部門組成的采購領導小組，堅持對AB類物資采購重點控制，局采購領導小組每季組織召開比價會，審查上季度比價采購執行情況，制定本季AB類物資最高采購限價等。凡AB類物資在采購時，與最高限價以內比價采購，一旦因市場波動需要突破最高限價，必須先經過局領導小組組長審批，方可實施對于C類物資的采購，一般由物資采購部門比質比價采購便可，遇大宗采購或設備采購時實行招標采購。（3）供應商管理。五礦礦業所需物資主要從市場上采購，執行比質比價采購，每種物資采購渠道保證在兩家以上，因此經常合作的供應商有400多家。為了做好供應商的管理，年底進行供應商資質檔案、所供物資質量、交貨期情況、售后服務等信息及時收集整理，為今后的評價選擇作好準備。配合1509000質量認證體系實施，在規定時間內需要供應商進行復評，篩選出合格的供應商。（4）合同管理。合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協議。物資供應部門在對外經濟業務往來過程中，買賣合同是經常采用的主要法律文書，因此合同管理在企業物資管理中占有很重要的地位。五礦礦業的合同管理主要依據是合同管理辦法和物資采購管理暫行辦法，在供應商選擇和比價的基礎上，以規范的合同文本草擬合同，經過嚴格的審批程序（金額>=30萬元時，由局專門的法律部門審批）簽訂正式合同，合同的歸檔、整理、保存、統計匯總設有專人管理。

1.3 物資管理工作的特點。由于五礦礦業的資源開發企業特點，決定了該企業物資管理工作有其特殊性。物資供應分局、礦（廠）、采區（車間）三級管理；采用兩級倉庫管理，包括局總部倉庫和各礦（廠）的二級倉庫；采購實行比質比價且集中采購與分散采購相結合；礦業資源采買涉及設備、消耗量大的材料、備品備件等等，種類繁雜；若采買的資源消耗周期長，可依照材料消耗情況及計劃使用需求安排采買數量，由局統供的物資，實行實際價結算，礦對采區以計劃價結算。

2.管理信息系統需求

2.1 物資供應系統需求分析。作為國家大型礦山企業的五礦礦業，從建礦一路走來，經歷了全面計劃經濟，物資由國家統供，產品由國家統銷；經歷了20世紀80年代到90年代初的雙軌制階段，企業逐步轉向自主經營、自負盈虧；產品在完成國家計劃后的部分，可自行銷售；物資供應除部分享受國家計劃外，一部分轉為市場采購企業的物資管理工作。結合本企業特點，引入ABC重點管理法，實施比質比價、招標采購。隨著管理工作的精細化，傳統的物資供應系統在實際應用過程中存在明顯不足：主要表現在：（1）物資采購制定存在漏洞，工作流程不清晰，供應商上報的信息、基本檔案資料、物資種類的最高限價、記賬票據、結算流程、物資采購回來后的驗收及入庫在真正落實過程中存在問題；（2）所有采購記錄匯總成臺賬手工記賬，工作煩瑣，查詢不便。

2.2 管理信息系統設計需求。五礦礦業本次信息化系統建設的目標，就是要設計一套適合五礦礦業行業特點和發展要求的物資供應管理信息化系統，通過信息化管理，加強全局物資管理的水平，具體目標有：（1）基于現有的局域網，開發出適合五礦礦業管理實際的企業物流信息系統，物資供應部、各單位供應部門及相關部門實現數據共享，并為領導決策提供科學依據"。（2）了解企業整體情況，包括物資的消耗情況、采區范圍劃分等等，在規定期間內排查材料消耗問題。若排查出異常，尋找導致問題根本原因，給出具體解決措施，以達到降低材料損耗的目的。（3）把比質比價采購、招（議）標采購管理制度吸收進信息系統中，規范采購管理，完善制約機制，降低采購成本"。（4）系統可幫助各企業之間實現數據信息互通及共享。

2.3 系統實施前信息化墓拙。五礦礦業總部建設了局域網絡環境，有公司統一的服務器設備，能保證公司的信息存儲、交換和共享，能實現寬帶互聯網連接，建立起包含總部及各二級單位在內的局域網，具備了通過與互聯網連接的條件，基本能夠滿足推廣運行物資管理信息系統的要求。依據當時具有的信息化條件，物資供應管理信息系統建設必須從企業發展相適應的角度出發，在一個更高的起點進行規劃設計。

2.4 系統設計思路。根據前面物資管理、系統設計需求分析，規劃物資管理系統的模塊內容是物資供應管理，包括消耗的管理、計劃的管理、合同的管理、供應商的管理、集中采購和分散采購的管理、庫存的管理、質量管理等。通過規劃全局的物資供應系統，使局物資供應部、各單位供應部門及相關部門在同一個信息化平臺上開展業務，實現數據共享，為物資合理規劃提供科學依據。當然，本信息系統以物資供應信息化為龍頭，兼顧集團信息化的整體性，充分考慮物資供應信息化與供應鏈整體信息化、企業整體信息化的關系。

2.5 系統設計思想。系統的設計思想確定為：協同運作，集中管理。協同運作包括對企業內部的不同部門的工作流程、企業內部員工調動、物資流通、資金流向、信息的接收與傳遞進行有效協同，調動企業內可利用資源，具體表現在以下三個方面：（1）業務基礎數據的實時垂直采集；（2）物資供應相關信息進入到管理步驟后可進行匯總；（3）管理指標的財務業務一體化信息。

2.6 系統的設計模式。用于集團信息集中管理的常用模式有三種：遠程查詢、信息分布集中、全面應用集中。其中全面應用幾種模式有如下特點：所有下屬單位都統一應用軟件，利于信息共享、有效信息進行分類及管理等。根據對五礦礦業管理設計需求、信息化建設實際情況、信息化技術的現狀和趨勢分析，決定采用全面集中的部署模式。

3.五礦礦業物資信息系統架構設計

構建一個礦業物資信息架構是一個系統性的工程，這一工程集合了物資管理業務的信息化，表現出可擴展性、全局性、關聯性，從企業整體的信息化應用層次來分析，它應該是物資供應管理、決策管理、財務管理、銷售管理、人力資源管理等系統的分層組合。物資供應信息化管理系統只是其中的組成部分，物資管理系統是企業的一個主要模塊，而又可以相對獨立運行。（1）管理基礎。管理基礎的統一是實現全局集中管理的必要條件，它是各個系統的應用基礎，包括全局組織結構的搭建，管理制度的統一，參數的統一配置和下發，以及基于全局信息化權限的規劃，相關業務流程的定義和優化，基礎檔案的統一定義、分配等。（2）業務管理層。實現企業管理各個層面的信息化，物資供應系統實現采購合同管理、消耗管理、采購價格管理、采購管理、質量管理、到貨管理、倉庫管理等業務；財務管理能實現日常賬務和集團財務集中的管理；銷售管理系統實現銷售合同管理、銷售價格管理、銷售業務的管理等；人力資源管理系統實現整個集團對人力資源的規劃管理，包括招聘、人事、薪資福利、合同、培訓發展等內容。OA系統能幫助企業實現辦公的自動化，以上各系統之間實現了無縫連接，數據共享，滿足系統的隨時擴充。（3）決策管理層構建在業務管理層的基礎之上，通過對各種數據的分析和綜合利用，從多角度滿足企業管理決策的需要，通過對五礦礦業現狀、信息化水平及項目需求分析，在用友公司的高端產品進行開發，實現五礦礦業的物資供應管理的信息化。

4.規范管理基礎工作

要實現礦業物資信息有效共享，必須做到企業基本檔案信息管理程序化、業務流程規范化、管理嚴格化，物資管理系統適合大部分企業日常應用，以便于物資采購信息集中管理與實時共享。（1）管理制度規范的內容。物資管理系統信息進行編碼、規范管理制度、統一業務流程是管理制度的具體規范內容。（2）信息分類和編碼的規范化。五礦礦業物資供應期間出現了系統內部個別數據信息的共通及與其它系統中部分信息的交換，構建系統初始階段，企業就需要規范行業信息和信息編碼，同時也根據局總部及各下屬礦的實際情況和內部編碼進行完善，以保障系統既能滿足總部管理的需要，又能保證各單位的個性化需求。